Считается ли ознакомление с графиком отпусков

Суд: работодатель не обязан знакомить работников с графиком отпусков

Приморский краевой суд отказал работнику во взыскании компенсации морального вреда, причиненного ему в результате неправомерных действий работодателя. Претензии работника сводились к тому, что он не был ознакомлен с графиком отпусков (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 17 июля 2018 г. по делу № 33-6487/2018).

Суд указал, что обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством не предусмотрена. Статьей 123 Трудового кодекса на работодателя возлагается обязанность известить работника под роспись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. В каком документе он должен расписаться, ТК РФ не уточняет. Суд сослался на разъяснения Роструда, в соответствии с которыми в качестве такого документа могут выступать индивидуальное уведомление о предстоящем отпуске, приказ о предоставлении отпуска (за две недели), лист (ведомость) ознакомления как приложение к графику отпусков, график отпусков со специальной графой для подписи сотрудников. Использование любого из этих документов для уведомления правомерно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1).

ФОРМА

При этом работник не обращался к работодателю с требованием об ознакомлении с графиком отпусков. В связи с этим никаких нарушений в действиях работодателя суд не обнаружил.

Отметим, что вопрос о необходимости ознакомления работников с графиком отпусков является спорным. Существует позиция, согласно которой работодатель во исполнение требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15 июля 2014 г. № 21-197).

Вправе ли работодатель выдать трудовую книжку работнику в последний день перед отпуском, если он увольняется из него? Ответ в «Энциклопедии решений» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому ч. 2 ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, ТК РФ не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Обязательно ли знакомить работников с утвержденным работодателем графиком отпусков под подпись?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Обязательно ли знакомить работников с утвержденным работодателем графиком отпусков под подпись или достаточно известить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели?

Если нужно знакомить, то какие сроки установлены законодателем для осуществления ознакомления?

Прошу дать ответ с учетом того, что в организации нет положения об утверждении ЛНА и органа первичной профсоюзной организации.

ОТВЕТ

Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Статьей 123 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность известить работника под подпись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Соответственно, раз не предусмотрена обязанность по ознакомлению работника с графиком отпусков, нет и сроков для ознакомления с данным графиком.

Однако на практике проверяющими достаточно часто высказывается точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись. Эта позиция основана на том, что график отпусков является локальным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работников (ст. 22 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1). Поэтому работодатель обязан предоставить работникам возможность ознакомиться с содержанием графика и зафиксировать это в документе, где работники могут поставить свои подписи (отдельная ведомость/лист ознакомления с графиком, либо в самом графике можно предусмотреть отдельную графу для подписей).

Если организация-работодатель будет придерживаться позиции, что график отпусков не является локальным нормативным актом (опираясь в том числе на то, что в организации нет положения об утверждении ЛНА и нет органа первичной профсоюзной организации), и соответственно вы не будете знакомить работников с графиком под подпись, будьте готовы к возможным разногласиям с проверяющими. По имеющейся у нас информации (отзывы наших клиентов и позиция Онлайнинспекция.РФ), позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно .

ОБОСНОВАНИЕ

Статьей 123 ТК РФ предусмотрено, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Действующим трудовым законодательством, в частности ст. 123 ТК РФ, не установлена обязанность работодателя ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков.

Есть судебные решения, в которых содержится вывод о том, что работодатель не обязан знакомить работников с графиком отпусков. Так, Приморский краевой суд отказал работнику во взыскании компенсации морального вреда, причиненного ему в результате неправомерных действий работодателя. Претензии работника заключались в том, что он не был ознакомлен с графиком отпусков (Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 17.07.2018 N 33-6487/2018). В обоснование своей позиции суд указал, что обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена, а ст. 123 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность известить работника под подпись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельные суды не наказывают работодателей за отсутствие подписей работников об ознакомлении с графиком, мотивируя это тем, что сроков для такого ознакомления законом не установлено (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 N 12-548/2016).

В письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1 говорится, что работодатель самостоятельно определяет формы уведомления работников о начале отпуска: лист ознакомления, уведомление, ведомость. Роструд предлагает также добавить в форму N Т-7 графы для подписей работников об ознакомлении с датой начала отпуска.

