Инструкция: заполняем товарную накладную ТОРГ-12
Бюджетные учреждения используют унифицированный бланк по ОКУД 0330212, который утвержден Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но применять его не обязательно. Организация вправе самостоятельно разработать удобный бланк и утвердить его в учетной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 имеет преимущества:
- структура проста, удобна и понятна;
- полностью отвечает законодательным требованиям к составлению и ведению документации;
- послужит доказательством в спорной ситуации (например, при выявлении претензий к качеству поставленной продукции);
- подтверждает получение товара, работы или услуги;
- считается обоснованием для принятия НДС к вычету;
- подтверждает продолжительность гарантийного срока.
Как заполнить
ТОРГ-12 составляется на основании подписанного договора поставки. Количество поставок и стоимость передаваемых товарных ценностей определяется отдельно, в условиях договора. При дроблении общего объема товара на несколько отгрузок количество определяется на основании заявки от покупателя либо регламентируется в основном договоре или дополнительном соглашении к нему.
Товарную накладную заполняет продавец. Следует указать:
- сведения о продавце и аналогичные данные о покупателе;
- сведения о передаваемом товаре (наименование, количество, цена и стоимость);
- реквизиты документа-основания;
- ответственных лиц, которые осуществляют отгрузку, приемку ТМЦ.
ТОРГ-12 заполняют от руки, например, шариковой ручкой синего или черного цвета. Разрешается подготовить на компьютере или иной печатной технике. Допустимо комбинировать способы заполнения. Б ольшинство компаний применяют автоматизированный учет, который существенно упрощает заполнение. В таблице собрали правила заполнения ТОРГ-12 по каждому полю отдельно.
Указываем наименование, регистрационные данные, адрес, телефон компании-поставщика.
Регистрационные и контактные данные структурного подразделения (при наличии).
Грузополучатель и плательщик
В большинстве случаев это одно и то же лицо, то есть компания-покупатель ТМЦ. Прописываем наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны.
Наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны организации, которая осуществляет поставку ТМЦ.
Реквизиты договора, по которому производится прием-передача МПЗ.
Эта часть товарной накладной ТОРГ-12 предназначена для описания товара.
Необходимо указать наименование реализованных товаров, работ, услуг. При необходимости следует детализировать объект, то есть расписать его характеристику, сорт, артикул и иные описания. Укажите коды и единицы измерения, которые соответствуют категории товарных ценностей по соответствующим классификаторам.
Укажите сведения об упаковке, если таковая имеется. Количество, массу (нетто и брутто) тоже пропишите в отдельности по товарам, услугам. Цены указывайте в рублях и копейках.
Учитывайте НДС. В товарной накладной следует учитывать наценку в том размере, которая соответствует реализуемым товарам, работам, услугам. По общей ставке — 18%, льготные категории — 10% и 0%. Если компания освобождена от уплаты НДС, делается отметка «Без НДС» или «НДС не облагается».
Итоговую сумму указывают в рублях и копейках с учетом НДС.
Перечисляем тех, кто отвечает за прием, проверку, отгрузку, передачу ценностей по договору. Если ответственный сотрудник наделен полномочиями по доверенности, то указываем реквизиты доверенности.
Печати и подписи сторон
Проставляются подписи ответственных лиц, заверяются печатями (при наличии).
Образец заполнения ТОРГ-12 для бюджетной организации
Нужна ли печать на товарной накладной
Печать не является обязательным реквизитом, поскольку ее нет в перечне 402-ФЗ. Но унифицированный образец заполнения товарной накладной предусматривает место для печати, поэтому обязательно ее поставьте. Если ее нет, то при зачете НДС налоговики часто не принимают документы.
Не обязательно ставить печать, если грузополучатель получил товарные ценности по доверенности, на которой стоит печать организации. Но обязательно прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа вместе. Это поможет избежать разногласий с налоговой.
Сколько хранить накладную
Хранить ТОРГ-12 следует не менее 5 лет. Исчислять срок хранения следует с года, следующего за годом составления документа. Если есть задолженность по оплате, рекомендуется сохранять дольше: до погашения либо до полного списания задолженности.
Что грозит за ошибки при составлении и учете
Ответственность за составление ТОРГ-12 лежит на сотруднике учреждения, за которым закреплены обязанности по составлению и учету этого вида первички. Если такой специалист не назначен, отвечать будет руководитель учреждения.
