Сколько хранятся графики работы сотрудников

Сколько и где хранить штатное расписание

Срок хранения штатного расписания — постоянно (для организаций, в которых оно разработано) или до ликвидации (для некоторых учреждений).

Сколько хранить штатное расписание

Наводя порядок среди бумаг, не забывайте, что несоблюдение условий и периодов сохранности документов грозит серьезными штрафами. Существует конкретный срок хранения штатного расписания в архиве и на предприятии.

Закон напрямую не обязывает коммерческие предприятия составлять штатное расписание. Но это важная кадровая бумага, формирующая внутреннюю структуру, включающая в себя численность работников, список должностей, фонд оплаты зарплаты. В ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ прописано, что трудовая функция устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Обойтись без этого документа не получится, тем более что его всегда требуют контролирующие инспекторы.

Форму в организации утверждают на выбор: унифицированную № Т-3 (утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004) или разработанную самостоятельно (ст. 7, 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011).

До прошлого года вопрос, сколько лет хранить штатное расписание в организации, регулировался Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, в ст. 71. С 2020 года, определяя период сохранности этого акта, работодатели ориентируются на Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный распоряжением Росархива № 236 от 20.12.2019. Сейчас сроки хранения штатного расписания по новому перечню отражены в п. 40 раздела 1.3.1:

постоянно — по месту утверждения;
3 года — в иных учреждениях;
до момента ликвидации — в компаниях, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Такими источниками являются государственные учреждения. Но таковыми вправе стать и частные компании, и физлица, если заключат договор с архивом (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004). Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться или постоянно, или до ликвидации — в зависимости от того, являются ли они источниками комплектования госархивов. В государственных поликлиниках и больницах документ остается навсегда, в коммерческих — пока их не ликвидируют. Если частная клиника заключила договор с архивом, то и ее акты хранятся вечно.

Федеральная архивная служба РФ не предусматривает отдельных требований к тому, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, — ориентироваться следует на общие правила для действующих бумаг.

Есть и другие сопутствующие документы, которых много в крупных компаниях. Например, подготовительные проекты расписания, официальная переписка о формировании перечня должностей и др. Для них предусмотрены отдельные периоды хранения. Например, проекты расписания, справки, заключения по его разработке сохраняют до тех пор, пока они не перестанут быть нужными (п. 41 Перечня).

В этом нормативном акте указано и в течение какого срока необходимо хранить штатное замещение (расстановки, списочный состав персонала): здесь двойной период — 75/50 лет. Какой период выбрать, зависит от того, когда завершено делопроизводство. Если до начала 2003 года, то 75, если после — 50 (ст. 42 Перечня).

Иногда и организации необходимо проанализировать структуру предприятия за определенный период — сравнить численность сотрудников, должности, зарплату. Тогда понадобится сделать копию этих сведений из архива.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранится штатное расписание

Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.

Несмотря на переход некоторых документов в цифровой формат, большинство актов еще приходится держать на бумаге. Она подвержена порче из-за ряда факторов — света, воды, огня. Специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проверяет их сохранность на предприятиях. Среди основных требований к хранилищам — защищенность от влаги, прямых солнечных лучей и других неблагоприятных факторов. В законодательстве нет четкого указания на место хранения «штатки» в компании —.работодатель самостоятельно определяет и утверждает в специальном нормативном акте. Обычно бумаги рекомендуют оставлять в темных комнатах, подальше от окон и света.

Хранилища оснащают следующим оборудованием:

сейфами, шкафами, стеллажами;
системой вентиляции;
средствами пожаротушения;
охранной и противопожарной сигнализацией.

«Штатку» выставлять на рабочие столы работники вправе только в течение рабочего графика. В конце рабочего дня его обязательно отдают в хранилища. Чтобы обеспечить надежное сохранение, следует определить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, — обычно это секретариат или отдел кадров. В крупных компаниях —архивный отдел. Следить за правильным содержанием документов назначают ответственного сотрудника – секретаря, делопроизводителя, начальника отдела кадров и др.

Есть ли ответственность за нарушение сроков хранения

Контролирующие органы вправе запросить документы для проверки срока хранения штатных расписаний организации в любой момент. Если документы уничтожены раньше предусмотренного законом периода, то работодателям грозят санкции по ст. 13.20 КоАП РФ — от предупреждения до штрафов:

Где и сколько хранить графики работы?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Бюджетная организация, у некоторых сотрудников введен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц, графики работы составляют начальники подразделений и на основании их ведут табели учета рабочего времени.

Табели предоставляются в бухгалтерию, а графики у кого должны храниться?
Какой срок хранения?

