Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии

Оплата нотариуса через подотчётное лицо в 1С Бухгалтерия

Отчётность по авансам была предоставлена в бухгалтерию и утверждена управляющим компании 7 августа 2018 года. Вместе с этим неиспользованные финансы в размере 300 рублей были внесены подотчётным лицом в кассу компании.

Траты на оплату нотариальных услуг, в соответствии с тарифом, и цена правовых и технических услуг напрямую связаны с основной деятельностью компании. Они учитываются вместе с затратами по обычным типам деятельности на балансе 26 под названием Общехозяйственные расходы. В компании «Швейная фабрика» применяется ОСН, а также способ начисления и ПБУ 18/02.

Подотчётная выдача финансов

Предоставление финансов сотруднику под отчёт.

Для выполнения данной манипуляции используется документ 1С Бухгалтерия под названием Выдача наличных (рис.1):

1. Сперва, пользователю необходимо перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Кассовые документы, после чего нажать на кнопку Выдача.
2. Далее указывается тип операции создаваемого документа под названием Выдача подотчётному лицу. В графе Статья расходов в автоматическом режиме выбирается статья перемещения финансов под названием Выдача подотчётных сумм с типом перемещения Оплата товаров, работ и прочих оборотных активов.
3. Затем выбирается получатель, которым является подотчётное лицо, которому предоставляются финансы. Тут же вводится выдаваемая сумма денег.
4. После этого заполняется информация в группе под названием Реквизиты печатной формы.
5. Для завершения необходимо нажать на кнопку Провести.

При помощи соответствующего пункта можно ознакомиться с итогом реализации документа (рис.2).

Предоставление работником отчётности по авансам

Пользователю требуется отобразить оплату нотариальных услуг в соответствии с тарифом (подтверждение копии устава), правовых и технических услуг (подтверждение правильности копий документации, а также подлинности подписи физ. лица). Для выполнения всех этих процедур используется документ, имеющий название Авансовый отчёт (рис.3-4):

1. Сперва пользователю необходимо перейти в меню Банк и касса, после чего выбрать пункт Авансовые отчёты и нажать на кнопку Создать.
2. Далее указывается дата отчётности по авансам, а также лицо, предоставляющее её.
3. Во вкладке Авансы, при помощи пункта Добавить, необходимо выбрать документ под названием Выдача наличных, посредством которого отображается предоставление наличных средств работнику под отчёт.
4. Во вкладке Прочее, при помощи пункта Добавить, необходимо заполнить таблицу:
   • в графе Документ (расходы) выбирается документация, предоставленная нотариусом и фиксирующая оплату его услуг, а также правовых и технических услуг в соответствии с установленными тарифами;
   • в графе Номенклатура необходимо указать из соответствующего справочника осуществлённую услугу (первая подстрока), либо же её текстовое название (вторая подстрока);
   • затем заполняются прочие колонки, отвечающие за размер, ставку и показатель НДС;
   • в графе Поставщик необходимо указать нотариуса (выбирается из справочника под названием Контрагенты);
   • колонки СФ и БСО необходимо оставить незаполненными;
   • в колонках, отвечающих за баланс затрат и подразделение, а также субконто для БУ и НУ, необходимо выбрать баланс под номером 76.09, а также аналитические сведения к нему (нотариуса в качестве контрагента, а также заключенный с ним договор);
   • для завершения процедуры необходимо выбрать пункт Провести.

При помощи соответствующего пункта можно ознакомиться с итогом реализации созданного документа (рис.5).

Далее пользователю требуется учесть оплату нотариальных услуг, в соответствии с тарифом (подтверждение копии устава), правовых и технических услуг (подтверждение правильности копий документации, а также подлинности подписи физ. лица). Для выполнения всех этих процедур используется документ 1С Бухгалтерия учёт под названием Операция:

1. Сперва, пользователю необходимо перейти в меню Операции и выбрать пункт Операции, введённые вручную, после чего нажать на кнопку Создать и выбрать тип документа под названием Операция.
2. При помощи кнопки Добавить нужно заполнить таблицу документа:
   • в графе Дебет необходимо указать баланс под номером 26, а также дополняющую его аналитику (подразделение и расходная статья с типом затрат Прочие);
   • в графе Кредит указывается баланс под номером 76.09, а также дополняющая его аналитика (нотариус в качестве контрагента, а также заключённый с ним договор);
   • в графах, отвечающих за суммы, необходимо указать стоимость услуг в соответствии с нотариальным тарифом и тарифом на правовые и технические услуги. Когда их стоимость превышает установленные тарифом значения (статья 333.24 или статья 22.1 законодательства Российской Федерации о нотариате), необходимо отобразить сумму в двух строках: отдельно в значении, принимаемым в затратах по НУ (выбирается расходная статья Прочие), и отдельно в значении, не принимаемом (выбирается расходная статья, в которой не осуществляется учёт в целях обложения налогом). Как правило, нотариусы работают в соответствии с тарифами на стоимость их услуг, которые зафиксированы в законодательстве. Цена на услуги правового и технического характера не регулируется и числится в затратах для целей расчёта налога на доход в полном размере.
   • для завершения выбирается пункт Записать и закрыть.

