Образец профстандарта офис-менеджера в 2022 году

Профессиональный стандарт для менеджера

Согласно ст. 195.1, 195.2 и 195.3 ТК РФ, квалификация работника – это комплекс уровня знаний, умений, профнавыков и профессиональной осведомленности работника. Профессиональный стандарт описывает основные качества совокупности данных, составляющих квалификацию сотрудника и необходимых ему для ведения профессиональной деятельности.

Профессиональные стандарты для менеджера установлены несколькими нормативными актами:

Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Менеджер по информационным технологиям»» от 13.10.2014 № 716н.
Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Менеджер продуктов в области информационных технологий»» от 20.11.2014 № 915н.
Приказом Минтруда России «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» от 06.10.2015 № 691н.
Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем»» от 29.09.2020 № 679н.

Эти нормативные документы имеют похожую структуру и состоят из следующих рубрик:

общая информация;
описание трудовых функций сотрудника;
данные об организациях, разработавших профстандарты.

Уровни квалификации менеджера

Особенное значение для характеристики профстандарта имеют уровни квалификации специалиста, установленные приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 № 148н. В отношении каждого уровня квалификации устанавливаются показатели, состоящие из перечня полномочий, ответственности, характера умений и знаний, а также описываются определяющие пути достижения уровня. Последнее положение имеет принципиальное значение, так как описывает образование, необходимое для достижения того или иного уровня квалификации, и требуемый опыт работы.

Говоря проще, профстандарты менеджера предполагают соотношение определенного уровня квалификации с образованием, которое имеет специалист, а также определяют конкретные запросы к практическому опыту кандидата на должность.

Помимо требований об опыте работы профессиональные стандарты могут конкретизировать установленные условия о необходимом образовании специалиста. К примеру, определять необходимым только высшее образование либо высшее или среднее специальное, дополненное курсами переподготовки.

С общим описанием профстандартов разобрались, теперь давайте поговорим о вышеназванных стандартах подробнее.

Профстандарт менеджера продуктов в области информационных технологий

Этот профстандарт описывает трудовую деятельность в виде предпринимательства в области информационных технологий. Целью такой работы заявлена организация создания, вывода на рынок, продвижения, продажи, поддержки и развития продуктов информационных технологий.

Профстандарт устанавливает 4 основных трудовых функции:

Сопровождение развития созданного произведения. Возможные наименования должностей работников:
- младший менеджер;
- ассистент менеджера.

Необходимый уровень квалификации — 4, т. е. предполагается среднее профобразование. Требования к опыту работы отсутствуют.

менеджер продукта;
менеджер по развитию.

Требуемый уровень квалификации — 5, т. е. предполагается наличие среднего профобразования и опыта работы в должности младшего менеджера или ассистента от 1 года.

старший менеджер;
старший менеджер по развитию продуктов;
ведущий менеджер;
ведущий менеджер по развитию;
менеджер линейки продуктов.

Необходим 6 уровень профквалификации, т. е. требуется высшее образование в степени бакалавра и стаж работы в должности менеджера продукта от 3 лет.

руководитель портфеля продуктов;
руководитель отдела;
директор по продуктам.

Необходимый уровень квалификации — 7. Требуется высшее образование (магистратура или специалитет) и опыт работы в должности старшего менеджера от 5 лет.

Профстандарт менеджера по продажам информационно-коммуникационных систем

Приказ № 687н определяет такой вид трудовой деятельности, как продажа инфокоммуникационных систем (ИКС) и/или их частей. Основной целью названо осуществление и организация этих продаж. Этот профстандарт предусматривает следующие основные трудовые функции:

Подсобные функции по поиску клиентов, подготовке и продаже ИКС и составляющих. Возможные названия должностей специалистов:
- помощник или ассистент менеджера по продажам;
- координатор отдела;
- торговый представитель.

Необходимый уровень профквалификации — 5. Требуется среднее профессиональное образование без опыта работы.

менеджер по продажам;
продавец в области ИКС;
специалист отдела;
менеджер по развитию;
менеджер проекта;
тендер-менеджер.

Требуемый квалификационный уровень — 6, т. е. необходимо высшее образование (бакалавриат) либо среднее профобразование и дополнительные программы переподготовки. Практический опыт должен быть представлен работой в области реализации высокотехнологичного продукта в течение не менее полугода.

менеджер по продажам ИКС;
менеджер по работе с клиентом;
ведущий продавец;
менеджер ИКТ-проектов.

При этом уровень квалификации и, соответственно, образование предполагается таким же, как и для предыдущей трудовой функции, — с той лишь разницей, что требуется опыт работы по специальности от 1 года.

ведущий или старший менеджер;
менеджер по работе с основными клиентами;
начальник отдела.

Требуется 7 уровень квалификации, т. е. высшее образование (магистратура/специалитет) и дополнительные курсы повышения квалификации. Опыт работы — от 1 года по специальности.

директор по продажам;
коммерческий директор;
вице-президент.

Для этого необходим 8 уровень квалификации, который характеризуется таким же образованием, что и для 7 уровня, с опытом работы от 3 лет в заявленной сфере.

