Как правильно заполнять журналы по охране труда

Памятка по ведению и заполнению журналов по охране труда

В организации в обязательном порядке должны вестись журналы по охране труда. Приказом по предприятию назначается лицо, ответственное за хранение и своевременное заполнение журналов.

Общие правила заполнения журналов по охране труда

При заполнении журнала ЗАПРЕЩЕНО вырывать листы, пропускать страницы и строки, вносить исправления, зачёркивания, закрашивать корректирующими жидкостями. При обнаружении ошибки, строку необходимо взять в скобки и ниже не пропуская строк, вновь внести запись.

Все журналы заполняются от руки и только лицом ответственным за ведение и хранение журнала.

В случае утраты или порчи, журнал необходимо списать с оформлением акта произвольной формы, в котором указать причину порчи или потери.

По окончанию ведения журнала, лицо ответственное за его ведение вносит запись на титульном листе о дате его окончания и передает на хранение специалисту по охране труда.

Срок хранения журналов регистрации инструктажа по охране труда составляет 10 лет.

Правила заполнения журналов регистрации инструктажа по охране труда

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал содержит следующую информацию:

1. Дата
2. Фамилия, имя, отчество инструктируемого
3. Год рождения
4. Профессия, должность инструктируемого
5. Вид инструктажа
6. Причина проведения внепланового инструктажа
7. Фамилия, инициалы, должность инструктирующего, допускающего
8. Подпись (Инструктируемого, инструктирующего)
9. Стажировка на рабочем месте (Количество смен, стажировку прошел (подпись), знания проверил, допуск к работе произвел (подпись, дата))

В журналах регистрации инструктажа на рабочем месте фиксируются следующие виды инструктажей:

• Первичный инструктаж
• Повторный инструктаж
• Внеплановый инструктаж
• Целевой инструктаж

Порядок заполнения граф журнала инструктажа на рабочем месте

1. В графе дата, указывается число, месяц, год проведения инструктажа
2. В графе «ФИО инструктируемого» вписывается фамилия, имя, отчество полностью
3. В графе «год рождения» указывается число, месяц и год рождения
4. В графе «Профессия, должность инструктируемого» указывается должность и подразделение согласно штатного расписания
5. В графе «Вид инструктажа» указывается первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж.
6. В графе «Причина проведения внепланового инструктажа» кратко указывается причина с ссылкой на нормативный документ (для внепланового инструктажа, в остальных случая остается пустой)
7. В графе «№ инструкции или ее наименование» указывается номер инструкции, присвоенный согласно утвержденного перечня.
8. В графе «ФИО, должность инструктирующего» указывается фамилия, имя, отчество и должность инструктирующего работника.
9. В графах «подпись» в обязательном порядке ставиться подпись инструктирующего и инструктируемого.
10. После проведения и оформления первичного инструктажа, распоряжением руководителя подразделения назначается лицо, ответственное за проведение стажировки на рабочем месте. В графе «Стажировка на рабочем месте» указывается период проведения стажировки, который определяется руководителем подразделения. По окончанию стажировки в графе «стажировку прошел» — ставит свою подпись сотрудник проходивший стажировку. В графе «знания проверил, допуск к работе произвел» ставит дату и расписывается лицо проводившее инструктаж.
11. Графы «стажировка на рабочем месте» заполняются только при первичном инструктаже на рабочем месте и только в случае когда требуется стажировка.

Журнал регистрации вводного инструктажа

1. Дата
2. Фамилия, имя, отчество инструктируемого
3. Год рождения
4. Профессия должность инструктируемого
5. Наименование производственного подразделения, в которое направляется инструктируемый
6. Фамилия инициалы, должность инструктирующего
7. Подпись

В журнал регистрации вводного инструктажа фиксируются следующие виды инструктажей:

Как заполнять журнал по технике безопасности и охране труда — образец

К обязательным нормативным актам, которые должны присутствовать в каждом предприятии, относится журнал по технике безопасности и охране труда.

Список необходимой внутренней документации зависит от специфики деятельности фирмы, но существует общий перечень, применяемый как для маленького офиса, так и для целого холдинга.

