Как написать отказ на коммерческое предложение

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

Кто и кому может предложить сотрудничество

В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.

Как написать и оформить письмо

Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.

Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:

1. В правом верхнем углу — наименование организаций (отправителя и адресата).
2. По центру — заголовок.
3. Затем обращение к директору компании (обычно по имени и отчеству).
4. Основная часть с предложением.
5. Дата, должность составителя и подпись.

Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.

Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:

1. Пишите лаконично и четко без лишней информации, только важные факты, которые интересны клиенту.
2. Отметьте главные достижения компании, перечислив успешные проекты, контракты с известными крупными корпорациями, рост продаж, расширение рынков сбыта и др.
3. Чем вы выделяетесь на рынке, по сравнению с конкурентами (платежеспособность, кредитоспособность, безупречная репутация).
4. Расскажите о выгодах, которые принесет совместная деятельность, — например, о способности закупать солидные объемы товаров, продвигать продукцию на внешних рынках и т.д.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.

Директору (Ф.И.О.) ________

Предложение о сотрудничестве

Уважаемый Александр Александрович!

Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.

Выгоды совместного проекта _____________________________________.

Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.

«__»__________ ____ г.

Это готовый образец послания от организации к заказчику.

А вот пример приглашения к партнерству поставщика.

Как отправить письмо адресату

После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:

1. Курьером — обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.
2. Заказным письмом через почту России — надежно, но долго.
3. Электронная почта — быстро, но есть риск, что не дойдет до адресата, затерявшись среди спама. Этот способ подойдет для уже налаженных контактов.
4. Факс — несколько старомодный вариант, но его до сих пор применяют некоторые руководители.

Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки. Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам. Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:

Как отказывать и принимать отказ, чтобы сохранить деловые отношения?

С отказами в деловой и личной жизни сталкивался каждый. И каждый по собственному опыту знает, как сильно может повлиять слово «нет» на человека, которому оно адресовано. Обычные последствия в этом случае — охлаждение отношений и разрыв деловых связей. Но даже если разговор прошел корректно, все равно остается осадок. Что нужно знать, чтобы сгладить такие последствия и сохранить поле для дальнейшего сотрудничества?

Отказ всегда обусловлен несовпадением интересов: одна сторона хочет что-то получить или предлагает что-то сделать, а другая не поддерживает это. Как у просьбы, так и у отказа есть свои причины. И чем меньше собеседник понимает их, тем выше вероятность того, что общение пойдет по негативному сценарию и закончится на слишком эмоциональной ноте.

Но сохранить взаимопонимание и дружественные отношения сторон после того, как произнесено слово «нет», разумеется, можно. Как же отказывать другим, работать с чужими отказами и достойно выходить из сложившегося положения?

Как отказывать другим?

Отказ может возникнуть в любом виде делового общения: в разговоре с подчиненным, коллегой, начальником или клиентом, в процессе переговоров с партнером или представителем вышестоящей организации. И здесь у каждого имеется свой арсенал средств — от категоричного «исключено» и туманного «надо подумать» до техник делового общения, позволяющих сохранить позитивный фон диалога.

Приведем несколько распространенных видов отказа, которые применяются в разных ситуациях и в отношении разных групп собеседников.

Ситуация, где используется отказ

Не предполагает объяснения причины и какого-либо возражения

«Нет, это невозможно», «Денег нет», «Исключено»

Чаще всего используется руководителем в разговоре с подчиненными

Не способствует укреплению взаимопонимания в коллективе и налаживанию обратной связи с подчиненными. Злоупотреблять такими отказами не стоит

Не предполагает возражений, но содержит объяснение причины отрицательного решения

«Не получится, потому что у нас сейчас нет на это финансирования»

Используется в отношении подчиненных, коллег, начальников и деловых партнеров

Объяснение причин делает ответ убедительным не только с точки зрения эмоций, но и с точки зрения логики. Это одно из требований делового этикета и необходимое условие сохранения хороших отношений

Не содержит четкого ответа, но оставляет шансы на положительное решение

«Прежде чем дать ответ, я должен обсудить ситуацию с директором (учредителем)», «Позвоните через два месяца»

Используется в разговоре с коллегами, партнерами, внешним окружением, в ситуациях, когда не выработано единое решение

С одной стороны, отсрочка дает время для принятия взвешенного решения. С другой — отсутствие четкого ответа и реального намерения решать вопрос становится завуалированным отказом и дает ложную надежду собеседнику, что выходит за рамки деловой этики

Содержит приглашение к дальнейшим переговорам, повышает шансы на положительное решение

«У нас сейчас нет на это денег, но мы заинтересованы в вашем предложении. Оставьте заявку, мы рассмотрим ее в конце года»

Используется в отношении партнеров, клиентов, представителей вышестоящих организаций, реже — в отношении коллег и подчиненных

Предполагает не столько отказ, сколько поиск взаимоприемлемого решения. При этом в переговорном процессе налаживается обратная связь и повышается значимость обоих сторон

Содержит частичное согласие с предложением или требованием

«До конца лета мы сможем провести только одно мероприятие, а второе перенесем на зиму»

Используется при контактах «по горизонтали» или с вышестоящими органами, реже — с подчиненными

Тактический ход, позволяющий сторонам отстоять то, что им важно, и пойти на уступки в менее существенном. Здесь обе стороны одновременно получают и отказ, и согласие

Отказ сопровождается бонусом, представляющим для собеседника ценность

«К сожалению, финансирование проектов уже распределено. Но вы можете подать заявку на получение гранта»

Используется при контактах со всеми группами, но требует от отказывающей стороны понимания интересов собеседника

Сглаживает негативную реакцию, вызванную отказом, и сохраняет позитивный контекст беседы. Приносит пользу (приятный бонус, хорошую новость) стороне, которой отказывают

Как видим, отказы отличаются друг от друга двумя характеристиками: степенью жесткости формулировок и степенью готовности к компромиссу. Чем выше и значимее статус собеседника, тем чаще используются гибкие тактики и мягкие формы отрицательного ответа.

