НДФЛ в 1С ЗУП 8.3: расчет, перерасчет, перечисление в бюджет, излишне удержанный налог
Сегодня я рассмотрю пошаговую инструкцию по учету налога на доходы физических лиц (сокращенно НДФЛ) в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.0).
Расчет НДФЛ
Как, наверное, всем известно, основной налог, который удерживается у нас из зарплаты, — это НДФЛ. Остальные удержания в основном платит работодатель (например, это отчисления в пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Их еще называют «страховые взносы»).
В 2017 году ставка НДФЛ составляет по-прежнему 13% от общей суммы начислений за минусом вычетов.
Вычеты могут быть разные. Одним из самых стандартных и распространенных вычетов является вычет на несовершеннолетнего ребенка. На первого и второго ребенка в 2015 году сумма вычета составляет 1400 рублей, на третьего и ребенка-инвалида 3000 рублей.
Применяются так же вычеты на учащихся совершеннолетних детей и прочие вычеты, которые в данной статье мы рассматривать не будем, она посвящена другой теме.
Как применяются вычеты? Очень просто. Они вычитаются из налогооблагаемой базы до того, как будет рассчитан и удержан НДФЛ.
Оклад сотрудника 40 000 рублей. С этой суммы он должен заплатить налог. Но если у него имеется несовершеннолетний ребенок, то мы обязаны применить вычет! И налог возьмется уже с суммы 40 000 – 1 400 = 38 600 рублей. Итого к выплате сотруднику начисляться (если у него нет других вычетов или обязательств) 38 600 – 13% = 33 582 рубля. НДФЛ оставит 5 018 рублей.
Итак, примерно мы выяснили, как рассчитывается НДФЛ. Посмотрим теперь, как отражаются операции учета НДФЛ в 1с 8.3, и проверим на примере сумму к удержанию.
Удержание НДФЛ в 1С ЗУП 8.3
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
НДФЛ удерживается практически со всех доходов физических лиц. Это непосредственно зарплата, отпускные, материальная помощь и так далее.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по удержанию НДФЛ на примере документа начисления зарплаты в программе 1С ЗУП 3.0.
Заходим в меню «Зарплата», затем по ссылке в меню «Начисление зарплаты и взносов«. В окне формы списка нажимаем кнопку «Создать» и выбираем «Начисление зарплаты и взносов». Откроется окно для ввода данных. Обязательно нужно указать месяц расчета и организацию, в которой работают сотрудники. Естественно, обязательными данными являются так же и сотрудники, по которым происходит начисление.
Можно подбирать сотрудников поочередно с помощью кнопки «Добавить», а можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». В этом случае табличная часть документа заполнится автоматически сотрудниками выбранной организации. Этой кнопкой я и воспользуюсь. В демонстрационной базе данных уже занесены организации и сотрудники.
Вот что у меня получилось:
Перейдем на закладку «НДФЛ» и посмотрим, правильно ли программа нам его рассчитала и рассчитала ли вообще:
Проверим расчет удержания. К сожалению, в демонстрационной базе ни у кого из сотрудников не заведены стандартные вычеты хотя бы на ребенка. Но оставим так как есть, нам же будет легче проверить расчет, и, кроме того, я уже описывал вычеты в предыдущих статьях. Поверьте, все они учитываются при расчете корректно.
Итак, что мы имеем? Оклад сотрудницы Симутиной Елены Францевны 55 000 рублей и ставку НДФЛ 13%. Вычетов нет. Произведем расчет 55 000 – 13% = 7 150 рублей. Программа посчитала верно.
При проведении документа произойдет удержание налога, то есть данные по НДФЛ попадут в регистр налогового учета 1С 8.3. Это удержание мы увидим в ведомости в кассу для выплаты зарплаты. В этой же ведомости укажем, перечислили мы налог или сделаем это позже.
Перечисление НДФЛ в бюджет
Для оформления перечисления НДФЛ в бюджет в 1С ЗУП 8.3 необходимо зайти в меню «Выплаты», нажмем в разделе «См. также» ссылку «Перечисления НДФЛ в бюджет».
Нажмем кнопку «Создать» и для начала создадим «Ведомость в кассу»:
Здесь все просто. Мы видим суммы удержанного НДФЛ и суммы к выплате сотрудникам. Если налог на момент создания ведомости уже перечислен в бюджет, ставим галочку «Налог перечислен вместе с зарплатой» (чтобы появилась нижняя часть документа, нужно нажать на ссылку «Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ»). В этом же документе можно распечатать реестр перечисленных в бюджет сумм.
