Новости
Изменение правил делопроизводства в госорганах и органах местного самоуправления
- 15.Фев.2020
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти претерпели следующие изменения:
1) Расширение сферы действия документа
Действие новых Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Для данных организаций применение Правил является обязательным. Для прочих предприятий новые Правила не регламентируются, но могут применяться, как методическая основа для управления документами.
Предыдущий документ распространялся на ведение делопроизводства только в федеральных органах исполнительной власти.
2) Новые Правила применяются на больший перечень систем документации
Требования Правил распространяются не только на управленческую документацию, но и на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию. Однако правила касаются только общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Специфика бухгалтерского и кадрового документооборота по-прежнему не является предметом регулирования Росархива.
3) Расширение требований к управлению документами в системе электронного документооборота
Системы электронного документооборота, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным Федеральным архивным агентством (п.2.3 Правил)(в соответствии с Указом Президента РФ от 22.06.2016 N 293 (ред. от 18.12.2018) к полномочиям Росархива отнесена разработка типовых функциональных требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов). См. Проект «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»
4) Установлена структура данных в системах электронного документооборота
Закреплен перечень обязательных сведений о документе, включаемом в систему электронного документооборота (СЭД): поля регистрационной карточки, перечень классификаторов и справочников.
5) Закреплен принцип единства форм бумажных и электронных документов
Электронные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов (ЭД), по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
6) Закреплено требование к листу согласования документов длительного срока хранения
Лист согласования составляет неотъемлемую часть документа, направляемого на длительное хранение. Распечатанный из СЭД лист согласования должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
7) Зафиксирована возможность создания документов в электронной форме
Закреплена возможность создания и хранения документов исключительно в форме ЭД вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме ЭД предусмотрено законодательными актами РФ или нормативными правовыми актами уполномоченного ФОИВ (Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности»).
Закреплены процедуры подготовки электронных документов к передаче на хранение
1. Преобразование текстовых ЭД в в формат архивного хранения PDF/A-1, если ЭД был создан или включен в систему в ином формате.
2. Формирование в СЭД:
• описей электронных дел, документов структурных подразделений:
• контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные ЭД, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового ЭД в формате PDF/A-1;
• электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров ЭД или контейнером одного ЭД.
3. Миграция ЭД на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам.
4. Проверка воспроизводимости ЭД.
5. Проверка ЭД на наличие вредоносных компьютерных программ.
6. Формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).
9) Закреплены требования к уничтожению электронных документов
1. На ЭД с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Правила хранения 2015 г.).
2. ЭД с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
3. ЭД считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
10) Закреплены требования к ведению электронных дел
1. ЭД формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
2. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
3. ЭД после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
4. ЭД независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
5. Если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме ЭД («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.
6. В бумажное дело, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.
7. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Правила делопроизводства в федеральных органах
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2009 г. № 477
г. Москва
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356, от 01.02.2020 № 71)
В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:
1. (Утратил силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 01.02.2020 № 71)
2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2009, № 12, ст. 1429), в следующей редакции:
«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».
3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), в следующей редакции:
«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».
4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Председатель ПравительстваРоссийской Федерации В.Путин
УТВЕРЖДЕНЫпостановлением ПравительстваРоссийской Федерацииот 15 июня 2009 г. № 477
ПРАВИЛАделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(Утратили силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 01.02.2020 № 71)
Правила делопроизводства в федеральных органах
Приказ № 71 начинает действовать с момента вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившим силу п. 1 прежних Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).
На кого распространяется
Новый свод правил делопроизводства в органах власти должны применять:
- федеральные органы государственной власти;
- иные федеральные государственные органы;
- органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
- органы местного самоуправления.
Какие документы охватывает Приказ № 71
Новые правила делопроизводства для органов власти на единой правовой основе регламентируют:
- правила создания документов;
- технологии работы с ними;
- организацию текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа госвласти, органа местного самоуправления.
Требования Приказа № 71 распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части:
- общих принципов работы с документами;
- подготовки документов к передаче на архивное хранение.
В частности, Приказ № 71 определяет:
- порядок документирования управленческой деятельности;
- процесс организации документооборота;
- процедуру управления документами в системе электронного документооборота;
- порядок контроля исполнения документов (поручений).
Также в Правилах подробно расписаны процессы подготовки документов к передаче на хранение в архив госоргана и выделения к уничтожению документов с прошедшими сроками хранения.
На что не распространяется Приказ № 71
Действие новых Правил делопроизводства в органах власти не распространяется на:
- организацию работы с документами, содержащими государственную тайну;
- ведение делопроизводства по обращениям граждан/организаций (этот вопрос регулирует Закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
- организацию работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности этого органа (данный вопрос регулирует Закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»);
- организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных/муниципальных услуг (этот вопрос Закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).
Как действовать
На основе Правил нужно разработать инструкцию по делопроизводству и затем утвердить её правовым актом государственного органа/органа местного самоуправления. Но до этого её нужно согласовать с территориальным органом Росархива или государственным (муниципальным) архивом.
В органах исполнительной власти субъектов РФ, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота, можно применять инструкцию, устанавливающую единый порядок делопроизводства.
Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3
Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 утвержден новый нормативный документ – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства 2019) (подробнее см. https://www.profiz.ru/sr/blog/poryadok_deloproizvodstva/)
В статье поговорим, зачем нужны новые правила, рассмотрим их разделы.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(далее – Федеральный закон № 149-ФЗ):
Федерации. По этой причине еще в 2009 году были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства 2009). Сейчас это действующий нормативный документ.
В 2016 году Росархив передан в ведение Президента Российской Федерации и стал федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Вследствие таких изменений Росархив получил полномочия утверждать Правила делопроизводства.
В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные.
СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019
Нормативный документ состоит из 8 разделов:
I. Общие положения.
II. Документирование управленческой деятельности.
III. Особенности подготовки отдельных видов документов.
IV. Организация документооборота.
V. Управление документами в системе электронного документооборота.
VI. Контроль исполнения документов (поручений).
VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.
VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения.
Назначение Правил делопроизводства 2019
В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления.
В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так:
- федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
- орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Особенности применения Правил делопроизводства 2019
Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Нормы по организации делопроизводства
Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства.
В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Регламентация организации работы с документами
Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами.
На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив.
Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В.Ф. Янковая,
доцент РГГУ, канд. ист. наук
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.
