Профессия личный помощник руководителя: чем

Профессия личный ассистент руководителя

Считается одной из самых простых профессий в интернете. Ее часто выбирают новички для удаленной работы. Однако подходит она не всем и требует определенных качеств. Кому подойдет профессия ассистента, а кому – нет, рассказываем в статье.

Содержание статьи:

Кто такой личный ассистент и чем он занимается?

Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.

В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:

• Ведение календаря (расписания).
• Напоминание о встречах и переговорах.
• Протоколирование (запись) во время переговоров. , подготовка справок и аналитических записок.
• Ведение деловой переписки, иногда с рабочей почты начальника.
• Контроль исполнения поручений руководителя.

• Бронирование билетов, отелей, автомобилей.
• Помощь в выборе подарков близким, друзьям.
• Напоминание о днях рождения и других событиях у близких руководителя.
• Покупка билетов в театры, кино.
• Оплата мобильной связи, подключение роуминга (за счет работодателя).
• Организация отдыха руководителя, выбор туров, отелей, экскурсионной программы.
• Оплата счетов за ЖКХ.
• Иные поручения по согласованию.

Для чего нужен личный ассистент? Он снимает рутину с руководителя и освобождает его время для решения более важных вопросов. Помогает упорядочить все в жизни и не отвлекаться на второстепенные задачи.

Иногда в должностные обязанности ассистента входит ведение документации, переводы с иностранных языков, поиск подрядчиков, закупка канцтоваров для офиса и другие задачи. Поэтому спектр обязанностей может меняться в зависимости от места работ. Лучше заранее обговорить с работодателем, чем вам потребуется заниматься.

Плюсы и минусы профессии

• Разнообразный опыт.
• Достойная зарплата, особенно в крупных организациях. Хорошие руководители ценят личных помощников и могут им доплачивать, чтобы мотивировать.
• Возможность удаленной работы из дома (но не всегда, есть много офисных вакансий).
• Возможность найти работу, не имея опыта или высшего образования.

• Ненормированный рабочий день. Руководитель может позвонить в вечернее время, если возник срочный вопрос.
• В небольших компаниях могут платить мало. В плане заработка в интернете могут быть выгоднее профессии контент-менеджера или копирайтера.
• Стрессовая работа, требуется много успевать, быстро реагировать на новые задачи.
• Для трудоустройства на хорошую вакансию может потребоваться знание иностранного языка, как правило, английского.

Сколько платят ассистентам руководителя?

Зарплата начинается от 25-30 тыс. рублей в месяц в регионах и от 50-60 тыс. рублей в месяц в Москве. На должностях, требующих знаний иностранных языков, могут платить около 70 тыс. рублей. Зарплатный потолок в профессии – порядка 100 тыс. рублей. Такое вознаграждение может получать личный ассистент руководителя в крупной компании.

На удаленной работе зарплата зависит от количества сделанных задач. Например, на сайте Кворк можно предложить различные услуги, которые относятся к обязанностям личных помощников. Например, набор и оформление документов, поиск информации в интернете и многое другое. Стоимость одной услуги – от 500 рублей.

Что нужно знать и уметь?

Личный ассистент должен быть универсальным специалистом и отвечать следующим требованиям:

• Обладать безукоризненной грамотностью.
• Знать правила деловой переписки, бизнес-этикет и делопроизводство.
• Владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point. Пригодятся навыки создания PDF-документов.
• Уметь быстро находить информацию в интернете о фирме, человеке или событии.
• Уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
• Желательно знать иностранные языки, лучше всего – английский или китайский (часто требуются).

Не будут лишними навыки обработки фотографий, монтажа видео, создания баннеров в конструкторах, обновления сайтов. Иногда в обязанности личного ассистента руководителя включают некоторые функции SMM-специалистов и контент-менеджеров.

Также важны личные качества, такие как ответственность, внимательность, пунктуальность, наличие эмпатии, тактичность, активность, работоспособность.

Как стать личным ассистентом?

Если вы обладаете вышеназванными навыками, то смело подавайте свое резюме на должность личного ассистента руководителя. Сегодня можно найти такую работу как в офисе, так и удаленно. Если каких-то навыков нет, их можно освоить по бесплатным урокам в интернете. В частности, офисные программы.

