Расходная накладная: Образец написания и Бланк 2022

Расходная накладная: Образец написания и Бланк 2021

Расходная накладная применяется при выдаче поставщиком товаров клиенту или посреднику. То есть, при осуществлении отгрузки любых товарно-материальных средств, например, со склада, или магазина, завода. Оформляет документ кладовщик или продавец, или ответственный за это менеджер. Скачать подготовленный нами образец или пустой бланк накладной в доступном формате можно ниже.

Для чего используют бланк расходной накладной

Расходная накладная — это документ, который подтверждает перемещение продукции или любого вида товаров с места выпуска или хранения до пункта назначения, определенного в ходе товарной операции. Его применение важно не просто для отправки продукции фирмы, но и для ведения бухгалтерских расчетов, списания со склада и многого другого.

Благодаря этим бумагам компания ведет учет своего товарооборота.

Расходная накладная обязательно применяется и при возврате материалов на склад в связи с обнаружением дефектов или поломок, неподходящей комплектации, бракованой упаковки и так далее.

Кто должен оформлять документ

Как уже упоминалось выше, заполнить бланк расходной накладной или сформировать его – прямая обязанность материально-ответственного работника. По должностной инструкции, это может быть кладовщик, продавец, бухгалтер, менеджер.

Когда документ заполнен, он в обязательном порядке передается сотруднику бухгалтерского отдела компании для проведения дальнейших операций в своей компетенции.

На каком этапе формируется накладная

При любых обстоятельствах заполнять бумагу нужно во время проведения сделки. Заранее или позже не следует, чтобы избежать возможных ошибок или неточностей. Это очень важно, чтобы провести необходимые бухгалтерские расчеты и не нанести финансовый ущерб своей компании. А если такой факт будет обнаружен в ходе проверок контролирующим органом, то предприятию не избежать штрафов.

Накладная довольно важный документ с юридической точки зрения. Ее можно использовать как доказательство при возникновении судебных споров между поставщиком и дистрибьютором продукции.

Порядок формирования докладной

Типовой формы бланка расходной накладной на сегодняшний день не существует. Ее отменили более 5 лет назад. Но использовать прошлые варианты вполне возможно. Также можно создать шаблон внутри компании, или воспользоваться нашим ниже. Таким образом, форма расходной накладной может быть произвольной. Но все же некие моменты в документе являются обязательными для соблюдения, например, при составлении основного текста.

Как всегда, документ имеет «шапку», название, основной текст и окончание.

В шапке пишется:

• номер и число, месяц, год, когда оставлено;
• название фирмы, которая отправляет и той, которая принимает товар;
• обоснование – договор, согласно которому проводится движение товара (номер и дата документа);
• информация о доверенности, если такая была составлена для предоставления полномочий для осуществления данной товарной операции.

Далее посредине пишется название документа. Ниже приводится основное содержание накладной. Как правило, это всегда табличка с информацией о каждом отпускаемом товаре.

В столбцы таблицы вносится такие данные:

• наименование товарной единицы;
• количество штук, или килограммов, или метров, литров;
• цена за одну единицу товара;
• общая сумма за весь товар, что отпускается.

Иногда таблица имеет дополнительные пункты. Возможно о сроке хранения, упаковке, вид товаров и многое другое, что, по мнению компании-отправителя, важно. В таблицу обязательно вносится весь перечень товаров, как бы много их не было.

Концовка документа – это данные о количестве продукции и общая стоимость. Сведения должны соответствовать тем, что указаны в таблице.

Образец заполнения расходной накладной

Итак, что же писать в образце накладной. Во-первых, если отпускается небольшое количество товаров, печатать ее на листе А4 необязательно. Можно использовать меньший формат бумаги. Каких-то рамок и форм для оформления накладной нет. Единственное правило: документ должен соответствовать стандартам делопроизводства и ведению бухгалтерского учета в рамках проведениях товарно-отпускных операций.

Название бумаги пишется посредине: «Расходная накладная» и далее номер ее по счету за этот года и дата операции.

Ниже вставляются реквизиты и контакты компаний участников операции и основание для ее проведения. И самое главное, табличка с данными о товаре, как говорилось выше. Ее можно подготовить в форматах Word или Excel. Табличка обязательно имеет такие маркеры: номер по порядку, название всех товаров, единица измерения, количество, цена за каждый продукт и общая сумма в конечной отдельной строке. Бланк расходной накладной скачать в Еxcel формате можно ниже

Важно: компания сама решает, какой маркер добавить в таблицу, а какой убрать зависимо от товара и других факторов.

Далее расходную накладную обязательно подписывает директор фирмы, кладовщик или продавец, и даже водитель, который осуществляет перемещение товара из одного пункта в другой.

