Оформление командировки в 1С 83 Бухгалтерия по

Оплата по среднему заработку в командировке в программных продуктах 1С

Командировки – неотъемлемая часть жизни многих организаций. Несмотря на то, что эта тема далеко не нова, многие вопросы по работе с командировками остаются актуальными. Одна из частых ошибок бухгалтеров – обычный расчет зарплаты в дни, когда сотрудник был в командировке, особенно в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0, ведь там приходится считать средний заработок вручную. В этой статье мы расскажем о расчете среднего заработка в обеих программах, наглядно продемонстрировав преимущество 1С: ЗУП при большом количестве командировок.

Следует различать командировки и служебные поездки работников. Это два разных понятия.

Служебной командировкой согласно ст. 166 ТК РФ считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении сотрудника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и начисляется в эти дни средний заработок согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок расчета среднего заработка для оплаты командировок установлен п. 8, 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в 1С: ЗУП ред. 3.1

Чтобы расчет командировок появился в программе, этот функционал необходимо «включить» в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты».

Далее необходимо пройти по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» в закладку «Учет отсутствий» и установить флажок «Командировки». Если в организации бывают длительные командировки, то их можно оплатить в конце каждого месяца, а не в конце срока командировки. Для этого нужно включить флажок «Длительные командировки оплачивать помесячно».

В результате этого действия программа автоматически создаст вид начисления «Командировка» (и «Командировка (внутрисменная»)) в списке видов начислений (раздел «Настройка» — «Начисления»).

Для регистрации и расчета оплаты за время нахождения в командировке по среднему заработку и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме № Т-9 предназначен специализированный документ «Командировка».

Найти его можно в разделе «Кадры» — «Командировки» (или «Зарплата» — «Командировки»).

Создаем новый документ: выбираем сотрудника, указываем месяц начисления, дата начала и окончания командировки.

Программа автоматически рассчитывает средний заработок (исходя из данных по зарплате этого сотрудника в 1С ЗУП).

Нажав на «Печать» в верхнем правом углу документа, можно выбрать документ «Расчет среднего заработка» и «Подробный расчет начислений» или другие необходимые документы в командировку.

Для более полного отражения сведений в приказе, командировочном удостоверении (его отменили, но если удобно им пользоваться, то можно оформлять), служебном задании, на закладке «Дополнительно» заполняем город поездки, основания и цели командировок.

Выбираем «Подробный расчет начислений» для просмотра:

В расчет среднего заработка для командировок берется период за последние 12 месяцев, предшествующих командировке (п. 4,9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, ст. 139 ТК РФ).

В случаях повышения заработной платы средний заработок дней командировок необходимо индексировать (п. 16 Положения).

Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, как в нашем примере, то расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу направления его в командировку.

Получается, что заработок сотрудника за расчетный период составил 72 000 руб., количество учтенных рабочих дней за этот же период — 36.

Среднедневной заработок составляет: 72 000 руб. / 36 дней = 2 000 руб.

Согласно нашего примера сотрудник находится в командировке 3 рабочих дня. Сумма оплаты за период нахождения в командировке составляет: 2 000 руб. * 3 дня = 6 000 руб.

Нередко командировки бывают в районы, где другие территориальные условия, то при нажатии на вкладку «Стаж ПФР» и в поле выбрать необходимое значение из списка.

При создании и заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором была командировка, видно, что начисленная командировка в нем отсутствует. Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в программе выполняется документом «Командировка».

Убедиться в этом мы сможем, сформировав расчетный листок сотрудника.

Если в документе «Командировка» на вкладке «Главное» было выбрано выплата «с зарплатой» или «с авансом», то при создании и автоматическом заполнении ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные начисления.

Если была выбрана выплата «в межрасчетный период», программа выделит и удержит сразу НДФЛ.

Выплату можно оформить автоматически из документа «Командировка» по кнопке «Выплатить» или в разделе «Выплаты» создать ведомость в банк или кассу для оплаты командировки.

Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Регистрация и автоматический расчет оплаты за время нахождения в командировке в программе не поддерживается. Сумма оплаты рассчитывается вручную.

Сначала создаем справочник с таким начислением среднего заработка по командировкам.

Для этого зайдём в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройка зарплаты» — «Расчет зарплаты».

Далее на вкладке «Начисления» создадим новое начисление.

Сумму оплаты за командировочные дни придется рассчитать вручную, используя алгоритм, описанный для программы 1С: ЗУП ред. 3.1.

Начисление оплаты производится с помощью стандартного документа «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления».