Если часть товарных ценностей, полученных по накладной, украдут, ответственность будут нести те, кто подписал документы со стороны продавца и грузополучателя. Предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. Бухгалтеру необходимо внимательно проверить, что количество груза совпадает с договором, а в накладной стоят необходимые подписи.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12
Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Для чего нужна товарная накладная
Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.
Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.
Правила оформления товарной накладной
Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.
Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.
В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:
- название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
- данные о покупателе,
- информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.
Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.
Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.
К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.
Инструкция по заполнению товарной накладной
Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.
Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:
- подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
- единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
- количества,
- цены,
- общей стоимости.
Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.
Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:
Унифицированная форма ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 используется для оформления отгрузки (отпуска) или продажи товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма ТОРГ-12 была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм бланков не является обязательным (с учетом некоторых ограничений). Поэтому вы можете применять как унифицированные формы, так и разработать собственную. Стоит учесть, что если вы решили разработать бланк самостоятельно, первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1. название (наименование) документа;
2. дату его составления;
3. название организаций, заключающих сделку, и все необходимые реквизиты: ИНН, КПП, номера банковского счета и пр.;
4. непосредственно факт хозяйственной жизни, который отражается в данном документе;
5. размер натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. должность лица, совершающего сделку или операцию и отвечающего за ее оформление;
7. подписи ответственных лиц.
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ 12
Если компания принимает решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов, то стоит следовать определенным образцам и применять соответствующий порядок заполнения, который отвечает требованиям указаний к составлению данных форм. Унифицированная форма ТОРГ-12 товарная накладная должна быть обязательно оформлена в двух экземплярах: один экземпляр передается покупателю и служит основанием для оприходования материальных ценностей, а второй должен остаться у поставщика, ведь этот документ служит основанием для списания материальных ценностей.
На самом деле в заполнении унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет ничего сложного, однако стоит учитывать некоторые особенности. Чтобы принять накладную к учету необходимо, чтобы все реквизиты (графы) были заполнены надлежащим образом.
В шапке бланка необходимо заполнить графу «Поставщик» — организацию со всеми необходимыми реквизитами: адрес, телефон, реквизиты банка. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» необходимо указать покупателя (при условии, что он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Необходимо заполнить поле «Основание» — это документ, на основании которого состоялась сделка. Здесь может быть указан, например, договор на поставку. Тут же есть ячейки для указания транспортной накладной — в определенных случаях она может входить в пакет отгрузочных документов.
В графе 3 «Код» можно отразить код, присвоенный реализуемому товару во внутреннем складском учете (номенклатурный код) или артикул товара. Вы можете не заполнять данное поле. Далее, непосредственно в таблице, поставщик должен отразить товары, обязательно с уточнением количества товаров и единиц измерения, цены и налоговой ставки.
Графу 9 «Масса брутто» целесообразно заполнять, если товар реализуется в таре (упаковке). В противном случае проверяющие могут это расценить как оформление первичного документа с нарушениями требований. Если единицей измерения товара являются, например, штука или товар передается покупателю без тары (упаковки), то данную графу можно не заполнять. В целом нет никаких сложностей с заполнением унифицированной формы ТОРГ 12. Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12 приводим ниже:
Накладная ТОРГ-12: заполнить онлайн
Чтобы оформить передачу или прием товарно-материальных ценностей, используется накладная ТОРГ-12. Заполнить онлайн или скачать чистый бланк и образец можно на этой странице.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать бланк товарной-накладной ТОРГ-12
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Разберем правила оформления ТОРГ-12. Накладная составляется в двух экземплярах: один остается в компании, которая сдает ТМЦ, второй — передают сторонней организации. Документ служит основанием для оприходования товара. Смотрите пример заполнения ТОРГ-12 — можно подставить свои данные и начинать работу.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать бланк товарной-накладной ТОРГ-12
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Унифицированную форму ТОРГ-12 отменили в 2013 году. Но многие компании по-прежнему ее используют, потому что она простая и удобная. В 2021 году правила заполнения ТОРГ-12 не изменились. Главное — указать необходимые сведения:
- название документа и дату его составления,
- наименование компаний,
- информацию о договоре, на основании которого заключается сделка,
- сведения о товаре: название, количество, цена и т.д.,
- данные транспортной накладной.
Подписать документ должны:
- сотрудник, который разрешил отпуск товара,
- главный бухгалтер,
- работник, который продукцию отгрузил,
- получатель.