Как правильно заполнить документ

Унифицированных обязательных догм по заполнению накладной нет. Компании сами решают, как это делать. Например, использовать формат А4 или А6, печатать на бланке компании или чистом листе, заполнять от руки ручкой или в электронном виде на компьютере. Неизменным лишь является правило живой личной подписи участников операции. Ставить печать на документе также необязательно – это внутреннее решение и право компании.

Документ нужно готовить в двух одинаковых экземплярах. Один отдается в руки тому, кто принимает продукцию, второй остается у кладовщика или иного сотрудника, что провел выдачу товара.

Хранение и принятие к учету

На сегодняшний день готовить накладные нужно в двух форматах: электронном и печатном. Оба варианта бланка расходной накладной должны сохраняться в архивах. Печатные варианты подшиваются в специальную папку и хранятся в недоступном для посторонних людей месте. Электронные накладные – в архиве на компьютере или специальной программе, или на другом электронном носителе.Ниже представлена возможность бланк расходной накладной скачать в word формате.

За хранение документа отвечает бухгалтерский персонал. Они ведут сохранность всех расчетных документов согласно законодательству страны. Важно учитывать тот момент, что при каких-либо судебных спорах, где задействована расходная накладная, она сохраняется до решения суда, если ее обычный строк хранения уже истек.

Наша команда подготовила варианты шаблонов расходных накладных в удобных форматах для печати:

Как составить расходную накладную (бланк)?

Расходная накладная активно используется в сфере розничной торговли. Какие формы данного документа существуют сегодня, каковы нюансы их составления и где можно скачать актуальные бланки, расскажем в нашей статье.

Для чего нужна расходная накладная

В российском законодательстве документооборот с применением расходных накладных регулируется весьма поверхностно. Использование соответствующих документов во многом опирается на деловые традиции, сложившиеся в сфере торговли.

Среди тех немногих источников права, которые регулируют применение расходных накладных, можно выделить письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В соответствии с нормами п. 2.1.2 данного НПА движение товара от продавца к покупателю должно заверяться товаросопроводительными бумагами, в частности накладными. В положениях п. 2.1.2 письма № 1-794/32-5 также отмечено, что накладные могут выступать в качестве как расходных, так и приходных документов и должны оформляться материально ответственными лицами в ходе отпуска товаров либо при их принятии организацией.

В п. 2.1.9 письма № 1-794/32-5 указано, что расходная накладная может также потребоваться при возврате товара поставщику (если в ходе реализации в изделии обнаружен брак, товар имеет низкое качество либо ограниченную комплектность).

В соответствии с п. 2.2.4 письма № 1-794/32-5 при отпуске товаров в распоряжение материально ответственных лиц на период их рабочей смены должна оформляться расходно-приходная накладная.

Таким образом, рассматриваемый НПА устанавливает 2 основных типа расходных накладных:

• документ, посредством которого оформляется передача товара от продавца к покупателю либо от покупателя к поставщику, если изделие бракованное;
• документ, посредством которого оформляется передача товаров в распоряжение продавца, который может продавать соответствующие изделия в течение рабочей смены.

Формы расходных накладных

Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?

Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:

• форма ТОРГ-12, предназначенная для отпуска товара сторонней фирме;
• форма ТОРГ-14, предназначенная для отпуска товара продавцу под реализацию.

В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.

Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.

Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Посмотреть разъяснения можно, получив к К+ бесплатный пробный доступ.

Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.

Составляем накладную на отпуск товара сторонней организации

Расходная накладная по форме ТОРГ-12 составляется в 2 экземплярах. 1-й остается в фирме, которая сдала товар, и используется в качестве основания для списания соответствующих ТМЦ. 2-й экземпляр передается фирме, получившей товар, и выступает основанием для оприходования соответствующего имущества.

Составляем накладную на отпуск товара продавцу

Расходная накладнаяпо форме ТОРГ-14 также формируется в 2 экземплярах сотрудником, который отпускает товар и одновременно является материально ответственным лицом торговой организации. Ее 1-й экземпляр отдается продавцу, который берет товар под реализацию, а 2-й остается в фирме. По окончании рабочей смены продавец сдает выручку в кассу. В расходной накладной фиксируются сведения о данной выручке, а также об оставшихся нереализованных товарах.

О правилах оформления формы ТОРГ-14 читайте в материале «Унифицированная форма № ТОРГ-14 — бланк и образец».

Где можно скачать бланки расходных накладных

Скачать бланки расходных накладных, соответствующие формам ТОРГ-12 и ТОРГ-14, вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Используя данные формы, вы без труда составите расходные накладные нужного назначения.

Накладная формата А5 – Образец, бланк 2021 года

Практически все действия, выполняемые с товаром, сопровождаются специальной накладной, которая выполняет функцию первичного документа.

