Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
  • «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2021».

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Для каждого предприятия а в особенности для крупного характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель. Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция. Образец ее можно скачать в конце статьи.

Общий план инструкции

Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.

Далее приведен простой план документа с предписаниями, состоящий из четырех разделов.

  1. Общие положения.
  2. Перечень должностных обязанностей.
  3. Права делопроизводителя.
  4. Ответственность.

Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.

  1. Общие положения.
  2. Уровень квалификации.
  3. Рабочие обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.
  6. Показатели эффективности работы.
  7. Сотрудничество.

В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы. В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела.

В самом низу бланка располагается пометка «С инструкцией ознакомлен», рядом с которой есть пустая строка для подписи делопроизводителя.

Начало инструкции: общие положения

Перед началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа. Приводятся его ФИО и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.

Далее по центру идет название документа, дата подготовки и порядковый номер. Итак, первый раздел должностной инструкции делопроизводителя образца на любом предприятии общие положения.

  1. Должность делопроизводителя находится в группе технических исполнителей. Принятие на работу и увольнение с должности производится путем издания приказа руководителя по представлению уполномоченного лица.
  2. Необходимое образование: полное общее и подготовка по установленной для этой должности программе либо начальное профессиональное. Требований к продолжительности рабочего стажа не предъявляется.
  3. Непосредственный начальник делопроизводителя ответственный за канцелярию, руководитель отдела по работе с документами или другой уполномоченный сотрудник.
  4. В случае отсутствия работника его обязанности возлагаются на заместителя.
  5. При выполнении своих обязанностей специалист ориентируется на настоящие предписания, устав организации, нормативные акты, трудовой распорядок предприятия и приказы руководства.
  6. Работник должен быть осведомлен о нормативных актах, содержании Единой государственной системы делопроизводства, нормах охраны труда и правилах трудового распорядка организации.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей.

В чем заключаются должностные обязанности

Второй раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя.

Как правило, от него ожидается следующее:

  • прием и регистрация полученной корреспонденции, а также ее отправка соответствующим структурным подразделениям, пересылка завершенной документации;
  • учет движения документов, их распределение и хранение;
  • выдача справок по зарегистрированным бланкам.

На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя. От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой. По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив.

Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка.

Что входит в права делопроизводителя

В рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав.

Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.

  1. Требовать у непосредственного руководства формирования оптимальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
  2. Быть осведомленным обо всех решениях руководства, связанных с его деятельностью.
  3. Вносить предложения по улучшению условий труда и представлять их руководству для ознакомления.
  4. Владеть всей необходимой документацией и сведениями для выполнения своей работы.
  5. Запрашивать у руководства содействие в выполнении должностных обязанностей и реализации гарантированных настоящими предписаниями прав.

Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса.

Ответственность делопроизводителя

Заключительный раздел типовой инструкции ответственность. Она возлагается за следующие действия:

  • невыполнение своих должностных обязательств;
  • невыполнение распоряжений руководства, затрагивающих сферу делопроизводства;
  • совершение противоправных действий;
  • причинение материального ущерба;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • предоставление руководству предприятия недостоверной информации.

Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ. В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию. В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа.

Единый образец инструкции не разработан. Далее, по ссылке можно скачать пример бланка.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Директор СОШ № 23

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики секретаря учреждения образования, утвержденной приказом Министра образования и науки Республики Казахстан № 338 от 13 июля 2009 года, Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №141 от 28.06.03 г. и Квалификационных характеристик отдельных должностей специалистов государственных учреждений и казенных предприятий, общих для всех сфер деятельности, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №119-п от 30.05.03 г., коллективного договора школы №05020487 от 05.01.2009 г., Устава школы №1102/22 от 08.02.2010 г. При составлении инструкции учтены также примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования Республики Казахстан.

1.2. Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и делопроизводителю.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы;

3. Должностные обязанности

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора школы сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.9. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

3.10. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по проверке выполнения поручений учредителями школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

Должен знать: Конституцию Республики Казахстан, законы Республики Казахстан «Об образовании», «О языках в Республике Казахстан», «О правах ребенка в Республике Казахстан», «О профилактике правонарушений среди несовершеннолетних и предупреждение детской безнадзорности и беспризорности» трудовой кодекс РК, основы делопроизводства и другие нормативные правовые акты, законодательства о труде; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; санитарные правила и нормы.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Читайте также  Приказ о приеме на работу (форма)

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

  • организационное;
  • документационное;
  • информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

  • требуемый уровень образования;
  • социальный статус;
  • престижность профессии;
  • оплата труда;
  • перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

  • специалист;
  • или руководителям среднего и низшего звена.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector
Для любых предложений по сайту: [email protected]