Приказ об организации онлайн-обучения персонала

Приказ об организации онлайн-обучения персонала, который сэкономит налоги

Как документ позволит сэкономить. Онлайн-обучение работников набирает сейчас все большую популярность. Такой вид образования позволяет повышать квалификацию и уровень мастерства сотрудника, практически не отрывая его от рабочего процесса. Одновременно такой вид обучения позволяет получить налоговую экономию, если в качестве организатора вебинаров выступает дружественная организация на льготном режиме налогообложения – «упрощенец» c объектом обложения «доходы», иностранная компания из низконалоговой юрисдикции либо образовательная компания с льготной ставкой налога на прибыль 0 процентов (ст. 284.1 НК РФ). Это позволит не только повысить квалификацию персонала, но и вывести часть доходов группы компании из-под налогообложения.

Однако у бухгалтера компании могут возникнуть проблемы при учете расходов на обучение работника на различных интернет-курсах, онлайн-семинарах, вебинарах и консультациях. Прежде всего, из-за сложности доказать реальность услуги, подтвердить ее документально. А также из-за неоднозначности законодательства.

Так, в Налоговом кодексе в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ), предусмотрены расходы на консультационные и иные аналогичные услуги. Так как данная позиция законодателем более подробно не расшифрована, это дает право налогоплательщику при наличии документального подтверждения и экономической обоснованности относить сюда расходы на участие в вебинарах, даже если такие вебинары организованы не образовательным учреждением.

Для того чтобы доказать экономическую обоснованность, необходимо наличие связи между темой семинара или тренинга и деятельностью организации. И показать, что такие расходы произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Если организация считает, что проведение такого тренинга для сотрудника скажется на повышении эффективности его деятельности, то она может считать расходы на проведение тренинга обоснованными.

Учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В налоговом законодательстве не приводится перечень документов, которые должны подтверждать понесенные расходы на тренинг или семинар. Кроме того, статья 252 НК РФ говорит о возможности косвенного документального подтверждения расходов. Из этого следует, что налогоплательщику предоставлена определенная свобода в решении вопроса документального подтверждения расходов на семинары: при отсутствии одних документов он вправе предоставить иные, подтверждающие понесенные расходы.

Документальным подтверждением расходов на тренинги и семинары послужат:

• договор на проведение обучения;
• программа или план обучения;
• приказ руководителя о проведении тренинга;
• приказ об участии сотрудников в вебинарах и тренингах.

Случается, что налоговики сомневаются в правомерности учета расходов на участие в семинаре из-за отсутствия у организации лицензии. Однако, как и следует ожидать, большинство судов такой подход не одобряют (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.10.10 № КА-А40/12309-10, от 23.09.09 № КА-А40/9373-09-2).

Наличие лицензии у образовательного центра – не обязательное условие для учета расходов. Образовательная деятельность, осуществляемая путем проведения разовых занятий различных видов (в том числе лекций, стажировок, семинаров) и не сопровождающаяся итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании, деятельность по содержанию и воспитанию обучающихся и воспитанников, осуществляемая без реализации образовательных программ, а также индивидуальная трудовая педагогическая деятельность не подлежат лицензированию (п. 4 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утв. постановлением Правительства РФ от 16.03.11 № 174).

В каком виде составляется. Конкретные требования к форме и содержанию такого документа отсутствуют, но чаще всего необходимость в участии в вебинарах оформляется в виде приказа или распоряжения по организации с перечнем тем таких семинаров и тренингов, а также перечнем сотрудников, принимающих в них участие. Данные сведения могут быть также систематизированы в виде, например, программы обучения на текущий год.

Что обязательно должно быть в документе. Для учета расходов на приобретение услуг по проведению вебинаров выгоднее, чтобы такие затраты не подпадали под подготовку или переподготовку кадров, а являлись тренингом или консультациями по каким-либо вопросам.

Кроме того, в этом случае дружественная образовательная компания может действовать без лицензии и применять «упрощенку». Тогда как для использования льготной ставки по налогу на прибыль 0 процентов необходимо осуществлять именно образовательную деятельность.

В документе обязательно должна быть раскрыта экономическая обоснованность участия в вебинаре именно для конкретной организации с указанием темы семинара и должностей сотрудников, участвующих в таких онлайн-семинарах. К данному приказу можно приложить заключение кадровой службы компании об анализе эффективности работы персонала тех или иных профессий с предложением участия в семинарах с определенными темами.

