Положение об отделе кадров предприятия 2022 — 2022

Отдел кадров

Выписка из «Положения об отделе кадров (ОК)»

Общие положения:

Настоящее Положение разработано о структурном подразделении, входящем в состав управления персоналом, имеющем полное наименование – «отдел кадров» и сокращенное «ОК». Отдел кадров обеспечивает реализацию кадровой политики в объеме предоставленных обязанностей, прав и компетенций.

В своей работе отдел кадров руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, в том числе трудовым законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства образования и науки Российской Федерации, политикой университета в области качества, целями и задачами университета в области качества, уставом университета, локальными нормативными актами, настоящим положением, приказами и распоряжениями ректора, кадровой политикой и стратегией университета.

Отдел кадров для оформления документов в соответствии со своей компетенцией имеет круглую печать с наименованием вышестоящей организации (учредителя) и наименованием отдела университета: «отдел кадров», находящуюся в распоряжении начальника отдела кадров.

Отдел кадров в составе управления персоналом осуществляет свою деятельность во взаимодействии с проректорами, со структурными подразделениями и службами университета.

Задачи отдела кадров:

1. Проведение кадровой работы с работниками университета на основе действующего законодательства.
2. Ведение учета и документации по работникам университета.
3. Поиск, отбор и изучение работников совместно с руководителями структурных подразделений.
4. Совершенствование процессов управления.
5. Методическое руководство и контроль деятельности работников, отвечающих за кадровую работу в обособленных структурных подразделениях (филиалах).
6. Обеспечение развития персонала.

Функции отдела кадров:

1. Участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии университета.
2. Участие в формировании штатного расписания университета.
3. Определение текущей потребности в кадрах совместно с руководителями структурных подразделений.
4. Консультирование работников университета по вопросам трудового законодательства.
5. Участие в разработке комплекса мер по повышению мотивации работников.
6. Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с законодательством, локальными нормативными актами.
7. Подготовка проектов приказов по личному составу работников и их регистрация.
8. Учет личного состава работников университета, формирование и ведение установленных в университете автоматизированных баз данных о количественном и качественном составе работников университета.
9. Содействие руководителям структурных подразделений в поиске и подборе кадров и расстановке работников на основании установления прямых связей с Агентствами занятости населения, посредством использования электронных баз данных сайтов трудоустройства, и отборе работников по их квалификационным, профессиональным, личным, деловым качествам.
10. Участие в создании резерва для выдвижения на руководящие должности, в развитии системы внутреннего резерва, наставничества и преемственности поколений в образовательной и научной средах, ротационном передвижении руководителей и специалистов.
11. Осуществление методического руководства и координация деятельности специалистов (менеджеров) по кадрам структурных подразделений университета (обособленных структурных подразделений).
12. Контроль исполнения руководителями подразделений законодательных актов и постановлений Правительства Российской Федерации, приказов, распоряжений ректора по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
13. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
14. Ведение, хранение, учёт и выдача трудовых книжек.
15. Ведение кадровой документации по установленным формам.
16. Ведение личных дел педагогических и научных работников.
17. Подготовка документов для оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.
18. Участие в подготовке индивидуальных сведений о застрахованных лицах, для представления их в Управление Пенсионного фонда РФ (отчет о стаже и периодах работы).
19. Составление установленной и единовременной статистической отчетности в соответствии с ответственностью, определенной приказом (распоряжением) ректора.
20. Учет использования отпусков работниками университета, составление сводного графика отпусков, подготовка проектов приказов о предоставлении отпусков, контроль за выполнением графика отпусков.
21. Оказание помощи структурным подразделениям и службам университета в укреплении трудовой и производственной дисциплины, соблюдении трудового законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.
22. Рассмотрение писем, запросов, жалоб и заявлений, связанных с кадровыми вопросами и подготовка ответов на письменные запросы.
23. Участие в подготовке проведения аттестаций работников университета, в работе комиссий по аттестации, анализе результатов, реализации решений аттестационных комиссий, предложений по совершенствованию проведения аттестации.
24. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности
25. Исчисление трудового стажа работникам для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам.
26. Совершение действий в соответствии с действующим законодательством по свидетельствованию верности копий документов, выписок из документов, исходящих от университета, копий документов, выписок из документов, исходящих от других организаций, имеющихся в отделе кадров, необходимых для представления гражданами в университет, подлинности подписи работников, удостоверению доверенностей работников.
27. Контроль за соблюдением выполнения плана университета о профессиональной переподготовке и повышении квалификации работников университета и предоставлении документов об их прохождении.
28. Работа по защите конфиденциальной информации, полученной работниками отдела кадров при выполнении задач и функций отдела, в пределах своей компетенции.
29. Подготовка материалов для оформления допуска работников к государственной тайне в соответствии с рекомендациями Управления по защите государственной тайны, утвержденными в установленном порядке.
30. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Взаимодействие с комитетами и отделами Правительства Санкт-Петербурга и Ленинградской области по вопросам награждений.
31. Подготовка к хранению, уничтожению, передача в архив университета кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.
32. Подготовка и оформление приказов, инструкций, положений и других локальных нормативных актов по поручению ректора университета.

