Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления
Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.
Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.
В каких случаях составляется письмо-подтверждение
Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.
Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:
- при выражении согласия на заключение договора (любого характера);
- при рассмотрении какого-либо вопроса;
- во время принятия решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
- для налаживания процесса поставки/получения документов, товаров, осуществления денежных переводов и т. п.
В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).
Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.
В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.
Как написать — рекомендации и советы
Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).
Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.
Типовая структура имеет следующий вид:
- В «шапке» приводится информация о получателе и отправителе (наименования, адреас, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
- В центре приводится название бланка и его уникальный регистрационный номер. После этого следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
- Затем раскрывается информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если это уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
- В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее неиспользование предусмотрено уставом организации.
Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».
Скачать образец
Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.
ООО «Море» Директору
г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»
Тел. (879)881922 М.С. Крюкову
г. Мурманск, ул. Северная, 52
14.03.2021 №322
Письмо-подтверждение
Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.
Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».
С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.
Выводы
Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.
Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.
Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.
Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.
10 основных правил деловой переписки
Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.
Как обычно мы общаемся с коллегами?
Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?
Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….
Ну что, мы договорились? Сделаешь?
Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.
Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.
Правила внутрикорпоративной деловой переписки
Содержание письма
Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:
- Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
- Письма-резюме по итогам встреч.
- Письма-задачи.
- Письма-комментарии к задачам.
- Письма с файлами.
Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.
Тема в письме нужна по двум причинам:
- Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
- Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.
Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».
Тема: Договор → Прошу согласовать договор
Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)
Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***
Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».
Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.
Адресация
В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.
В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.
Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.
Приветствие
Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.
Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.
Первое предложение — суть письма
Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.
Уточнения
Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.
Орфография и пунктуация
Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.
Для этого есть пара причин:
- Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
- Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.
Структура
Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.
Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.
Оперативность ответа
Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).
Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.
Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как подтвердить встречу на собеседование в письме?
В современном обществе все большее значение в жизни человека приобретает карьера, основной целью становится достижение успеха и материального благополучия. Каждый человек стремится получить должность, приносящую не только моральное удовлетворение, но и станет источником материального благополучия.
Трудоустройство — процесс долгий и кропотливый. Все начинается с тщательного исследования сайтов нанимателей, изучения спроса рынка труда, посещений службы занятости, анализа предложений, формирования качественного резюме с сопроводительным письмом, цель которого — получение приглашения на личное собеседование.
К переговорам, как и к составлению портфолио, необходимо подготовиться. В правильно составленном портфолио, в том числе, перечисляются различные средства связи с кандидатом: номер телефона (он должен быть доступен в любое время), адрес электронной почты, Scype.
Письмо-приглашение
Поскольку в нашем компьютеризированном веке все чаще в качестве коммуникации применяется электронный документооборот, то и предложение прибыть на личную встречу кандидат, скорее всего, получит в электронном варианте.
Обычно в письме-приглашении содержится следующая информация:
- на какую вакансию рассматривается кандидатура,
- место, дата и время собеседования,
- номер телефона для связи с ответственным сотрудником.
Не исключено, что на личной встрече могут понадобиться какие-то документы, подтверждающие образование, квалификацию или опыт работы, поэтому к письму прилагается список. Иногда письмо-приглашение содержит краткий обзор деятельности организации, предлагающей вакансию, величину заработной платы и список должностных обязанностей. Письмо с дополнительной информацией демонстрирует высокий уровень компании.
На приглашение, безусловно, нужно ответить (так же в электронном виде), что подчеркнет заинтересованность кандидата в вакансии. Ну и, в конце концов, это элементарное проявление воспитанности и вежливости.
Даже если в письме-приглашении содержатся полные сведения о месте и времени встречи, и соискатель готов к собеседованию, положительный ответ необходимо подготовить и выслать потенциальному нанимателю.
Общие правила по составлению ответа
Рекомендуется отвечать на письмо не сразу, а подождать несколько часов. Во-первых, таким образом можно вызвать у работодателя интерес к собственной персоне, во–вторых, подчеркнуть серьезность намерений в отношении вакансии, в-третьих, появляется пауза для размышлений об истинности своего намерения занять именно эту должность. Но однозначно, ответ должен поступить в рабочее время. Обычно соискатель рассылает сои данные в несколько организаций на аналогичные должности. Приглашений может прийти несколько. Каждое из них требует обратной связи.
Ответ готовится тщательно. Он должен быть правильно составлен, в соответствии с правилами написания делового письма, не содержать эмоциональных высказываний, жаргонных фраз, панибратских обращений. В письме не должно быть орфографических ошибок.