Назначение журнала по технике безопасности и охране труда

Составной частью охраны труда является техника безопасности на предприятии, которая направлена на снижение травматизма на производстве. Ее суть заключается не только в поддержании хорошего состояния зданий организации и оборудования, но и в проведении обучения персонала нормам безопасного труда.

Трудовым законодательством обозначено требование ведения специального журнала, фиксирующего график инструктажей по технике безопасности.

Подобная книга содержит основную информацию о разновидностях инструктажей на рабочем месте: первичный, повторный, внеплановый и целевой. В зависимости от их вида различаются цели мероприятия:

• при первичном — изучение безопасных методов труда на определенном рабочем месте;
• при повторном — напоминание основных норм безопасности, изученных ранее, разбор опасных ситуаций (при наступлении таковых);
• при внеплановом — введение новых правил охраны труда, изменение технологического процесса, длительный перерыв в работе (более 60 дн, 30 дн при работах с повышенной опасностью), получение указаний от надзорных органов;
• при целевом — обучение перед работами, не входящими в основные обязанности специалиста (поездка в командировку, ликвидация последствий аварии).

Для обеспечения контроля охраны труда по всем направлениям, следует фиксировать всю необходимую информацию. В журнале собрана вся информация о прохождении инструктажа всеми работниками своевременно и в полном объеме.

Журнал является основанием для допуска того или иного специалиста к исполнению служебных обязанностей, а также, в каком-то роде снимает ответственность с руководства компании при возникновении несчастных случаев на производстве.

Порядок и правила заполнения

На законодательном уровне существует ГОСТ, рекомендующий стандарты ведения всех журналов. Но исполнение данной нормы не является обязанностью юридических лиц. Не существует единого регламента ведения учета обучения по охране труда, важная роль отведена содержанию документа, а не форме.

Выделяются несколько правил ведения журнала на предприятиях:

• разработка нормативного акта по заполнению журналов для единообразия подхода и отсутствия ошибок;
• недопущение опечаток и помарок, при их возникновении ненужная информация зачеркивается, снизу делается надпись «исправленному верить» с проставлением автографа ответственного за ведение журнала специалиста и даты поправки;
• листы книги следует прошить и пронумеровать в правом нижнем углу листа, на последней странице делается наклейка с указанием количества страниц, где проставляется печать (одна ее часть должна стоять на журнале, другая — на наклейке);
• если календарный год завершился, а строки нет, то подводится черта, обозначающая окончание;
• документ следует учесть в делопроизводстве, присвоить номенклатурный номер.

Журнал оформляется в формате А4,в виде книги. На обложке прописывается наименование юридического лица, его подразделения (при наличии), дата открытия документа и его завершения.

Основная часть представляется в виде таблицы. Здесь содержатся графы:

• дата проведения инструктажа,
• ФИО инструктируемого специалиста и его должность,
• подпись.

Также присутствует столбец с видом инструктажа, подписью инструктора и прохождении стажировок по охране труда, где указывается количество смен стажировки.

За формирование журнала и обучение технике безопасности персонала возлагается ответственность на инженера по охране труда (специалиста кадрового отдела), эти функции необходимо прописать в его должностной инструкции.

Сотрудники должны пройти соответствующее обучение по технике безопасности, а по итогу получить специальное свидетельство. Периодичность их обучения — 1 раз в 5 лет.

Скачать образец

Выводы

Охрана труда играет важную роль в социальной и юридической области, так как обеспечение безопасных условий для здоровья и жизни сотрудника на производстве закреплено в ТК и Конституции РФ.

Отсутствие журнала по технике безопасности при проверке со стороны трудовой инспекции или иных контролирующих органов может способствовать наложению санкций руководству предприятия, выраженное в виде административной ответственности и достаточно крупного штрафа, до 50 тыс. рублей.

Если инструктажи не проводить, и факт докажут специалисты компании, то ответственность станет уголовной (до 5 лет тюрьмы при получении травмы на производстве).