Форма

Конечно, любая организация имеет право разработать свой фирменный бланк, который будет использовать при оформлении накладных. Главное, чтобы здесь указывались все важные данные совершаемой сделки. Хотя в составлении собственного шаблона нет необходимости, ведь для оформления накладных вполне подходит стандартная, понятная и простая форма А5. Именно этот бланк принято использовать в большинстве случаев, если возникает необходимость оформить накладную. Здесь уже имеются все необходимые графы, которые остается заполнить соответствующими сведениями.

Кто составляет накладную формата А5

Когда товар продается, покупается, возвращается, или предоставляется какая-то услуга, дынный факт фиксируется в накладной А5. По сути, это своеобразный договор между участниками сделки. Накладная является документальным подтверждением ее совершения.

Оформлением данной накладной занимается лицо, несущее за товар материальную ответственность. До момента его передачи за продукцию отвечает именно компания-продавец, поэтому ее сотрудники должны оформить данный документ. Это может быть не только продавец, но и кладовщик, менеджер, другие сотрудники. Затем накладная направляется в бухгалтерию. На основе этого документа организация-продавец списывает товар со своего баланса, проводит другие нужные расчеты и действия.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Сложности процесса отгрузки товара видны только изнутри. Например, сначала компания-продавец проверяет его наличие на складке. Затем обрабатывается заявка, составляется лист комплектации, а товар транспортируется в зону сборки и упаковки. И после того, как будет осуществлена погрузка товара, ответственные лица занимаются оформлением документов.

Составлять накладную раньше, например, при получении заявки от покупателя, нецелесообразно. К примеру, на складе может не оказаться нужного товара с необходимой комплектацией. Но при этом накладная уже будет оформлена. В такой ситуации в ней просто теряется смысл. Также при комплектации и упаковке могут произойти повреждения товара, или обнаружение брака, что также неприемлемо. И только после того, как товар уже полностью скомплектован, упакован и подготовлен к отправке, ответственные лица могут заниматься оформлением накладной.

Порядок заполнения расходной накладной 2021 года

Накладная является основанием для выполнения бухгалтерских расчетов. При спорных ситуациях она становится юридически важным документом. Именно поэтому заполнять документ нужно в соответствии с правилами. Так, здесь недопустимы какие-либо ошибки и неточности. Делать исправления нельзя, не допускается использование корректора. Неправдивую информацию также лучше не вносить. При выявлении данного факта наказание понесет не только ответственное лицо, но и вся организация.

Условно документ можно разделить на три основные части: вводная, основная, завершающая. Вводной частью и является так называемая «шапка» документа. Здесь указывается название фирмы, которая отпускает товар, наименование компании-получателя. В случае с ИП, указывается его ФИО.

Также здесь должны быть указаны дата оформления и номер накладной. Не стоит забывать о том, что подобные сделки совершаются в рамках какого-то договора. Например, две компании заранее составляют договор поставки, купли-продажи и др. На основании этого договора и происходит отгрузка товара, соответственно, и оформление накладной. Поэтому в документе следует указать сведения об этом договоре.

Кроме этого, интересы одной из сторон может представлять доверенное лицо. Даже если это сотрудник компании, он также должен иметь доверенность от своего руководителя. Дата выдачи и номер доверительного документа также нужно указать в накладной. Далее идет основная часть, которая представлена в виде таблицы. В ней достаточно удобно отображать все необходимые данные.

Состоит таблица из следующих столбцов:

1. Порядковый номер.
2. Название отпускаемой продукции.
3. Единицы измерения.
4. Количество.
5. Стоимость.
6. Сумма.

Как правило, такой информации вполне достаточно, чтобы отобразить сведения о товаре. Однако в том случае, если нужно указать какие-то дополнительные сведения, количество разделов можно увеличить. Например, можно дополнительно указать вид, категорию, сорт, назначение, упаковку, особенности и другие данные. Логично предположить, что размер таблицы напрямую зависит от количества передаваемых товаров. Под таблицей прописывается общая сумма, и сколько всего товаров было в нее внесено.

Далее идет заключительная часть документа. Она предназначена для проставления автографов ответственными лицами. Здесь нужно указать, кто сдал товар, а кто его принял. Автографы должны сопровождаться расшифровками.

Нет острой необходимости строго придерживаться имеющегося бланка. При необходимости без проблем можно увеличить количество столбцов, что позволит максимально точно описать товар. Но при этом нужно помнить, главная информация, касающаяся данной сделки, должна здесь присутствовать обязательно. Накладная должна быть оформлена в двух экземплярах. Они подписываются обоими участниками сделки. Каждая сторона должна получить на руки по одному экземпляру.