Если перечисление происходит не вместе с выплатой зарплаты, то придется создать документ «Перечисление НДФЛ в бюджет»:
Вот как он выглядит:
После проведения документа его со всеми прочими операциями можно выгрузить в программу 1С Бухгалтерия, где будут созданы соответствующие проводки.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Типичные ошибки пользователей в ЗУП 3.1, приводящие к проблемам в учете НДФЛ
Наши клиенты часто обращаются с проблемами в расчете НДФЛ, т.к. данный налог требует к себе максимальной точности и внимательности при отражении в учете в программе 1С ЗУП 3.1.
В этой статье не описывается методология учета НДФЛ в программе, но мне хотелось бы обратить внимание на часто встречающиеся ошибки пользователей, приводящие к неверному расчету НДФЛ или составлению отчетности по форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
1. Использование документа «Сторнирование начислений» при переносе отпуска
Регистрация отмены отпуска сотрудника производится с помощью документа «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» — «Сторнирования начислений»).
В случае переноса отпуска необходимо пользоваться механизмом исправления документа (кнопка «Исправить» в документе «Отпуск»).
Рис.1
Если у сотрудника происходит перенос отпуска, и при этом оформляется документ «Сторнирование начислений» и создается новый документ «Отпуск», то возникает проблема в учете НДФЛ. Т.к. в документе «Сторнирование начислений» сторнируется только доход, а налог при этом не меняется, то при дальнейшем расчете в созданном документе «Отпуск» появляется «Корректировка выплаты», или рассчитывается отрицательный налог.
И здесь хочу обратить внимание на то, что, если уже указанные выше документы оформлены, то ни в коем случае не стоит вручную «обнулять» налог:
Рис. 2
При «обнулении» налога в текущем месяце НДФЛ от вида дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности» пересчитан не будет. Только в следующем месяце, когда в автоматическом режиме произойдет сверка дохода нарастающим итогом и начисленного НДФЛ, будет сделана корректировка налога предыдущего месяца.
2. Исправление суммы к выплате в документе «Ведомость в банк»
Исправление суммы к выплате в документе «Ведомость в банк» с помощью добавления новой строки без привязки к документу-основанию, приводит к ошибке в учете налога (рис. 3):
Рис. 3
В этом случае вручную добавленная сумма будет распределена между другими документами-основаниями, по которым была произведена выплата в текущем или более раннем периодах.
Аналогичная ситуация происходит, если бухгалтер помечает на удаление документ «Отпуск», по которому уже была произведена выплата ранее. В результате автоматически сформированная сумма к выплате не совпадает с реальной суммой к выплате:
Рис. 4
Как следствие, удержанный НДФЛ «плавает» по месяцам, что приводит к неверному заполнению раздела 2 формы 6-НДФЛ:
Рис. 5
3. Неверное заполнение даты в межрасчетных документах
Дата документа начисления («Отпуск», «Больничный» и т.п.) в программе должна быть меньше либо равна дате ведомости, по которой выплачивается начисленный доход. Несоблюдение данного правила приводит к неверному определению удержанного НДФЛ. Рассмотрим на примере выплаты по документу «Отпуск».
Дата документа «Отпуск» — 19.03.2020 года, а дата ведомости, по которой выплатили отпускные – 18.03.2020 (рис 6.). В этом случае сумма к выплате определяется правильно, а вот сумма НДФЛ к перечислению не заполняется (т.е. удержанного НДФЛ по отпускным нет). Впоследствии раздел 2 формы 6-НДФЛ и форма 2-НДФЛ за год заполняются некорректно.
Рис. 6
4. Проверка НДФЛ уволенного сотрудника
Следует помнить, что после окончательного расчета уволенного сотрудника в программе 1С, необходимо проверить начисленный НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Нередко случается, что в следующем после увольнения месяце появляется по сотруднику НДФЛ к удержанию или возврату на сумму 1 рубль. Чтобы этого не случилось, необходимо воспользоваться типовым отчетом «Регистр налогового учета по НДФЛ», где отображаются облагаемый доход нарастающим итогом и сумма НДФЛ всего за год на текущую дату, и проверить (пересчитать) вручную. Таким образом, при формировании отчета 2-НДФЛ за год будет меньше ошибок из-за 1 рубля.