Профстандарт менеджера по информационным технологиям

Приказ № 716н называет видом профдеятельности указанного специалиста информационные технологии в экономике и госуправлении. Основной целью осуществления этого вида заявлено управление предоставлением, использованием и развитием информационных технологий (ИТ).

Профстандарт предусматривает 4 трудовых функции:

Руководство ресурсами ИТ. Возможные названия должностей:<
- начальник вычислительного центра;
- руководитель отдела ПО;
- руководитель отдела координации инфраструктуры;
- руководитель группы администрирования баз данных.

Требуется 6 уровень квалификации, т. е. высшее образование (магистратура/специалитет) с рекомендацией повышения квалификации по различным программам управления. Кроме того, необходим управленческий стаж в области ИТ длительностью больше года.

завотделом поддержки пользователей;
менеджер центра обслуживания;
директор службы заказчика.

Этим специалистам необходим 7 уровень квалификации: высшее образование (магистратура/специалитет) с рекомендацией повышения квалификации по программам сервисного подхода к управлению ИТ. Требуемый опыт составляет не менее 2 лет работы в должности менеджера сервиса ИТ или 3 года — в области ИТ во взаимодействии с заказчиками и пользователями.

директор по ИТ;
директор департамента ИТ;
заместитель гендиректора;
начальник службы информатизации.

Указанные работники должны соответствовать 8 уровню квалификации, то есть иметь высшее образование (магистратуру или специалитет) с рекомендацией повысить квалификацию по программам управления ИТ, экономики и менеджмента. Требуемый опыт предполагает стаж более 5 лет в области ИТ на более низких должностях или работу в должности менеджера по управлению информсредой от 2 лет.

директор по ИТ и инновациям;
заместитель гендиректора по инновациям;
заместитель гендиректора по развитию.

Этим специалистам необходим высочайший уровень квалификации — 9, который предполагает высшее образование на уровне магистра или специалиста с рекомендацией получения второго высшего образования в экономической области или стратегического менеджмента и повышения квалификации по программам стратегического управления и инновационной деятельности. Практический опыт должен составлять не менее 7 лет стажа в области ИТ на более низких должностях или более 3 лет — в должности менеджера по управлению инновациями.

Профстандарт менеджера по продажам информационно-коммуникационных систем

Такие менеджены, согласно профстандарту от 29.09.2020 № 679н ведут продажи инфокоммуникационных систем. Называться должность может по-разному, например:

Агент по продажам.
Менеджер по продажам.
Специалист отдела продаж.
Менеджер по развитию каналов сбыта.
Тендер-менеджер.

Требуется среднее профессиональное образование по программам подготовки в области экономики и управления и дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации в сфере инфокоммуникационных систем, информатики и вычислительной техники, либо среднее профобразование по программам подготовки специалистов среднего звена

В функции таких менеджеров, согласно профстандарту, могут входить:

Сопровождение базы данных.
Организация поставок по тендерам.
Подготовка коммерческих предложений и проведение презентаций инфокоммуникационных систем.
Установление и поддержание контактов с клиентами для обсуждения.
Сопровождение отгрузки инфокоммуникационных систем

Применение профстандарта менеджера на практике

С практической точки зрения в основной своей массе профстандарты получили лишь рекомендательное назначение для работодателей, так как трудовое законодательство установило обязанность четко следовать положениям этих документов лишь в ограниченных случаях. К таким случаям, согласно ст. 195.3 ТК, относятся:

ситуации, когда соответствующие требования к квалификации, необходимой работнику, установлены трудовым или иным законодательством;
случаи, когда работа в определенной должности является основанием предоставления различных льгот.

Все профстандарты для менеджеров, рассмотренные в статье, носят рекомендательный характер и не могут служить основанием для увольнения не подходящего по условиям стандартов работника. При несоответствии работодатель имеет право лишь обеспечить сотруднику прохождение обучения или переквалификации.

Таким образом, вы можете воспользоваться одним из профстандартов для составления должностной инструкции, которая вас интересует. Перечисленные нормативные документы носят рекомендательный характер, если вы не будете их использовать, вас не накажут.

Профессиональный стандарт для офис-менеджера

Термин «офис-менеджер» в штатных расписаниях российских компаний и организациях появился не так давно — он пришел к нам из опыта работы западных фирм. И сегодня, в эпоху рыночных отношений, эта профессия стала очень востребованной.

В ЕКС-справочниках профессия офис-менеджера носит название «специалист по административно-хозяйственной деятельности». Однако на сегодня это распространенная должность, и она включена в Общероссийский классификатор занятий именно под названием «офис-менеджер», а также в профстандарт специалиста по адмнистративно-хозяйственной деятельности.

Должность офис-менеджера относится к руководящей — как правило, он совмещает функции секретаря и администратора компании. На такого сотрудника кроме обычных обязанностей возлагается координация производственной деятельности отдельных служб организации, ему отводится ключевая роль в организации коммуникации и управления всей корпоративной информацией офиса компании.

Требования к претенденту на должность офис-менеджера

Они устанавливаются в профстандарте специалиста по административно-хозяйственной деятельности, утвержденном приказом Минтруда от 02.02.2018 № 49н. В нем обозначена принадлежность профессии к группам классификаторов ОКВЭД/ОКЗ, объем трудовых основных функций установлен в количестве 8, а вспомогательных — 32.

