Образец заполнения акта на списание ГСМ в 2022 году

Учет ГСМ, автотранспорта в Казахстане

У организаций собственников автотранспортных средств регламентированы задачи по выписке путевых листов, товарно-транспортных накладных, учету ГСМ, своя специфика учета шин и аккумуляторов, оценка работы водителей и транспортных средств.

Электронный путевой лист – нововведение, позволяющее значительно ускорить процесс выпуска водителей в рейс, а также бороться с коррупцией. ЭПЛ формируется на платформе 1С. Современное программное обеспечение позволяет выписывать и заполнять документ автоматически.

Автоматизируйте учет ГСМ с помощью решения «1С:Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы». Спрашивайте у менеджеров Первого Бита.

Выписка электронных путевых листов в 2022 году

С 01.06.2021 года в Казахстане в силу должны были вступить Правила организации и эксплуатации единой системы управления транспортными документами. Однако сроки внедрения ЕСУТД были перенесены. Новая дата – 01.01.2022 года.

Несмотря на это, автоматизировать процессы ведения учета путевых листов, транспортных средств, водителей и ГСМ рекомендуется уже сейчас. Список документации, подлежащей регистрации, обработке, учету и хранению в Единой системе управления транспортными документами, утвержден.

Зарегистрироваться и оформлять ТТН и путевые листы в ЕСУТД обязаны физические и юридические лица, ведущие деятельность в области автотранспорта, по нижеуказанным категориям транспортных средств:

По путевым листам

N3 – транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 12 тонн и предназначенный для перевозки грузов;
M3 — транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 5 тонн и предназначенный для перевозки пассажиров, а также имеющий более 8 мест для сидения, без учета места водителя;
М2 — транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу до 5 тонн и предназначенный для перевозки пассажиров, а также имеющий более 8 мест для сидения, без учета места водителя.

N3 — транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 12 тонн и предназначенный для перевозки грузов.

Регистрация в ЕСУТД осуществляется с использованием ЭЦП.

Включите ТТН (Товарно-транспортную накладную) в 1С:Бухгалтерия для Казахстана через доработку в Первом Бите. Ведите учёт движения ТМЗ при их перемещении с участием транспортных средств. Спрашивайте у менеджеров Первого Бита.

Автоматизация выписки путевых листов

«1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» — программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов расчета заработной платы водителей, учета шин и АКБ, учета движения ГСМ, обработки путевых листов. Софт может использоваться в специализированных организациях любых областей деятельности – начиная от служб, предоставляющих транспортные услуги, и заканчивая предприятиями, использующими транспорт в собственных нуждах.

Главные функции ПО:

Автоматическое отражение расходов на зарплату водителей и затрат на ГСМ в бухучете. Доступно распределение расходов по заказчикам транспортных услуг;
Учет покрышек и аккумуляторных батарей;
Расчет заработной платы водителей. Учитываются тарифы, которые можно определить, как для транспорта, так и для конкретного сотрудника. Условия подстановки и системы расчета тарифов устанавливаются формулами, которые можно корректировать на свое усмотрение;
Учет результатов работы водителей (срок простоя в ремонте, ночные смены, выработка времени и т.д.);
Учет результатов работы транспорта по заказчикам и по транспортным средствам (трудовые часы, тонно-километры, пробег и т.д.);
Списание ГСМ в бухучете, оформление Акта на списание ГСМ по итогам расчета нормы затрат ГСМ;
Расчет нормы затрат ГСМ с применением произвольных формул, которые пользователь может задать самостоятельно;
Учет остатков и выдачи, слива, списания ГСМ в резервуарах транспортных средств;
Автоматическое формирование, безошибочное заполнение и обработка путевых листов.

«1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» — не самостоятельная программа. Для использования софта потребуется типовой модуль системы программ «1С: Предприятие 8»: «Управление производственным предприятием для РК» или «Бухгалтерия для РК».

