Должностная инструкция
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Делопроизводитель должен знать:
1) структуру организации, руководство структурных подразделений;
2) современные информационные технологии работы с документами;
3) порядок работы с документами;
4) схемы документооборота;
5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7) типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11) правила документационного обеспечения деятельности организации;
12) виды документов, их назначение;
13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16) системы электронного документооборота;
17) правила и сроки отправки исходящих документов;
18) требования охраны труда;
19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
32) правила передачи дел в архив организации;
33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15) оформлять документы экспертной комиссии;
16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
20) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:
1) организация работы с документами;
2) организация текущего хранения документов;
3) организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4) производит регистрацию входящих документов;
5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6) выполняет ведение базы данных документов организации;
7) выполняет ведение информационно-справочной работы;
производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4) производит формирование дел;
5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) осуществляет передачу дел в архив организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Должностная инструкция делопроизводителя
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 10,7 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя «__________» (далее — «Организация»).
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ___________ Организации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации;
— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
— структуру Организации и ее подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:
2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3.1. Делопроизводитель имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Делопроизводитель несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
Делопроизводитель
Наше кадровое агентство поможет найти делопроизводителя в Санкт-Петербурге, Москве и других городах России и стран СНГ.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Делопроизводитель должен знать:
1) структуру организации, руководство структурных подразделений;
2) современные информационные технологии работы с документами;
3) порядок работы с документами;
4) схемы документооборота;
5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7) типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11) правила документационного обеспечения деятельности организации;
12) виды документов, их назначение;
13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16) системы электронного документооборота;
17) правила и сроки отправки исходящих документов;
18) требования охраны труда;
19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
32) правила передачи дел в архив организации;
33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15) оформлять документы экспертной комиссии;
16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
20) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:
1) организация работы с документами;
2) организация текущего хранения документов;
3) организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4) производит регистрацию входящих документов;
5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6) выполняет ведение базы данных документов организации;
7) выполняет ведение информационно-справочной работы;
производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4) производит формирование дел;
5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) осуществляет передачу дел в архив организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Делопроизводитель: кто это и в чем его обязанности?
Делопроизводитель — это специалист, занимающийся ведением документооборота предприятия. Его задача заключается в сборе, анализе, обработке и сохранении полученной корреспонденции.
Делопроизводители нужны везде, где есть документооборот, будь это завод, образовательное или государственное учреждение, архив и т. д. — здесь просто не обойтись без такого специалиста. Единственный вопрос лишь в том, какие обязанности придется выполнять, работая на такой должности.
Обязанности делопроизводителя
Здесь мы поговорим об основных обязанностях, которые должны выполняться обязательно и которые будут в любой компании, независимо от ее величины и ниши. Они заключаются в:
- Документообороте предприятия;
- Учете и регистрации всех писем;
- Проверке и редактирование исходящих документов;
- Определении контрольных сроков для исполнения;
- Подготовка документации к архивации;
- Ведении электронной базы и составление картотек;
- Коммуникация с курьерскими службами и почтой.
Основные требования к делопроизводителю
При подаче резюме и приеме на работу важно помнить о том, чего от вас ждет работодатель.
- Высшее экономическое образование (также в счет идут архивоведение и делопроизводство);
- Владение ПК и офисной техникой на пользовательском уровне;
- Работа с документами (анализирование, обработка, подготовка к архивации и т.д.);
- Умение коммуницировать;
- Опыт работы на аналогичной должности (срок определяет работодатель при размещении вакансии).
Ну и конечно же не стоит забывать о личных качествах, которые важны не меньше, чем знания — аналитический склад ума, хорошая память, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, способность к продолжительной концентрации внимания, умение решать проблемы без скандалов и адекватное восприятие к критике.
Как стать профессиональным делопроизводителем?
Делопроизводитель — профессия, которая требует особой подготовки. Ведь то большое количество обязанностей, которые возлагаются на него, должны выполняться в срок. Ваша целеустремленность, усидчивость и желание сделать все хорошо должны подкрепляться большим багажом знаний.
Высшее образование — ключ к получению должности делопроизводителя в крупной компании. Об этом мы уже упоминали выше.
Однако, чтобы вырасти из базового уровня знаний и улучшить качество работы как своей, так и предприятия, на котором работаете, мы советуем пройти доступное для каждого повышение квалификации по кадровому делопроизводству.
Перейдя по ссылке, вы можете выбрать любой курс из тринадцати возможных по данному направлению и начать продвигаться прямо сейчас.
В нашем центре дистанционного обучения «Профакадемия» есть все для того, чтобы стать лучше по направлению «Делопроизводство». С нами вы откроете двери в новый мир своей профессии, узнав ее со всех сторон, изучив «с головы до ног».
Наши курсы созданы для того, чтобы вы могли прокачать не только знания, но и получить перспективы продвижения по карьерной лестнице в паре с ростом заработной платы.
