Образец письма о смене реквизитов организации

Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации

Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

1. Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
2. В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
3. Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:

1. Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
2. Аналогичные сведения о компании-получателе.
3. Информация о месте и времени составления документа.
4. Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
5. Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
6. Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:

1. Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
2. Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
3. Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Как составить письмо о смене банковских реквизитов организации — образец

Бизнесмены вправе в любой момент поменять банк, в котором у них открыт счет или оформить несколько счетов в разных банках. Кого нужно известить об изменении платежных реквизитов? Как оформить такое сообщение? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы и готовый образец письма о смене банковских реквизитов.

Кого известить о смене банковских реквизитов

Если вы открыли или закрыли расчетный счет на территории России, извещать об этом налоговые органы, ПФР и ФСС не нужно: такая обязанность с мая 2014 года снята с бизнесменов и возложена на банки (абз. 2 п. 1 ст. 86 НК РФ, Письмо ФНС от 08.05.2014 № СА-4-14/8901).

Если счет открыт (закрыт) в банках, расположенных за пределами РФ, в течение месяца требуется сообщить об этом в налоговый орган (ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). Форма уведомления утверждена Приказом ФНС от 24.04.2020 № ЕД-7-14/272@.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец уведомления об открытии (закрытии) счета (вклада) в банке, расположенном за пределами России — это бесплатно.

При этом банки не обязаны извещать ваших партнеров (контрагентов, заказчиков и т. д.) об открытии (закрытии) счетов. Это должны сделать вы сами, иначе деньги поступят на нерабочий счет и зависнут на внутрибанковских счетах. И плательщик в этом не виноват, так как свои платежные обязательства он выполнил.

Как оформить письмо партнерам о смене банковских реквизитов, расскажем далее.

Форма письма

Письмо о смене реквизитов банка компании относится к категории писем-извещений официальной деловой переписки. Такое письмо выполняет информационную функцию и не требует ответа от получателей.

Унифицированной формы для письма нет, поэтому оформляется оно по принятым в компании правилам с учетом требований к деловой переписке.

Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, как на бумажных, так и электронных носителях, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт… Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Как составить текст письма

Письмо о смене банковских реквизитов включает:

• реквизиты отправителя: наименование, адрес, номер телефона, ФИО руководителя (иного уполномоченного лица);
• данные получателя: наименование, адрес, номер телефона (факса, электронной почты);
• исходящий регистрационный номер, место и дата составления письма;
• основной текст письма — сообщение о смене банковских реквизитов, новые платежные реквизиты, дата начала их применения и иная сопутствующая информация;
• подпись руководителя (иного уполномоченного лица).

Компания может проставить на деловом письме печать, если она применяется и принято заверять деловые письма таким образом.

Образец письма о смене банковских реквизитов

Деловые письма принято оформлять на фирменном бланке компании. Письмо может быть обращено одновременно к нескольким адресатам или к конкретному лицу (контрагенту, заказчику и т.д.).

Образец письма для массовой рассылки:

Если письма о смене банковских реквизитов составляются в индивидуальном порядке (в адрес контрагентов поименно), в заголовочной части письма указывается наименование и адрес получателя. Основной текст письма остается без изменений.

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – это вид деловой корреспонденции, применяемый достаточно широко. Согласно ст. 165.1 Гражданского Кодекса РФ, данный документ относится к юридически значимым сообщениям.

Что относится к реквизитам

Все реквизиты, имеющиеся у компании, принято делить на две группы – общие и банковские.

Общие

• название компании;
• ее организационно-правовую форму;
• ИНН/КПП;
• ОГРН;
• почтовый, юридический и фактический адреса;
• информацию о руководителе.

Банковские

• наименовании банка, в котором открыт счет компании;
• его БИКе;
• его корреспондентском счете;
• номере расчетного счета компании.

А вот при изменениях банковских реквизитов необходимо написать письмо-уведомление.