Инструктаж по охране труда: разбор ошибок и советы, как их избежать

Ошибка 1. Руководитель компании возложил на специалиста по охране труда обязанность проводить все виды инструктажей

Нельзя возлагать на специалиста по охране труда обязанность проводить инструктажи на рабочем месте: первичный, повторный, внеплановый, целевой. Это не предусмотрено ни действующим ЕКС, ни профстандартом «Специалист в области охраны труда» и противоречит требованиям законодательства РФ (абз. 2 пункта 2.1.4 Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда, утв. Постановлением Минтруда и Минобразования Российской Федерации № 1/29 от 13.01.2003, далее — Порядок обучения).

80 000 руб. — штраф для работодателя за нарушение требований п. 2.1.4 Порядка обучения (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Как правильно

• Должностная обязанность специалиста по охране труда — проводить только вводный инструктаж по охране труда (п. 2.1.2 Порядка обучения).
• Все инструктажи на рабочем месте проводит не специалист по охране труда, а руководитель структурного подразделения организации (п. 2.1.4 Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда).

• Руководители структурных подразделений обязаны разработать программы первичного инструктажа, а руководитель учреждения — утвердить их.
• Программы должны быть разработаны в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкций по охране труда, технической и эксплуатационной документации.
• Специалист по охране труда обязан оказать методическую помощь в разработке программ, но специфические отраслевые приемы и методы безопасного выполнения работ должны прописать высококвалифицированные специалисты в этой области, которыми являются руководители структурных подразделений.

Ошибка 2. Не проводят инструктажи дистанционным сотрудникам

Роструд в информации от 01.07.2020 № б/н по обзору актуальных вопросов от работников и работодателей за июнь 2020 разъяснил:

• на дистанционных работников и их работодателей действуют все положения Трудового кодекса РФ;
• дистанционных работников надо обучать по охране труда и первой помощи. С такими сотрудниками проводят все инструктажи, в том числе вводный инструктаж по охране труда.

Как правильно

• Порядок проведения инструктажа для дистанционных работников не урегулирован.
• Работодатель вправе разработать локальный нормативный акт по проведению инструктажа, определив порядок проведения инструктажей дистанционных работников, в том числе вводного, путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

Рекомендуем проводить инструктажи, обучение по охране труда и оказанию первой помощи пострадавшим с дистанционными сотрудниками, чтобы не нарушить требования закона и не попасть на штраф до 130 000 руб.

Ошибка 3. Не оформляют локальные документы, которые подтверждают факт проведения инструктажей

Как правильно

Соблюдайте требования закона.

• Вводный инструктаж по охране труда проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя возложены эти обязанности. Вводный инструктаж проводят в первый рабочий день после заключения трудового договора.
• Первичный инструктаж на рабочем месте и иные инструктажи (повторный, внеплановый, целевой) проводит непосредственный руководитель работ, который прошел обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда. Первичный инструктаж проводят до начала самостоятельной работы работников, сразу после вводного инструктажа.

Для проведения инструктажей по охране труда разработайте и утвердите инструкции. Инструкции по охране труда разрабатывает руководитель структурного подразделения, согласовывает проект со специалистом по охране труда и представительным органом работников (при наличии), затем подает на утверждение руководителю организации. Такой порядок установлен в ст. 8 и 372 Трудового Кодекса. Порядок разработки и утверждения инструкций по охране труда, а также требования к их содержанию регламентируются Методическими рекомендациями по разработке государственных требований охраны труда,
утв. Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80.

Инструкции по охране труда могут разрабатываться как для работников отдельных профессий (должностей), так и на отдельные виды работ. Инструкции для работников разрабатываются на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции, а при ее отсутствии — на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в технической документации организации — изготовителя оборудования, с учетом конкретных условий производства.

Обучение по охране труда проводится в соответствии с требованиями Порядка обучения,
утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29. Для специалистов и руководителей периодичность обучения — раз в 3 года. Для работников рабочих профессий периодичность и форму проведения обучения определяет руководитель организации.

