Журнал учета справок и копий документов, выданных

Журнал регистрации справок

Справка — это документ, которым описываются и подтверждаются различные юридические факты.

Работодателем могут выдаваться различные виды справок в зависимости от того, что именно требуется описать или подтвердить. В зависимости от вида справки ее могут подписывать как руководитель организации и главный бухгалтер, так и только главный бухгалтер или только руководитель организации.

В настоящее время использование печатей в деятельности предприятий не является обязательным. Однако, если правила делопроизводства организации оговаривают это, справка может быть дополнительно после подписания удостоверена штампом или печатью организации.

Выдачей подписанных справок, как правило, занимаются подразделения, непосредственно отвечающие за регистрацию факта. Так:

• бухгалтерия выдает справки о доходах, справки о перечислении взносов в ПФР и так далее;
• отдел кадров выдает справки, подтверждающие факт наличия трудовых отношений, трудовой стаж.

Обязательно ли ведение журнала регистрации справок

В крупных организациях справки работникам могут выдаваться достаточно часто. Регистрация справок позволит организовать их учет и иметь на руках подтверждение факта получения справки работником.

Однако никаких установленных законом правил, касающихся обязательной регистрации выдаваемых работодателем справок, не существует. В данном случае необходимость ведения журнала определяется желанием руководителя и принятыми на конкретном предприятии правилами делопроизводства.

На практике, как правило, справкам отдельные регистрационные номера не присваиваются. Нумерация справок осуществляется в валовом порядке: №1, №2 и т.п., однако допустимо организовать и более сложную систему регистрации, с присвоением отдельных индексов, содержащих не только цифры, но и буквы.

Как ведется журнал

Журнал регистрации справок может быть заведен как на всю организацию в общем, так и на подразделения, выдающие справки, по отдельности. Все будет зависеть от особенностей делопроизводства конкретной организации.

Непосредственно регистрацией справок занимается, как правило, лицо, ответственное за делопроизводство организации или подразделения, назначенное приказом руководителя о назначении ответственного за делопроизводство.

Ответственный за выдачу справок должен знать, какие справки полагается выдавать на основании письменного заявления работника, а какие наличия этого заявления не требуют.

Оформление и титульный лист

Журнал регистрации выдаваемых работникам справок не относится к формам строгой отчетности, однако мы все же рекомендуем его прошить и опломбировать бумажной пломбой, а также пронумеровать страницы.

На титульном листе журнала указываются:

• название организации, юридический адрес, телефон;
• название журнала;
• дата начала ведения журнала (по завершении — дата окончания);
• ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица, сведения о приказе, на основании которого оно назначено ответственным.

Журнал регистрации справок должен быть включен в номенклатуру дел организации. Как ее составить, мы рассказали здесь.

Форма журнала регистрации справок

Унифицированной формы журнала регистрации справок не существует. На нашем сайте представлены бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Как правило, журнал оформляется в табличной форме. В таблице создаются следующие графы:

1. номер записи по порядку;
2. номер справки (если в организации решено их регистрировать с присвоением отдельных номеров);
3. дата выдачи справки;
4. кому выдана справка (ФИО, должность работника);
5. сведения о заявлении работника, на основании которого выдается справка (дата, регистрационный номер, если заявление регистрируется);
6. суть справки кратко (2-НДФЛ, справка с места работы в посольство);
7. для какой организации выдана справка (опционально). Следует помнить, что некоторые справки не требуют уточнения места предъявления. В данном случае можно указать: «по месту требования»;
8. подпись работника.

Хранение и уничтожение

Журнал регистрации справок хранится в подразделении в течение 3 лет после окончания делопроизводства, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.

Оформляем и выдаем работникам справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• должность или профессию (пример 1);

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

Нужно ли вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р — образец для скачивания

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работодателем своему работнику, выбравшему электронную трудовую книжку взамен бумажной. Документ предоставляется в ответ на письменный запрос сотрудника в течение трех рабочих дней, а также в день увольнения.

Для учета выдаваемых справок рекомендуется вести журнал регистрации выдачи, который при необходимости позволит подтвердить факт исполнения обязательств работодателем перед работниками.

Нужно ли вести журнал регистрации выдачи формы СТД-Р?