Дополнительные меры безопасности. Взаимодействие между преподавателем и участниками вебинара происходит при помощи web-технологий, поэтому на рабочих местах участников вебинара из програмного обеспечения должен быть установлен лишь любой веб-браузер. Поэтому фактически налоговый орган может элементарно проверить как длительность заявленного вебинара, так и количество его слушателей.

Это позволяет сделать распечатка страниц сайта, где показан вход в личный кабинет, участие в онлайн-семинаре, вебинаре и т.д. Для снятия возможных рисков организация должна обеспечить сотрудников возможностью участия в вебинаре.

Возможно заключение договора только с одной образовательной организацией по интересующей теме, соответственно цена за организацию такого индивидуального вебинара будет значительно выше. Стоимость услуг также может зависеть от количества слушателей, таким образом можно завысить расходы на оплату вебинаров.

Факт получения консультационных услуг подтвердят распечатки электронных документов:

Работник направлен учиться через Интернет

Онлайн-обучение работников набирает сейчас все б’oльшую популярность. Такой вид образования позволяет повышать квалификацию и уровень мастерства сотрудника, практически не отрывая его от рабочего процесса. Однако у бухгалтера компании могут возникнуть проблемы при учете расходов на обучение работника на различных интернет-курсах подготовки (повышения квалификации), онлайн-семинарах (вебинарах) и консультациях. В этой статье мы рассмотрим, как подтвердить такие затраты.

Подтверждающие документы
От вида обучения будет зависеть набор подтверждающих документов, которые являются основанием для уменьшения базы по налогу на прибыль. Обычно организации, обучающие через Интернет, представляют своим клиентам все необходимые подтверждающие документы (договоры оказания образовательных услуг, акты, лицензии и т. д.). Для этого клиенты пишут запрос на электронную почту учебной фирмы. Затем оформленные ею в бумажном виде документы отправляются заказным письмом в компанию клиента.
Допустим, сотрудник обучается на интернет-курсах подготовки (повышения квалификации). В большинстве случаев такие затраты списывают как расходы на образовательные услуги 1 . По мнению Минфина России, служить подтверждением таких затрат могут следующие документы 2 .

1. Договор с образовательным учреждением.
2. Приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение.
3. Учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений занятий. Чиновники, однако, указывают, что Налоговый кодекс не предусматривает связи между количеством часов обучения и возможностью учета расходов на обучение, подготовку и переподготовку работника в базе по налогу на прибыль 3 .
4. Сертификат, аттестат или иной документ, подтверждающий, что сотрудник прошел обучение. Если период обучения на курсах более 72 академических часов, а учебное учреждение аккредитовано, работнику выдается соответствующий документ о прохождении курса 4 . Отметим, что Налоговый кодекс не содержит требований о подтверждении расходов на повышение квалификации таким доказательством 5 .
5. Акт об оказании услуг. Когда договором возмездного оказания услуг составление акта не предусмотрено, его не составляют. Не вытекает эта обязанность и из положений главы 39 Гражданского кодекса 6 . Налоговое законодательство также не предусматривает, что единственным документальным подтверждением произведенных расходов на обучение является акт об оказании образовательных услуг 7. Однако акт — первичный документ, который удостоверяет факт оказания услуг. На законодательном уровне типовая форма такого документа не утверждена. Но его необходимо составить в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете 8 и утвердить форму в приложении к приказу об учетной политике. В акте следует подробно перечислить образовательные услуги и привести их краткую характеристику. Суды не принимают акты, если в них не раскрыта конкретная информация о проведенных консультациях, представленных рекомендациях и выполненных работах, не указан расчет стоимости оказанных услуг 9 .