В декларации по доходному налогу выплаченные частному нотариусу суммы за соответствующие действия и услуги отображаются в качестве косвенных по графе 040 Приложения №2 к Листу 02 (рис.7) (находится во вкладке Регламентированные отчёты).

Возврат оставшихся средств в кассу компании

Для выполнения данной процедуры используется документ под названием Поступление наличных (рис.8):

1. Сперва, необходимо перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Кассовые документы, после чего нажать на кнопку Поступление.
2. Далее выбирается соответствующий тип операции. В графе Статья расходов в автоматическом режиме выбирается статья перемещения финансов о возврате подотчётных средств с типом перемещения Прочие.
3. Затем указывается подотчётный сотрудник, возвращающий финансы, а также размер выданных денег.
4. Следующим этапом является заполнение группы под названием Реквизиты печатной формы.
5. Для завершения выбирается пункт Провести.

При помощи соответствующего пункта можно ознакомиться с итогом реализации созданного документа (рис.9).

Чтобы проанализировать размер кредиторского долга работника по предоставленным ему под отчёт финансам в 1С Бухгалтерия 8.3, необходимо использовать отчёт под названием Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выбрать значение 71.01 (рис.10).

Программный продукт 1С Бухгалтерия вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция по заполнению

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

• На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
• Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
• Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
• На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Авансовый отчет в 1С 8.3: практикум

Достаточно нелегко начинающему бухгалтеру на первых порах сориентироваться в формировании документов в учетной программе. И, как показывает практика, особенные трудности вызывает авансовый отчет.

Поэтому, чтобы помочь Вам, мы возьмем наиболее распространенные случаи и вместе создадим этот документ шаг за шагом.

Но, для полного понимания необходимости этой операции, я совсем немного окунусь в теорию.

Итак, сотрудник получил деньги под отчет для хозяйственных нужд.

Естественно, сотрудник обязан отчитаться за использование полученной суммы.

Итак, приступаем непосредственно к практикуму.

«14.09. бухгалтер ООО «МСК» выдала сотруднику Киселеву наличные денежные средства на покупку картриджа для принтера в сумме 7 000 руб. Киселев купил картридж стоимостью 3 600 руб.

18.09. сотрудник предоставил подтверждающие документы и отчитался о потраченной сумме.»

1. Первым делом оформляем выдачу подотчетной суммы.

Заполняем расходный кассовый ордер.

После проведения документа, проверяем сформированную проводку:

Операция характеризует образовавшуюся за сотрудником задолженность по Дт сч. 71.01

2. Отчет сотрудника

После проставления даты отчета сотрудника и выбора подотчетного лица, на которое оформляется документ, во вкладке «Авансы» добавляем документ аванса.

Теперь можем распечатывать документ, предварительно проверив его.

Вот так выглядит лицевая сторона авансового отчета:

Согласно документу, у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма 3 400 руб.

А вот такой должна быть оборотная сторона:

Вот и все! Мы выполнили задачу!

Надеюсь, наша шпаргалка поможет Вам при выполнении данной операции на своем рабочем месте.

Как сделать авансовый отчет в 1с Бухгалтерия

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает расходование денежных средств, выданных сотруднику организации (подотчетному лицу) для выполнения служебного поручения (поездки в командировку, закуп ТМЦ, расходы на ГСМ, покупка канцтоваров и.т.д). Предоставляется сотрудником по форме № АО-1 или по форме которая, утверждена организацией.

Авансовый отчет по приобретенным товарно-материальным ценностям (с счетом-фактурой).

С расчетного счета организации ООО «Финанс Групп» перечислены денежные средства Антонову Петру Вячеславовичу, для покупки строительных материалов. Сумма денежных средств составляет 20 000 руб.

Антонов Петр Вячеславович приобрел 15 листов ЛДСП (2800*2070), по цене 1200 руб за шт., на общую сумму 18 000 руб.(НДС в том числе). Предоставил авансовый отчет и СФ, вернул 2000 руб. в кассу организации.

1.Перечисление подотчетных денежных средств сотруднику:

Для отражения данной операции в учете нужно подготовить «Платежное поручение» отправить его в банк, оплатить и выгрузить банковскую выписку в программу. Сформируется документ «Списание с расчетного счета».

Рис. 1 «Платежное поручение»

Рис. 2 «Списание с расчетного счета»

Д 71.01 К51 Перечисление денежных средств с Р/С организации подотчетному лицу в рублях.

2.Предоставление авансового отчета сотрудником:

Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Авансовый отчет»
Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса».

В верхней части документа указываются:

— склад, на который поступят ТМЦ
— организация

В табличной части документа на закладке «Авансы» укажите документ, по которому перечислены/выданы денежные средства сотруднику. Сумма аванса заполнится автоматически.

На закладке «Товары» нужно заполнить все данные по поступившим ТМЦ.

Учет входящего НДС регистрируется при проведении документа «Авансовый отчет»

Рис. 3 «Авансовый отчет, закладка Авансы»

Рис. 4 «Авансовый отчет, закладка Товары»

Д 10.09 К 71.01 Принятие к учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей, поступивших от подотчетного лица в рублях.

