Приказ о назначении ответственного за ведение

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки

kak_naznachit_otvetstvennogo_za_elektronnye_trudovye_knizhki.jpg

Похожие публикации

В связи с введением ЭТК (электронных трудовых книжек), у кадровиков появилась дополнительная работа. С 2020 года им нужно не только вести книжки работников в двух форматах – бумажном и цифровом (если работник не заявит о ведении ЭТК), но и сдавать новый вид отчетности в Пенсионный фонд. В связи изменением трудового законодательства придется проводить разъяснительную работу с сотрудниками организации или ИП, выдавать им сведения о трудовой деятельности. Руководитель компании должен решить, кто будет ответственным за ведение электронных трудовых книжек. Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что фиксируется в приказе. Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику или распределить ее между несколькими подчиненными.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии

Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.

В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).

Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):

• прием на работу;
• увольнение;
• перевод на другую постоянную работу;
• подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.

Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.

Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.

В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.

Образец приказа ответственного за электронные трудовые книжки

Приказ составляется в свободной форме. В нем нужно максимально четко отразить, кто и чем будет заниматься в области ведения ЭТК на конкретном предприятии. Ниже приводится пример такого документа:

Прокурор разъясняет — Прокуратура Саратовской области

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 предусматривает обязанность работодателя назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации. Данные требования распространяются на ведение трудовых книжек на бумажном носителе и не регламентируют порядок формирования и предоставления сведений о трудовой деятельности работника, формируемых в электронном виде.

В соответствии с изменениями, внесенными в ст. 66 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, исключена обязанность работодателей вести трудовые книжки в отношении работников, подавших письменное заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работодатель не ведет трудовые книжки в отношении работников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года.

Однако, исходя из указанных положений законодательства, не исключена возможность трудоустройства к работодателю новых сотрудников, в отношении которых он обязан будет продолжать вести представленные ими при приеме на работу трудовые книжки на бумажном носителе. Соответственно, в отношениях с такими сотрудниками работодатель обязан будет выполнять требования ст. 66 ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в том числе назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек.

Таким образом, если в настоящий момент сотрудников с бумажными трудовыми книжками в организации нет, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации может не назначаться, но при приеме работника с трудовой книжкой на бумажном носителе, такое лицо должно быть немедленно назначено.

Прокурор Краснопартизанского района С.П. Дежин

• Вконтакте
• LiveJournal
• Facebook
• Twitter

Прокуратура
Саратовской области

Прокуратура Саратовской области

25 августа 2020, 16:40

Нужно ли издавать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек?

Нужно ли издавать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек?

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 предусматривает обязанность работодателя назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации. Данные требования распространяются на ведение трудовых книжек на бумажном носителе и не регламентируют порядок формирования и предоставления сведений о трудовой деятельности работника, формируемых в электронном виде.

В соответствии с изменениями, внесенными в ст. 66 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, исключена обязанность работодателей вести трудовые книжки в отношении работников, подавших письменное заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работодатель не ведет трудовые книжки в отношении работников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года.

Однако, исходя из указанных положений законодательства, не исключена возможность трудоустройства к работодателю новых сотрудников, в отношении которых он обязан будет продолжать вести представленные ими при приеме на работу трудовые книжки на бумажном носителе. Соответственно, в отношениях с такими сотрудниками работодатель обязан будет выполнять требования ст. 66 ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в том числе назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек.

Таким образом, если в настоящий момент сотрудников с бумажными трудовыми книжками в организации нет, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации может не назначаться, но при приеме работника с трудовой книжкой на бумажном носителе, такое лицо должно быть немедленно назначено.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2019

Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

• табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
• табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Руководителем организации, на которого законом возложена обязанность по ведению учета отработанного сотрудниками времени, назначается ответственный за ведение табеля рабочего времени. Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор.

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь. Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2019) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Составляя приказ на ведение табеля учета рабочего времени, нужно не забыть установить срок, в который ответственный сотрудник (ответственные сотрудники) должен представить табель в бухгалтерию для расчета заработной платы. Это поможет минимизировать возможность конфликтных ситуаций между ответственными за табели и бухгалтерами.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени (образец 2019).