Так как в примере работник находился с 19.03.2020 по 23.03.2020 в командировке в г. Сочи, за эти три рабочих дня ему начисляются командировочные. Учтите, что при расчете зарплаты период командировки автоматически не считается. Поэтому к начислению будет предлагаться сумма оплаты по окладу без учета фактически отработанного времени. Необходимо ручками поправить количество оплачиваемых дней.

Далее программа автоматом удержит НДФЛ и начислит взносы:

Если в вашей организации изначально предполагается большое количество командировок, то целесообразнее и удобнее это сразу делать в программе 1С: ЗУП ред. 3.1

Как в 1с бухгалтерия 8.3 оформить командировку

На многих предприятиях сотрудников направляют в командировки для выполнения служебных обязанностей. В первую очередь бухгалтеру необходимо оформить приказ на командировку, а также выписать командировочное удостоверение работнику.

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 ограниченный функционал блока расчета заработной платы и кадровые документы, такие как «Приказ на командировку» и «Командировочное удостоверение» в ней отсутствуют.

Перейдем к вопросу оплаты командировочных расходов.

На протяжении всей командировки за работником сохраняется место работы, а также ему полагается начисление, рассчитанное исходя из среднего заработка. Все расходы, которые связаны со служебной командировкой подлежат возмещению.

Рассмотрим пример

Сотрудник ООО «Конфетпром» Иванов А.А. был отправлен в командировку с 23 по 25 ноября 2020 года. Согласно утвержденным правилам суточные в организации выплачиваются в размере 700 руб./сут.

Чтобы оплатить время пребывания сотрудника в командировке пользователю нужно сначала создать новый вид начисления. В меню «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты» открываем справочник «Начисления» и нажимаем кнопку «Создать».
Заполняем и настраиваем поля:
*наименование — Оплата за время командировки;
*НДФЛ – активируем флажок «облагается» и указываем код дохода 2000;
*флажок «Доход в натуральной форме» следует установить, если начисление не будет выплачиваться сотрудникам на руки;
*страховые взносы — выбираем вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
*налог на прибыль — активируем флажок «учитывается в расходах на оплату труда» и выбираем статью пп.6, ст.255 НК РФ;
*отражение в бухгалтерском учете — указываем способ отражения начисления, согласно которому будут сформированы соответствующие проводки;
*исполнительное производство — в этом поле следует указывать вид доходов для целей производство в соответствии с ФЗ от 02.10.2007 г. No 229-ФЗ.
*флажок «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не активируем.

В связи с ограниченностью функциональности блока заработной платы в данной конфигурации не поддерживается автоматический расчет оплаты командировки. Пользователю необходимо самостоятельно рассчитать сумму начисления за время пребывания сотрудника в командировке.

В нашем примере за 3 дня нахождения в командировке сотруднику полагается оплата в размере 1023,90 рублей.

Следующим шагом будет отражение начисления оплаты командировки. Для этого воспользуемся документом «Начисление зарплаты» в меню «Зарплата и кадры». При помощи кнопки «добавить» или «подбор» выбираем сотрудника и нажимаем «Начислить — Оплата за время командировки».

В открывшемся окне указываем ранее посчитанную сумму оплаты командировки.

Следует учесть, что при расчете оплаты по окладу дни/часы нахождения сотрудника в командировке автоматически не учитываются. Следовательно необходимо скорректировать количество оплачиваемых дней по окладу. Для этого по данному сотруднику нажимаем на ссылку в колонке «Начислено» и в расшифровке сумм начислений производим корректировку дней/часов .

НДФЛ и страховые взносы с оплаты за время командировки рассчитываются автоматически. Суммы налогов можно посмотреть, нажав на соответствующие ссылки.

Сохраняем документ, нажимаем «Провести» и проверяем проводки.

Переходим к регистрации командировочных расходов.

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно законодательству суточные освобождаются от налогообложения, при условии если их сумма за каждый день нахождения в командировке не превышает 700 рублей.
В нашем примере размер суточных установлен в пределах нормы, а значит не облагается налогами.
Для корректного отражения в отчетности по страховым взносам необходимо использовать документ «Операция учета взносов» в меню «Зарплата и кадры».
Указываем сотрудника, который был направлен в командировку. Далее переходим к заполнению вкладки «Сведения о доходах»:
*вид дохода — Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих;
*сумма дохода — сумму оплаты командировочных расходов в пределах норм (в нашем примере 700 руб. * 3 дня = 2100 руб.).

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Как оформить командировку в 1С ЗУП 8

В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:

1. Открываем подраздел “Командировки”

Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.

Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.

2. Перечень документов

В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.

3. Создание документа

Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.

4. Расчет среднего заработка

Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.

Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.

В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.

5. Как начислить суточные по командировке

Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.

