Как посчитать кассовый разрыв: формула расчета и его

Формула расчёта кассового разрыва выглядит так:
ДС + П − Р = ОДС

ДС — остаток денежных средств на начало периода (дня, недели или месяца);
П — поступления в течение периода;
Р — расходы;
ОДС — остаток денежных средств.

Чтобы вовремя увидеть кассовый разрыв, внесите формулу в эксель и регулярно обновляйте все три значения хотя бы раз в месяц.

Причины кассового разрыва

Ошибки при планировании бюджета

Кассовый разрыв возникает, когда предприниматель не только неверно посчитал сумму расходов и доходов, но и не составил график платежей. По итогам периода компания может быть в плюсе, но фактические даты платежей и зачисления денег на счёт приведут к кассовому разрыву.

Ошибки в закупках

Из-за ошибок в закупках компания может «заморозить» часть денег. Когда спрос изменится, может настигнуть кассовый разрыв.

Например, такое бывает, если заказать большую партию нового товара, не изучив на него спрос среди вашей аудитории. О том, как правильно пополнять запасы, читайте в нашей инструкции.

Сезонность бизнеса

Кассовый разрыв случается, если товары или услуги компании востребованы только в конкретный сезон, а расходы на зарплаты и аренду постоянны. Например, школа плавания работает в плюс осенью, зимой и весной. Летом большая часть клиентов уезжает в отпуск и выручка снижается на 80—90%. Но поскольку часть учеников продолжает заниматься, владельцу нужно платить зарплату тренерам и арендовать бассейн. Если предприниматель заранее не подготовился к падению доходов, его ждёт временной кассовый разрыв.

Дебиторская задолженность

Это сумма, которую вам задолжали другие компании или физлица за уже проданные товары или оказанные услуги. Вы рискуете столкнуться с дебиторкой, если постоянно даёте клиентам рассрочки и отсрочки платежей.

Как избежать кассового разрыва

1

Создайте финансовую подушку — регулярно откладывайте процент от прибыли. В идеале накопите сумму, которая позволит компании работать полгода без выручки.

2

Составляйте с заказчиками и подрядчиками графики платежей и подписывайте их вместе с договором.

3

Фиксируйте даты поступлений и расходов. Этот процесс можно автоматизировать, например, с помощью сервиса «Бизнес Аналитика» от Сбербанка . В нём можно анализировать финансовые операции предприятия и прогнозировать вероятность кассового разрыва.

4

Установите в договоре с клиентами размер неустойки — суммы, которую контрагенту придётся выплатить за каждый день просрочки.

Что делать в преддверии кассового разрыва

Откажитесь от необязательных трат, например, расходов на корпоратив или курсы повышения квалификации.

Заблаговременно возьмите кредит. Особенно это касается сезонного бизнеса, когда падения выручки предсказуемы. Если кассовый разрыв случается регулярно, оформите кредитную бизнес-карту , чтобы не задерживать обязательные платежи и зарплаты.

Попробуйте договориться с клиентами о скорейшей оплате, если со своей стороны вы выполнили все обязательства.

Предупредите сотрудников, арендодателей и других контрагентов о возможных задержках оплаты и предложите им пересмотреть график платежей. Подготовьте гарантийные письма, которые помогут избежать неустоек.

Что не надо делать

—

Повышать цены.

Так вы можете отпугнуть покупателей и остаться вообще без продаж. Лучше взять краткосрочный кредит или оформить рассрочку платежа.

—

Продавать имущество компании: оборудование, технику, транспорт.

Это поможет устранить кассовый разрыв, но есть риск продать имущество по заниженной цене и ослабить производство. Например, избавившись от временно незагруженного оборудования в швейном цеху, вы можете не справиться с потоком заказов.

Кассовый разрыв: определение, причины, расчет, ликвидация

Поговорим о таком неприятном для каждого бизнесмена моменте, как кассовый разрыв. Выясним, что это такое, по каким причинам может возникнуть. Расскажем, как провести анализ и рассчитать кассовый разрыв по формуле. Особое внимание уделим способам, помогающим избежать кассового разрыва и поскорее ликвидировать его последствия.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — неприятная ситуация, когда у предприятия наступил период выплат, например, на закупку сырья и материалов, а средства от покупателей еще не поступили. Возникает банальная нехватка денежных средств.

