Обязательные сроки хранения документов по охране труда
7.3. Охрана труда
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
(1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
а) по месту проведения;
б) в других организациях
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
(1) После истечения срока действия сертификата
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
(1) После закрытия наряда-допуска
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
(1) После закрытия нарядов-допусков
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда
Протоколы результатов обучения по охране труда
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно
а) по месту составления;
б) в других организациях
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:
(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств
Определены сроки хранения документов по охране труда
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
– по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 г.) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 г.);
– в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
– 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
– 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
5) наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
7) документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
– 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
– 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
9) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
10) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
11) журналы и книги учета:
– инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
– профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
12) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
13) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК;
Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
В 2020 году вступает в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
7.3. Охрана труда
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
(1) При вредных и опасных условиях труда -50/75 лет
а) по месту проведения;
б) в других организациях
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
(1) После истечения срока действия сертификата
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
(1) После закрытия наряда-допуска
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
(1) После закрытия нарядов-допусков
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда
Протоколы результатов обучения по охране труда
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно
а) по месту составления;
б) в других организациях
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:
(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;
б) в других организациях
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств
Какие сроки хранения документов по охране труда?
Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.
Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале..
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения. Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.
Итоги
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.