Выписка путевых листов

Для передачи в ЕСУТД в путевые листы необходимо вносить:

Общую информацию о задании для водителя, маршруте движения, сопровождающих гражданах, прицепах, пробеге, показаниях на спидометре, транспортном средстве, самом водителе (-ях).
Дополнительные сведения, предназначенные для вычислений. Например, для расчета износа покрышек и выработки АКБ, расчета зарплаты водителей и норм затрат ГСС.

Список обязательных данных определяется с учетом требований к функционалу.

В «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» для путевых листов предусмотрены печатные формы:

№4С – путевой лист грузового авто;
№4П – путевой лист грузового авто;
№АТ-3 – путевой лист легкового авто.

Помимо имеющихся в программе, в набор поставки включены формы:

УЗТ: Путевой лист легкового авто, предназначенная для печати на листах форматов А4 и А5;
УЗТ: Путевой лист самоходного, стрелкового автомобильного крана.

Формы 2-х сторонние: при значительных объемах печати рекомендуем применять принтер с поддержкой функции «Duplex printing» (автоматическая двусторонняя печать). Перечень зарегистрированных в системе учета путевых листов можно отправить на печать, используя отчет «Журнал учета путевых листов».

Списание горюче-смазочных материалов;
Расчет нормы расхода ГСМ;
Регистрация выдачи горюче-смазочных материалов в заправочной ведомости;
Оформление выдачи ГСМ в путевом листе.

Выданные горюче-смазочные материалы учитываются:

По способам выдачи;
По транспортным средствам;
По маркам ГСМ.

Информация об объеме переданных ГМС фиксируется в документе «Путевой лист» или документе «Заправочная ведомость».

Слив горюче-смазочных материалов необходимо фиксировать в документе «Слив ГСМ с транспортного средства».

Расчет нормы затрат ГСМ осуществляется по произвольным формулам в документе «Путевой лист» с учетом данных о нормах расхода, объемах осуществленных мероприятий (количество технологических операций, время отработки, пробег и т.д.), а также разных коэффициентов, учитывающих особенности эксплуатации транспорта (допустим, увеличение/снижение расхода в то или иное время года.). Формулы расчета могут быть добавлены пользователем. Есть возможность работы с предопределенными формулами.

Списание горюче-смазочных материалов в документе «Путевой лист» или документе «Списание ГСМ» проводится на основании рассчитанной нормы затрат ГСМ.

Для учета реального наличия горюче-смазочных материалов в баках транспорта, применяется документ «Акт замера ГСМ в баках».

Отчеты дают возможность точного анализа остатков и движения горюче-смазочных материалов. В бухучете будут отражаться данные о движении (списании, сливе, выдаче) ГСМ.

Для списания ГСМ без оформления путевых листов предусмотрен документ «Списание ГСМ».

Для указания в системе учета итогов замера остатков горюче-смазочных материалов в баках транспорта, используется документ «Акт замера ГСМ в баках».

При излишках или недостаче ГСМ необходимо оформлять документ «Оприходование ТМЗ» или «Списание ТМЗ» соответственно.

В ПО есть несколько специализированных отчетов, предназначенных для оценки количества остатков ГСМ в баках и движения горюче-смазочных материалов. Допустим, документ «Акт на списание ГСМ» применяется для вывода информации о движении и остатках ГСМ с расшифровкой значений показателей, которые применялись при расчете нормы затрат.

Учет результатов работы водителей и транспортных средств

Программа позволяет вести учет результатов работы водителей и транспортных средств по произвольным критериям оценки (количество поездок, отработанные часы, пробег и другие). Сведения можно использовать в разных целях:

Начисления выработки основному средству с производственным методом расчета амортизации;
Расчет зарплаты водителей;
Расчет цены предоставленных услуг при формировании счета клиенту и т.д.

Проводимые автоматически вычисления – быстрые и безошибочные.

Учет шин и аккумуляторов

Учет аккумуляторных батарей и покрышек, установленных на транспорт, осуществляется по серийным номерам. Для отражения в учете процедур монтажа и демонтажа элементов применяется документ «Ремонтный лист транспортного средства». В него можно внести данные о техническом состоянии, износе на время монтажа и демонтажа, месте установки комплектующего элемента.