Часто от личных помощников требуют наличия опыта работы секретарем. Если его нет, вас могут взять в небольшую компанию. Для получения опыта пригодится и такая работа, пусть даже зарплата на старте будет небольшой. По мере набора опыта можно будет перейти в более крупную организацию.

Также в интернете есть сайты, где можно предожить услуги личных ассистентов и получать оплату за каждое задание. Пример такого сайта – биржа Кворк. На ней необходимо зарегистрироваться, разместить свои услуги в каталоге и ожидать заказов.

Есть и другие сайты, где можно заработать в интернете. По ссылке вы найдете их обзор.

Кто он, ассистент руководителя?

Персональный ассистент — незаменимая профессия в 21 веке. Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения.

В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.

Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.

• оформление документов и управленческой документации
• организация совещаний, собраний и переговоров
• организация графика руководителя
• работа с посетителями и гостями
• организация и ведение телефонных переговоров
• организация работы приемной и др.

Не стоит забывать, что профстандарт — это лишь обобщенный портрет профессии ассистента и помощника. Но это не значит, что в нем приведет исчерпывающий перечень функций.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.

Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:

• Секретарь-помощник руководителя— правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
• Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.

Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.

Примеры личных поручений:

— организация Дня Рождения сына руководителя

— покупка подарка к Новому году жене руководителя

— покупка картины в особняк руководителя и т.д.

Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).

• Бизнес-ассистент — ассистент руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-поручений.

Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:

— помощь в участии в профильных выставках

— развитие сотрудничества и партнерства и др.

Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.

КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА

Поскольку ассистент — приближенное лицо к «императору», то он обязательно должен быть:

• вовлеченным и активным. То есть, хотеть работать на пользу шефу и своей компании.

Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»

• преданным

Для руководителя большой стресс — менять ассистента. Поэтому очень ценится преданность.

• хранить конфиденциальную информацию

Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.

• грамотным

Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.

• тактичным

Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу.

• ответственный

Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.

Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Профессия личный помощник руководителя: что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать?

Весь собранный нами материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому мы разделили его на 4 части:

1. Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).
2. Сколько зарабатывает личный помощник?
3. Как стать, с чего начать новичку без опыта? (скоро)
4. Несколько советов по поиску работы и составлению резюме.

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому мы вынесли этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На наш взгляд, этот фильм как раз-таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

“Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.”

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

У многих может возникнуть сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да очень многие! Многие предпочтут взять личного помощника без опыта и обучат его с нуля.

Почему руководители наймут помощника без опыта?

1. Во-первых, у руководителей много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
2. Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как надо.
3. В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

1. Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
2. Владельцы интернет-сервисов и магазинов . Для примера возьмём такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
3. Блоггеры, создатели контентных проектов . Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
4. Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники . Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
5. Оффлайн-предприниматели , чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Можно разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, у них нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

1. Работа с информацией и офисными программами.
2. Грамотный русский язык.
3. Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
4. Работа в социальных сетях.
5. Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
6. Навыки копирайтинга и продаж.
7. Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

1. Формирование и настройка рассылок.
2. Умение монтировать несложные видео.
3. Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
4. Умение делать лендинги.
5. Работа в вебинарных комнатах.
6. Работа с трафиком и рекламными сервисами.
7. Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Можно перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

1. Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
2. Структурированность.
3. Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
4. Целеустремлённость.
5. Гибкость — умение перестраиваться.
6. Коммуникабельность.
7. Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Исходя из наблюдений, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, в 90% случаях на этих должностях девушки и женщины.

1. Мамы в декрете.
2. Работницы офиса.
3. Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендуем устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии, личный помощник руководителя, рассмотрим какие преимущества и недостатки она имеет. Начнём с преимуществ:

1. Постоянное развитие . Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт — это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.
2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.
3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.
4. Хорошая зарплата или дополнительный доход . Зависит от занятости и сложности задач. Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажем, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

Больше о популярных интернет-профессиях можно узнать в нашей статье, пройдя по ссылке.

Друзья, считаете статью полезной, поделитесь ею в соцсетях. До новых встреч!