Обязательно обучайте в обучающих организациях (требования п. 2.3.2 Порядка обучения,
утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29):

1. руководителей организаций;
2. заместителей руководителя, курирующих вопросы охраны труда, а также главных специалистов;
3. специалистов, осуществляющих организацию, руководство и проведение работ на рабочих местах и технический надзор за проведением работ;
4. специалистов служб охраны труда, работников, на которых возложены обязанности организации работы по охране труда, членов комитетов (комиссий) по охране труда, уполномоченных лиц по охране труда профсоюзов и иных уполномоченных работниками представительных органов;
5. членов комиссий по проверке знаний требований охраны труда.

Если создадите в организации комиссию по проверке знаний требований охраны труда, сможете внутри организации обучать сотрудников, которые не указаны в п. 2.3.2 Порядка обучения,
утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29.

Решите создать комиссию по проверке знаний требований охраны труда, утвердите приказом ее состав. В состав комиссии включите не менее трех сотрудников, которые прошли обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в учебном центре.

Обучение по пожарной безопасности должно быть организовано в двух формах: в виде инструктажей и в виде пожарно-технического минимума:

• Обучение и инструктажи регламентируют Нормы пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций», утв. Приказом МЧС от 12.12.2007 № 645.
• Пожарно-технический минимум является обязательным лишь для отдельных категорий персонала. Остальным достаточно пройти инструктажи.

По характеру и времени проведения противопожарный инструктаж подразделяется на вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой.

• При приеме на работу, после заключения трудового договора проводится вводный противопожарный инструктаж. Как правило, после того как работник подпишет трудовой договор, в отделе кадров его направляют к ответственному за пожарную безопасность. Ответственный за проведение инструктажа должен зафиксировать проведение мероприятия в журнале. Форма журнала приведена в Приложении № 1 НПБ Нормы пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций», утв. Приказом МЧС от 12.12.2007 № 645. Допускается все инструктажи фиксировать в этом журнале: вводный, первичный, повторный, целевой и внеплановый.
• После повторного инструктажа проводят один раз в год повторный инструктаж. На взрывопожароопасных производствах — каждые полгода.
• Целевой инструктаж — если оформляете выполнение пожароопасных работ по наряду-допуску.
• Внеплановый инструктаж — при изменениях технологического процесса и при перерывах в работе более чем на 30 календарных дней, а для остальных работ — 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются дополнительные требования пожарной безопасности).

• Пожарно-технический минимум (ПТМ) — это основной вид обучения по пожарной безопасности для отдельных категорий работников организаций мерам пожарной безопасности. Цель — информировать работников о вредных свойствах материалов и сырья, обучение приемам и способам действий при возникновении пожара на производстве.

Порядок и сроки проведения противопожарного инструктажа и прохождения ПТМ определяет руководитель организации.

Обучение ПТМ проводят в обучающих организациях для руководителей, специалистов и работников организаций, назначенных приказом ответственными за пожарную безопасность, проведение ПТМ и противопожарного инструктажа в целом по организации или на отдельном объекте защиты. Также с отрывом от производства обучение проводится в отношении работников, которые выполняют на предприятии газоэлектросварочные и другие пожароопасные работы, руководят добровольной пожарной дружиной, созданной на предприятии.

Члены добровольной дружины, а также работники круглосуточной охраны могут пройти обучение по программе ПТМ внутри своих комиссий. Внутри предприятия необходимо организовать работу постоянно действующей комиссии, разработать программу ПТМ. Не забудьте, что обязательным является согласование программы обучения.

Обзор журналов по охране труда и требования к их заполнению сегодня

В любой организации должны вестись журналы по охране труда, независимо от рода ее деятельности и степени опасности. Ряд из них предполагают строгую форму заполнения, некоторые – на усмотрение организации.