ТОРГ-12: заполнение онлайн
Строгих требований к оформлению накладной ТОРГ-12 нет: ее можно сделать как в бумажном виде, так и онлайн, в электронном. Последний вариант гораздо удобнее: вы сэкономите до 70% времени и точно не ошибетесь. В сервисе МойСклад можно бесплатно заполнить накладную ТОРГ-12 онлайн за несколько минут: просто введите данные о компании, контрагенте и товаре — и все, документ готов.
Заполните ТОРГ-12 онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
- Скачать нужный бланк в Excel или Word
Для заполнения документа нужно подключить дополнительный шаблон.
В МоемСкладе можно заполнить и другие бланки, без которых в торговле не обойтись, например, доверенность на получение ТМЦ. Все документы можно сохранить в архив, распечатать или прямо из сервиса отправить контрагентам.
ТОРГ-12 без НДС: образец заполнения
Если нужно оформить накладную без НДС, графу «Ставка» нельзя оставлять пустой или ставить прочерк. Есть два варианта:
- Написать «Без НДС» — при спецрежимах или проведении не облагаемых НДС операций.
- Указать «0%» — при льготных ставках НДС.
Возьмите наш образец заполнения ТОРГ-12 без НДС — подставьте свои данные и используйте. Вместе с ним можно скачать и пустой бланк, это бесплатно.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать бланк товарной-накладной ТОРГ-12
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Хотя инструкция по заполнению ТОРГ-12 очень простая, иногда все-таки возникают вопросы. Мы разобрали основные.
Что лучше выбрать: УПД или ТОРГ-12?
Использование универсального передаточного документа сокращает документооборот и экономит время, поэтому в целом это удобнее. Но в некоторых случаях УПД нельзя применять вместо накладной:
- При получении аванса.
- При начислении НДС с полученного аванса.
- Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
- Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
- При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
- При исправлении ошибок в документах.
У вас можно скачать бланк накладной ТОРГ-12 на одном листе в word или excel?
Да, можно. Обратите внимание, что если в накладной больше одной страницы, на первом листе нужно указать количество страниц.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 – образец, бланк 2021 года
Сделка, при которой продавец передает товар покупателю, должна подтверждаться первичной сопроводительной документацией. Обычно используется при сделке между юридическими лицами. Данный документ оформляется по форме ТОРГ-12.
Что такое форма ТОРГ-12
Как правило, данный бланк используется компанией при отправлении ТМЦ, которые могут измеряться в весе или штуках. Согласно Федеральному закону, применение товарной накладной не является обязательной процедурой. Однако использование данного бланка имеет множество преимуществ.
Стоит отметить, ТОРГ-12 является унифицированным бланком. Однако наверняка многие знают, что сравнительно недавно в силу вступил закон, который отменил обязательное использование унифицированных форм для первичной документации. Соответственно, и товарную накладную сегодня разрешается оформлять в свободном стиле. Главное, на что нужно обратить внимание, это наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для данного документа.
Хотя практика показывает, многие организации не желают отказываться от удобной и привычной формы ТОРГ-12, которая отвечает всем требованиям. Поэтому данный бланк применяется и сегодня.
(Видео: “Товарная накладная ТОРГ 12”)
Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12
Данная накладная представляет собой первичный документ, который составляется в случае отпуска какой-либо продукции. Если речь идет о сделке между компаниями, то она обычно осуществляется по ранее составленному договору. Например, это может быть договор поставки или купли-продажи. Именно такой документ и является основанием для составления товарной накладной.
Нужно понимать, в оформлении накладной заинтересованы обе стороны. Например, покупатель сможет проверить качество и количество продукции при выгрузке. Для этого достаточно сравнить данные в накладной с фактическими сведениями. Продавцу при помощи данного документа удобно подсчитывать остатки на складе.
Можно представить ситуацию, когда получатель товара выявил его какие-либо несоответствия. Например, это может касаться количества, качества, других параметров. На основании товарной накладной он может предъявить претензию поставщику, потребовать аннулирования сделки или замены товара на аналогичный. Правильно оформленная товарная накладная приобретает юридическую значимость. Соответственно, если между сторонами возникнет конфликт, который дойдет до суда, этот документ будет рассматриваться в первую очередь.