Особенности перечисления НДФЛ в программе 1С:ЗУП 3.1
Как определить сколько НДФЛ нужно перечислить к определенному сроку? Рассматриваем в статье.
Юлия Александровна, специалист «Центра автоматизации»
«По учету НДФЛ в ЗУП 3.1 всегда поступает множество вопросов от пользователей – разобраться в настройках программы, учесть все необходимые для расчета налога данные, определить категории каждого вида дохода сотрудников, при этом соблюсти законодательство с учетом всех изменений и, наконец, правильно сформировать и сдать отчетность – это действительно непросто. И сегодня мы рассмотрим один из наиболее актуальных вопросов – как правильно определить и перечислить нужную сумму НДФЛ в бюджет.»
На сегодняшний день в ЗУП 3.1 нет полноценного отчета, позволяющего нам детально посмотреть сколько НДФЛ необходимо перечислить в разрезе ИФНС, месяцев налогового периода, сроков перечисления налога, сотрудников. Но знать и понимать эти цифры для бухгалтера очень важно, поэтому рассмотрим механизмы, которые есть на данный момент в программе, и научимся ими пользоваться.
1. В рабочем месте программы Выплаты-Платежи, перечисления на вкладке Налоги и взносы можно увидеть суммы НДФЛ к перечислению в разрезе ИФНС и месяцев налогового периода. Но здесь есть существенный недостаток — нет сроков перечисления налога. Учитывая, что каждая сумма может содержать в себе НДФЛ с различными сроками перечисления (например, НДФЛ, удержанный с различных категорий дохода: оплаты труда, больничного, отпуска, материальной помощи, по договору ГПХ и пр.), бухгалтер по зарплате хотел бы знать, какие суммы НДФЛ ему необходимо перечислить срочно, а какие он может «придержать». В данном случае нельзя однозначно понять, сколько именно НДФЛ мы должны перечислить к определенному сроку. Следовательно, этот вариант не совсем удобен.
2. Также в программе есть отчет для анализа НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет – Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам — «Контроль сроков уплаты НДФЛ».
В данном отчете можно увидеть суммы НДФЛ к перечислению и сроки, до которых указанная сумма должна быть перечислена. При формировании данного отчета необходимо правильно учитывать период, указанный в шапке отчета. Если мы выплачивали зарплату за февраль в марте, то период отчета необходимо указать «март» — то есть тот период, когда произошло фактическое удержание налога. Колонка «к уплате» показывает величину удержанного налога в разрезе срока перечисления. Но и тут есть одно маленькое «НО» — эти суммы могут быть исчислены за разные периоды. Например, если мы одной ведомостью выплачивали зарплату за февраль и больничный за март. А при перечислении НДФЛ нам необходимо указать точный месяц налогового периода, за который идет перечисление налога. Соответственно, в этом отчете мы тоже не увидим максимально полной картины по перечислению НДФЛ.
3. Еще один отчет, по которому можно посмотреть суммы НДФЛ к перечислению – «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками». Здесь также необходимо правильно указать период отчета – это период, когда была произведена выплата и, соответственно, удержание налога. По умолчанию здесь нет колонки с суммой НДФЛ к перечислению, но путем внесения небольших изменений в структуру отчета можно получить более удобный вариант для анализа сумм НДФЛ, которые необходимо перечислить в определенные сроки*. Таким измененным вариантом отчета вполне можно пользоваться.
4. Еще для удобства пользователя можно настроить журнал «Все ведомости на выплату зарплаты». При формировании ведомостей не во всех из них ставится по умолчанию флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». Для того, чтобы быстро посмотреть в каких ведомостях у нас не стоял данный флажок, выполним некоторые действия:
· 1 Перейдем в журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»;
· По кнопке «ЕЩЕ» — Изменить форму установим курсор на поле «Ссылка»;
· По кнопке «добавить поля» найдем и добавим «Перечисление НДФЛ выполнено».
Теперь в нашем журнале наглядно видно, по каким ведомостям мы не отразили автоматическое перечисление НДФЛ в бюджет. Не забываем, что после перечисления НДФЛ по этим ведомостям необходимо установить в них соответствующий флажок.