Основные виды журналов по охране труда

• «Регистрации инструктажа по ОТ» – наличие и состояние регламентировано ГОСТ 12.0.004-2015. Включает информацию о людях, принимаемых в штат.
• «Регистрации инструктажа на рабочем месте» – порядок ведения прописаны в ГОСТ 12.0.004-2015. Содержит данные по первичным, повторным, целевым, внеплановым инструктажам.
• «Учета инструкций по охране труда для работников» – порядок заполнения журнала указан в Постановлении Минтруда России №80 (Приложение №9). Учитывает все инструкции по ОТ.
• «Учета выдачи инструкций по охране труда» – заполнение ведется по Постановлению Минтруда России №80 (Приложение №10). Включает перечень инструкций, которые выдаются работнику.
• «Регистрации несчастных случаев на производстве» – заполняется в соответствии с Постановлением Минтруда и Соцразвития №73 (Приложение №1). Сюда вносят данные обо всех несчастных случаях, произошедших в организации или на ее прилегающей территории.
• «Проверки состояний условий и охраны труда» – призван контролировать состояние условий на рабочих местах. Не имеет регламентированной формы, заполняется на усмотрение ответственного лица.
• «Учета выданных направлений на медосмотр» – журнал также не имеет определенной формы заполнения. Ответственные сами вносят нужные данные за контролем над рисками возникновения профзаболеваний и состоянием здоровья штатных работников.
• «Присвоение 1-й группы электробезопасности» – ведение не нормировано. В журнал вписываются данные о прохождении определенной категорией работников первой группы электробезопасности.
• «Учета выдачи наряд-допусков» – здесь должны вписываться опасные работы, составленные на них наряды, допущенные работники, условия допуска задействованных лиц и другая информация на усмотрение руководства и ответственного за охрану труда.

Заполнять и вести эти журналы может только должностное лицо, имеющее удостоверение по охране труда и прошедшее предварительное обучение и проверку знаний. На должность сотрудник назначается Приказом по предприятию. В его должностные обязанности включается заведение, хранение, заполнение необходимых журналов.

Правила ведения журналов по охране труда на предприятии

На лицевой стороне каждого журнала пишется день, месяц и год, когда его завели и название отдела, по которому он ведется. Каждая страница должна иметь свой номер. Журнал нужно прошнуровать и опечатать печатью компании.

Все эти документы заполняются от руки. Делать это может только ответственное лицо, а не кто-то другой. Ни в коем случае нельзя:

• выдирать листы,
• оставлять чистыми страницы,
• пропускать строчки,
• закрашивать маркером или штрихом,
• зачеркивать написанное,
• вносить правки.

Поскольку человеческий фактор допускает неверное написание, оно может случиться. Однако действовать нужно не зачеркиванием или исправлением. Возьмите неверную строку полностью в скобки. Опуститесь вниз на строчку без пропусков и напишите строку заново правильно.

Если журнал потеряется или будет испорчен, его необходимо списать. При этом оформляют акт с указанием причины ликвидации этого пакета документов. Форма акта может быть произвольной.

Когда журнал по охране труда заполняется полностью, на титульном листе проставляется дата его окончания. Если ответственный за ведение журналов по ОТ и специалист по охране труда разные должности, первый должен передать на хранение законченный журнал второму. Срок хранения журналов 10 лет.

Как надо заполнять журналы регистрации инструктажа по охране труда

Рассмотрим, как должен заполняться такой журнал по графам:

1. «ФИО инструктируемого». Пишем фамилию, имя и отчество человека, проходящего инструктаж, в полном виде.
2. «Год рождения». Проставляем цифрами число, месяц и год, когда он родился.
3. «Профессия и должность». Указываем соответствующие наименования, а также пишем подразделение, согласно штатному расписанию.
4. «Вид инструктажа». Сюда заносим указание разновидности: внеплановый, повторный, первичный и так далее.
5. «Причина внепланового инструктажа». Вписываем, почему он проводится и ссылаемся на нормативный документ. Это касается только внепланового вида инструктажа. Если применен другой вид, эту графу журнала оставляем пустой.
6. «Номер или наименование инструкции». В этой графе вписываем данные по инструктажу, согласно нумерации и наименованию его в перечне остальных разработанных инструктажей.
7. «ФИО и должность инструктирующего». Вписываем фамилию, имя, отчество и занимаемую на предприятии должность того, кто проводит инструктаж.
8. «Подпись». Здесь должны подписаться оба: инструктор и инструктируемый работник.

Если по виду деятельности и должности необходима стажировка вновь принятого работника, после первичного инструктажа в этом журнале по охране труда надо заполнить еще несколько граф (относится только к первичному инструктажу):