Как оформить возврат товара поставщику в 1С 83 — Жильё

Оформляем возврат товара поставщику

Возврат товара поставщику — это неприятная и, к сожалению, распространенная процедура. Рассказываем, какие документы оформлять на возврат товара поставщику, как правильно составить акт и другие необходимые сопроводительные документы, какие проводки использовать для учета.

Когда можно вернуть товар

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

1. Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
2. Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
3. Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
4. Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
5. Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

1. Дата и место составления документа.
2. Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
3. Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
4. Причины проведения процедуры возврата.
5. Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
6. Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
7. Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Образец акта возврата товара

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

1. Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
2. Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
3. Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
4. Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
5. Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

• Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
• Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

1. Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
2. Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
3. Акт на возврат товара поставщику.

Образец письма на возврат товара поставщику

Образец возвратной накладной поставщику

Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Как составить акт на возврат

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Образец акта возврата товара поставщику

Сроки оформления и хранения

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

• для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
• для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Возврат поставщику – проводки в 1С 8.3

Возврат товаров поставщику возможен по разным причинам (по соглашению сторон, в связи с браком), а также в разные моменты времени (активы приняты на учет или возврат осуществляется в момент приемки). Раньше эти факты сильно влияли на то, как в 1С оформить возврат товара поставщику. Сейчас же все стало проще.

Рассмотрим, как сделать возврат товара поставщику в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, какие есть варианты оформления и какие сделать проводки.

Возврат поставщику в 1С 8.3 — нормативное регулирование и схема оформления

При возврате товара как бракованного, так и качественного поставщик оформляет корректировочный счет-фактуру (КФС) (Письмо Минфина РФ от 04.02.2019 N 03-07-11/6171). Исключение — обратная реализация, когда возврат осуществляется как обычная реализация: покупатель выступает продавцом товаров, а бывший продавец — покупателем. При такой схеме заключается отдельный договор и оформляется обычный счет-фактура (СФ) новым продавцом (бывшим покупателем).

Схема оформления в Бухгалтерии 3.0 возможна двумя способами и представлена ниже.

Возврат поставщику — проводки в 1С 8.3

Разберем подробнее оформление документов по каждому из вариантов на примерах.

Возврат товаров поставщику

12 февраля оприходованы Столы «Империал» – 20 шт. на сумму 384 000 руб. в т. ч. НДС 20%.

В связи с непопулярностью товаров часть партии (3 шт.) согласовано вернуть поставщику. Отдельный договор на обратную реализацию не составлялся.

14 февраля от поставщика поступил корректировочный счет-фактура.

Отразим его в базе и оформим возврат, используя документ Возврат товаров поставщику . Введите его на основании поступления товаров или в разделе Покупки – Возвраты поставщикам .

Укажите количество возвращенных товаров.

При предъявлении поставщиком КСФ оставьте рекомендованное значение.

Реквизиты КСФ заполните внизу формы и нажмите Зарегистрировать .

Если возврат является обратной реализацией, переключите на Счет-фактура выданный поставщику . Тогда появится кнопка Выписать счет-фактуру .

Этот способ позволяет также вернуть товары не только в рамках одной партии, но и из разных.

Если выбрано Возврат по нескольким поступлениям , то партии указываются непосредственно по каждому товару в отдельной графе.

Возврат товара поставщику — проводки в 1С 8.3

Проводки оформлены через счет 76.02, при необходимости замените его на вкладке Расчеты .

Корректировка поступления

Рассмотрим второй вариант на примере возврата материалов.

30 января поступили материалы Ткань «Жаккард Сильвия» — 2 000 пог. м. на сумму 144 000 руб. в т. ч. НДС 20%.

Организация обнаружила в партии бракованные материалы: Ткань «Жаккард Сильвия» — 50 пог. м.

05 февраля на возвращенные материалы получен корректировочный счет-фактура.

Отразим его в базе и оформим возврат, используя документ Корректировка поступления . Введите его на основании поступления материалов или в разделе Покупки – Корректировка поступления .

Начните с вкладки Главное .