При этом необходимо отметить, что на практике (по отзывам наших клиентов и позиция Онлайнинспекция.РФ) проверяющими инспекторами достаточно часто высказывается точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись.

Аргументы в поддержку этой позиции следующие: график отпусков утверждается работодателем в том же порядке, что и локальный нормативный акт (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом. Ознакомить работника надо с любым ЛНА, связанным с его трудовой деятельностью (ст. 68 ТК РФ). А часть 2 ст. 22 ТК РФ содержит требование, согласно которому работодатель знакомит работников с локальными актами организации под подпись (Определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 N 33-4270/2015).

Для этого возможно внести изменения в форму N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), дополнив ее соответствующими графами. В одной из них, например, работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна (ознакомлен), а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1) либо использовать специальный лист ознакомления.

Рекомендации

В связи с тем, что на данный момент существует некая неопределенность в данном вопросе, чтобы не рисковать и исключить вероятность спора с проверяющими, по нашему мнению, безопаснее для работодателя ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков.

Минтруд разъяснил, как составить график отпусков

При участии Юлия Бусыгина

В декабре Минтруд выпустил сразу несколько писем, посвященных правилам составления графика отпусков. Среди прочего специалисты ведомства ответили на следующие вопросы. Обязан ли работодатель знакомить работников с графиком отпусков? Нужно ли включать в график отпусков многодетных работников и сотрудников, которые в следующем году будут уволены?

Ознакомление работников с графиком отпусков

Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под роспись?

Трудовой кодекс прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков. При этом, согласно статье 123 ТК РФ, работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (письмо Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17846).

Мнение представительного органа работников

В компании имеется первичная профсоюзная организация, но она не объединяет более половины работников. Нужно ли учитывать мнение выборного органа такой организации при составлении графика отпусков в отношении ее членов?

Да, нужно. При утверждении графика отпусков работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников, независимо от количества его членов. Порядок учета мнения профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентирован статьей 372 ТК РФ (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17788).

Работники, имеющие право на отпуск в удобное время

Нужно ли включать в график отпусков работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время (например, многодетных родителей)? Как определять в графике время отпуска, если они не высказали пожеланий на этот счет? Если работник будет включен в график, сможет ли он в дальнейшем требовать предоставить ему отпуск в иное удобное для него время?

Отдельные категории работников вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Так, статьей 262.2 ТК РФ установлено, что сотрудникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

По нашему мнению, при составлении графика отпусков работникам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобный для них период года, следует указывать дату начала отпуска.

Впоследствии сотрудник может поменять время отдыха, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17786).

Включение в график работников, которые в следующем году будут уволены

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые подлежат увольнению в следующем году (в связи с сокращением, истечением срока трудового договора) и у которых не возникнет права на использование отпуска?

В Трудовом кодексе не конкретизированы форма и содержание графика отпусков. Также не прописаны правила оформления предоставления работнику отпуска. Полагаем, что работодатели вправе предусмотреть соответствующие условия в локальном нормативном акте (письма Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17851).

Отметим, что ранее по рассматриваемому вопросу в Минтруде заявляли следующее: «в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры» (письмо от 09.04.20 № 14-2/В-395).

Дата отпуска в графике отпусков

Можно ли указать в графике отпусков только месяц использования работником отпуска, без конкретной даты?

Этот вопрос работодатель может урегулировать самостоятельно, прописав соответствующие положения в локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17783).

Считается ли ознакомление с графиком отпусков уведомлением об отпуске?

Может ли считаться приказ о ежегодном отпуске, выпущенный ранее, чем за 2 недели до начала по графику, уведомлением о начале отпуска? Какие могут быть варианты ознакомления сотрудников с графиком отпусков?

В соответствии с частью третьей ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Трудовым законодательством не установлена форма извещения о времени начала отпуска. Соответственно, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (смотрите решение Сахалинского областного суда от 10.11.2015 по делу N 72-321/2015).