Необходимо и наличие заключенного трудового договора между компанией и работником 10 . Для того чтобы фирма могла подтвердить расходы на образовательные услуги, обучающая сторона также должна иметь соответствующую лицензию на образовательную деятельность 11 . Ее копию нередко можно скачать прямо с обучающего сайта.
Сотрудник может посещать онлайн-семинары (вебинары), тренинги, консультации продолжительностью менее 72 академических часов. При этом обучающая сторона может не иметь лицензии на образовательную деятельность. Оснований для учета таких затрат в составе расходов на обучение у фирмы нет 12 . Их отражают как консультационные услуги либо другие расходы, связанные с производством (реализацией)13. Есть решения арбитров, которые указывают, что наличие лицензии образовательного учреждения для подтверждения таких расходов не обязательно 14 .
Не всегда обучающая сторона может представить фирме договоры и акты на оказание консультационных услуг. Например, когда работника учит или консультирует физлицо. В такой ситуации вероятность возникновения налогового спора с проверяющими очень высока. Скорее всего, они исключат неподтвержденные затраты из расчета базы по налогу на прибыль. Но фирма все же может попытаться отстоять свою позицию 15 . Факт получения консультационных услуг подтвердят распечатки электронных документов:

• переписки с фирмой (физлицом), проводящей обучение; она докажет согласие предоставить консультационные услуги и согласие компании-клиента направить учиться конкретного работника (желательно в письмах указывать его полное имя и должность);
• платежных документов (платежного поручения и т. д.);
• писем о предоставлении обуча­ющемуся после оплаты паролей доступа к занятиям, личному кабинету на сайте и т. д.;
• скриншотов страниц сайта, где показан вход в личный кабинет, участие в онлайн-се­минаре, вебинаре и т. д.;
• файлов с программой обучения, раздаточного материала и указания количества часов посещения образовательного сайта.

Также подтвердят учебные расходы внутренние документы:

• политика обучения персонала на текущий год (в ней нужно указать цели получения работниками образования, фамилии и должности сотрудников, которые должны пройти обучение; документ может также подтвердить и экономическую обоснованность затрат на обучение — он уже служил весомым доказательством правоты компаний в спорах 16 );
• смета затрат на обучение.

Фирма должна хранить документы в течение всего срока действия учебного договора, периода прохождения обучения плюс один год работы сотрудника, но не менее четырех лет 17 .

Доводы в споре
Обосновать расходы на обучение сотрудника на онлайн-се­минарах (вебинарах), курсах и консультациях фирма может следующим образом. Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель 18 . Онлайн-занятия способствуют повышению квалификации и более эффективному использованию работника в рамках деятельности компании 19 . Обучение через Интернет экономит время работника, а следовательно, и фирмы. Оно позволяет задействовать сотрудника в рабочем процессе даже в период учебы. При этом обучение тесно связано с деятельностью компании. Полученные работником знания и навыки будут использоваться непосредственно в производственной деятельности. Они способны увеличить прибыль фирмы. Арбитры указывают, что затраты, которые изначально направлены на получение дохода, экономически обоснованы 20 . Ведь их обоснованность должна оцениваться с учетом обстоятельств, которые свидетельствуют именно о намерениях компании получить доход в результате деятельности. И если фирма планирует получать выручку при помощи новых знаний работника, то с обоснованием расходов на обу­чение проблем возникнуть не должно.

Списываем расходы на обучение
Компании, которые применяют метод начисления, относят затраты на онлайн-обучение к косвенным расходам. При расчете налога на прибыль они признаются в полном объеме. Датой осуществления прочих расходов на оплату образовательных и консультационных услуг признается21:

• дата расчетов в соответствии с условиями заключенных
  договоров;
• дата предъявления фирме документов, служащих основанием для произведения расчетов;
• последнее число отчетного (налогового) периода (принятие в расходы затрат на обучение не зависит от даты его окончания 22 ).

Если фирма использует кассовый метод, то расходы на обучение признаются только после их фактической оплаты 23 .

Отражаем в бухучете
Расходы на обучение работника отражают на счетах учета затрат. Конечно, при условии, что они обоснованы и связаны с производственной необходимостью. В противном случае их надо показать в составе внереализационных расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Пример:
Фирма оплатила участие бухгалтера в вебинаре, посвященном вопросам налогообложения. Услуги оказывает коммерческое образовательное учреждение. Стоимость мероприятия составила 5900 руб. (в т. ч. НДС — 900 руб.).
Бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 5900 руб. — оплачено участие бухгалтера в вебинаре;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 51
– 5000 руб. — затраты на участие списаны в расходы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 900 руб. — отражен «входной» НДС.
Между сторонами подписан акт об оказании услуг, есть счет-фактура на сумму НДС. Налог прини­маем к вычету (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
ДЕБЕТ 68 субсчет НДС КРЕДИТ 19
900 руб. — «входной» НДС принят к вычету.