Регистрировать износ АКБ и шин можно с помощью системы регистрации выработки транспорта документом «Путевой лист». То есть, выработка транспорта по умолчанию может относиться к элементам, установленным на этом конкретном транспортном средстве.

Отчетная форма «Остатки комплектующих на транспортных средствах» предоставляет актуальные данные о наличии и степени износа элементов, установленных на транспортных средствах.

Отчеты «Карточка учета аккумулятора» и «Карточка учета автопокрышки» предусмотрены для демонстрации истории работы элемента: на какой транспорт и когда монтировались изделия, выработка с даты использования и за общий срок эксплуатации на транспортном средстве, и т.д.

Расчет зарплаты водителей

Модуль расчета заработной платы водителей предоставляет расширенные возможности. В первую очередь, при определении зарплаты водителей. Расчеты могут выполняться с учетом тарифов, определенных для транспортных средств.

Разберем на примере: организация начисляет зарплату водителям по тарифным планам, определяемым с учетом того, на каком транспорте работает сотрудник. Перемещение водителей с одного транспорта на иное транспортное средство может проводиться как ежемесячно, так и ежедневно. При смене транспорта, тарифный план водителя изменяется, и расчет зарплаты нужно осуществлять, учитывая изменение тарифа.

В модулях «Управление производственным предприятием для РК» и «Бухгалтерия для РК» используется типовая система расчета зарплаты. Для изменения тарифного плана нужно оформить кадровый приказ на изменение тарифа или перемещения. Однако перемещения могут быть регулярными, что создает проблемы с оформлением кадровой документации.

Автоматизировать расчет начисления по тарифным планам, которые зависят от транспорта, в программе «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» и модуле расчета заработной платы водителей можно более совершенным способом: отработанные часы водителей регистрируются в ремонтных и путевых листах. И так как документы оформляются на определенный транспорт, данные о выработке фиксируются в разрезе транспортных средств.

Отчет «Расчет зарплаты водителей» предназначен для расчета начислений в разрезе транспортных средств. Вместе с тем рабочее время для расчета устанавливается по выработке водителей, зафиксированной в путевых листах.

Тарифные планы для расчета можно определять:

Для транспорта – в информации о транспортном средстве в табличной части «Тарифы для расчета зарплаты»;
Для водителя – в категории кадрового учета, предположим, отчетом «Прием на работу в организацию».

Расчеты проводятся по формулам, которые можно скорректировать на свое усмотрение. Вычисления станут осуществляться в соответствии с математическими правилами. В формуле может предусматриваться любое число параметров. В формулу можно включить выработку, тарифы транспортных средств, тарифы кадрового учета.

Для расчета начислений предназначен документ «Расчет зарплаты водителей». Часть с таблицей может быть оформлена автоматически. Достаточно нажать на клавишу «Автозаполнение». Возможно введение информации вручную. Автоматически отчет может оформляться сотрудниками всего предприятия или конкретного подразделения компании. Кроме того, можно определить отбор по сфере работ, при условии, что в путевых листах по ним ведется учет.

При ведении учета затрат по участкам работы (в настройках параметров учета задается признак ведения учета по участкам), для каждого отдельного участка работ, на котором трудился водитель, можно оформить собственную строку расчета. Если у участка работ есть подразделение, в меню «Счета учета затрат на транспортные средства» имеется счет и другая аналитика по расходам, система станет автоматически оформлять реквизит «Отражение в бухучете». Если подходящего метода отображения в бухучете отыскать не получается, система автоматически создает новый способ (при наличии у пользователя соответствующих прав). Это позволяет отнести затраты на заработную плату на те подразделения, которым установлен в соответствие участок работ.

Документ «Начисление зарплаты работникам организации» формируется для демонстрации рассчитанных начислений в системе расчета заработной платы основной конфигурации. Документ может вестись автоматически, и оформляться нажатием на клавишу «Оформить документ».

Как правильно составить и оформить акт на списание ГСМ в 2021 году

Во множестве организаций на балансе содержатся разные транспортные средства и водители. Это порождает отдельную категорию расходов, таких как покупка смазочных и горючих материалов. Понятие «Горючие и смазочные материалы» включает в себя:

Бензин;
Масло;
Тормозную и прочие жидкости, необходимые для функционирования техники.