Как следует из разъяснений Роструда, изложенных в письме от 30.07.2014 N 1693-6-1, работодатель может выполнить требование части третьей ст. 123 ТК РФ путем ознакомления работников с самим графиком отпусков *(1). Для этого в графике должны быть предусмотрены две дополнительные графы, в одной из которых работники будут расписываться в том, что дата начала отпуска им известна, а в другой — указывать дату уведомления о начале отпуска. Полагаем, что в таких случаях требование части третьей ст. 123 ТК РФ будет считаться выполненным, поскольку работник будет извещен о времени начала отпуска путем ознакомления с графиком отпусков более чем за две недели до начала отпуска, и повторно извещать работников о датах начала их отпусков нет необходимости. Аналогичные разъяснения встречаются и в консультациях представителей Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ 1 и вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

По нашему мнению, ознакомление сотрудника под роспись с приказом о предоставлении отпуска, произведенное не позднее чем за две недели до его начала, также следует считать надлежащим извещением о времени начала отпуска (смотрите вопрос-ответ 3 и вопрос-ответ 4 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

В заключение отметим, что трудовым законодательством не установлен порядок ознакомления с графиком отпусков. Соответственно, формы и способы такого ознакомления работодатель определяет самостоятельно (смотрите также График отпусков (И. Семенченко, журнал «Кадровый вопрос», N 7, июль 2015 г.)).

По мнению некоторых специалистов, для ознакомления работников с графиком отпусков работодатель вправе дополнить форму графика специальной графой, а может завести для этого специальные журналы или листы (смотрите График отпусков: нюансы составления (Т.Ю. Комиссарова, журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», N 12, декабрь 2016 г.); Время составить график отпусков на 2014 год (И.А. Артамошкина, «Зарплата», N 11, ноябрь 2013 г.)).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

*(1) Обратим внимание, что вопрос о необходимости ознакомления работников с графиком отпусков является спорным (смотрите Энциклопедию решений. График отпусков).

Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграциюБитрикс с 1С ЗУП.

Изменения по графику отпусков на 2021 год

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

Обновите 1С:ЗУП до последней версии!

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Составляем график отпусков на 2021 год

При формировании графика отпусков нужно совершить 6 обязательны действий.

Шаг 1 — Определение работников, которые не включаются в график отпусков

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Шаг 2 — Включение в график отпусков остатков предыдущих отпускных периодов

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Шаг 3 — Учет пожеланий работников по датам и периодам отпусков

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Шаг 4 — Составление проекта графика отпусков

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Шаг 5 — Подписание и утверждение графика отпусков

Если в компании есть профсоюз, то согласно ст. 372 НК РФ график отпусков сначала нужно утвердить у него. Профсоюз рассматривает проект графика в течение 5-ти рабочих дней, а затем оформляет мотивированное решение. В нем могут указываться правки, которые либо принимаются кадровиком, либо отклоняются, и тогда назначается дополнительная консультация по этому вопросу.

Затем график отпусков утверждается у руководителя компании. При формировании документа на унифицированном бланке не нужно издавать приказ об утверждении графика, т.к. в нем уже есть гриф утверждения. Достаточно, чтобы руководитель поставил дату и подпись в правом верхнем углу графика отпусков.

Если в самостоятельно разработанной форме нет грифа утверждения, то график отпусков нужно утвердить через приказ руководителя.

Окончательный вариант графика отпусков нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до начала 2021 г., т.е. до 17 декабря 2020 г. Дата не выпадает на выходной, а потому срок не переносится.

Шаг 6 — Ознакомление работников с графиком отпусков

Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками, а также претензий со стороны трудовой инспекции, лучше ознакомить персонал с графиком отпусков. В него включаются две дополнительные графы — для подписи сотрудника и даты ознакомления.

Как вариант, можно к графику отпусков оформить лист ознакомления. В нем каждый работник будет ставить подпись и дату ознакомления с документом. Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомился с графиком отпусков, нужно составить акт по данному факту.

Даже если сотрудник отказался ставить подпись об ознакомлении с графиком отпусков, работодатель все равно должен уведомить его об отпуске за 2 недели до его начала.

Заключение

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.