Далеко не всегда причина кассового разрыва в неэффективной политике руководства предприятия. Могут быть вполне объективные причины нехватки средств для расчетов:

экспортные факторы;
ситуация в экономике страны в целом или во внешней экономике;
методы работы компании;
задержка перечислений, которые ждет фирма.

Однако, признаем, причиной кассового разрыва на предприятии может стать непродуманная политика руководства. Например, была предоставлена отсрочка платежа покупателям. При этом не были учтены сроки возврата, которые не совпали с периодом основных закупок и платежей. Или компания предоставила товар недобросовестным покупателям, не проверив их финансовое состояние, не убедившись в хорошей репутации партнеров.

Помимо текущего, производственного кассового разрыва может возникнуть временный. Его можно и нужно прогнозировать!

Приведем пример: ООО «Колобок». Занимается выпечкой и продажей кондитерских изделий. Все нужные продукты закупает один раз в неделю, по пятницам, оплачивает поставку сразу же в этот день. Оптовым покупателям, магазинам продукция поставляется с отсрочкой платежа на три дня. В эту пятницу «Колобок» закупил продуктов для выпечки на 1 миллион рублей, а в субботу поставил продукции на 500 тысяч рублей. Остаток на счету фирмы в этот момент составлял 100 тысяч рублей. Через три дня покупатель заплатил всего часть суммы — 300 тысяч рублей. Была проведена во вторник еще одна поставка на 400 тысяч рублей, но до пятницы эти деньги на предприятие так и не поступили. Компания же планировала в этот день закупить продукты на сумму 500 тысяч рублей. В итоге возник кассовый разрыв — 100 тысяч рублей.

Последствия кассовых разрывов:

ухудшение имиджа предприятия, его деловой репутации;
нарушение производственного цикла из-за невозможности приобрести материалы и сырье в нужном объеме;
штрафы, которые могут быть начислены за просроченные платежи.

Как посчитать кассовый разрыв: формула

Каждому предприятию просто необходимо вести точный подсчет движения денег на счетах и в кассе. Грамотно составленный отчет по денежным потокам поможет проанализировать ситуацию и рассчитать срок наступления кассового разрыва, его величину. Минус на счету в начале отчетного периода — вот и кассовый разрыв.

Проводить подсчеты нужно ежедневно! При этом следует опираться на сведения платежного календаря, четко знать, когда и на какую сумму предстоит сделать следующий платеж.

Простая формула расчета кассового разрыва выглядит так:

ДС + ПД — ПП = ОДС

ДС у нас — это сумма денег в начале рабочего дня.

ПД — фактические платежи дебиторов, поступления на счет и в кассу.

ПП — это то, что мы должны отдать сегодня поставщикам, оплата за поставки.

В итоге мы получим ОДС, то есть остаток денег на конец дня. Он и покажет, как успешно отработало предприятие, остались ли средства после окончания рабочей смены. Если ОДС с отрицательным значением — проблема! Нужно срочно требовать от дебиторов возвращения задолженности.

Способы предотвращения кассового разрыва

Свести вероятность возникновения кассовых разрывов к минимуму помогут простые, но действенные меры:

Постоянно работать с дебиторами, следить за всеми платежами, в случае просрочки даже на один день принимать экстренные меры.
Работать с постоянными, надежными покупателями, в чьей добросовестности вы успели убедиться. Если заказчик новый, возможно, следует потребовать предоплату, отметив, что в дальнейшем условия сотрудничества будут более лояльными.
Проводить финансовый анализ ситуации на предприятии.
Грамотно составлять платежный календарь, распределять ресурсы и контролировать перемещение денежных средств.

Финансовое планирование нужно проводить постоянно, его эффективность во многом зависит от профессионализма и опыта сотрудников данного подразделения предприятия. Также важно уменьшать неоперационные платежи, к которым относятся пени по займам, проценты по кредитам, другие сторонние выплаты.

Способы ликвидации кассового разрыва

Если кассовый разрыв предотвратить не удалось, необходимо срочно принимать меры для его скорейшей ликвидации.

С этой целью целесообразно использовать такие способы:

Привлечь дополнительные инвестиции со стороны собственника. Например, использовать взнос в Уставный капитал или эмиссию акций.
Получить заем для физического лица, а затем передать его компании.
Провести реструктуризацию кредитов, их пролонгацию или снижение уровня выплаты.
На время остановить платежи. Даже если речь идет об уплате налогов! Зачастую пеня по просроченным платежам оказывается ниже, чем проценты по банковскому кредиту.
Использовать такие схемы, как овердрафт и факторинг. Факторинговое обслуживание банка позволяет получать основную сумму средств на свой счет сразу после поставки, при этом предоставляя скидку покупателю. Да, банку-фактору придется заплатить комиссию и процент. Но это лучше, чем столкнуться с кассовым разрывом.