На предприятиях нередко приходится оформлять разную документацию, включая ту, что связана с ГСМ. Одним из самых ярких примеров таких документов служит акт на списание ГСМ.

Форма документа

В законодательстве нет требования о необходимости оформления акта в соответствии с определенной формой. Допустимо его составление в свободном стиле, но в действительности у многих для данной цели разработаны специальные шаблоны. Такой шаблон разрабатывается силами организации и отображен в ее учетной политике.

Вне зависимости от шаблона, в документе всегда присутствуют такие сведения:

Наименование документа;
Дата и место оформления;
Информация об организации;
Хозяйственные операции, на которые пришелся расход материалов;
Единицы израсходованных материалов и их стоимость;
Должностные лица;
Подписи ответственных сотрудников.

Для чего может потребоваться акт на списание ГСМ?

Главными причинами составления этого акта выступают налоговый и бухгалтерский учеты организации. Он позволяет производить расчет затрат, потребовавшихся на покупку расходных материалов для транспорта. Эти затраты вычитают из прибыли, благодаря чему понижается сумма общего налога.

Стоит отметить, что для правильного списания горючих и смазочных материалов помимо акта потребуется еще и путевой лист, получаемый водителем перед отправкой в рейс. Данный документ содержит в себе всевозможные сведения о рейсе: время, протяженность в километрах, вынужденные и запланированные остановки. Путевой лист прилагается к акту и используется для точного установления расходов материалов.

Обычно расчетами занимается бухгалтерский отдел. Именно туда водители сдают свои путевые листы. Благодаря этому руководство предприятия может тщательнее контролировать расходование ГСМ. Это необходимо для разумного применения горючих и смазочных материалов, а также для предотвращения их неоправданных затрат.

Какой сотрудник отвечает за составление акта?

Работника, чья обязанность — это внос информации в документ, назначает руководитель. В большинстве случаев таким работником выступает главный бухгалтер. Также составлять акт может и сотрудник логистического отдела, несущий ответственность за все затраты организации.

В крупных корпорациях составление акта о списании ГСМ возлагается на специально назначенных работников. На таких предприятиях у управленца есть право выбрать, кому именно будет доверена данная процедура.

Утверждение комиссией

Как и в случае с любым другим имуществом, числящимся за компанией, первым этапом процедуры списания ГСМ служит создание специальной комиссии. Она должна состоять по меньшей мере из трех человек, назначаемых директором посредством соответствующего приказа. Как правило, эти люди являются представителями разных отделений. Одним из них обязательно должен быть работник, несущий материальную ответственность за списываемое имущество. Весьма желательно, чтобы руководитель назначил и председателя комиссии.

После получения на руки всех требуемых документов члены проверяющей группы приступают к сверке расходов. Для этого они используют определенные нормы, закрепленные уставом организации. Стоит отметить, что такие нормы могут различаться для разных видов транспорта. Каждую из них утверждают отдельно. Если есть необходимость, комиссия осуществит контрольный выезд, чтобы как можно более точно установить фактические затраты горючих и смазочных материалов.

В небольших компаниях, относящихся к малому бизнесу, для выполнения списания материалов создавать комиссию совершенно необязательно. Директор может и сам оформить списание, заполнив соответствующий акт.

Для каждого транспортного средства предусмотрены свои нормы. Приняв их во внимание, ответственные лица рассчитывают количество горючих и смазочных материалов, расходующееся на конкретном расстоянии. Составление таких норм происходило с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и прочих факторов, при которых осуществляли эксплуатацию. Как правило, эти нормы используют в бюджетных учреждениях и организациях, выплачивающих налоги по общей системе.

Следует заметить, что у управляющих есть право корректирования норм в определенных пределах. В этом случае прибегают к понижающим либо повышающим коэффициентам. Корректирование может потребоваться, чтобы получить достоверные сведения при нестандартных ситуациях. Например, частые остановки, предусмотренные маршрутом, приводят к большему расходованию топлива. То же самое можно наблюдать и в зимний сезон.

