Протокол заседания экспертной комиссии по

Протокол заседания экспертной комиссии

Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства. Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам.

Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФА по ОМиБО по Ивановской области)

УТВЕРЖДАЮ

Директор УФА по ОМиБО

по Ивановской области

___________ О.Л. Кораллов

« 14 » января 2014 г.

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

14 января 2014 года

№2

Председательствующий – Д.Ю. Кротов

Секретарь – Н.Н. Борисюк

Присутствовали : Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова

1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.

3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.

3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.

4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.

Председательствующий	Д.Ю. Кротов
Секретарь	Н.Н. Борисюк

Пример протокола заседания экспертной комиссии в формате doc доступен для скачивания по ссылке.

Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи предоставляются на рассмотрение в ЭПМК вашего архивного учреждения только в том случае, если документы организации – это источник формирования госархива. В связи с чем, пункты об этом в представленном образце протокола заседания экспертной комиссии могут быть исключены теми организациями, которые не сдают документацию в государственный архив для хранения.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
отбором бумаг, необходимых для работы;
изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Протокол заседания экспертной комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3

2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.

3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.

1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.

РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.

1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.

РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.

3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.

РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.

3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.

РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.

4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.

Председательствующий В.И. Дротиков

Секретарь Л.Л. Суздальская

Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии доступен для скачивания в формате doc.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.

Протокол экспертной комиссии «О рассмотрении номенклатуры дел «

«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Широковская школа» Симферопольского района Республики Крым

ул.Ленина , д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: [email protected], ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

заседания экспертной комиссии

11.01.2017 с.Широкое №01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

Председатель – Перминова Н.С.

Секретарь – Николаева И.А.

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ «Широковская школа»

Директор Перминова Н.С.

Перминова Н.С., которая представила к рассмотрению проект номенклатуры дел на 2017 год.

1.1. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2017 год.

1.2. Представить номенклатуру дел на согласовани е в Управление образования администрации Симферопольского района Республики Крым.

Председатель Н.С. Перминова

Секретарь И.А. Николаева

ул.Ленина , д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: [email protected], ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

заседания экспертной комиссии

09.01.2018 с.Широкое №01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комисии

Председатель – Перминова Н.С.

Секретарь – И.Ю. Бурдукова

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ «Широковская школа»

Директор Перминова Н.С.

Перминову Н.С., которая ознакомила с приказом Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении изменений в приказ Министерства образован, науки и молодежи Республики Крым от 07.06.2017 №1481», ознакомила с примерной номенклатурой дел согласно Положения о делопроизводстве и номенклатуре дел в школе (утвержденное приказом №501-о от 29.12.2017), сообщила о необходимости внесения изменений в номенклатуру и представила к рассмотрению проект номенклатуры дел на 2018 год.

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2018 год.

1.3. Представить номенклатуру дел на согласовани е в Управление образования администрации Симферопольского района Республики Крым.

Председатель Н.С. Перминова

Секретарь И.Ю. Бурдукова

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: [email protected], ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

заседания экспертной комиссии

09.01.2019 с.Широкое №01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комисии

Председатель – Ходова Н.С.

Секретарь – И.Ю. Бурдукова

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ «Широковская школа»

Директор Ходова Н.С.

Ходова Н.С., которая ознакомила с приказом Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении изменений в приказ Министерства образован, науки и молодежи Республики Крым от 07.06.2017 №1481», ознакомила с примерной номенклатурой дел согласно Положения о делопроизводстве и номенклатуре дел в школе (утвержденное приказом №501-о от 29.12.2017), сообщила о необходимости внесения изменений в номенклатуру и представила к рассмотрению проект номенклатуры дел на 2019 год.

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2019 год.

Председатель Н.С. Ходова

Секретарь И.Ю. Бурдукова

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: [email protected], ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

заседания экспертной комиссии

11.01.2021 с. Широкое №01

Присутствовали : О.В. Терещенко, И.А. Николаева, С.Н.Ющенко

Повестка дня:

1.О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ «Широковская школа» на 2021 год

И.о.директора, зам.директора по УВР Горова Л.Е.

Горову Л.Е., которая ознакомила с приказом Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении изменений в приказ Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 07.06.2017 №1481», приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», ознакомила с уточнениями и изменениями в номенклатуру дел на 2021г. в связи с появлением новых документов, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2021 год.

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Номенклатуру дел на 2021 год согласовать.

1.3. Представить номенклатуру дел на согласование в Управление образования администрации Симферопольского района Республики Крым.

Секретарь М.А. Кондрух

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

заседания экспертной комиссии

Присутствовали члены комиссии

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.