Образец листа ознакомления с приказом: как оформить

Как ознакомить с приказом под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

Нормативная база

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.. Используйте эти инструкции бесплатно.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

• прием на работу;
• вступление в новую должность;
• проведение проверки;
• проведение тестирования подчиненных;
• перевод на другую должность;
• предоставление планового или внеочередного отпуска;
• повышение или понижение оплаты труда;
• возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

1. Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
2. Ф. И. О. сотрудника.
3. Его должность.
4. Дата и подпись.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

В отдельных случаях аналогичная отметка ставится непосредственно в распоряжении руководства. Вот как выглядит образец в приказе «с приказом ознакомлены»:

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник отдела продаж ________________________Петров П.П. (дата)

Заместитель начальника отдела продаж____________ Иванов И.И.(дата)

Делопроизводитель _____________________________ Семенова С.С.(дата)

Консультант по юридическим вопросам_____________ Кононов К.К.(дата)

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.

Образец листа ознакомления с приказом

Если составленный руководителем приказ касается многих сотрудников или всего штата в целом, то ознакомиться с этим документом должен каждый человек, поставив подпись и дату. Обычно эти данные оставляют прямо в приказе (в конце текста), однако когда сотрудников много, они могут подписаться в специальном листе ознакомления. Образец этого документа и рекомендации по его составлению можно найти в статье.

Скачать образец листа ознакомления с приказом (word)

Бланк и образец листа

Лист ознакомления составляется в произвольном виде – обычно он представляет собой таблицу с такими графами:

1. Номер сотрудника (перечисление данных в произвольном порядке, по алфавиту, по отделам и т.п. – на выбор компании).
2. ФИО.
3. Должность.
4. Табельный номер (при наличии).
5. Подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы – например, Кузнецова А.М.).
6. Дата.

Также при необходимости в таблице можно предусмотреть и другие графы – название отдела, где работает сотрудник, его квалификация и т.п.

Подпись означает факт ознакомления сотрудника с текстом приказа, поэтому возлагает на него прямую ответственность за его исполнение. Впоследствии этот факт можно использовать как основание для наложения дисциплинарного взыскания и даже увольнения, если нарушение будет иметь грубый характер. Поэтому к сбору подписей не нужно относиться как к пустой формальности: в интересах работодателя проследить, чтобы с приказом ознакомились все сотрудники, которые обязаны это сделать. Они могут поставить подписи в один день или разные даты – особого значения этот факт не имеет. К тому же собрать подписи всех работников в один день зачастую нереально.

Пустой бланк этого листа ознакомления с новым приказом и его заполненный вариант представлены ниже.

Лист ознакомления с приказом заверяется подписью ответственного сотрудника (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера), а также самого руководителя. Печать на нем ставить необязательно за исключением тех случаев, когда подобный порядок прямо предусмотрен внутренними документами компании.

Кого нужно ознакомить с приказом

Ознакомить нужно как минимум тех сотрудников, чьи ФИО и должности прямо прописаны в приказе. Например, это может быть весь отдел бухгалтерии, отдела продаж либо все сотрудники конкретного филиала или подразделения.

Также распоряжение может касаться и вообще всех работников. Разумеется, перечислять их ФИО и должности в тексте самого приказа не следует – достаточно описать нововведения и обязать руководителей подразделений, представительств довести текст приказа до всех сотрудников.

Порядок хранения листа

Лист ознакомления с приказом составляется в одном оригинальном экземпляре, поэтому хранить его нужно особенно тщательно, чтобы впоследствии не собирать подписи повторно. Как правило, лист хранится рядом с оригиналом соответствующего приказа. Доступ к этим документам ограничен; при необходимости получения информации можно сделать выписку из приказа и предъявить копию листа ознакомления (например, должностному лицу, проверяющему соблюдение противопожарных требований). Срок хранения также определяется временем хранения основного приказа.

Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.

Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.

Когда нужен документ

Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.

Листок ознакомления выступает приложением к приказу.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.

Что будет, если лист не подписан

Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.

Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.

Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:

В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.

Правила ознакомления работников с приказом

Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.

К правилам его составления относится:

• оформляется исключительно в письменной форме;
• содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
• может относиться к разным сферам работы компании;
• формируется от лица руководителя фирмы;
• в него могут вноситься изменения;
• не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.

Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.

Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.

Когда ставится подпись

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.

Нюансы ознакомления

Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.

Кем составляется лист ознакомления с приказом

Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.

Бланк листа ознакомления.

Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.

Образец

Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.

Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.

В него обязательно вносятся следующие сведения:

• полное наименование компании;
• название документа;
• дата его формирования;
• номер и содержание приказа;
• номера всех сотрудников;
• ФИО работников предприятия;
• занимаемые ими должности;
• дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
• подписи всех наемных специалистов.

Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.

Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.

Правила оформления

При оформлении этой документации учитываются следующие правила:

• листок делается исключительно в одном экземпляре;
• для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
• вносится информация от руки или с помощью компьютера;
• требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
• отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
• листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.

Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:

Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.

Как хранятся бланки

Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.

Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.

Когда не требуется составлять

По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.

В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.

К ним относится:

• в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
• используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
• оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
• на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.

Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.

Заключение

Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.

Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете здесь.

Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.

Образец листа ознакомления с приказом 2021 года

Основной причиной использования листа ознакомления с приказом является, как правило, необходимость ознакомления работников, прямо или косвенно упомянутых в ходотайстве от руководства с самим документом. Этот документ внутреннего трудового распорядка должен содержать информацию касательно прочтения, а также подпись всех сотрудников, подтверждающую ознакомление работников. Поэтому каждый упомянутый сотрудник обязан поставить подпись.

Подпись работника

Лист ознакомления с приказом является специальной бумагой, в которой работник должен поставить свою подпись. Она подтверждает, что работник был детально осведомлён касательно предоставленной информацией . Это требование выдвинуто на законодательном уровне. Такие документы являются подтверждением согласия и готовности выполнения. Они не имеют свой срок хранения в отделе кадров.

Когда писать лист

Нужно знать в каких случаях следует его использовать.Написан такой лист ознакомления с приказом может быть после ознакомления с локальными нормативными такого типа:

• отпуск;
• индексация;
• возложение обязанностей;
• перевод на другое место работы;
• проведение аттестации.

При этом документ должен быть изложен в обязательном порядке директором организации. Действует он исключительно внутри этой организации, так как является разновидностью внутренней распорядительной документации. Эти помогает минимизировать трудовые споры. Используется лист ознакомления как раз для того, чтобы все сотрудники структурного подразделения под роспись подтвердили факт того, что как минимум они были осведомлены касательно принятого решения. Важно знать, как оформить документацию корректно. Для понимания как составить бумагу можно скачать образец заполнения.

Последствия неподписания

Руководитель не имеет права заставить сотрудника подписать лист ознакомления с приказ. Подпись ставится только в случае если он согласен. Однако, при необходимости может быть составлен специальный акт на основании которого работника могут уволить или стянуть взыскание.

Правила составления

Лист ознакомления с приказом под роспись образец демонстрирует основные требования. С ними должны быть знакомы юристконсультант или секретарь, которые занимаются написанием. Лист ознакомления с приказом образец 2021 не отличается от прошлых годов. При этом поддерживается политика конфиденциальности и защита персональных данных.

Нюансы оформления

Лист ознакомления с приказом образец показывает что нет определенной формы. Предприятие само разрабатывает собственный шаблон. Например если он отсутствует, то используется общая форма. Единственное существенное требование это соблюдение структуры и правил языка. Оформляется он в единственном экземпляре и состоит из 3 частей. Первая — шапка , вторая — таблица, третья — завершение.

Сроки хранения

Лист ознакомления с приказом хранится в отделе кадров компании в отдельной папке. Там же находится и само ходотайство, к которому он относится. Не существует ограничений по сроку хранения на законодательном уровне. Минимальный срок — это время действия самого приказа. На протяжении этого периода бумага должна быть в целости и сохранности.