• Вид операции — Корректировка по согласованию сторон (другие операции используются при исправлении ошибок);
• Основание — партия материалов, документ вводится на каждую партию по отдельности;
• Отражать корректировку — Во всех разделах учета;
• Восстановить НДС в книге продаж — флажок установлен;
• Зачет аванса — Автоматически.

Реквизиты КСФ введите внизу формы — для регистрации его в базе.

Перейдите на вкладку Товары . Здесь отражаются данные до изменения и после.

Внесите изменения в графу Количество (после изменения) , указав количество материалов, оприходованных на склад после возврата поставщику.

Возврат материалов поставщику — проводки в 1С 8.3

Отличия между вариантами

Разница между вариантами оформления — исключительно в удобстве их заполнения.

Возврат материалов поставщику, а также возврат основного средства поставщику в 1С 8.3, не введенного в эксплуатацию оформляется аналогично и не имеет нюансов по сравнению с товарами.

И так, мы убедились на примерах, что возврат поставщику удобнее оформлять через документ Возврат товаров поставщику .

Бухгалтерские проводки при возврате товара поставщику

Некомплект, брак, ассортимент: разбираемся с причинами возврата

Причины, по которым товар может от покупателя возвратиться к поставщику, перечисляются в договоре или предусмотрены законом.

Как учитывать требования законов в различных хозяйственных ситуациях, помогут разобраться материалы нашего сайта:

• «За сколько дней до отпуска выплачивают отпускные по закону?»;
• «В какие сроки нужно дать ответ на претензию по закону?».

Возможные основания для возврата товара перечислены на рисунке ниже:

В следующих разделах расскажем, как влияет на порядок бухгалтерского учета вид возвращенного товара (качественный он или бракованный), а также факт отражения в учете покупателя подлежащего возврату товара.

Бракованный товар вернулся от покупателя: проводки у покупателя и продавца

Товар будет считаться бракованным, если в нем имеются недостатки (устранимые или неустранимые) по одному или нескольким показателям. Для бухучета не имеет значения, сколько характеристик товара не соответствуют требованиям качества. Но играет существенную роль момент обнаружения брака: до того как товар принят на учет или после этого. Посмотрим на примере, как отразить в бухучете продавца и покупателя возврат некачественного товара.

Мелкорозничная сеть «Ткани оптима» закупает у фабрики ООО «Большевичка» разнообразную ткань: от обычного ситца до суперсовременных портьерных материалов (органзы, блэкаута, флока и др.). Приемка тканей происходит по каждой партии полотна по всем характеристикам.

При приемке очередной партии тканей были выявлены рулоны с непрокрашенным рисунком и нарушенной структурой. Принимать такой товар не стали. Пока поставщик не забрал бракованную ткань, ООО «Ткани оптима» учитывало ее стоимость на забалансовом счете 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение», так как по закону обязано обеспечить сохранность товара (п. 1 ст. 514 ГК РФ).

После того как поставщик забрал бракованную партию, в своем учете покупатель сделал проводку:

У продавца цепочка проводок при возврате от покупателя товара будет отражать исправление (сторнирование) записей, произведенных при отгрузке:

Если покупатель не обнаружил брак во время приемки, он отражает в учете поступление товара по обычной схеме:

Как сделать возврат товара от покупателя в 1С?

Торговые предприятия при взаимодействии с покупателями и клиентами совершают массу операций, подкрепляемых документами. Например, оформляют возврат товара. Основания для него различны. При этом и сами действия по оформлению возврата от покупателя в 1С определяются спецификой установленной на предприятии программы.

Немного про возвратную операцию в 1С

При намерении вернуть выкупленный товар клиент вправе оформлять официальный возврат. Документ о возврате разрешено запрашивать и оформлять через телефонный разговор, электронное письмо либо посетив продавца лично. Но встаёт вопрос, как отобразить возврат товаров на склад к поставщику в виде документа в системе.

Товарный возврат в 1С получается осуществлять от клиента, розничного покупателя или комиссионера. Также возвратная операция делается с учётом других факторов. Учитывается, выступает ли покупатель/клиент плательщиком НДС или же нет, учтён ли товар у клиента до его возвращения на склад поставщика, совершается ли возврат целой партии товаров либо её части.