Важно! По отношению к данной должности действующее социальное законодательство не предусматривает назначение социальных/пенсионных компенсаций и льгот. Соответственно, в связи с этим от руководителей частных предприятий не требуется в обязательном порядке внедрять у себя в организации профессиональный стандарт по данной должности. Для государственных и муниципальных организаций профстандарт обязателен.

В частных компаниях профстандарт офис-менеджера может использоваться работодателем в качестве рекомендательного документа при установлении объема квалификационных требований к работникам, учитывая специфику исполняемых трудовых обязанностей, предопределенных технологий производства, и достигнутого уровня организации трудового процесса. Эта норма законодательства четко прописана в п. 10 Рекомендаций по применению профстандартов в разъяснениях Минтруда от 04.04.2016 № 14-0-10-В/2253.

Обобщенные функциональные обязанности для должностной инструкции

Описание обязанностей офис-менеджера содержится в «ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Общероссийский классификатор занятий»:

Координация и анализ результатов работы служащих, которые обрабатывают тексты, обслуживают телефоны и коммутаторы, вводят и распечатывают данные, ведут другую общую административную работу.
Разработка графиков и процедур работы с участием подразделений компании.
Обучение сотрудников офиса по безопасности труда, ознакомление их с должностными инструкциями.
Помощь кадровым службам в проведении собеседований и приеме на работу сотрудников.

Профстандарт специалиста по административно-хозяйственной деятельности содержит следующие функциональные обязанности по трудвой функции офис-менеджера:

Осуществление стратегического направления работы офисного персонала компании.
Финансовый анализ, контроль и управление финансовыми потоками, предназначенными для управленческой деятельности компании.
Управление персоналом управленческих структур компании.
Создание оптимальных условий для трудовой деятельности офисных сотрудников организации, определение необходимых объемов расходных материалов и своевременное снабжение ими всех подразделений.
Ведение договоров на поставку расходных офисных материалов.
Организация деятельности складского подразделения и учет ТМЦ по расходным офисным материалам.
Обеспечение контроля за наличием, исправностью, ремонтом и обслуживанием офисного оборудования, кроме компьютерной техники.
Организация бизнес-поездок сотрудников, снабжение корпоративных и бизнес-процедур.
Приобретение для сотрудников билетов для поездок на любой вид транспорта по заранее согласованному трансферу.
Организация размещения сотрудников и гостей компании в период бизнес-поездок и корпоративных мероприятий.
Получение виз и разрешительных документов для заграничных командировок сотрудников компании.
Выбор генпоставщиков для проведения бизнес-поездок, снабжения корпоративных и коммерческих мероприятий.
Ответственность за эффективную организацию рабочих мест в офисе.
Ответственность за эффективную эксплуатацию помещений, рациональное зонирование и размещение сотрудников.
Контроль за полнотой материально-технического обеспечения производственной деятельности сотрудников офиса.
Ответственность за организацию по приему граждан, работа с корреспонденцией, жалобами и запросами граждан.
Подготовка ответов на обращение граждан, организация презентаций и видеоотчетов.

Кто может работать офис-менеджером

Эта должность открыта для выпускников вузов всех специальностей.

Многие работодатели в качестве требований не указывают академическую квалификацию. Вместо этого для них важны:

опыт работы на административной должности;
умение работать с компьютером и ИТ-программами;
знание трудового законодательства, иностранного языка и делопроизводства;
хорошие навыки межличностного общения и управление персоналом.

Код трудовой функции офис-менеджера

Если должность называется «офис-менеджер» или «хозяйка офиса», то в СЗВ-ТД необходимо использовать код трудовой функции 3341.

Если ранее код трудовой функции определялся по профстандарту, то с 01.07.2021 нужно руководствоваться исключительно «ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Общероссийский классификатор занятий». Ранее код содержался в графе 5 СЗВ-ТД и применялся только при наличии, а теперь он стал обязательным реквизитом и вносится в графу 6 СЗВ-ТД.

Итак, для уточнения должностных обязанностей офис-менеджера стоит воспользоваться Общероссийским классификатором занятий. Что касается требований к этому сотруднику, их можно найти в профстандарте специалиста по административно-хозяйственной деятельности. Данный профстандарт не обязателен для должности с названием офис-менеджер вчастных организаиях. Однако им стоит воспользоваться, если организация государственная или муниципальная.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2021)

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.

Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте в начале статьи, блок «Вам помогут документы и бланки».

Структура должностной инструкции

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:

Общие положения о должности.
Порядок субординации, связи по должности.
Функциональные обязанности.
Права сотрудника.
Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

структуру компании и принципы зонирования различных служб;
принципы управления персоналом компании;
сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
методы планирования и мотивации, используемые в компании;
особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
координация завершения/начала трудового дня.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
внесение предложений по улучшению офисной работы;
подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция офис-менеджера , Тема №214112

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD , MS EXEL , с работой с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8 .___________________________________________________________________

II . Должностные обязанности.

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.