Кому писать о смене реквизитов

Данный документ официально уведомляет контрагентов (партнеров, клиентов, заказчиков), банки, кредиторов и дебиторов, государственные органы и контролирующие структуры о смене тех или иных реквизитов компании. Исключением является территориальная налоговая служба. Согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014, эта обязанность возложена на банки.

Что же касается остальных получателей, то их уведомление является практически обязательным, так как подобная процедура прописана в абсолютном большинстве договоров. Главное, сделать это заблаговременно, чтобы не столкнуться с потерей важных документов или денежных средств, которые были отправлены по предыдущим адресам и расчетным счетам.

Необходимо также учитывать, что осуществляя отправку по последним из имеющимся у контрагента реквизитам, он абсолютно прав с юридической точки зрения, и, соответственно, не несет ответственности за пропажу отправления. Так что шансы отсудить что-либо обратно равны нулю.

Скачать бланки

Образец заполнения письма о смене реквизитов

Кто составляет письмо о смене реквизитов компании

Как правило, составлением писем-уведомлений о смене реквизитов компании занимается юридический отдел, но эту функцию могут выполнять как секретарь, так и сотрудники, имеющие прямые контакты с соответствующими контрагентами. Важно только, чтобы все они имели представление о том, по каким принципам составляется деловая корреспонденция.

Правила составления

Как уже говорилось ранее, письмо об изменении реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. Тем не менее, законодатели не установили строгой единой формы для его составления. Однако все-таки некоторые правила и стандарты необходимо соблюдать.

Для написания данного документа можно использовать как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Очевидно, что второй путь предпочтительнее, так как он придает документу более официальный и презентабельный вид.

Написано письмо может быть как от руки, так и напечатано на машинке или компьютере, но обязательно должно содержать оригинальную подпись руководителя организации или уполномоченного на составление документа лица. Так как с 2016 года печать не является обязательной для корреспонденции юридических лиц, то ее можно не ставить.

Естественно, что тон письма должен быть максимально вежливым. Развязность и панибратство исключены, как, впрочем, и чрезмерная сухость. Следует тщательно следить за соблюдением всех правил русского языка (грамматических, пунктуационных и лексических), выдерживать деловой стиль.

Документ составляется в необходимом количестве экземпляров. Каждый заинтересованный адресат должен его получить. Важно следить, чтобы все отправки фиксировались в журнале исходящей корреспонденции. При возникновении возможных недоразумений это позволит уточнить дату отправки извещения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

В этой части документа необходимо указать следующие данные:

• название (в соответствии с регистрационными данными), адрес и телефон компании-отправителя;
• название компании-получателя;
• фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного представителя организации-получателя;
• дата и место написания документа;
• его исходящий регистрационный номер;
• название документа.

Заполнение тела письма

В информационную часть письма обязательно вносятся следующие данные:

• указывается, какие именно реквизиты подвергаются изменению;
• номер договора, к которому эти изменения относятся;
• дата, начиная с которой изменения вступают в силу;
• новые реквизиты;
• просьбы отправителя, связанные с будущими и уже имеющимися документами по данному договору;
• подпись уполномоченного на составление документа лица, с расшифровкой и указанием занимаемой должности;
• фамилия, инициалы, телефон и адрес электронной почты исполнителя, составлявшего письмо.

Кроме того, в зависимости от того, какие именно данные подверглись изменениям, вносится следующая информация:

• при изменении банковских реквизитов, указывается причина смены, дата закрытия старого и открытия нового счетов, а также дается ссылка на документы, послужившие основанием для изменений;
• при смене директора указывается дата внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. Желательно так же указать причину изменений и вытекающие из этого следствия. Ведь у нового руководителя может быть свое видение взаимодействия с данным контрагентом (вплоть до прекращения сотрудничества). Соответствующее письмо является проявлением норм делового этикета и направлено на повышение доверия со стороны контрагентов, так как уведомлять о смене директора организация обязана только банки и налоговые органы.

К этому письму желательно приложить копию выписки из ЕГРЮЛ.