Лев Лялин,
почетный адвокат, член Президиума Московской областной коллегии адвокатов

Вебинар проведен физлицом. Подтверждаем расходы

Есть несколько способов избежания проблем: личная встреча (заключение традиционного договора), почтовая переписка (обмен письмами с указанием в них условий, формы проведения мероприятия, реквизитов сторон и т. д.). В обоих случаях также нужен акт оказанных услуг (лучше с их расшифровкой) и заявление об оплате.
Возможно и заключение договора по электронной почте (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При наличии хотя бы у одной из сторон электронной подписи факт оказания услуг будет считаться подтвержденным (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При отсутствии электронных средств идентификации доказать участие работника в вебинаре можно:

• записью вебинара на ЭВМ
• участника;
• перепиской по электронной почте о запросе и предоставлении участнику после оплаты паролей доступа к личному кабинету (который также докажет реальность проведения вебинара);
• файлами с программой обучения, раздаточным материалом, информацией о количестве часов посещения обучающего сайта;
• скриншотами страниц обучающего сайта, которые следует заверить печатью фирмы (лучше нотариально); скриншот будет доказательством публичной оферты;
• платежным поручением.

Наталья Юденич,
налоговый консультант, юрист

Признаем расходы на вебинар

Фирма вправе учесть затраты на участие работников в онлайн-семинарах (вебинарах) как расходы на информационно-кон­сультационные услуги или на обучение (подп. 14, 15, 23 п. 1 ст. 264 НК РФ) при соблюдении пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Поэтому следует оформить соответствующий договор и акт на оказание услуг. В необходимых случаях нужно получить заверенную копию лицензии образовательного учреждения (подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ). Целесообразно также запастись электронными и бумажными копиями презентации с обучающими материалами, программой семинара, ссылкой на видеозапись выступления лектора, скриншотами и иной информацией о проведенном мероприятии. Данные документы станут дополнительным доказательством реальности расходов при возникнове­нии налогового спора (пост. ФАС УО от 25.08.2010 № Ф09-6734/10-С3).
Отметим, что непроизводственные расходы (например, вебинары по личностному росту, проведенные в интересах работников) не могут уменьшить налог на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

1 подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
2 письма Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77, от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137
3 письмо Минфина России от 12.03.2010 № 03-03-06/2/42
4 п. 28 Типового положения об образова¬тельном учреждении дополнительного профессионального образования, утв. пост. правительства РФ от 26.06.1995 № 610
5 пост. ФАС МО от 25.05.2009 № КА-А40/3244-09
6 пост. ФАС ЗСО от 08.11.2007 № Ф04-7274/2007(39986-А27-39)
7 пост. ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11
8 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ
9 пост. ФАС ВСО от 05.06. 2008 № А33-10185/2007-Ф02-2304/2008
10 подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ
11 подп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ
12 подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
13 подп. 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
14 пост. Девятого ААС от 02.02.2011 № 09АП-32031/2010 (оставлено без изменения пост. ФАС МО от 19.05.2011 № КА-А40/4521-11, ФАС СЗО от 10.10.2005 № А42-7611/04-15)
15 подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ
16 пост. ФАС МО от 29.04.2011 № КА-А40/3543-11-П
17 п. 3 ст. 264 НК РФ
18 ст. 196 ТК РФ
19 подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
20 определение КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П
21 п. 1 ст. 272 НК РФ
22 пост. ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11
23 п. 3 ст. 273 НК РФ

Сотрудник направлен на профессиональную переподготовку: как правильно оформить документы

Работодатель направил работника на профессиональную переподготовку (дополнительное образование). Образовательное учреждение направило справку-вызов. Как правильно необходимо оформить направление работника на обучение?

В случаях, предусмотренных ст.ст. 173-176 ТК РФ, работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения; осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения; осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения; осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Условия, при которых у работника возникает право на учебный отпуск, а также порядок его предоставления установлены главой 26 ТК РФ.

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с п. 3 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон N 273-ФЗ) указанные в приведенных статьях Трудового кодекса РФ программы относятся к основным образовательным программам.

Статьей 196 ТК РФ предусмотрено, что необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель.

При этом согласно пп. 2 п. 4 ст. 12 Закона N 273-ФЗ к дополнительным образовательным программам относятся дополнительные профессиональные программы — программы повышения квалификации, программы профессиональной переподготовки.