Наличие тех или иных возможностей по совершению операций и составлению документов определяется спецификой конфигурации.

Товарный возврат в 1С:Управление торговлей

Такую операцию можно проводить самостоятельно либо по документу основанию. Чтобы совершить возврат товаров от клиента, последовательность действий здесь будет разниться.

Проведение операции вручную

Для оформления возвратной операции придётся зайти в «Возвраты и корректировки» — «Документы возврата» — нажать «Создать» (документ).

В последующем нужно выбрать «Возврат от клиента». Появится окошко для создания документа под названием «Возврат товаров от клиента». Здесь заполняются реквизиты документа и включённая в него табличка. Здесь не нужно заполнять только дату и подходящую вариацию по компенсации.

Реквизиты для заполнения документа:

• организация — выставляется автоматом, когда ведётся учёт по единственной организации, либо нужно действовать через «НСИ и администрирование»;
• клиент — выбор совершается на основании сведений из справочника о компаньонах;
• контрагент — заполняется автоматом после проставления клиента либо придётся действовать через справочник партнёров;
• склад — заполняется из справочника «Склады и магазины»;
• соглашение — после заполнения первых двух позиций разрешено просматривать вариации соглашений в перечне (если это потребуется);
• компенсация — заполняется, когда возвратная сумма превышает погашаемую задолженность (опция активируется после описания товаров в табличке).

Заполнить документ разрешено двумя способами: возврат финансов по документу «Списание безналичных ДС» либо его оставление в форме аванса. Во втором случае сумма погашения от клиента вносится во взаиморасчёты (в категории «Уменьшен долг клиента»).

Табличка документа «Возврат товаров от клиента» заполняется построчно при нажатии «Добавить» или нажав на окошко подбора. Также это можно сделать перенося информацию через буфер обмена из внешних документов.

Дополнительные поля для формирования документа:

• «Менеджер» — заполняется автоматом;
• «Сделка» — заполнение актуально при наличии сделок;
• «Подразделение» — пополняется автоматом либо выбирается самостоятельно;
• «Контактное лицо» — пополняется из перечня контактов;
• «Группа финучёта расчётов» — пополняется из перечня существующих групп (решите, нужно ли вам указывать подобную информацию);
• «Нумерация входящего документа» — пополняется самостоятельно по бумажному возвратному документу;
• «Валюта» — пополняется автоматом из договорного документа/соглашения с контрагентом;
• «Оплата» — заполняется автоматом;
• «Операция» — указывается автоматом при установлении вида операции;
• «Налогообложение» — выбрать одну вариацию продаж из трёх: облагалась НДС/не облагалась НДС либо продажа облагалась ЕНВД;
• «Цена для продажи включает НДС» — при отмеченном значке цена прописывается с НДС, при неотмеченном — просчитывается поверх расценок товаров;
• «Возврат тары многоразового использования» — при включении значений по таре документ дополняется информацией о них (для учетна приходится отражать приход этих ТМЦ на склад);
• «Залог за тару» — этот значок включается автоматом, если требования по её эксплуатации прописаны в договорном документе, либо самостоятельно.

Размещение на складе осуществляется с учётом характеристик себестоимости товаров в отдельной строчке. Используется при этом функция «Заполнить себестоимость». Она равняется сумме в этой строчке. Информация о ней черпается из документа о продаже либо указывается самостоятельно.

Проведение операции по документу-основанию

Это альтернативный и упрощённый метод формирования документа, который минимизирует возможные недочеты. Проведение операции здесь максимально ускорено. Для его реализации надо зайти в «Документ-основание» (как документ «Реализация товаров и услуг»). После его открытия нужно перейти в «Ввод на основании». Здесь автоматом заполняются вкладки и таблички, корректируется сам документ.

По итогу надо только нажать на «Записать» для сохранения документа. Дальше с документом разрешается обращаться по своему усмотрению. Также можно сформировать в программе окончательную вариацию документа.