Как отправить письмо

Учитывая важность содержащихся в нем сведений, соответствующее письмо лучше всего направлять в «бумажном» виде, используя при этом либо почтовые сервисы, либо курьерскую службу. Это гарантирует доставку, особенно при использовании формы заказных писем с уведомлением о вручении.

Можно совместить несколько способов отправки. В частности, для ускорения передачи соответствующей информации, можно параллельно с отправкой сообщения на бумажном носителе, продублировать информацию по электронной почте или по факсу. Это позволит сочетать оперативность с надежностью.

Однако необходимо учитывать насколько моментов. Во-первых, форма отправки уведомления должна быть юридически верной, а таковой она является только тогда, когда совпадает с прописанной в контракте. Во-вторых, в договоре может быть указан исключительный адрес для пересылки юридически значимой корреспонденции. В этом случае информацию об изменении реквизитов посылать необходимо именно на него.

В-третьих, в случае сомнений в правильности указанного в контракте адреса и невозможности напрямую его уточнить, письмо может быть послано по реквизитам, указанным в ЕГРЮЛ (для контрагента – юридического лица) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 Гражданского Кодекса РФ, вся корреспонденция, отправленная по данным адресам, считает полученной, независимо от реального расположения получателя.

Письмо о смене реквизитов организации образец 2021 г.

Письмо о смене реквизитов представляет собой документ, составляющийся при смене реквизитов организации, к которым могут относиться: название организации, ее фактический и юр адрес, банковские реквизиты и остальные сведения. Данное письмо считается деловой корреспонденцией и зачастую ее применяют при оформлении документации между организациями.

1. Смена реквизитов организации

Если говорить об остальных контрагентах организации, то им данное письмо должно быть обязательно отправлено. Это связано стем, что смена всех реквизитов организации имеет непосредственное влияние на письменные договорные отношения между сторонами.

Оповещать контрагентов о произошедших изменениях необходимо в самые быстрые сроки, для того, что впоследствии не произошло никаких непредвиденных проблем. К примеру, если произойдет отправка очень важных документов на прежний адрес организации.

Уполномоченным лицом при оформлении данного документа выступает в большинстве случаев юрист консультант, секретарь, работники структурных подразделений или их руководители. Не важно какое лицо будет заниматься оформлением данного письма, главное, чтобы у сотрудника имелись знания и навыки по грамотному составлению деловых документов. Мы предоставляем услугу по комплексному сопровождению по смене и аренде юридического адреса.

2. Письмо о смене банковских реквизитов организации

Обратитесь за бесплатной консультацией к нашим специалистам!

3. Уведомление о смене реквизитов организации для контрагентов

• название организации, наименование покупателя и его адресные данные
• номер и дату заключенного контракта с контрагентом
• измененные данные платежа

• В первую очередь потребуется указать отправителя и адресата. Если происходит описание адресата, тогда потребуется указать кроме названия организации, должность, которую занимает определенный работник
• Затем необходимо написать сообщение, в котором будет сказано о смене реквизитов организации и отметить новые. Помимо этого потребуется отметить причины по которым произошло ввести данные изменения.

Печать организации можно не ставить, так как с 2016 г данное требование стало необязательным. Письмо может быть составлено как на листе А4, так и на фирменном бланке.

Чаще письмо пишется на фирменном бланке, так как данный вид имеет более официальный характер. Письмо может быть распечатано в нескольких экземплярах, главное, чтобы всех экземпляров хватило для отправки имеющихся контрагентов. Все отправляемые письма регистрируются в журнале исходящей регистрации. Это требуется для того чтобы имелись доказательства того в какой день были отправлены данные письма контрагенту.

Готовый вариант письма лучше всего направлять в “натуральном” виде. Это будет способствовать гарантированному доведению до контрагента сведений о том, что были изменены реквизиты.

Можно совершать отправку письма через электронную почту или факс, по почте России, с помощью курьера.