Д 19.03. К 71.01 Учет входного НДС

При проведении счета-фактуры полученного будет принят НДС к вычету

Д 68.02 К 19.03 Вычет НДС по материально-производственным запасам

3.Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации:

Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Поступление наличных».

Документ находится в разделе «Банк и касса» — «Кассовые документы», так же данный документ можно создать на основании документа «Авансовый отчет».
В этом случае заполнятся автоматически:
Вид операции: «Возврат от подотчетного лица»

Графа «Основание»: «Внесение остатка по авансовому отчету 00БП-000001 от 28.02.2021»

Рис. 5 «Поступление наличных»

Д 50.01 К 71.01 Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации от подотчетного лица в рублях.

Если сотрудник предоставляет товарный чек без СФ, то на закладке «Товары» не нужно заполнять реквизиты СФ и ставить галочку СФ.

Авансовый отчет по оплате работ (услуг) оформляется аналогично отчету по приобретенным товарно-материальным ценностям. Данные о полученных услугах вносятся на закладке «Прочее» в документе «Авансовый отчет».

Приобретение ГСМ по авансовому отчету
При приобретении ГСМ информация о расходах указывается на закладке «Товары» в документе «Авансовый отчет».

Документ «Авансовый отчет по командировке»
Для учета командировочных расходов в программе есть документ «Авансовый отчет по командировке».

Рис.6 «Авансовый отчет по командировке»

Поле «Аванс» заполняется автоматически, при выборе документа, по которому были выданы денежные средства сотруднику.

При добавлении строк в табличную часть автоматически рассчитывается остаток или перерасход по выданным денежным средствам и отображается под табличной частью.
Из документа «Авансовый отчет» можно создать «Билеты» по которым сотрудник ездил в командировку, переход доступен в нижней части документа по ссылке.

Документ «Авансовый отчет по командировке» формирует следующие движения:

Для просмотра состояния расчетов с подотчетными лицами, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия — образец заполнения по шагам

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

товаров, оборудования и т.п.;
• почтовые расходы;
• приобретение возвратной тары;
• расчеты с поставщиками; .

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» (подробнее как создать РКО в 1С).

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

• мышь оптическую – 200 руб.;
• сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
• заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:

Что видно и в подвале документа:

Выдача денежных средств в 1С подотчетному лицу

Выдача перерасхода оформляется так же «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

После проведения документа можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в 1С:

В нашем случае проводка 26-71.01. Счет учета заполняется на соответствующих вкладках (товары, оплаты, прочее) либо берется по умолчанию из настроек счетов учета.

Наше видео про авансовые отчеты в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

Поддержите нас, расскажите друзьям!

СПРОСИТЕ в комментариях!

У вас ошибка!!
Допустим, что на эту сумму он приобрел:

мышь оптическую – 200 руб.
сделал предоплату поставщику – 600 руб.
заправил машину бензином – 200 руб.
Все эти данные заносим в документ.

А на скриншоте документа рисуете расходы на заправку 300 рублей.
Исправляйте.

Спасибо за прочтение

А данные занесенные на других вкладках? Там три скриншота

Здравствуйте, Кирилл!
Как сделать так, чтобы в авансовом отчете напротив слова «бухгалтер» стояла фамилия сотрудника?

Как сделать чтобы в строке получен аванс выбивались дата и номер расходного ордера( требование гл.бухгалтера)

По умолчанию нельзя такого сделать. Можно попросить что бы любой программист 1с сделал такую доработку — она совсем небольшая.

Добрый день, подскажите, новое предприятие, закупаю технику,канцелярию, из документов только чеки, оплачиваю наличкой, в авансовом отчете мне заносить в графу «товары» или «оплата»?

Если правильно вас понял — это приходуете материалы (товары), которые вы потом будете списывать «в производство».

ну покупаю, потом приходую, потом со склада в производство. а в авансовом отчете то какую графу заполнять?

Добрый день, где отражается по проводкам оплата поставщику?
проводки по а/о д.б.
Дт 41 — Кт 71 — 200 мышь
Дт 60.02 — Кт 71 — 600 аванс
Дт 90.02 — Кт 71 300 бензин
или нет?

Добрый день!Подскажите пожалуйста, вот такой случай…директор за свои деньги все купил и принес чеки в бухгалтерию, как сделать в этом случае авансовый отчет, чтобы была видна задолженность за предприятием…

Добрый день! Просто сделайте обычный авансовый отчет. Задолженность предприятия появится на 71 счете.

Скажите, а могу я эти затраты взять при расчете налога на прибыль?он же еще не выплаченным считается…

Я, к сожалению, программист, а не бухгалтер

Но мне очень кажется что такие затраты попадают в налог на прибыль)

Ой, простите, хочется узнать все и сразу…
Спасибо Вам за помощь…

если Вы оплачиваете расходы директора после получения от него денег — то ав.отчет не оформляется.Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).
Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, — это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.
Это оформляется через сч 73- расчеты по возмещению материального ущерба