Ошибки в учете НДФЛ неизбежно приведут к ситуации «цугцванг»
Данную статью решила написать не случайно, так как отчетный 2018 год, так или иначе, уже подходит к концу, но у бухгалтеров ещё есть время, чтобы провести работу по проверке и внесению поправок в учете для корректного формирования годового отчета 6-НДФЛ.
По своему опыту скажу, что вопрос учета НДФЛ – это проблема номер один. Так как данный налог требует к себе максимальной точности и внимательности при отражении в учете в программе 1С:ЗУП 3.1. Но, самое сложное заключается в том, что нет возможности, в большинстве случаев, исправить ошибки текущего периода, если у вас они были допущены, например, в самом начале отчетного года. То есть ошибки, как «снежный ком» увеличиваются с каждым месяцем, и, не исправив все с начала года, каждый ваш шаг будет приводить к новым и новым несоответствиям.
Поэтому, данное положение дел я называю – ситуация «цугцванг» , когда для бухгалтера наступает безвыходная обстановка, и любые уже его действия приводят только к ухудшению существующих дел и означает заведомо плохой результат, но и бездействие тоже нельзя допустить, так как начисление заработной платы – это ежемесячная и обязательная операция. Поэтому бухгалтер стеснен в своих действиях, он потерян, не знает, за что взяться для исправления, а времени свободного на полное исправление учета с самого начала года уже нет. Поэтому, чаще всего, данные ошибки остаются, а отчеты бухгалтер собирает руками, ругая программу, что она неверно считает зарплату и налоги.
В этой статье я не ставлю своей задачей писать полную методологию ведения учета в 1С:ЗУП 3.1, а рекомендую к самостоятельному изучению на портале 1С:ИТС данного вопроса, там максимально подробно и понятно все изложено. Эту статью хочу посвятить грубейшим ошибкам, которые делаются в первичных документах и приводят к необратимым «патовым последствиям».
ОШИБКА №1: ДАТА В МЕЖРАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
На первый взгляд, кажется, что ошибка не имеет никакого отношения к НДФЛ, тем не менее, приводит к неправильному расчету, вернее определению удержанного налога. Бухгалтер неправильно указывает дату в межрасчетных документах. Например, в таких
документах, как отпуск, больничный и др. Правильная дата начисления, то есть дата документа в программе, должна быть меньше, либо равна дате ведомости, которой мы выплачиваем этот доход. Такая ошибка зачастую возникает тогда, когда мы заносим документы задним числом.
Например, рассмотрим ситуацию с отпуском. Пусть 25.10.2018 г. я внесла документ — отпуск (Рис.1,п.1), который был выплачен 01.10.2018 г. (Рис.1,п.3). Естественно, что дата документа по умолчанию у меня заполнилась текущая (Рис.1,п.1), которой я заношу документы 25.10.2018 г. Я этого, как часто бывает, не заметила и дальше стала регистрировать выплату отпускных (Рис.1,п.2,п.4).
В документ ведомость в банк я уже проставляю правильную дату 01.10.2018 г. (Рис.1,п.5), но при автоматическом заполнении документа, сумма отпускных заполнилась (Рис.1,п.6), а сумма НДФЛ к перечислению, то есть сумма удержанного налога — не определилась (Рис.1,п.7).
Рис.1
Для исправления данной ошибки, нужно будет вернуться в документ – отпуск и исправить дату документа, поставить ее, либо равной дате выплаты 01.10.2018 г. (Рис.2,п.1), либо раньше. После проведения, перезаполняем документ ведомость в банк (Рис.2,п.2,3), и теперь уже с НДФЛ удержанным будет все хорошо, он у нас появился (Рис.2,п.4).
Рис.2
ОШИБКА №2: ПЛАНИРУЕМАЯ ДАТА ВЫПЛАТЫ ДОХОДА
Следующая ошибка, которая приводит к некорректному заполнению формы 6-НДФЛ. И, опять рассмотрим в таких документах, как отпуск . В межрасчетных документах есть такой реквизит, как планируемая дата выплаты, она фиксируется, как дата фактического получения дохода, с кодами доходов, отличных от кода 2000. Очень важно эту дату корректировать, если по факту выплаты этих доходов прошла в какой-то другой день. Поскольку, именно эта дата, попадает в форму 6-НДФЛ в строку 100. И рассмотрим тот же пример с отпуском, который рассматривали в ошибке №1. Планировали выплатить 01.10.2018 г. (Рис.3,п.1), а по факту выплатили, допустим, 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2).