Скачать бланк и образец накладной формата А5

Особенности оформления в электронном виде

При составлении накладной вовсе не обязательно использовать рукописный вариант. Данный документ может быть оформлен и в электронном виде. Однако необходимо помнить про особенности такого документа. Так, электронная накладная составляется в единственном экземпляре. Кроме этого, необходимо использовать электронные автографы. Подписать документ должны представители обеих сторон.

Особенности хранения

Законодательство не выдвигает каких-то особых требований, связанных с учетом накладных. Именно поэтому порядок их хранения определяется руководителями. Как правило, оптимальное решение подбирается благодаря сложившейся практике на конкретном предприятии. Таким образом, руководитель имеет право самостоятельно определять, как учитывать, и сколько хранить подобные документы.

Расходный ордер кассы скачать бланк

Расходный кассовый ордер — это первичный документ, фиксирующий выплаты, произведенные из кассы организации или ИП. Используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке. Выплате заработной платы, выдаче денег под отчет. Возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам. Выплатам на командировочные расходы и т.д.

Рассмотрим в данной статье следующие важные вопросы:

• Расходный кассовый ордер, какой образец заполнения. Как распечатать и скачать бесплатно форму рко;
• Унифицированная форма бланк ко-2. В формате word,ворд, excel, эксель. Как оформить его и заполнить;
• Приведен заполненный образец и пример онлайн. код целевого назначения, подписи. нужно ли ставить печать ООО или ИП;
• Как заполнять ордер по расходу правильно. что отражается по строке основание 0310002, 0402009. нумеруются по порядку с начала года;
• Назначение документа: на выдачу зарплаты по ведомости. на командировочные расходы, в подотчет, инкассация;
• Кем и кто подписывает ордер. сколько подписей, какие реквизиты. как правильно заполнить, какие проводки;
• Какой его срок действия в днях (обычно — сутки, пока касса не закрыта). какие документы могут его заменить;
• Правила оформления расходных кассовых ордеров по выдаче наличных денежных средств из кассы. что требует кассир.

РАСХОДНЫЙ документ КО-2 по ОКУД 0310002

Образец заполнения РКО

Применимые нормы: ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, ст. 34 Закона о Банке России

Расходник оформляют по унифицированной форме N КО-2. (Форма по ОКУД 0310002, ОКПО 15035745) в одном экземпляре при выдаче наличных денег из кассы организации. (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций. пункт 6 Указания N 3210-У). Расходные кассовые ордера подписывают уполномоченные лица. Получатель наличных денег и кассир также подписывают РКО при выдаче денег. (подпункт 6.2 п. 6 Указания N 3210-У).

Бланки расходного кассового ордера (word, excel) готовый из консультанта плюс

(Word, docx) (Word, docx) (Excel, xls) (Excel, xls)

Выдача наличных денег проводится по «расходникам» — РКО.

Правила заполнения рко в 2022 году не изменились. Все осталось по прежнему. Как его правильно заполнять, например на зарплату. И образец заполнения на юридическое лицо — читайте ниже.

При получении РКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера. Или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя). И ее соответствие образцу. Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по документу кассир проверяет также наличие подтверждающих документов. Перечисленных в расходном ордере.

Кассир выдает наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту. Или другому документу, удостоверяющему личность. Либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности. И документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег. Указанному в расходном документе. (Расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие. Фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в кассовом документе. Фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности. Соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица. Данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В случае выдачи наличных денег по доверенности. Которая оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц. Индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру. (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег. Если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег. Проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. И не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы. Которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. В этом случае документ оформляется согласно письменному заявлению на выдачу денег в под отчет. Составленному в произвольной форме. И содержащему надпись о сумме наличных денег. И о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводилась раньше при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег. Необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом. По расходному кассовому ордеру — «расходнику».

Как исправить ошибку в расходном кассовом ордере

В расходном кассовом ордере допущена ошибка при написании суммы. Какой способ исправления ошибки.

Исправления в кассовые документы , в том числе в РКО, вносить нельзя . (пункт 4.7 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Кто уполномочен подписывать и ставить печать РКО

Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. А также кассир. Если руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. Он же эти документы и подписывает (пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Их надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведет кассовые операции. И оформляет кассовые документы. Образцы подписей оформлять не нужно. (подпункт 4.4 п. 4 Указания N 3210-У).

В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой N КО-2. Наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует. Или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции. И оформляет кассовые документы (пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

Надо ли проставлять штамп (печать) на РКО

Обязательно проставлять оттиск печати (штампа) необходимо только на квитанции к ПКО (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Ставить оттиск печати (штампа) на РКО не обязательно .

Автор: Нелли Иванова, специалист по налоговому законодательству и бухгалтерскому учету. Команда портала