Подготовка предложений по переходу на «эффективный контракт».

Материально-техническое оснащение​:
— В отделе кадров имеются 8 рабочих мест, из них 8 оснащены персональными компьютерами.
— В отделе имеется локальная компьютерная сеть, доступ к корпоративнй компьютерной сети, информационно-правовой базе «Консультант-Плюс», программа системы «1С Предприятие».

Офисное оборудование:
— 4 многофункциональных устройства (копир + принтер + факс + сканер);
— принтер.

Масштаб подразделения:
Согласно Положению об отделе кадров (ОК) структура и штат отдела кадров определяется функциями и задачами, возложенными на отдел кадров, и соответствуют утвержденному ректором университета штатному расписанию. При изменении функций и задач отдела кадров университета, в штатное расписание вносятся изменения в установленном порядке.

Возглавляет отдел кадров начальник отдела кадров.

1. Начальник отдела кадров – Сидорова Людмила Ивановна
2. Заместитель начальника отдела кадров – Браславская Елена Николаевна
3. Специалист по кадровой работе – Антоненкова Татьяна Николаевна
4. Специалист по кадровой работе – Валентинова Надежда Львовна

Сотрудничество:
Отдел кадров на уровне руководителей и исполнителей взаимодействует со структурными подразделениями и службами университета по вопросам своей компетенции.

Контактная информация:
Адрес отдела кадров:
Санкт-Петербург, ул. Лоцманская, 3, первый этаж
103 — кабинет начальника отдела кадров,
101 — отдел кадров работников университета.

Телефон отдела кадров работников университета:
+7 (812) 714-07-04
местный 314

Составляем положение об отделе кадров

Положение об отделе предприятия или организации — это документ, которые описывает круг решаемых задач, особенности деятельности, взаимосвязи с другими структурными подразделениями работников этого отдела. Отдел кадров — не исключение. Отдел кадров — звено, с которого начинается работа любого сотрудника в компании, куда регулярно обращается каждый работник. Расскажем, как составить положение об отделе кадров и для чего оно нужно.

Зачем нужно положение об отделе кадров

Положение относится к организационно-правовым документам. Его цель — регламентировать работу структурного подразделения, описать права и обязанности работников. В небольших компаниях, где отсутствуют специализированные кадровые подразделения, а движение работников оформляет один специалист, наличие положения, регулирующего работу в этой сфере, не нужно: в таких случаях достаточно внести обязанности кадровика в должностную инструкцию работника. Иногда эту функцию возлагают на бухгалтера.

Положение об отделе кадров призвано:

• сокращать объем работы кадрового подразделения за счет систематизации процессов;
• быть инструкцией в вопросах кадрового делопроизводства;
• рационально распределять работу внутри подразделения;
• описать круг обязанностей специалистов-кадровиков;
• закрепить ответственных за определенный участок работников;
• выстроить вертикальную структуру внутри отдела, определить уровни подчиненности;
• исключать повторение обязанностей;
• закрепить заменяемость одного работника другим во время отсутствия.