ОТВЕТ

Вопрос места хранения графиков законодательно не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).
В общем случае графики работы нужно хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

ОБОСНОВАНИЕ

Все организации обязаны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К документам по личному составу, в том числе относят и графики работы.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Так, срок хранения графика работы в общем случае составляет пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

При этом срок хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончился период, установленный графиком (п. 2.11 указаний по применению перечня, утвержденных Главархивом СССР 15 августа 1988 г.).

Например, в организации с нормальными условиями труда в марте 2017 года утвержден график работы на пять месяцев. Это значит, что срок хранения такого графика – с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.

При этом вопрос места хранения графиков нормативными документами не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Продажи по программе стартуют 18 января. Тур нужно купить до 12 апреля.

Ведомство отметило, что в электронном формате СЗВ-ТД предусмотрено заполнение двух документов — оснований для кадрового мероприятия.

Организации и ИП смогут по ТКС направлять документы, которые ведомство запросило при проверке.

Пенсионные фонд уточнил порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ, в том числе в отношении работников, имеющих право на досрочную пенсию.

Работника можно уволить в случае прогула. Чек-лист поможет вам соблюсти все процедуры.

Установили квоты для иностранных работников по видам деятельности на 2022 год. Интересные решения высших судов. Утвержден сертификат о.

Порядок, сроки и особенности хранения графика отпусков в организации по истечении срока его действия

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса). Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы. Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Сколько хранятся графики работы сотрудников

Подскажите, пожалуйста, срок хранения графиков работ при скользящем графике.

Была уверена, что данный момент не регламентирован законодательством, но тут наткнулась на пункт 377 (Табели (графики) выхода рабочих и служащих на работу) «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007)

Вот думаю, о чем он: о фактическом выходе или все-таки о планируемом?

17 июля 2017 13:00
Анна_Сергеевна

так что читайте лучше Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». ну и, например, вот это:

Вопрос: В организации для продавцов введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 год. Сотрудники не сменяют друг друга в течение одного календарного дня, чередуются по дням недели или неделям. Для таких сотрудников имеются графики сменности, которые составляются ежемесячно.
В течение какого срока необходимо хранить графики сменности?
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение хранения вышеуказанных графиков?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Полагаем, что графики работы (графики сменности) подлежат хранению в течение 5 лет, а если условия труда работников, в отношении которых составляется этот график, отнесены к вредным либо опасным условиям труда, — 75 лет.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что по смыслу части первой ст. 100, частей первой и второй ст. 103 ТК РФ сменной считается такая работа, когда в течение суток одну и ту же трудовую функцию выполняют разные группы сотрудников; суточные дежурства не могут рассматриваться в качестве сменной работы (п. 1 разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 07.05.1987 N 14/14-38 «О порядке применения доплат и предоставления дополнительных отпусков за работу в вечернюю и ночную смены, предусмотренных постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12 февраля 1987 г. N 194», действующего в настоящее время на основании части первой ст. 423 ТК РФ). Таким образом, описанный в вопросе режим не является сменным, соответственно, график, по которому определяется чередование рабочих и выходных дней, в этом случае является графиком работы, а не сменности.
Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Перечень не устанавливает сроков хранения именно таких документов, как «график работы» или «график сменности». Вместе с тем в п. 586 Перечня упомянуты «табели (графики), журналы учета рабочего времени». Согласно этой норме табели (графики), журналы учета рабочего времени подлежат хранению в течение 5 лет, а табели (графики), журналы учета рабочего времени в тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.
При этом анализ законодательства позволяет сделать вывод, что речь в этой норме идет не только о документах, предназначенных для учета фактически отработанного времени: график учета рабочего времени составляется также и для определения планируемого режима работы сотрудников (смотрите, например, п. 2.1 приказа Федерального архивного агентства от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», пп. 19.8 приказа МВД РФ от 29.01.2008 N 80 «Вопросы организации деятельности строевых подразделений патрульно-постовой службы полиции»).
В правоприменительной практике понятия «график работы (сменности)» и «график учета рабочего времени» применяются как равнозначные (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.06.2012 по делу N 33-1264/2012, решение Московского городского суда от 12.12.2014 N 7-9197/14, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2012 N 20АП-3043/12, решение Краснодарского краевого суда от 04.07.2013 (Извлечение), решение Арбитражного суда Свердловской области от 18.12.2012 N А60-42680/2012).
Поэтому полагаем, что срок хранения таких документов, как график работы (график сменности), в соответствии с п. 586 Перечня составляет 5 лет, а если условия труда работников, в отношении которых составляется этот график, отнесены к вредным либо опасным условиям труда, — 75 лет.
Отметим, что за нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
В заключение обращаем Ваше внимание, что высказанная позиция является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов. Для получения официальных разъяснений рекомендуем обратиться в Федеральное архивное агентство по почте (103132, Москва, ул. Ильинка, 12) или путем заполнения формы обращения на официальном сайте ведомства (http://archives.ru/feedback.shtml).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

17 ноября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.