Таким образом, при направлении работника на курсы повышения квалификации гарантии и компенсации, предусмотренные главой 26 ТК РФ, работнику не предоставляются, а, следовательно, не положен и ученический отпуск.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировке работник выполняет какую-либо порученную ему работу, связанную с его должностными обязанностями по месту постоянной работы.

Повышение квалификации, по смыслу п. 1 ст. 12 Закона N 273-ФЗ, обеспечивает развитие способностей человека и получение квалификации, во время которого работник никакой работы (служебного поручения) не выполняет, а занят обновлением своих профессиональных знаний. Следовательно, повышение квалификации не является командировкой (смотрите также (смотрите также письмо Минфина России от 07.08.2003 N 04-04-06/154).

Кроме того, обращаем Ваше внимание, что Трудовой кодекс РФ сам признает все вышеупомянутые понятия нетождественными, устанавливая гарантии и компенсации в связи с командировкой в главе 24, в связи с получением образования по основным образовательным программам — в главе 26, а в связи с повышением квалификации — в главе 28.

В соответствии со ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Статьей 187 ТК РФ также предусмотрено, что работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки (смотрите также письмо Федеральной службы по труду и занятости от 12.05.2011 N 1277-6-1). В этой связи отметим, что из положений ст. 187 ТК РФ не следует, что повышение квалификации является командировкой, эта норма устанавливает лишь аналогичные правила оплаты командировочных расходов.

Законодательством также не определено, как именно следует оформлять распорядительные документы при направлении работника на повышение квалификации. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить в локальном нормативном акте порядок оформления направления работника для повышения квалификации, а также соответствующие формы документов. На практике распоряжение о направлении работника на повышение квалификации, как правило, оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации-работодателя (решения Удорского районного суда Республики Коми от 28.08.2014 по делу N 2-435/2014, Ачинского городского суда Красноярского края от 18.12.2014 по делу N 2-4853/14, Абатского районного суда Тюменской области от 18.08.2014 по делу N 2-144/2014, Сальского городского суда Ростовской области от 12.08.2013 по делу N 2-1382/13).

Целесообразность оформления такого приказа, на наш взгляд, обусловлена необходимостью ведения работодателем учета фактически отработанного каждым сотрудником времени (часть четвертая ст. 91 ТК РФ).

В заключение отметим, что для учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда коммерческие организации вправе использовать форму табеля учета рабочего времени N Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — постановление N 1). Согласно указаниям по заполнению данной формы, утвержденной тем же нормативным актом (далее — Указания), для отражения отработанного и неотработанного времени применяются условные обозначения — буквенные или цифровые коды, представленные на титульном листе формы табеля N Т-12.

Специальных отметок для обозначения времени отсутствия работника в связи с прохождением им повышения квалификации не предусмотрено. В то же время Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, разрешает вносить в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Соответственно, работодатель может ввести свое условное обозначение для табеля учета рабочего времени, например буквенный код «ПК» (отсутствие на работе в связи с прохождением повышения квалификации по направлению работодателя), утвердив его приказом.

Кроме того, необходимо помнить, что с 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617), которые вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

5 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Положение об обучении персонала и другие документы

В Трудовом кодексе вопросам обучения сотрудников отведено несколько статей, однако закон регламентирует далеко не всё. Сегодня поговорим о документах, которые не обязательны, но могут упорядочить работу организации в этой сфере.

Бумаги не обязательные, но полезные

Речь идет о внутренних документах организации: положении об обучении персонала, годовом плане и приказах на обучение сотрудников. Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять их, но они могут стать опорой кадровику, помочь систематизировать виды и формы обучения, выстроить единую систему с учетом целей и ожидаемых результатов.

Положение об обучении персонала, годовой план могут разрабатывать все организации, особенно это актуально для крупных организаций численностью более 1 000 человек, компаниям с разветвленной структурой и территориальной отдаленностью филиалов, где есть единые требования к бизнес-процессам или за обучение в компании отвечают разные люди. Также это будет актуально для производственных предприятий, где велик процент рабочих кадров и инженерно-технических работников (ИТР), у которых есть обязательное обучение и аттестация.