Правила составления акт на списание ГСМ в 2021-м году

Выше уже было указано, что нет никакого унифицированного бланка для составления данного акта. При этом большинство организаций отказываются оформлять документ в свободной форме ввиду неудобства. Вместо этого они отдают предпочтение созданию своих шаблонов.

Заполнение документа в основном осуществляется на компьютере. Вместе с тем никто не запрещает вносить сведения от руки. В данном случае надо лишь позаботиться о читабельности текста. Нужно постараться, чтобы почерк был как можно более разборчив.

Необходимо помнить, что внесение недостоверной информации может повлечь за собой серьезные неприятности. Причем проблемы могут быть не только у работника, занимавшегося оформлением документа, но и у ответственных лиц. При наличии в акте ложных сведений, надзорные органы вправе применить санкции как к самому предприятию, так и к его владельцу.

Процедура составления акта по этапам

В углу страницы должно быть утверждение, указывающее на то, что на списание было дано разрешение руководителя. Здесь же нужно указать данные управленца, наименование организации и дату составления;
Сверху должно быть прописано наименование документа;
Далее должны быть перечислены члены проверяющей группы. Если директор назначил председателя, это тоже необходимо отобразить в документе. Помимо фамилий членов комиссии надо указать и их должности;
Отметка, из-за чего списываются горюче-смазочные материалы. К примеру, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». В этом же месте следует указать период пользования техникой, так как за него и будет происходить списание. Вместе с маркой транспортного средства надо указать и его государственный номер.

Далее необходимо внести всю информацию о списываемых материалах. Можно описывать каждый расходник с новой строки, но для большего удобства лучше прибегнуть к таблице. В первом столбике должны быть указаны списываемые материалы, а в остальных — норма и фактические затраты ГСМ вместе с их стоимостью. Кроме того, необходимо проставить отметку об экономии (если она была) и указать сведения о расстоянии, которое проехал транспорт.

В некоторых случаях определенные строки можно оставить незаполненными. При этом нужно учесть, что ввиду вероятности незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений в этих строках совершенно пустыми их оставлять опасно. Вместо этого желательно поставить там прочерки.

Под таблицей необходимо указать причину затрат горючих и смазочных материалов. В большинстве случаев в качестве причины списания данных материалов выступают нужды предприятия. Как уже было сказано выше, к акту нужно приложить путевой лист, о котором тоже надо упомянуть. Далее вносят каждый прилагаемый документ. Если таковых несколько, то вписывать их нужно по дате выдачи.

Финальным этапом оформления акта на списание ГСМ служит проставление автографов членами проверяющей группы. При этом нужно учесть, что если будет отсутствовать хотя бы одна подпись, данный документ сочтут недействительным. Еще подпись с расшифровкой должна быть поставлена водителем. Это послужит подтверждением, что вся приведенная в документе информация является верной.

Как составить отчет по расходу топлива

Отчет по ГСМ — это ведомость, которая необходима для учета движения горючего за определенный период. Документ ведут в организациях, использующих в работе автотранспорт и механизмы.

Для кого обязателен отчет

Логично, что вести основной отчет с топливом обязаны те организации, на балансе которых есть автотранспорт и другие машины и механизмы. Среди них предприятия, где:

использование авто является основным видом деятельности (перевозка грузов и людей);
автомобили присутствуют для служебных или управленческих целей.

Для таких организаций важно правильно составлять специальную отчетность, чтобы получить возможность списать израсходованное горючее. Это позволяет контролировать оборот и остатки топлива в компании за конкретный период. С начала составляют путевые листы, затем периодически (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно) формируют отчетность. Насколько часто, зависит от видов деятельности компании. По итогу издают акт о списании топлива.