Выдавать справки СТД-Р работодатель обязан только тем сотрудникам, кто выбрал электронный способ учета трудовой деятельности и отказался от ведения бумажных книжек (было подано соответствующее заявление работодателю).

В законодательстве предусмотрено два случая обязательной выдачи формы СТД-Р:

• получение письменного запроса от работника — срок предоставления не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления;
• увольнение сотрудника — срок выдачи в день расторжения трудового договора.

Работодатель должен исполнять свои обязанности исправно, чтобы не нарушить трудового законодательства, в частности ст. 66.1 ТК РФ.

Ни в одном законодательном акте не говорится о том, что работодатель обязан также вести журнал для учета и регистрации выданных справок по форме СТД-Р, поэтому его оформление не является обязательным.

Однако данный журнал пригодится самому работодателю для систематизации информации о выданных документах сотрудникам, а также для подтверждения факта исполнения обязанности по выдаче СТД-Р в положенных случаях. Кроме того, Роструд также рекомендует организациям завести такой учетный документ, в котором работники смогут поставить свою подпись в подтверждение получения нужных сведений.

Журнал лучше вести в бумажном виде, чтобы он исполнял свою функцию по подтверждению исполнения обязательств по выдаче справкой СТД-Р. Только в бумажном варианте учетной книги работник сможет поставить свою подпись при получении формы.

Вести ли учет выдаваемых справок при увольнении?

При увольнении форма СТД-Р выдается тем сотрудникам, кто перешел на электронные трудовые книжки. Для тех, кто решил сохранить бумажные экземпляры книжек, выдача сведений о трудовой деятельности по указанной форме не является обязательным.

Учет выдаваемых при увольнении справок также рекомендуется вести в журнале регистрации, при этом по каждому факту выдачи нужно получать подпись работника. Такой учет позволит подтвердить исполнение обязательств работодателем и соблюдение норм трудового права в части предоставления персоналу информации о его трудовой деятельности.

Как оформить?

Лучше завести отдельный журнал, где будут отражаться сведения об оформляемых справках по форме СТД-Р для предоставления в ответ на заявление работника или при увольнении.

Оформить учетную книжку лучше в бумажном виде, пронумеровать ее страницы, прошить.

Как правило, журнал оформляется в табличном виде. Содержание граф зависит от потребностей организации, никаких строгих норм и правил на этот счет законодательством не установлено.

Рекомендуем включить в журнал регистрации следующие графы:

• порядковый номер строки;
• дата составления;
• сведения о работнике — ФИО, должность, подразделение, табельный номер;
• способ предоставления формы — в электронном виде, в бумажном на руки, в бумажном на почту;
• подпись работника при получении — если СТД-Р выдается в электронном виде или отправляется почтой, то можно указать другие подтверждения факта выдачи — адрес электронной почты, номер почтового уведомления о вручении;
• примечание — последняя графа для проставления особых отметок при необходимости.

Ниже предлагаем скачать в формате excel примерную форму журнала, который можно использовать для регистрации факта выдачи справок.

Журнал учета справок и копий документов

применяется для регистрации документов, выдаваемых кадровой службой по запросу работника.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(ТК РФ, Часть III, статья 62)

Справка с места работы предназначена для подтверждения следующих фактов: фактическое место работы, должность или профессия, стаж работы, размер заработной платы и др. Справки оформляются на фирменном бланке организации, содержащем реквизиты организации, адрес и телефон. Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Например: посольство иностранного государства, ОВИР, суд, РУВД и т.д.

Копия трудовой книжки или выписки из нее выдаются работнику по его письменному заявлению не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Для придания копии юридической силы ее необходимо заверить. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Реквизит «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Эта отметка включает:

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику на руки, отметка о заверении копии дополняется оттиском печати организации или кадровой службы. Если копия трудовой книжки или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.

Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеют право работодатель или специально уполномоченное им лицо, которое приказом (распоряжением работодателя) назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с п. «ж» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия журнала).

Графы для заполнения

1. № п/п
2. Дата
3. ФИО работника
4. Справка, копия ,выписка
5. Содержание справки наименование документа
6. Наименование организации
7. Справку /копию выдал
8. Подпись сотрудника

ВАЖНО: Журнал учета справок и копий документов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала. Все страницы журнала пронумерованы.