Описание профессии помощник руководителя

Должность помощника руководителя чаще встречается в крупных сетевых авторитетных компаниях с долгосрочными планами и хорошими программами лояльности для сотрудников. Именно на таких предприятиях растут настоящие эксперты.

Получить первый опыт работы в крупной организации — престижно. Но для занятия должности ассистента нужно соответствовать ряду требований. Каких?

Какие бывают помощники

Конкретные запросы работодателя к соискателю, как и набор функций, за исполнение которых отвечаетспециалист, зависит от вида деятельности. Помощники руководителя могут быть:

• референтами (занимаются канцелярией и телефонными звонками);
• персональными ассистентами;
• офис-менеджерами или администраторами;
• секретарями;
• бизнес-ассистентами;
• консультантами;
• представителями.

Пресс-секретарь и заместитель тоже может числиться, как помощник руководителя по разным направлениям деятельности.

Должностные обязанности

В зависимости от вида должности определяется и перечень обязанностей. Так, личный помощникисполняет организационную функцию — выполняет поручения руководства, заботится о своевременном заказе билета на самолет, бронировании столика для праздничного семейного вечера.

Администратор снимает с руководителя задачи по решению частных вопросов сотрудников, ведет документацию, может заведовать архивом (существует отдельное направление — ассистент-архивариус). Секретарь тоже занимается административной работой — назначает прием к директору, отвечает на телефонные звонки, планирует рабочий день директора.

Бизнес-консультант или ассистент является первым советником, аналитиком, экспертом, чьи рекомендации помогают избежать управленческих ошибок. Его функции — ведение собственной статистики, отчетности по результатам работы, исследования позиции компании. Помощник с представительской функцией может замещать руководство на важных встречах, представлять бренд на иногороднем дилерском съезде, вести переговоры со СМИ.

Специфика работы

Хотя престиж такой работы высок, свои особенности есть и у должности помощника членов администрации.

• Частые командировки.
• Ассистент первым переживает праведный гнев вышестоящих кадров.
• Тот же личный помощник, бизнес-консультант, представитель может потребоваться руководителю практически в любое время.

Нагрузка должности высокая, но преимуществ у нее больше, чем минусов.

Преимущества профессии

Каковы плюсы такой работы?

• Вращение в кругах деловой элиты.
• Непосредственное подчинение одному человеку (нет путаницы с линейными/функциональными начальниками).
• Широкие полномочия.
• Полная база информации по работе компании.
• Возможность учиться на ошибках опытного наставника и перенимать его отработанные методы управления.
• Удовлетворение от хорошей работы (влияние на успех всей компании).

График ассистента не нормирован, но это сулит не только срочные вызовы по воскресеньям, а и возможность отправиться на обед с семьей днем в понедельник (отпроситься когда угодно).

Требования к образованию и личным качествам сотрудника

Широкие полномочия и высокий статус предполагают строгие требования к претендентам на должность. Личные качества достойного претендента:

• коммуникабельность;
• эрудиция;
• способность быстро принимать решения;
• находчивость;
• тонкое чувство стиля;
• поставленная речь, навыки грамотного письма;
• умение отстаивать позицию аргументами, внятно излагать мысли;
• стрессоустойчивость, эмоциональная сдержанность.

Каким должно быть образование? По профилю хороший перспективный помощник может быть экономистом, финансистом, менеджером, маркетологом, аналитиком — конкретные требования будут зависеть от описания вакансии. В 99% случаев нужен диплом бакалавра/магистра. Необходимые знания:

• иностранные языки;
• навыки пользователя ПК;
• управленческие принципы;
• приемы корпоративной психологии;
• узкие знания по профилю работы компании.

Заработная плата и актуальность

Должность ассистента — человека, непосредственно приближенного к руководству, — предполагает доверительные отношения. Последние сулят достойную оплату труда. Каковы финансовые перспективы профессии?

По данным на август 2020 года, более 30% вакансий должности (Москва) обещают зарплату 60−110 тысяч рублей. Почти 10% предложений работодателей сулят оклад от 90 до 300 тысяч рублей.

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:
Телефон: +7 (495) 800 10 01

График работы приёмной комиссии:
Пн — Пт: 08:30 — 22:10;
Сб — Вс: 10:00 — 17:00;