Заключение

Чтобы не сталкиваться с кассовыми разрывами, нужно проводить грамотную, последовательную, эффективную финансовую и управленческую политику.

Нельзя упускать ни единого события в движении денежных средств. Проще предотвратить возникновение кассового разрыва, чем потом экстренно пытаться ликвидировать его негативные последствия. Поэтому советуем использовать все современные финансовые инструменты, проверять репутацию покупателей, строго контролировать дебиторскую задолженность.

Полный гайд по кассовым разрывам: шесть главных причин и пять способов устранения

Про кассовые разрывы пишут все вокруг, но меньше их не становится: предприниматели по-прежнему попадаются впросак из-за того, что в кассе внезапно заканчиваются деньги. Такое происходит потому, что люди упускают неочевидные, но очень важные моменты.

Я Степан Родионов, основатель сервиса управленческого учета Adesk, и я знаю десятки историй, связанных с кассовыми разрывами. На основе своего опыта и опыта клиентов я выделил несколько рабочих лайфхаков, которые помогут понять, как вообще возникает разрыв и каким образом его предотвратить.

Ну или хотя бы выйти из него быстро и с минимальными потерями.

Напомню, что возникает он, когда денег на счету нет, а по обязательствам нужно платить. При этом по документам прибыль у компании должна быть, но на счетах почему-то пусто.

Неправильно спланировали бюджет на закупку. Схематичный пример: покупатели заказали у вас пять единиц товара, но предоплату не внесли. Вы на деньги бизнеса взяли пять единиц, а выкупили у вас только три. Две единицы остались нераспроданными, прибыли от них в кассе нет. Если такое происходит регулярно и с разными группами товаров, может возникнуть кассовый разрыв.

Вам платят с отстрочкой. Когда ваша компания занимается десятком проектов сразу, сложно отследить, кто из клиентов или контрагентов не заплатил. Еще труднее запомнить, в какой срок ожидать от каждого из них оплаты. В итоге можно попасть в ситуацию, когда заказов вроде бы много, но все платежи ожидаются через месяц-другой, а сотрудники хотят есть уже сегодня.

Типичный пример — организация ивентов. Денег на организацию уходит много: нужно заранее платить за аренду площадки, рекламу, транспорт и оборудование. А основная часть оплаты от конечного заказчика поступает только после окончания мероприятия. Если не отладить процессы, кассовые разрывы у организатора будут возникать хронически.

Возникли непредвиденные расходы. Допустим, у вас своя кофейня. Вы четко распланировали, что и когда закупать, чтобы не было разрывов. И тут внезапно прямо накануне поставки продуктов ломается кофемашина. На ее ремонт уходит 20 000 ₽, которые вы хотели потратить на закупку. Все, приплыли.

Вы не смогли предсказать доход. Эта проблема часто возникает в сферах общепита и мелкой розничной торговли. Например, у вас книжный магазин. В начале месяца вы потратили 100 000 ₽ на зарплату и аренду, а еще закупили книги на 100 000 ₽ с расчетом продать их за 200 000 ₽. Но в городе прошла книжная ярмарка. Народ повалил закупаться туда, а ваши плановые 200 000 ₽ превратились в 50 000 ₽. В начале месяца снова нужно отдавать 100 000 ₽ сотрудникам и арендодателю, а денег нет. При этом товар есть, рано или поздно вы его продадите — просто сейчас вам не повезло.

Ушел крупный клиент. У вас маркетинговое агентство, которое занимается рекламой крупного ретейлера. Ретейлер платит вам 500 000 ₽ в месяц. Мелкие клиенты в сумме приносят всего 100 000 ₽. На зарплату и аренду каждый месяц уходит 300 000 ₽. Неожиданно крупный клиент отказывается от ваших услуг. Вы не успеваете найти нового, и выплатить зарплаты и аренду не получается.

Вы вывели из бизнеса больше, чем нужно. Увидели в интернете горящую путевку и взяли деньги из кассы — не упускать же такой случай. На следующее утро приезжает много нового товара, а денег в кассе пока нет: наторговать не успели. Получается небольшой разрыв.