При написании письма используются некоторые общепринятые правила:
- шрифт и размер Times New Roman N 13, 14;
- абзацный отступ текста документа — 1,25 см;
- текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала;
- интервал между буквами в словах – обычный, интервал между словами — один пробел,
- текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Документ должен быть удобочитаемым. Соблюдение правил оформления письма показывает кандидата в выгодном свете как человека аккуратного и грамотного.
Текст ответа начинается с обращения к создателю письма-приглашения «Уважаемая/уважаемый »(затем прописываются фамилия и инициалы приглашающего). Далее констатируется факт – письмо-приглашение получено. Затем выражается благодарность за внимание к резюме и приглашение на собеседование («Благодарю Вас за приглашение на собеседование»). Только после этого следует выразить согласие прибыть в указанную дату и время на встречу (Буду рад(а) приехать по такому-то адресу в такое-то время). В конце письма — заключительная этикетная фраза «с уважением». Дата. Подпись. Лаконичность и ёмкость ответа создает позитивное отношение к кандидату, дает понять работодателю, что человек готов к сотрудничеству, но знает себе цену.
Если письмо-приглашение содержит просьбу связаться с работником отдела кадров или рекрутером для уточнения даты и времени собеседования, то необходимо перезвонить по указанному телефону контакта. У телефонной беседы есть и еще одно преимущество. Соискатель может выяснить, какие вопросы будут рассматриваться, есть ли требования к внешнему виду, продолжительность встречи. Появляется возможность более тщательно подготовиться к визиту.
Как отказаться от вакансии?
С учетом того, что большинство кандидатов в принципе не отвечают на письменное приглашение или пишут письма большого объёма с несущественными подробностями и словами благодарности, краткий и по существу ответ произведет на интервьюера положительное впечатление.
Даже если вакансия уже не актуальна, не рекомендуется «уходить по-английски, не попрощавшись». Возможно, в той же компании через какое-то время вновь откроется вакансия, более соответствующая образованию и опыту работы. Чаще всего «интересные» портфолио прямые работодатели оставляют на будущее. Кадровые агентства часто сотрудничают и могут предложить коллегам обратить внимание на ответственного и вежливого кандидата.
Принцип написания отказа тот же:
- обращение,
- благодарность за приглашение,
- отказ,
- причины отказа (возможно, некоторые причины, если работодатель заинтересован в работнике, можно обсудить или устранить, тогда последует повторное предложение),
- заключительная этикетная фраза, прощание,
- дата, подпись.
Случаются ситуации, когда прибыть на собеседование в обозначенное в приглашении время не представляется возможным. В ответном письме необходимо выяснить, допустимо ли перенести дату встречи или время, объяснить причину, по которой кандидат не может явиться (причина должна быть уважительной). Такое письмо демонстрирует желание к сотрудничеству, дисциплинированность соискателя.
Если приглашение поступило от иностранной компании, и будущая должность подразумевает ведение деловой переписки на иностранном языке, то рекомендуется продублировать письмо на языке работодателя (например, английском). Структура письма та же, что и на русском языке: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза. Обращение обязательно с соответствием с требованиями написания делового письма в английском языке.
Грамотный вежливый ответ на приглашение сформирует у руководителя положительное впечатление, увеличивает шансы на получение должности.
Когда соискателя заинтересовали однотипные вакансии в разных организациях, он успешно прошел собеседование в нескольких (чаще в 2), настает момент выбора. Взвесив все плюсы и минусы, необходимо принять окончательное решение и отклонить одно из предложений. Следует уведомить компанию об отказе. Самым верным решением в данном случае было бы позвонить специалисту, который принимал решение о приглашении кандидата на работу. Однако вариант электронного письма тоже подходит. В письме обязательно нужно выразить благодарность за приглашение, пояснить, не вдаваясь в подробности, причину отказа – более привлекательное предложение от другой компании (без упоминания названия организации – это правило этикета). Еще раз поблагодарить за проявленное внимание.
Ответ на письмо-приглашение – важная часть процесса трудоустройства. Идеально составленный ответ, конечно, не гарантирует 100% трудоустройства, но выделит среди других соискателей и привлечет внимание работодателя.
Составляем грамотный ответ соискателя на приглашение на собеседование
Поиск работы – важная часть нетворкинга, выстраивания сети полезных деловых контактов.
Репутация контактного соискателя поможет завязать долгосрочные отношения. Поэтому, даже если предложение не интересно, необходимо составить вежливый ответ работодателю на его приглашение.
Как ответить работодателю на приглашение на собеседование правильно?
Примеры ответов соискателя на приглашение организации смотрите ниже.
Как отвечать по телефону?