В этом вопросе очень многое зависит от самой организации. Где-то стараются максимально зафиксировать все элементы системы обучения и строго ей придерживаются; где-то планы составляют, но меняют в течение года; где-то потребности в таких документах нет вовсе. Однако не забывайте, что некоторые внешние формы обучения (подготовка, переподготовка, повышение квалификации, обязательные аттестации и пр.) сотрудников могут потребовать оформления приказов, распоряжений, ученических договоров и пр. О них мы расскажем в следующих статьях.

Приказы на переподготовку и повышение квалификации составляйте легко и быстро в программе Контур-Персонал.

Положение, стандарт или регламент

Как будет называться этот документ, зависит от компании: Стандарт обучения и развития, Регламент проведения обучения, Положение о развитии талантов — единых требований к названию, равно как и к содержанию, нет. Для простоты назовем его «Положение об обучении персонала».

Вот несколько рекомендаций по содержанию документа:

1. Пропишите цели и задачи данного положения. Это позволит показать границы бизнес-процесса, а также поможет собственнику ответить на ключевой вопрос: зачем этот ЛНА нужен компании.
2. Укажите все заинтересованные в обучении стороны.
3. Опишите основные направления, формы и виды обучения.
4. Подробно пропишите бизнес-процесс: порядок действий и ответственность сторон на каждом этапе.
5. Отразите систему/форму оценки результатов обучения.
6. Важно включить в документ информацию о том, как формируется бюджет на обучение, каковы источники финансирования и порядок согласования затрат и выделения средств. Например, бюджет организации на следующий год формируется в конце предыдущего. Подразделения подают аргументированные заявки на обучение, и руководитель определяет суммы, исходя из потребностей подразделений и возможностей бюджета. В середине года может пройти корректировка бюджетов и планов. Есть предприятия, где средства на обучение выделяются ситуативно, когда возникает необходимость в нем.

Будет здорово, если вы отразите в Положении об обучении персонала систему оценки эффективности. Существует много методик, можно использовать одну из них или выработать свои критерии. Главное — определить инструмент, который позволит понять, насколько эффективно проведено обучение и как это позволяет достичь бизнес-результата компании. И если обучение неэффективно, то почему.

План на год: реально ли? надо ли?

Составлять годовой план обучений, семинаров, конференций и пр. по закону обязаны только учреждения бюджетной сферы. Остальные работодатели вправе обойтись без него. Однако такой график будет полезен, если вы сталкиваетесь с обязательным обучением или аттестацией сотрудников. Его также удобно использовать, если в организации есть практика тематических/сезонных стратегий, например, в этом году решено упор сделать на повышении эффективности мастерского состава. В плане вы можете отметить основные этапы, крупные мероприятия и сроки, а частные задачи решать в течение года.

«У нас в компании планирование обучения — гибкий процесс, каждый руководитель подразделения определяет потребность сотрудников самостоятельно: кто-то на год вперед, кто-то в оперативном режиме. Тут все зависит от ситуации, необходимость в обучении может и в середине года возникнуть: задачи поменялись, сотрудника перевели на другую должность и расширили его трудовые функции, приняли в компанию сразу много новых работников и многое другое», — делится своим опытом
Наталия Фефелова, менеджер по обучению компании СКБ Контур.

Приказы как страховка для работодателя

Нужен или нет приказ на обучение сотрудников, решать тоже вам. Этот документ можно использовать в разных целях: обязать работников выполнять распоряжения руководства, придать статусность обучающему мероприятию, зафиксировать выделение средств и пр.

Не забывайте и о юридической стороне вопроса, например, если на обучение уходит сотрудник, чья деятельность связана с повышенными требованиями к технике безопасности. Приказом можно урегулировать изменения в рабочих процессах компании, когда, например, из-за тренинга у вас целый день будет отсутствовать персонал ключевого отдела. Приказ станет вашей «страховкой», если с работником во время внешнего обучения произойдет несчастный случай. Такое, к сожалению, тоже случается.

Хочется порекомендовать кадровым службам делать документы об обучении максимально простыми и понятными. Чтобы сотрудники организации знали, как построена система в целом, на что они имеют право, где найти тот или иной документ, к кому обратиться. Образцы заявлений, регламенты взаимодействия, планы по подразделениям — сделайте их приложениями к Положению об обучении персонала. Будет удобно, если вы составите схему бизнес-процесса: основные участники процесса, порядок взаимодействия и пр. Как правило, это дает очень хорошие результаты.

Об авторе: Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD, выпускник Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.