Важно не путать кассовый разрыв с убыточностью. Разрыв — это когда проекты есть, клиенты есть, доходы в целом превышают расходы, но прямо сейчас денег на счету нет. А убыточность — когда денег нет и не может быть, так как вы работаете в минус. Например, взялись за проект стоимостью 500 000 ₽, а на зарплаты сотрудникам уйдет 600 000 ₽ — вы на 100 000 ₽ в убытке.

Кассовый разрыв: формула расчета, причины, как избежать

Прибыльная работа субъекта предпринимательства по результатам месяца, квартала или года не означает, что у компании или индивидуального предпринимателя всегда есть деньги на счете для оплаты текущих платежей. При неправильном планировании возникают кассовые разрывы, то есть временное отсутствие средств. Для его покрытия часто применяются займы или задержки платежей, что негативно влияет на рентабельность работы и имидж компании в глазах контрагентов.

Рассмотрим причины кассовых разрывов, способы их прогнозирования. А также узнаем, как избежать кассового разрыва во время работы.

Что такое кассовый разрыв в компании

Под кассовым разрывом понимают временное отсутствие денег в кассе и/или на расчетном счете для выполнения текущих платежей контрагентам или в государственные органы. Подобные ситуации влекут за собой большое количество негативных последствий:

Штрафы и пени за просрочку платежей по текущим договорам;
Расторжение соглашений из-за несоблюдения графика оплаты;
Ухудшение деловой репутации;
Ухудшение отношений с наемными сотрудниками из-за задержек по зарплате.

Наиболее частые причины кассовых разрывов следующие.

1. Неправильная организация бизнес-процессов. Работа субъекта предпринимательской деятельности ведется так, что поступлений недостаточно для покрытия обязательств. Чаще всего подобные ситуации возникают, когда компания несет большое количество накладных расходов, которые не были учтены при первоначальном планировании.

Например, при заключении сделок менеджеры компании или руководство тратит слишком много денег на привлечение каждого клиента, что не предусмотрено маркетинговым планом. В результате доход, который приносит компании клиент, не покрывает понесенные расходы на выполнение работы или оказание услуги.

2. Ошибки в расстановке приоритетности выплат. Если компания работает стабильно, то причиной нехватки денег для текущих платежей могут быть необязательные траты, которые можно сделать после поступления оплаты от заказчиков.

Например, компания заключила договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно которому деньги за работу поступают ежемесячно или раз в две недели. И часть денег потратила на обновление интерьера офиса или приобретение новой мебели для кабинета директора. Позже из-за этого у нее не хватило средств на оплату аренды в этом месяце. Если поменять местами приоритеты, покрытие временных кассовых разрывов не понадобится.

3. Отсутствие контроля дебиторской задолженности. Нередко компании в борьбе за клиента предлагают схемы оплаты с отсрочкой платежа. В результате исполнитель должен выполнять работу или оказывать услуги, приобретая материалы на свои деньги. Это приводит к возникновению кассовых разрывов, если ваши контрагенты не готовы ожидать с оплатой.

Например, компания заключила договор на отделку помещения, но с оплатой после выполнения работ. Чтобы выполнить заказ необходимо купить обои, цемент, клей и т. п. Сделать это с отсрочкой не получается. В результате приходится вкладывать собственные оборотные средства. Если затем заказчик задержит оплату, у порядной организации возникнет кассовый разрыв. А в некоторых случаях возместить затраты не удается.

4. Ошибка с объемом продаж или закупок. При приобретении сырья для производства или товаров для продажи компания вкладывает собственные деньги, которые затем нельзя будет использовать для погашения задолженностей перед кредиторами. Если правильно спланировать работу, «замороженные» деньги быстро вернутся с прибылью. Но если переоценить спрос, на реализацию товара уйдет много времени и возникнет кассовый разрыв.

Например, компания закупила 100 тыс. единиц елочных игрушек в надежде реализовать их с большой прибылью перед новым годом. Однако из-за переоценки спроса продать удалось только 50 тыс. В результате ожидаемая прибыль получена не будет, а средства будут «заморожены» как минимум до следующего новогоднего праздника.

Формулы расчета кассового разрыва

Появление разрывов по кассе опасно тем, что для их покрытия предпринимателю приходится задействовать дополнительные ресурсы. Это приводит к дополнительным тратам, например, на погашение процентов по краткосрочному кредиту.

Избежать этого можно, если заранее рассчитать кассовый разрыв. Для расчета используется такая формула: