Образец протокола заседания инвентаризационной

Организация проведения инвентаризации имущества (II часть)

Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества.

II этап. Непосредственное проведение инвентаризации.

Методика проведения инвентаризации определяется спецификой деятельности предприятия. Например, инвентаризация незавершенного производства заключается в определении заделов, агрегатов. Сама методика инвентаризации зависит от технологических процессов производства, вида незавершенного производства.

Так, на предприятиях цветной металлургии (п.144 Методических указаний по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на предприятиях цветной металлургии, утв. Роскомметаллургией от 07.12.1993 г.) в статье «незавершенное производство» на начало и конец месяца (квартала) показывается стоимость не законченной обработкой продукции и полуфабрикатов, подлежащих доработке в цехе, изготовляющем их, а также продукции и полуфабрикатов, хотя и законченных обработкой, но не принятых отделом технического контроля (ведомственной инспекцией) или не сданных на склад.

На рудниках в состав незавершенного производства входят затраты на остаток невзорванных буровых скважин, включая остаток взрывчатых веществ в них и остаток отбитой руды и блоках (магазинах).

Незавершенное производство оценивается:

металл в чушках и слитках во время остывания и проведения анализа и другая продукция, не принятая ОТК и не сданная на склад (на всех металлургических заводах), а также кондиционный концентрат, не принятый ОТК из-за отсутствия лабораторных анализов (на обогатительных фабриках) — по производственной себестоимости за вычетом потерь от брака;

руда в магазинах, не выданная на поверхность, — по годовой плановой себестоимости, установленной из затрат, необходимых для проведения буровых и взрывных работ по отбойке руды.

В этом случае инвентаризация проводится в несколько этапов – снятие натуральных остатков, затем – технические расчеты по методике оценки НЗП (с учетом процента готовности), установленными отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

По каждому цеху, переделу, участку составляются отдельные инвентаризационные описи, в которых указываются: процент (стадия) готовности, количество, объем.

Проще инвентаризировать остатки ТМЦ, товаров на складах. В основном, пересчет товаров осуществляется вручную. Однако в последнее время, особенно в торговых компаниях, процесс инвентаризации полностью автоматизируют. Такая автоматизированная инвентаризация достигается с помощью специального терминала сбора данных (ТСД), который связан с данными учетной системы.

Такая технология возможна при условии применения штрих-кодирования товаров. Устройства ТСД позволяют сканировать коды товаров с последующей идентификации их в учете.

Важно!

При любом методе инвентаризации перед ее началом необходимо получить с материально ответственного лица расписку, образец которой приведен ниже.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

___________ ___________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

III этап. Документальное оформление результатов проведенной инвентаризации.

На этом этапе составляется протокол заседания рабочей комиссии, инвентаризационные и сличительные ведомости.

Образец протокола заседания рабочей комиссии приведен ниже.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЮТИК»

ПРОТОКОЛ

заседания рабочей инвентаризационной комиссии АО «Лютик»

«16» февраля 2016 г.

г.Москва №57

Слушали: Доклад инвентаризационных комиссий о результатах инвентаризации.

В соответствии с распоряжением АО «Лютик» от 27.12.2015 г. №56 «О создании цеховых рабочих комиссий для проведения инвентаризации имущества» и на основании приказа АО «Лютик» от 26.12.2015 г. №55 «О проведении инвентаризации имущества АО «Лютик» в целях обеспечения достоверности данных учета и правильного отражения в бухгалтерской отчетности фактического наличия имущества инвентаризация по состоянию на 31.12.2015 г.

По учетным данным по состоянию на 31.12.2015 г. на балансе АО «Лютик» числятся:

1. Балансовые счета. Основные средства:

2. Забалансовые счета.

• по цеху №1 выявлено излишек на сумму 5 000 рублей, недостач на сумму 2 000 рублей;

• по цеху №2 выявлено излишек на сумму 3 000 рублей;

• по цеху №3 выявлено излишков на сумму 2 000 рублей;

• по цеху №4 выявлено излишек на сумму 1 000 рублей, недостач на сумму 4 000 рублей;

• по цеху №7 выявлено излишек на сумму 5 000 рублей;

• по цеху №9 выявлено излишек на сумму 44 000 рублей;

• по административно-хозяйственному отделу выявлено излишек на сумму 40 000 рублей;

IV этап. Отражение результатов инвентаризации в учете.

Данный этап является заключительным и касается работников бухгалтерской службы. В случае отсутствия излишек и (или) недостач никакие бухгалтерские записи на счетах учета не проводятся.

Протокол инвентаризации — фиксируем результаты (2020-2021)

Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.

Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.

Содержание и образец заполнения протокола инвентаризации

Типовая форма протокола не утверждена, поэтому каждое предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом общих требований, предъявляемых к делопроизводству. Для того чтобы документ мог объективно отражать результаты инвентаризации и принятые решения, он должен содержать следующую основную информацию:

1. Наименование компании.
2. Дата и место проведения проверки (населенный пункт).
3. Структурное подразделение, в котором проводилась инвентаризация.
4. Состав комиссии.
5. Проведенные в ходе проверки мероприятия.
6. Итоги проверки.
7. Перечень нарушений, если они обнаружены.
8. Виновные лица, если они установлены.
9. Предложение рабочей группы по результатам проверки.
10. Перечень выступивших на заседании лиц и содержание их выступлений.
11. Принятые решения по всем вопросам.