Кто и на основании чего его составляет

В организации самостоятельно решают вопрос, кто делает материальный отчет по бензину, — обычно эта функция возлагается на материально ответственных за горючее: водителей, механиков, начальников транспортного отдела. Они обязаны вести документы по ГСМ. Компания предоставляет водителям топливные карты, в которых обозначают все затраты бензина. Выдают горючее по путевым листам, в них расписывается бухгалтер, а в ведомостях — водитель. В них отмечают следующие сведения:

время, которое водитель находился за рулем;
цели поездки;
объемы бензина, которые он за это время израсходовал;
состояние автомобиля.

Материально ответственный сотрудник формирует отчет о работе автомобиля за месяц на основании первичных документов бухучета:

ведомости выдачи ГСМ и топлива;
карточки учета расходов;
талонов (если ГСМ приобретается по безналичному расчету);
чеков АЗС (если водитель оплачивает бензин наличными);
товарных и товарно-транспортных накладных;
актов о списании горючего и др.

Руководство компании утверждает периодичность отчетности в зависимости от специфики деятельности. Например, путевые листы необязательно оформлять ежедневно или еженедельно. Если организация не относится к транспортным, то вправе установить периодичность самостоятельно — ежеквартально или ежемесячно.

Ответственный сотрудник составляет документ, подписывает и отдает в бухгалтерию. К нему обязательно прикладывает первичные бумаги, в которых отмечены поступления и затраты ГСМ. Всю информацию в поступающих актах проверяет бухгалтер и отражает их в учете.

Контролирующие инспекторы обычно проверяют, обоснованы ли затраты налогоплательщика. В связи с этим необходимо подтвердить, что затраты на ГСМ имеют прямое или косвенное отношение к заработкам компании. На основании п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы допустимо учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Когда бухгалтеры формируют отчетность, важно не забывать, что компании обязаны подавать рапорты не только в налоговую, внебюджетные фонды и отраслевые органы. Немалую долю составляет статистическая отчетность. Ее необходимо подавать в Росстат вовремя, в определенный законодательством срок. Наряду с другими одна из обязательных форм, которую необходимо сдавать по итогам года, это форма № 4-ТЭР — об использовании топливно-энергетических ресурсов.

Учтите, подавать ее необходимо только в электронном виде, исключение — субъекты малого и среднего бизнеса, которым продлили возможность сдавать документы на бумаге до конца года. Например, если представитель малого бизнеса составил отчет на бумаге или подал через gks.ru отчет по бензину на апрель 2021 г., то это обоснованно. Но если такой документ этот субъект МСП подаст в 2022 г., то только в электронном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполняется

Унифицированного бланка не существует. Но обычно за основу берут форму, которая была утверждена Инструкцией Госкомнефтепродукта СССР № 06/21-8-446 от 15.08.1985. Нормативный акт до сих пор действующий. Во многих организациях разрабатывают бланки, переиздают, дорабатывают с учетом специфики отрасли или предприятия, но суть остается аналогичной.

В шапке отчета по расходу топлива указывают название компании и отчетный период, порядковый номер ведомости, название вида ГСМ, дату, фамилию и имя ответственного лица. Затем основные сведения формируют в виде таблицы. В ней указывают следующие графы:

модель и номер авто;
реквизиты путевых листов;
фамилию и имя водителя, его табельный номер;
вид и марку ГСМ;
количество выданного нефтепродукта в литрах цифрами и прописью;
расход и остаток каждого вида ГСМ на начало и конец месяца;
пробег автомобиля за месяц и показатели спидометра (на начало и конец отчетного периода).

Подписывает документ сотрудник, занимающийся выдачей ГСМ, и должностное лицо, контролирующее указанную информацию. Затем документ заверяет глава компании, и проставляется печать.

Образцы

Вот основные примеры отчета за ГСМ за месяц — бланк и заполненный образец. Так выглядит образец документа по расходу горючего:

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
спецжидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Как списывать ГСМ по путевым листам

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Внимание! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевые листы заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали здесь.

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. здесь.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Порядок списания ГСМ в бухучете

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

Важно! Метод списания по себестоимости каждой единицы в отношении ГСМ не применяется.

Самый распространенный и простой способ списания, применяемый бухгалтерами, — по средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующим образом:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Используемую на предприятии методику необходимо прописать в учетной политике.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.