Оформление товарного возврата в 1С:УНФ

Возврат товара, проданного в розницу, делается в «Рабочем месте кассира». Оно находится в «Продажах». Последующие шаги определяются исходя из того, в нынешнюю или уже прошедшую смену приходится оформлять возврат товаров в рознице по кассе.

Возврат по незакрытой кассе

Заходим в «Возврат». Найдём и выберем здесь чек для принятия возвратного товара от покупателя в системе. Для получения документа в режиме онлайн нажмём на «Создание чека ККМ на возврат».

В табличке электронной формы документа перейдём в «Товары и услуги». Здесь нужно оставить интересующие товары из списка. Дальше через «Пробить чек» оформить приход возвращённого на склад товара с начислением финансов клиенту. После этого останется только закрыть документ.

Возврат по закрытой кассе

Возвращая проданное в прошедшей и уже закрытой смене, действуем иным образом. Сначала настроим вариацию оформления возврата товаров по нужной кассовой смене. Для этого зайдём в «Продажи». Перейдём в «Настройки» — «Ещё больше возможностей». Здесь выберем «Розничные продажи».

В разделе «Рабочее место кассира» нужно выбрать период для поиска чека, чтобы совершить возврат товаров от клиента. Чек предстоит найти по номеру. Дальше сделать документ через опцию создания чека ККМ на возврат. Все последующие действия аналогичны ситуации по проводке операции и документа возврата товаров в незакрытой смене.

Осуществление товарного возврата в 1С:Бухгалтерия

Для ведения учёта продавец через конфигурацию «Бухгалтерия» от 1С делает возвратные проводки и создаёт разные документы. Часто для этого используются документ продажи, книга покупок, откорректированный счёт-фактура. Последний документ составляется продавцом при коррекции цены на ТМЦ, отгруженные в прошедшем налоговом периоде.

Товарный возврат от контрагента на основании документа продажи

Инструкция, как правильно сделать возврат товаров от клиента. Сначала нужно зайти в «Продажи» и нажать «Реализация».

Появится окошко с операциями продаж. Найдите именно ту, по которой произошла реализация товара со склада. Откройте.

В реализации нажмите «Создать на основании». Выберите категорию «Корректировка реализации».

Появится следующая форма — корректировочная. Здесь в строчке «До изменения» прописаны сведения из документа реализации. В строчке «После изменения» нужно ввести объём товара, оставшегося у клиента после возвращения. Возврат целой поставки означает, что строчка остаётся незаполненной. Для окончания операции документ записывается и проводится. Для просмотра проводки документа можно нажать на «ДтКт».

Здесь отражается корректировка себестоимости возвращённого товара, его реализации и НДС.

Корректировочный счёт-фактура для товарного возврата

Частичный возврат товаров от клиента, не поставленных на учёт, надо обозначить в конфигурации «Бухгалтерия» от 1С формированием счёта-фактуры.

В окошке корректировки нажмите на выписку корректировочного счёта-фактуры. Высветится запись с информацией о документе.

Для распечатки нажмите на документ. Появится окошко, в котором нужно инициировать распечатку документа и выбрать счёт либо универсальный «кордок». Один экземпляр документа нужно передать покупателю/клиенту, чтобы он откорректировал НДС.

Товарный возврат по книге покупок

Для операции по НДС заходим в «Отчёты» и кликаем на «Отчётность по НДС».

В окошке появятся операции с учётом НДС. Здесь указываем нужные сведения. Кликаем на опцию формирования записей в указанной книге.

Появится форма, в которой нажимаем «Заполнить документ». Произойдёт самозаполнение документа. Переходим в «Уменьшение стоимости реализации».

Здесь имеется документ «Корректировка реализации». Нажимаем на «ДтКт» для проверки свершения возврата товара от покупателя/клиента на основании НДС.

Появится окошко проводок с НДС. Здесь есть запись об НДС по возвращённому товару. Если все шаги выполнены, операция проведена удачно. А возврат товаров корректно отразился в налоговых документах с учётом НДС. Можно посмотреть наличие проводки. В окошке операций надо нажать на категорию «Книга покупок». Операция «Возврат товаров от клиента» отражается здесь вместе с кодом.