Образец протокола по результатам инвентаризации можно скачать в самом начале статьи.

Протокол подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. В случае необходимости к нему прилагаются документы: объяснения ответственных лиц, решения государственных органов и т. п.

Решения по итогам проведения инвентаризации

Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.

1. Нарушений не установлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
2. Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если есть ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же найти виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
3. Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
4. Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.

При обнаружении любых отклонений фактических данных от учетных должны быть получены объяснения ответственных лиц.

Итоги инвентаризации подводятся на заседании комиссии. Образец протокола проведения инвентаризации не утвержден и может быть разработан компанией самостоятельно, так, чтобы отразить все существенные аспекты проведенной проверки. Протокол должен обязательно содержать в себе решения по выявленным в ходе проверки отклонениям.

Протокол инвентаризационной комиссии (образец)

Одним из важнейших этапов инвентаризации является заключительный – подведение итогов и документальное оформление ее результатов. Методика проведения инвентаризаций приведена в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Так, сведения о фактическом наличии имущества в ходе проведения проверки вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Для каждого вида (группы) имущества (например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и т.д.) стоит предусмотреть свою форму описи или акта, или воспользоваться унифицированными образцами. Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между фактическим наличием и данными, которые содержатся в документах учета, их необходимо отразить в сличительных ведомостях.

После завершения инвентаризации, как правило, проходит заседание комиссии, в ходе которого целесообразно оформить протокол заседания инвентаризационной комиссии, образец которого вы найдете в конце данной статьи. Давайте разберемся, обязательно ли заполнять этот документ, как его правильно составить и какую информацию в нем отразить.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии (образец)

Зачем составлять протокол по итогам проведенной инвентаризации? Завершив инвентаризацию, комиссия анализирует выявленные расхождения и недостатки, предлагает схемы их устранения и оптимизации рабочего процесса. В протокол заседания инвентаризационной комиссии стоит включить выводы по итогам проведенных мероприятий, предложения по результатам проверки.

Стоит отметить, что протокол инвентаризационной комиссии (образец мы приведем в конце статьи) составлять не обязательно, решение о его заполнении остается на усмотрение руководителя. Если в описях и актах инвентаризации отражаются сведения о фактическом наличии имущества и обязательствах, то протокол инвентаризационной комиссии – это сводный документ, который подводит итоги работы комиссии, содержит анализ полученных данных, выводы и предложения (например, если выявлена недостача – были ли получены объяснения материально-ответственно лица, кого признали виновным в недостаче и т.д.).

Итог проведенной инвентаризации целесообразно зафиксировать в протоколе, хотя его отсутствие не повлечет для компании негативных последствий. Однако, при наличии недостач протокол может стать важным документом, доказывающим правомерность взыскания ущерба с виновных.

Единая форма документа не установлена, протокол инвентаризации можно составить самостоятельно. В протоколе стоит отразить следующую информацию:

• Название предприятия, на котором проводилась инвентаризация;
• Дата заполнения протокола;
• Протокол инвентаризационной комиссии содержит состав членов комиссии с указанием занимаемых должностей и ФИО;
• Итоги проведения инвентаризации: выявлены ли недостачи, излишки;
• В случае выявления недостач необходимо зафиксировать в протоколе были ли истребованы письменные объяснения с материально-ответственных лиц, к каким выводам относительно виновности пришла комиссия и т.д.;
• Протокол инвентаризации в заключительной части отражает выводы комиссии по итогам проведения проверки, предложения о мерах, которые необходимо принять для устранения негативных последствий.

Протокол подписывается всеми членами комиссии. Конечно, в зависимости от итогов проведения инвентаризации и выявленных в процессе проверки проблем, содержание основной части документа, а также ее объем, будет отличаться. Пример протокола инвентаризационной комиссии приведен ниже – вы можете воспользоваться им при составлении своего документа. Не стоит делать протокол слишком объемным – документ должен отражать установленные факты излишков/недостач, их причины, пути преодоления выявленных недостатков и т.п.

Подписанный протокол передается руководителю компании, который с учетом мнения комиссии принимает окончательное решение по итогам проведенной инвентаризации.

Оформление протокола инвентаризационной комиссии в 7 шагах

Протокол заседания инвентаризационной комиссии составляется на заключительном этапе проведения инвентаризации, после проведения пересчета и подведения итогов. В статье рассказано об основных этапах контроля и дан образец протокола инвентаризационной комиссии.

Создание документа и его отражение в учетной политике

Основным документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств компании, а также порядок оформления ее результатов, является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методуказаний по инвентаризации». Следует отметить, что форма протокола законодательно не утверждена, обязанность по ее составлению Методическими указаниями не закреплена, поэтому решение об оформлении итогового документа работы инвентаризационной комиссии (далее — ИК) предприятию необходимо закрепить в учетной политике, а также самостоятельно разработать образец протокола инвентаризации с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Приведем фрагмент учетной политики, касающийся протокола заседания ИК:

«По итогам инвентаризации инвентаризационная комиссия на заседании проводит анализ выявленных в ходе проверки расхождений, а также предлагает способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом».

Также в учетной политике предприятия необходимо указать, в течение какого времени с момента получения сличительных ведомостей проводится собрание ИК, и каковы сроки оформления приказа руководителя об утверждении результатов контрольных мероприятий.

Работа инвентаризационной комиссии

После того как проверка фактического наличия имущества организации произведена, инвентаризационные описи и акты заполнены, — все материалы передаются для дальнейшего рассмотрения членам ИК. Заседание ИК оформляется протоколом, в котором необходимо указать следующую информацию:

1. Результат инвентаризации — это может быть как излишек, так и недостача. При отсутствии недостач и излишка этот факт также фиксируется.
2. Указать основные причины выявленных излишек и недостач (естественная убыль, пересортица, хищение и т. д.).
3. Заключение ИК.
4. План мероприятий по устранению выявленных недостатков и упущений.

По итогам годовой проверки фиксируются суммы оценочных резервов (например, резерва по сомнительным долгам, резерва под снижение стоимости материально-производственных запасов и т. д.).

Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии

Алгоритм действий

Рассмотрим процедуру в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Составьте протокол заседания.

Шаг 2. Напомните членам рабочей группы, что они несут ответственность за точность и достоверность всех данных, а также корректность оформления документации.

Шаг 3. Подпишите составленный документ у всех членов ИК, начиная с ее председателя.

Шаг 4. Передайте подписанный документ на рассмотрение руководителю предприятия.

Шаг 5. Ждите решения руководителя, которое будет составлено в ответ на факты расхождений, выявленные при проведении инвентаризации.

Шаг 6. Передайте все материалы работы ИК в бухгалтерскую службу предприятия (результаты проверки отражаются в учете и отчетности компании на основании приказа руководителя предприятия).

Как составить протокол заседания инвентаризационной комиссии

Протокол заседания инвентаризационной комиссии — это документ, которым уполномоченная группа сотрудников организации резюмирует проведенную инвентаризацию. Документ составляется на основании описей и пояснений, полученных от ответственных лиц.

Нормативное регулирование

Когда составляется протокол

Протокол ИК завершает и подытоживает проведенную инвентаризацию. Он составляется на заседании ИК, на котором ее члены рассматривают инвентаризационные описи, анализируют результаты проведенного мероприятия, причины выявленных несоответствий, берут объяснения с ответственных лиц и формируют итоговое мнение о том, кто является виновным в выявленных несоответствиях, каким образом возмещать недостачи и как распорядиться выявленными излишками.

Как работает ИК

Порядок проведения инвентаризации урегулирован Методическими рекомендациями, которые утверждены приказом Минфина №49 от 13.06.1995.

Схема работы ИК состоит из следующих этапов:

• формирование — ИК формируется приказом, который издает и подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо;
• проведение проверки наличия ценностей, фиксация результатов в описях и сверка полученных данных с теми, что заявлены в документах организации; если выявлено больше, чем заявлено в документах, фиксируется излишек, если меньше — недостача;
• проведение итогового заседания ИК, на котором рассматриваются инвентаризационные описи, анализируются полученные результаты; итоги заседания оформляются в письменном виде, этот документ утверждает руководитель компании.

Приведем образец заполнения заключения комиссии в инвентаризационной описи:

Что отражают в протоколе

Перечень того, что писать в заключении инвентаризационной комиссии, следующий:

• наименование организации;
• состав ИК с указанием должностей ее членов и председателя;
• итоги: соответствует или не соответствует результат заявленному в официальных документах, имеются ли недостачи или излишки;
• при выявлении недостатков или излишков фиксируется факт запроса объяснений у ответственного лица и содержание объяснений, если ИК таковые получила;
• выводы и принятые решения, в том числе необходимо утвердить недостаток или излишек и возложить ответственность на определенное лицо.

Образец протокола

Образец заключения комиссии по инвентаризации основных средств:

Протокол инвентаризации основных средств

Комиссией в составе:

1. Заместителя директора Иванова И. И. — председатель.
2. Бухгалтера Петровой П. П.
3. Менеджера Сидорова С. С.
4. Младшего менеджера Константинова К. К.

1. Начальника склада Раскольникова Р. Р.

Произведена инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении у: Начальника склада Раскольникова Р. Р.

В результате проведенной проверки установлено:

Недостача в размере 10 000 рублей 00 копеек.

Объяснения ответственного: От дачи объяснений отказался.

По итогам инвентаризации принято решение: Утвердить недостачу в сумме 10 000 рублей 00 копеек. Признать начальника склада Раскольникова Р. Р. виновным в выявленной недостаче. Возместить согласен.

Акт составлен в 3 экземплярах: Первый экземпляр — для приобщения в дело.