Часто приглашение на встречу соискатель слышит от работодателя по телефону. В этом случае нужно вежливо благодарить за звонок и проявленное внимание, отвечать звонящему правду о возможности прийти в обозначенное время.
Следует прислушаться, какую дату и какое время назначает рекрутер. Если это время не подходит, следует сразу об этом говорить и назначать более удобное для обеих сторон время. Перенос собеседования — это нормальное явление, работодателя не обидит честный ответ соискателя о том, что он может прийти в другой день или в другое время.
Пример диалога по телефону представлен ниже:
Как ответить правильно по электронной почте?
Большой объем работы рекрутера не позволяет запоминать каждого кандидата, но с учетом современных средств технологии, этого уже не требуется.
Работные сайты предоставляют рекрутеру возможность оставлять комментарии по каждому резюме, которые будут доступны только работникам компании.
Кроме того, современные средства автоматизации подбора позволяют делать важные отметки, например о том, какие предложения актуальны для каждого соискателя, готов ли он к переезду, какой уровень мотивации рассматривает.
В случае появления новой вакансии, выборка таких резюме – первое, что делает специалист по подбору.
Поэтому игнорирование или излишне экспрессивный ответ на предложение о работе и приглашение на собеседование — будет ошибкой, даже если оно покажется нерелевантным ожиданиям.
Рекомендуется всегда отвечать на предложения работодателя о собеседовании, это признак хорошего тона.
Образцы согласия
Ответ соискателя на приглашение должен соответствовать правилам делового этикета и может звучать так:
Образец согласия на приглашение на собеседование:
«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение! Предложенная вами позиция мне интересна. Буду рад обсудить детали при личной встрече. Подтверждаю названую дату и время собеседования».
Если дата не была названа, то работодатель готов предоставить соискателю право определить ее. В этом случае можно предложить временной диапазон:
«Имею возможность встретиться 15.01.2019 и 16.01.2019 во второй половине дня».
Пример ответа по электронной почте:
Примеры отказа от встречи
Ответ работодателю может быть не только положительным, но и отрицательным.
Вполне возможно, что предложенная вакансия соискателю не интересна, и он не пожелает прийти на собеседование. В этом случае следует ответить работодателю на его приглашение обоснованным и вежливым отказом.
Образец отказа от приглашения на собеседование:
«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! К сожалению, вынужден отказаться от встречи, поскольку поиск работы для меня сейчас не актуален. В случае появления такой необходимости буду рад продолжить взаимодействие!»
В случае если бренд работодателя интересен, но предложение не соответствует ожиданиям по уровню полномочий, доходу или другим моментам, можно также указать это в ответном письме и ответить следующим образом.
Пример обоснованного отказа:
«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! Компания «Евростар» для меня очень привлекательна как работодатель. Но обязательства, которые я имею перед своей семьей, вынуждают меня отказаться от предложения. На данный момент я не имею возможности находиться долгое время в командировках. Буду рад рассмотреть вакансии в графике с 9.00 до 18.00.»
Если вакансия не интересна, это не исключает нетворкинг. Напротив, менеджер по персоналу будет благодарен за рекомендации качественного кандидата и сделает отметку о лояльности к компании.
Многие компании имеют специальные реферальные программы, участие в которых может принести и дополнительный доход.
Заявить о готовности помочь можно в письме, ответить можно так.
Пример ответа с рекомендациями другого специалиста:
«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! К сожалению, вынужден отказаться от встречи, поскольку поиск работы для меня сейчас не актуален. Готов порекомендовать Вам специалиста с аналогичными компетенциями и опытом работы».
Перенос встречи
Бывают ситуации, когда время встречи необходимо перенести. Этикет предполагает, что звонок уместен только в ситуации срочных непредвиденных обстоятельств.
В остальных случаях просьбу перенести собеседование можно изложить в письме, как можно ответить в этом случае на приглашение смотрите ниже.
Ответ на приглашение с переносом времени собеседования:
«Мария, добрый день! Мы договаривались о собеседовании завтра, 15 февраля в 14.00. В связи с большим объемом работы прошу перенести встречу на понедельник 20 февраля в то же время. Готов рассмотреть также другие варианты на будущей неделе. Хочу подтвердить заинтересованность в вакансии, и приношу извинения за доставленное неудобство».
Во всех случаях ответ на приглашение работодателя на собеседование должен быть лаконичным и не содержать информацию, не соотносимую с темой.
Например, если перенос или отказ связан с личными обстоятельствами, не стоит рассказывать менеджеру по персоналу все подробности, достаточно вежливого сдержанного сообщения.
