Рассылка расчетных листков в программах 1С – Учет

Рассылка расчетных листков в программах 1С

Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.

Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.

Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1

Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.

Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» — «Органайзер».

Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».

Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:

• электронную почту и пароль от нее;

• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;

• остальные параметры оставьте по умолчанию.

Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.

Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.

В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.

В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.

Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).

Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» — «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».

Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».

Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».

Варианты создания рассылки расчетного листка.

Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.

• из отчета «Расчетный листок»;

• в разделе «Администрирование».

1 Вариант.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».

Шаг 2. В форме отчета «Расчетный листок» нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.

2 вариант.

Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.

Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».

Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.

• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;

• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;

• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;

• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».

Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».

Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».

Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».

Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.

Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.

Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.

Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».

Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» — «Личные данные».

Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» — настройка рассылки сохранена.

Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.

Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».

По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.

1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.

Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.

Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.

Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.

Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.

Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.

1 Вариант.

Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате».

Нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

2 вариант.

В разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».

Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) редакции 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте – но немногие об этом знают.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В своем письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны «выдаваться» работникам. А способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Например, это может быть рассылка расчетных листков по электронной почте.

Рассылка настраивается двумя способами:

• Непосредственно из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
• В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта:

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» — Органайзер – Настройка системной учетной записи.

Настройка параметров

Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов.

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки. Настройки должны быть следующие:

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его эл. почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки»

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

После создания настройки рассылки по кнопке «Выполнить сейчас» будут сформированы и отправлены расчетные листки сотрудникам (каждый получатель получит только свой расчетный листок).

Перед массовой отправкой рекомендуется протестировать данную настройку на нескольких сотрудниках.

Используйте новые возможности ЗУП 3.1 для облегчения своей работы, экономии времени и удобства своих сотрудников!

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для 1С Предприятие 8

Купить программу Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 2.5 или заказать обратный звонок для консультации специалиста можно одним кликом по кнопке ниже.

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 3

Купить программу Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 3 или заказать обратный звонок для консультации специалиста можно одним кликом по кнопке ниже.

Описание Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для 1С Предприятие 8

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail предназначена для:

• версия для редакции 3 — работает в конфигурациях:
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 базовая версия редакции 3.
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ версия редакции 3.
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 базовых и ПРОФ версий редакции 2.5,
  • а также в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП редакции 2.5,
  • и в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 8 редакции 1.3.

  Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail представляет собой внешнюю обработку (специальный алгоритм), который формирует список сотрудников, имевших начисления за определенный период и позволяет направить им расчетные листки по электронной почте.

  Приведенные выше типовые конфигурации изначально имеют встроенный почтовый клиент. Так же в карточке каждого сотрудника может быть введена информация о его адресе электронной почты. Так же в указанных программах есть отчет «Расчетный листок». Эти возможности реализованы фирмой «1С» в типовой конфигурации и доступны пользователям даже при отсутствии дополнения Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail. Краткое описание и внешний вид формы Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail можно скачать в формате PDF по ссылке справа.

  Дополнение Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail используя эти типовые возможности позволяет отправить расчетные листки сразу по списку, каждому сотруднику свой листок. Расчетные листки прикладываются к письму как файл. Направлять расчетные листки можно в разных форматах, как HTML, файл Excel или ZIP архив, содержащий файл Excel.

  Решение Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail не содержит защищенных фрагментов кода. Код полностью доступен и может быть изменен программистами или конечными пользователями. Форма расчетного листка сделана на основе формы такого же отчета типовой конфигурации, но включена в саму разработку. Т.о., в случае необходимости изменения формы расчетного листка, который направляется сотруднику, эту форму можно изменить в самой разработке и вносить изменения в типовую конфигурацию не потребуется.

  Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail представляет собой внешний файл, поэтому для её использования вносить изменения в типовую конфигурацию не требуется.

  Информация о компании:

  Внедренческий центр «Домино Софт»

  Телефон: +7 (495) 784-71-93 или +7 (985) 621-48-25

  Адрес: 117630, г. Москва, Старокалужское шоссе, дом 62, офис ВЦ «Домино Софт».

  Рассылка расчетных листков в программах 1С – Учет

  Программные продукты компании 1С активной развиваются в части автоматизации тех или иных процессов в компании. Флагманский продуктом компании является продукт 1С ERP Управление предприятием 2. В рамках нашей статьи рассмотрим одну небольшую, но многим полезную задачу, которая так же автоматизирована в программе – Рассылка расчетных листов сотрудникам нашей организации.

  Данная статья актуальна для организаций, которые приняли решение вести кадровый учет в 1С ERP Управление предприятием 2.

  Для настройки автоматической рассылки расчетных листков необходимо перейти НСИ и Администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.

  В открывшейся форме переходим «Рассылки отчетов»

  Открывшееся рабочее место позволяет настраивать автоматические рассылки практически любых отчетов с учетом необходимых нам параметров

  Нажимаем кнопку «Создать». Укажем наименование «Автоматическая рассылка расчетных листов ООО «Рога и Копыта»». Заполняем реквизит «Отправлять» одним из трех доступных значений — Свой отчет для каждого получателя (Выбор этого значения необходим для рассылки личных отчетов каждому из получателей). Заполняем реквизит «Получатели» значением «Физические лица». В табличной части Отчеты необходимо выбрать наш отчет «Расчётный листок».

  После всех, вышеперечисленных действий у нас заполнилась таблица параметров отчета.

  В настройках нам необходимо указать нашу организацию, а так же выделив параметр «Сотрудник» нажать на кнопку «Указать получателей рассылки».

  На вкладке «Расписание» мы можем настроить время и периодичность выполнения нашей рассылки (можно не настраивать, а выполнять рассылку вручную).

  На вкладке «Доставка (эл. Почта)» Нам необходимо выбрать получателей отчета путем подбора из справочника «Физические лица» (Важно: для корректной работы рассылки, в карточках физический лиц должна быть указана эл. Почта)

  После указания получателей указываем учетную запись электронной почты с которой будет осуществляться рассылка.

  На вкладке «Дополнительно» выбираем формат документа для вложения при рассылке. Так же мы можем указать эл. Почту для ответов на нашу рассылку и установить галочку «Отправлять письма через скрытые копии». Если эта галка установлена, сотрудники будут видеть только себя в получателях.

  На этом наши настройки закончены, рассылка будет автоматически выполняться согласно указанному расписанию.

  Надеемся, данная статья была вам полезна! Остались вопросы? Задайте их нашим квалифицированным специалистам с опытом работы в 1С более 10 лет.

  Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

  

  В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

  Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

  Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

  Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

  КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

  Можно рассылать по электронной почте

  Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

  Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда[1].

  Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

  Специалисты Минтруда России[2] считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

  1) в трудовом договоре;

  2) коллективном договоре;

  3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

  Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

  

  Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте[3].

  Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

  Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

  

  С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

  Можно ознакомить с помощью специальной программы

  В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

  Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

  а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

  б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

  

  Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

  • в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

  • на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

  Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

  

  [1] Письмо от 18.03.2010 № 739-6-1.

  [2] Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

  [3] Определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061.

  Читайте также  Отражаем в учете возвратные отходы производства