Наличие такого локального акта удобно как для кадровиков, так и для руководителя компании. Положение об отделе кадров содержит в себе все аспекты кадровой работы.

Как составить положение об отделе кадров

Если в компании приняли решение разработать и утвердить положение о кадровом подразделении, его реализацию начните с подготовки проекта документа. В некоторых компаниях для разработки положения об отделе кадров используют ГОСТ Р 6.30-2003 (этот госстандарт утратил силу и не является обязательным к соблюдению).

Иных законодательных актов в этом вопросе нет. Предприятие или организация уполномочены сами разрабатывать и формировать положение о кадровой службе. Главное условие — не ухудшать условия труда работников по сравнению с действующим федеральным (региональным, муниципальным) законодательством.

Положение — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие действующему законодательству. В целях подготовки качественного документа следуйте рекомендациям:

• При написании текста положения избегайте спорных с федеральным (региональным, муниципальным) законодательством моментов.
• За основу документа возьмите нормы профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. Приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691.
• Обсудите и согласуйте нормы положения с кадровыми работниками. Во-первых, в процессе обсуждения кадровики предложат наиболее эффективные схемы работы, а во-вторых, поможет избежать конфликтов внутри микроколлектива.
• Привлеките к обсуждению и согласованию текста положения юристов компании и руководителя.

По содержанию положение об отделе кадров — структурированный документ, состоящий из нескольких разделов, которые включают в себя пункты с подробным описанием:

• Статус отдела;
• порядок формирования (расформирования, реорганизации, переименования;
• правовая основа деятельности подразделения

Каждый пункт положения следует пронумеровать. Перед текстом положения укажите наименование населенного пункта, где создается документ.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте образец положения об отделе кадров (это бесплатно).

Когда проект приказа согласуют все заинтересованные стороны, а его содержимое приобретет окончательный вид, переходите к утверждению документа.

Как утвердить положение об отделе кадров

Утвердить положение об отделе персонала можно двумя способами:

• 1-й способ. На первой странице документа предусмотрите гриф «Утверждаю», где руководитель поставит свою подпись и дату. Эта дата будет днем вступления норм положения в силу. Здесь же ставится печать компании.
• 2-й способ. Издание приказа о введении положения. Если утверждение положения решено оформить приказом, подготовьте документ по принятому в компании шаблону. Обозначьте цель приказа, основную часть, дату вступления положения в действие, укажите ответственного за исполнение приказа. Подписанный руководителем документ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов, присвойте приказу номер.

Образец приказа об утверждении отдела кадров Скачать

С утвержденным положением необходимо ознакомить под подпись всех работников кадрового подразделения.

Положение об отделе кадров

Почему нужно разработать положение о работе с кадрами

Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:

• прием и увольнение;
• ведение трудовых книжек;
• оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
• иные кадровые вопросы.

Положение об отделе кадров 2020 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:

1. Общие нормы.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Заключительные пункты.

Задачи

Чтобы определить задачи, необходимо ответить на вопрос: для чего работает отдел. Как правило, к задачам отдела кадров относят оформление на работу, подбор кадров, проведение аттестации и пр.

Функции

К функциям принято относить основные направления деятельности, а именно то, что конкретно делает кадровое подразделение. Например, к ним могут относиться составление приказов о приеме и увольнении, составление графика отпусков, штатного расписания и пр.

Права и обязанности

В этой части положения указываются права и обязанности начальника и иных работников подразделения в рамках выполнения возложенных функций.

Ответственность

Здесь прописывается ответственность, которую несут начальник и иные работники отдела кадров за невыполнение своих обязанностей, задач и функций подразделения.

В «Заключительных положениях» обычно прописывают порядок внесения изменений, уточнений в действующий документ.

Порядок разработки и утверждения

Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.