Препроводим выплату и заполняем форму 6-НДФЛ (Рис.3,п.3), посмотрим, что же у нас получилось. Проверяем наш блок строк,
соответствующим этим отпускным (Рис.3, п.4,5,6). Стока 100 – дата фактического получения дохода указано 01.10.2018 г. (Рис.3, п.4), эта дата из документа отпуск (Рис.3,п.1). Дальше, 110 строка, дата удержания налога (Рис.3,п. 5) – это дата ведомости на выплату 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2). И остается 120 строка – срок перечисления НДФЛ (Рис.3,п.6). Для дохода в виде отпускных 100 строка должна совпадать с датой выплаты этих отпускных, строка 110. А мы видим сейчас, что форма 6-НДФЛ заполнена некорректно.
Рис.3
Поэтому, что же надо было сделать? А надо было перед тем, как регистрировать выплату отпускных, вернуться в документ отпуск и исправить здесь дату выплаты с 01.10.2018 г. на 10.10.2018 г. (Рис.4,п.1). Дальше, очень важно, нажать кнопку – обновить налог (Рис.4,п.7) в документе ведомость в банк и перепровести ее. Потом снова переходим к форме 6-НДФЛ и перезаполняем ее. Вот теперь все стало корректно, строка 100 стала ровняться строке 110 (Рис.4,п.4,5). Так что обязательно отслеживайте планируемые даты выплаты в межрасчетных документах.
ОШИБКА №3: НЕСООТВЕТСТВИЕ ДАТ
Следующая ошибка, которая приводит к неправильному заполнению формы 6-НДФЛ – не заполняется 130 строка, там, где у нас указываются доходы. Возникает она вследствие того, что не совпадает дата получения дохода в трех учетах: в учете доходов, исчисленного налога и удержанного налога. И, опять по традиции будем разбираться с нашим примером по отпуску сотрудника.
Дата получения дохода, попадающая в учет доходов, отражается в реквизите – планируемая дата выплаты (Рис.5,п.1). Она при
проведении документа записывается в регистр — учет доходов для исчисления НДФЛ (Рис.5,п.2,3).
Затем, смотрим исчисленный НДФЛ, более подробно можно посмотреть по кнопке — зеленый карандаш (Рис.5,п.4), здесь у нас так же фиксируется дата получения дохода, с которого был исчислен этот налог (Рис.5,п.5). И, очень важно, чтобы эта дата с датой выплаты, указанной в документе отпуск, совпадала. Теперь посмотрим, что дата получения дохода из регистра – расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ , там, где у нас исчисленный налог, заполнен правильно в колонке — дата получения дохода (Рис.5,п.6,7).
Рис.5
Дальше проверяем удержанный налог в документе – ведомость на выплату . Нажимаем двойным кликом на сумму НДФЛ (Рис.5,п.1) в документе и открываем расшифровку и проверяем, что удержанный налог так же фиксируется в привязке к дате получения дохода (Рис.5,п.2).
Определяется дата автоматически при заполнении документа и фиксируется в документе. При проведении записывается в регистр – расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (Рис.6,п.3), уже со знаком минус, удержанный налог так фиксируется (Рис.6,п.4).
Я до этого писала, что все три даты у нас должны совпадать. Совпадает дата учета дохода (Рис.5,п.2,3), дата получения дохода, исчисленного дохода (Рис.5,п.6,7) и дата в учете удержанного налога (Рис.6,п.3,4). Если у нас в регистре — учет доходов для исчисления НДФЛ будет другая дата, то произойдет несоответствие. В форме 6-НДФЛ не определится сумма по 130 строке и строка 100 заполнится по данным учета удержанного налога (Рис.7). Поэтому, сумма налога заполнится, а сумма дохода нет, из-за нестыковки дат.
Чтобы исправить данную ситуацию, если вы меняли планируемую дату выплаты в документе – отпуск и уже была проведена ведомость на выплату , то нужно обновить дату в учете удержанного налога, для этого используем кнопку – обновить налог . Обращаю внимание, что данная функция действует на выделенные в табличной части документа строк, т.е. если у вас несколько сотрудников, то обновление строк будет применено только по выделенной строке.
Сегодня на этом все! Если данная статья оказалась вам полезной, то обязательно подписывайтесь на рассылку, оставляйте комментарии и не пропускайте новые статьи.
