Трудовая книжка Можно ли отправлять трудовую по

Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей

Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.

Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.

Самые актуальные разберём в данной статье.

Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р

Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).

Это две категории:

— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.

— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.

Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.

Основные правила такие:

— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.

В каких случаях надо выдавать СТД-Р

Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:

— По заявлению работника

Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.

— При увольнении

Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).

Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.

Основные вопросы, возникающие на практике

Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р?

Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе.

Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать?

Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации.

При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р: забирать или возвращать

Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления).

На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления.

А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику.

Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу.

Забыли выдать СТД-Р при увольнении: какие последствия

В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ).

Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).

Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству?

Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги.

Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р.

Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).

Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?

kopiya_trudovoy_knizhki_v_elektronnom_vide._kak_poluchit.jpg

Где взять копию электронной трудовой книжки

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

обратиться напрямую в отделение Пенсионного фонда;
отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
запросить выписку через операторов многофункционального центра.

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2020 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Как сделать копию электронной трудовой книжки

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.

Форма СТД-ПФР

По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:

ФИО гражданина;
дата его рождения и номер СНИЛС;
вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.

Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):

наименование работодателя;
дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
причины расторжения трудового договора;
документ, на основании которого произведено увольнение;
признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.

Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.

Форма СТД-Р

Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-ПФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.

В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Последний рабочий день — это день, когда с работником полностью рассчитываются и выдают трудовую книжку и иные документы по его заявлению. Об этом говорится в в части 4 статьи 84.1, части 1 статьи 140 ТК РФ и в п. 35 правил, которые утверждены постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Если служащий отказывается ее забрать или отсутствует на рабочем месте в день увольнения, работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ ). Но следует действовать по правилам: отправить работнику уведомление о том, чтобы он пришел за документами или дал согласие на их почтовое отправление.

Некоторые работники сами уведомляют руководство, что не смогут получить ТК в последний день работы, и пишут заявление об отправке по почте. В таком случае дополнительно уведомлять сотрудника не требуется. Работодатель направляет документы почтовым отправлением в течение трех рабочих дней после получения такой заявки (ч. 6 ст. 84.1).

Незаконное хранение и невыдача ТК работнику повлечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
на ИП — от 1000 до 5000 рублей;
на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если сотрудник не получит ТК вовремя, ему возместят средний заработок за дни просрочки. Основание для возмещения — невозможность трудиться из-за отсутствия необходимых документов ( ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда по делу № 33-36584 от 24.11.2010). Чтобы избежать штрафов и излишних расходов, необходимо действовать по закону — передать работнику уведомление о получении ТК или направлении согласия о почтовой отправке. С момента подачи такого уведомления работодатель не несет ответственности за невыдачу рабочих документов (ч. 6 ст. 84.1, п. 36 правил из ПП РФ № 225).

В законодательных нормативах строго прописано, можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу, — нет, это запрещено. Если граждане выезжают на ПМЖ в другую страну, то ТК, военные билеты и удостоверения личности они не вывозят, а сдают по последнему месту работы (Закон СССР № 2261-1 от 24.06.1991). Советский закон продолжает действовать и сейчас в тех положениях, которые не противоречат российскому законодательству.

Как ее отправить

Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:

Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление. Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:

кому и от кого подается заявка;
по какой причине составляется;
на какой адрес выслать документы.

Под обращением ставится дата и подпись.

Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление. В уведомлении предлагают:

прийти за ТК в организацию;
дать согласие на получение ТК в письменной форме.

Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.

Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.

ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.

Шаг 3. Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.

Какие ошибки допускают при отправке

Основные ошибки, с которыми сталкиваются при передаче трудовой книжки по почте при увольнении, — сроки отправки. ТК необходимо отправить в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления или согласия от служащего, не позже.

Если сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и руководитель решил отправить ему документы в этот же день по почте, это грубая ошибка. Работодатель нарушает законодательство тем, что отправляет ТК без уведомления и дальнейшего согласия служащего.

Будьте аккуратны с отправкой трудовой книжки по почте: суд находит нарушения

Свердловский областной суд в апелляционном определении от 21.09.2018 по делу № 33-16698/2018 указал, что работодатель не имеет права самостоятельно выбирать способ выдачи трудовой книжки уволенному работнику. В частности, отправка ее по почте без согласия работника является нарушением его прав.

Суть спора

Гражданин, работавший кассиром в магазине одной федеральной торговой сети, заболел и оформил больничный лист. Во время болезни он решил уволиться и известил об этом руководство магазина в устной форме. Директор не возражал и обещал оформить все документы. После выздоровления работник явился на работу за расчетом и документами, но оказалось, что его трудовой книжки нет в наличии. Руководство магазина отправило ее по почте в центральный офис в отдел кадров, якобы для оформления увольнения. После чего, по словам руководства, трудовая книжка должна быть направлена самому работнику по почте на его домашний адрес.

Документы бывший кассир ждал несколько месяцев, но так их и не получил. После чего он обратился в суд с исковым заявлением, в котором указал, что отсутствие трудовой книжки не дает ему устроится на новую работу. Кроме того, как выяснилось, у него родился ребенок, и без трудовой на него невозможно положенное по закону пособие. Когда исковое заявление дошло до работодателя, трудовую книжку гражданину вернули. Оказалось, что он не получил письмо на почте, и оно было отправлено обратно отправителю в связи с истечением срока хранения. В свою очередь, экс-работодатель не позаботился о повторной отправке документов и извещении об этом их владельца.

Экс-кассир не стал отзывать свой иск после возврата трудовой. Он уточнил исковые требования, попросив суд:

изменить дату увольнения на фактическую дату вручения трудовой книжки;
взыскать с работодателя зарплату за период задержки в сумме 142 тысяч рублей;
взыскать компенсацию морального вреда в сумме 20 тысяч рублей;
взыскать расходы на оплату услуг юриста в сумме 5 тысяч рублей.

Решение суда

В ходе рассмотрения иска выяснилось, что работодатель также допустил ряд других нарушений при увольнении работника. В частности, заявление об увольнении было сфальсифицировано, а также отсутствовало уведомление о необходимости явиться за документами после увольнения либо разрешить отправить их почтой. При этом сам факт увольнения работник не отрицал, и его подпись под приказом об увольнении оказалась подлинной.

В связи с этим суды двух инстанций удовлетворили требования и обязали организацию-работодателя:

выплатить зарплату за вынужденный прогул в сумме 134 тысяч рублей;
компенсировать моральный вред в сумме 3 тысяч рублей;
компенсировать расходы на юриста.

Как работодателю не допустить нарушений при увольнении

Чтобы не оказаться в такой ситуации при увольнении работника, который по каким-либо причинам не явился за документами в свой последний рабочий день, работодатель должен придерживаться такого алгоритма:

Что делать, если работник не забирает трудовую

Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.

Когда нужно выдать трудовую книжку

При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:

должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
организации — от 30 до 50 тыс. руб.

Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.

Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Направьте уведомление работнику

Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:

забрать лично;
получить почтой.

Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.

Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Читайте также МРОТ по годам (2009-2022)

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).