Обычно товарная накладная оформляется и в том случае, если продукция отправляется покупателю при помощи экспедиторской или транспортной компании. В этом случае накладная становится дополнительной гарантией того, что по дороге часть товара не будет украдена или утеряна. Да и сами перевозчики будут иметь документ, подтверждающий, что транспортировка осуществляется законно. Соответственно, покупатель получает накладную, по которой может проверить выгружаемый товар.
(Видео: “Как заполнить накладную торг 12?”)
Какие сведения содержит товарная накладная
Логично предположить, что здесь должны быть данные, как отправителя, так и получателя. Также понадобится максимально указать информацию об отправляемом грузе. Проставляются реквизиты и самой накладной, ведь документу присваивается какой-то номер. Обязательным является проставление автографов всех ответственных лиц. Как правило, в документе ставится всего пять подписей: три от ответственных лиц компании-отправителя. Два автографа должно быть от получающей стороны.
Накладная может оформляться, как на одном листе, так и на нескольких. Такая необходимость возникает при наличии большого количества разных товаров. Количество листов обязательно нужно указать в документе. Кроме этого, к накладной можно прилагать дополнительную документацию. Об этом также необходимо упомянуть в самой накладной.
Инструкция по заполнению товарной накладной по форме ТОРГ-12 в 2021 году
В верхней части бланка имеются строки, которые предназначены для указания информация об участниках сделки. Здесь прописывается полное наименование компании или его структурного подразделения. Указывается вид деятельности, юридический адрес, банковские реквизиты. Отмечаются все участники сделки. Здесь можно увидеть строки для получателя и плательщика, ведь это могут быть разные стороны. Ниже вводная часть должна содержать сведения о документе, на основании которого составляется накладная.
Ниже указываются дата оформления документа и номер, присвоенный ему внутренним документооборотом. Стоит уточнить, что дата оформления документа должна соответствовать дате отгрузки продукции. Далее идет таблица, в которой указываются сведения о продукции. Размер этой таблицы будет зависеть от количества отправляемых товаров. Таблица состоит из 15 столбцов. Каждый из них сопровождается подсказкой. Здесь остается только внести соответствующую информацию.
Под таблицей отмечается, на скольких листах составлена данная накладная. В соответствующее поле вписывается стоимость отправляемого товара. Сумма указывается прописью. Если в строке осталось место, его нужно перечеркнуть.
Нижняя часть предназначена для проставления автографов всеми ответственными лицами. Это главный бухгалтер, лицо, отпускающее товар. В соответствующей графе документ должен подписать и сотрудник компании-получателя, под контролем которого происходит выгрузка продукции.
Образец товарно транспортной накладной 2021 года
Скачать бланк и образец
Количество экземпляров товарной накладной
Как правило, данный документ оформляется в двух экземплярах. Стоит отметить, обе копии отправляются получателю вместе с грузом. Товар получает ответственное лицо, которое сверяет продукцию при выгрузке. Если ее количество и качество соответствует указанным данным, компания-получатель, а точнее ее ответственные лица, подписывают документ. Проставляя свои автографы, они подтверждают, что груз приняли. При этом один экземпляр передается обратно отправителю, а второй остается у получателя.
Соответственно, на основании этих документов отправитель производит списание товара, а получатель выполняет процедуру оприходования. Если покупателя по каким-то причинам полученная продукция не устраивает, он имеет право отправить ее обратно. Для этого получателем груза снова оформляется форма ТОРГ-12. Такая процедура будет подразумевать обратную реализацию. При этом документ составляется по тем же правилам.
Сроки хранения документа
Нужно понимать, ТОРГ-12 относится к первичной документации. Согласно ФЗ такие документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Причем отсчет этого периода должен начинаться после того, как закончится отчетный год. Соответственно, как только заканчивается отчетный год, сразу же начинается пятилетний срок хранения.
Бывают ситуации, когда компания хранит товарную накладную в качестве подтверждения убытка, который переносится на будущее. В таких ситуациях срок хранения ТОРГ-12 может быть увеличен.
Ответственность за составление и учет
К составлению этого документа необходимо отнестись с полной серьезностью. Нужно понимать, сотрудники, автографы которых проставляются в накладной, несут большую ответственно, в том числе и уголовную. Особенно это касается ситуаций, когда выявляются хищения и кражи.
Следует уточнить и по поводу печати. Как известно, печать не является обязательным реквизитом. Но так как она предусмотрена формой ТОРГ-12, то наличие оттиска здесь необходимо. Как показывает практика, при зачете НДС у налоговиков по этому поводу часто возникают вопросы.