Итоговый документ следует утвердить приказом руководителя. После утверждения, в соответствии с требованиями ст. 22 ТК РФ, необходимо ознакомить с ним работников этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение норм локального акта, ознакомленного с ним работника можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Положение об отделе кадров предприятия 2022 — 2022

Прямая обязанность hr-департамента – анализ потребности компании в наборе специалистов, поиск, найм и адаптация сотрудников, обладающих необходимым уровнем квалификации и «правильными» личностными качествами. Чтобы работа была эффективной и слаженной, на предприятии принимается локальный акт – положение об отделе кадров, которое призвано организовать и упорядочить деятельность менеджеров по персоналу. Внутренний документ имеет четкую логическую структуру, которую можно разбить на семь составных частей.

Общие положения

В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.

В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.

Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.

Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:

• ТК РФ;
• федеральных законов;
• подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
• локальных актов компании;
• приказов руководства предприятия;
• штатного расписания;
• коллективного договора и т.д.

Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.

Задачи отдела кадров

HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:

• анализ потребности предприятия в новых кадрах;
• поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
• обеспечение адаптации принятых специалистов;
• ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
• обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
• организация обучения персонала;
• участие в формировании корпоративной культуры;
• анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
• организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.

Фирма-наниматель вправе дополнить второй раздел положения об отделе кадров собственными задачами, которые кажутся руководству актуальными на текущий момент.

Структура департамента

Количество hr-специалистов компании зависит от численности сотрудников предприятия. В больших организациях, где трудится от 100 человек, для выполнения поставленных задач нужны усилия 5-6 работников. В малых фирмах функции возлагаются на 1-2 менеджеров по персоналу.

В структуре отдела могут выделяться сотрудники, занятые следующими направлениями:

• поиск и подбор персонала;
• ведение кадрового документооборота;
• организация адаптации новых работников, повышения квалификации «старых»;
• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Предполагаемая структура кадрового отдела разрабатывается его руководителем, а затем утверждается генеральным директором компании.

Функции hr-отдела

Данный раздел предназначен для описания обязанностей кадровых специалистов, необходимых для успешного решения поставленных перед ними задач. Фактически, это детализация второй части положения.

К числу возможных функций относится следующее:

• поиск специалистов на вакантные позиции;
• документальное оформление приема на работу и увольнения;
• ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
• архивирование кадровых документов;
• выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
• подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
• разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
• учет отработанного времени;
• анализ причины текучки кадров;
• разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.

Список обязанностей формируется с учетом задач, поставленных внутренними актами компании перед отделом кадров.

Права

Чтобы эффективно справляться с поставленными задачами, кадровики предприятия должны обладать определенным набором прав. В тексте положения указываются следующие их правомочия:

• получать от других отделов компании необходимую информацию;
• давать указания другим департаментам в рамках полномочий отдела кадров;
• контролировать трудовую дисциплину на предприятии;
• обращаться к руководству с предложениями о проведении мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников, укрепление корпоративной культуры;
• контролировать соблюдение трудового законодательства в компании и т.д.

Фирма формирует список правомочий с учетом задач и непосредственных обязанностей hr-департамента.

Ответственность

За выполнение поставленных задач, приказов руководства и соблюдение трудового законодательства отвечает начальник кадрового департамента. Ответственность может быть трех видов:

• административной;
• дисциплинарной;
• уголовной.

Другие сотрудники отдела отвечают за совершенные ошибки в рамках своих должностных инструкций.

Взаимодействие с другими подразделениями

Чтобы эффективно справляться со своими функциями, кадровики постоянно взаимодействуют с другими подразделениями, например:

• с бухгалтерией – представляют ей документы для начисления зарплаты, стимулирующих выплат;
• с юристами – получают от них информацию о последних изменениях законодательной базы;
• с экономическим отделом – согласуют показатели KPI, штатное расписание.

С иными департаментами кадровики взаимодействуют в рамках согласования графиков отпусков, контроля соблюдения трудовой дисциплины, учета отработанного времени и т.д. Локальный акт об hr-департаменте формализует сложившиеся трудовые отношения и закрепляет права и обязанности сторон.

Для примера вы можете скачать образец положения об отделе кадров в формате Word.