6. Особые территориальные условия

Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.

7. Печать

Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.

8. Как провести командировку

Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).

9. Совмещение должностей

В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.

10. Совместительство

Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.

11. Выплата командировочных

Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.

12. Расчет удержаний

Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.

13. Приказ на командировку

По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.

14. Создание табеля

Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.

15. Оплата выходных дней в командировке

Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.

На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Оформление командировки и выплата командировочных 1С 8.3

В программе 1С Бухгалтерия 3.0 типовой формы учета командировок не предусмотрено. Движение денежных средств отражается РКО и авансовыми отчетами подотчетных лиц.

Оплату командировочных можно произвести на банковскую карту сформировав «Списание с расчетного счета».

А можно выдать наличными под отчет сформировав « Расходный кассовый ордер или РКО» и «Авансовый отчет». Рассмотрим этот вариант оплаты подробнее.

Чтобы определить сумму денежных средств необходимо посчитать стоимость проживания, проезда, суточные и другие затраты, которые необходимо произвести. Выдача денег происходит на основании заявления, которое пишет подотчетное лицо, с указанием цели, в нашем случае командировка, и суммой к выдаче.

Переходим к формированию РКО:

1. Во вкладке меню открываем «Банк и касса».

2. Выбираем раздел «Касса», далее «Кассовые документы».

3. В журнале находим «Выдача» и в открывшемся окне заполняем следующие поля:

• вид операции – «Выдача подотчетному лицу»;
• счет учета заполнится автоматически;
• организация – данное поле будет отображаться, если учет ведется по нескольким организациям, если организация одна — будет отсутствовать;
• получатель – указываем сотрудника, которому выдаем деньги;
• сумма – размер командировочных;
• реквизиты печатной формы разворачиваем и прописываем порядковый номер из заявления, которое написало подотчетное лицо;
• комментарий – заполняется для понимания, для чего выдались ДС.

Проводим РКО и проверяем сформировавшиеся проводки:

По полученным и затраченным денежным средствам подотчетное лицо должно предоставить подробный отчет, после возвращения из командировки.

Для этого формируем «Авансовый отчет».

1. Переходим в «Кассовые документы»

2. Создаем новый документ. В справочнике выбираем «Подотчетное лицо» — человек, который ездил в командировку.

3. Во вкладке «Авансы» добавляем строку в таблицу, далее нажимаем «Документ аванса» и выбираем «Выдача наличных».

4. Вкладка «Товары» заполняется в том случае, если что-то было куплено.

5. Вкладка Прочее» — здесь построчно вводим документы расхода, которые предоставило подотчетное лицо. Это могут быть: билет на проезд, квитанция на услуги, оплата жилья и так далее. Указываем сумму данные по НДС.

Проводим документ и проверяем сумму затраченных средств.

Если у сотрудника образовался остаток, то оформляем возврат денежных средств.

Командировка в 1С 8.3 Бухгалтерия – оформление и начисление суточных

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

Выдача на командировочные расходы из кассы

В кассовых документах нужно добавить документ Выдача наличных, с помощью кнопки Выдача:

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

• Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
• Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

• По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
• Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Перевод на командировочные расходы на личный расчётный счёт

Если не используется Клиент-банк

Создаём документ Платёжное поручение на вкладке Банк и касса – Платёжные поручения и на основании его сформируем документ Списание с расчётного счёта:

• Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
• Сотрудник – командировочное лицо;
• Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
• Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Далее необходимо проверить данные в документе Списание с расчётного счёта. Галочку Подтверждено выпиской банка необходимо снять и установить тогда, когда платёж пройдёт:

Если используется Клиент-банк

Если в 1С 8.3 используется Клиент-банк, то создавать документ Платёжное поручение не нужно. Документ Списание с расчётного счёта формируется на основании выгруженного платёжного поручения или вручную. При создании вручную не забываем установить вид операции – Перечисление подотчётному лицу.

Для первого варианта необходимо в списке платёжных поручений с помощью полей отбора отсортировать документы и найти нужное платёжное поручение:

Для второго варианта воспользоваться командой Списание из реестра документов банковских выписок:

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

• Расходы на проезд;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов в 1С 8.3 используется документ Авансовый отчёт. Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

• Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
• Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
• В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
• Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
• Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
• Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

• Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
• Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Далее в таблице также можно отредактировать счета учёта. Внизу табличной части отображается остаток по данному авансовому отчёту:

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

и отображается в Книге покупок:

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

В созданном документе необходимо проверить данные:

Перерасход использованных средств

На перерасход в 1С 8.3 необходимо создать документ Выдача наличных или Списание с расчётного счёта, как описывалось ранее из раздела Банк и Касса.