Как «упаковать» отказ?

От степени жесткости формулировок во многом зависят эмоции и реакция человека, вызванные отказом. Чем вежливее и мягче подан отрицательный ответ, тем спокойнее будет отношение к нему собеседника, а значит, разговор получится продолжить в рациональном русле. И наоборот: категоричность ответа и резкий тон настроят человека негативно, подведут к грани конфликта либо вынудят скрыто сопротивляться (так бывает, например, с подчиненными).

Сформулировать правильный отказ, «упаковав» его в нужную форму, помогут следующие приемы.

Смягчайте ответ вежливыми оборотами и выражениями. Это самый простой способ сгладить негативное впечатление, предусмотренный деловым этикетом. Фразы «К сожалению, я не могу», «Я бы с удовольствием, но. » звучат намного нейтральнее и уважительнее, чем «Нельзя» и «Не положено».

Обеспечьте психологическую и эмоциональную поддержку. В этом особенно нуждаются клиенты, сталкивающиеся с отказами. Если применять такие формулировки, как «Я вас понимаю», «Мне жаль, что так получилось», ответ не покажется жестким, а человек, давший его, — черствым.

Объясните причины решения. Аргументировать свой отказ — признак соблюдения делового этикета. Если собеседник понимает, что за отрицательным ответом стоят веские обстоятельства, которые сложно игнорировать (особенно если на решение влияет третья сторона), то принять отказ, сохранить добрые отношения становится проще.

Используйте «принцип сэндвича». Он заключается в том, чтобы поместить отрицательный ответ внутрь приятной «упаковки». То есть начать и закончить ответ надо двумя позитивными высказываниями, которые смягчат негативный эффект от основной мысли. Например: «Спасибо за то, что вы обратились в нашу организацию. Это очень приятно. К сожалению, ваш проект не совсем отвечает нашим требованиям. Но давайте сохраним контакты друг друга и продолжим сотрудничество в будущем».

Превращайте минус в плюс. Как и предыдущий прием, относится к «высшему пилотажу» в переговорах. Его суть — полностью избегать слова «нет» и любых глаголов с частицей «не». В этом искусстве особенно преуспели японцы, которые даже на вопрос «Хотите чая?» вместо «Нет, спасибо» отвечают фразой «Мне и так прекрасно». В деловых реалиях прием используется, например, следующим образом: на просьбу дать денег взаймы (выделить дополнительное финансирование) можно отреагировать фразой «Я бы с удовольствием дал, если бы были».

Как принимать отказ?

Принимать отказы, конечно, сложнее, чем отказывать самим. Поэтому здесь тоже нужны мастерство и позитивный настрой, позволяющие достойно выйти из сложившейся ситуации и сохранить дружественные отношения. Чтобы за отказом не последовал спор, в котором каждая из сторон, не слушая друг друга, пытается доказать свою правоту, важно придерживаться двух правил.

1. Общайтесь в форме диалога, а не двух встречных монологов. Только так можно прояснить позицию собеседника и понять, чем вызван отказ. Чем больше подробностей вы узнаете о причине отрицательного ответа, тем больше получите шансов его обойти. Например, под фразой «Денег нет» вышестоящий руководитель может понимать не тотальное отсутствие финансирования на месяцы вперед, а недостаточную проработку идеи, которой требуется финансирование. Если же оформить ее в соответствии с правилами и придать актуальности, деньги найдутся (пусть даже и из другого источника), а вышестоящий руководитель в этом поможет.

Кстати, здесь не надо недооценивать силу вопроса «Почему?». Многих так обескураживает отказ, что они и не пытаются продолжить разговор. В то же время вовремя озвученное «Почему?» способно открыть много новых возможностей и сделать отказ всего лишь проходной ступенью на пути к наилучшему решению.

2. Посмотрите на ситуацию глазами собеседника, давшего отказ, а не убеждайте его в том, что он не прав. Благодаря этому вы не только лучше поймете причины отказа, но и выстроите убедительную встречную аргументацию.

Свои доводы тоже надо приводить, исходя из пользы и выгоды положительного решения для собеседника, — это поможет сместить его точку зрения с отказа к согласию. Например, в разговоре с учредителем целесообразно сделать акцент на достижении его интересов: «Да, поездка действительно дорогостоящая. Но если мы будем участвовать в этом фестивале, мы заявим о себе на российском уровне и сможем достойно представить нашу область».

Вне зависимости от того, с какой «стороны» отказа вы находитесь, уважительное отношение к собеседнику и внимание к его интересам станут главными факторами, позволяющими смягчить эффект отрицательного ответа и прийти к приемлемому решению. Отказывает, конечно, один, но усилия по сохранению позитивного поля делового общения должны приложить оба собеседника.

Слово «нет» означает не конец общения, а начало конструктивного диалога. В большинстве случаев с полученным отказом можно продолжить работать.

Коммерческое предложение

© Depositphotos.com / Bedolaga

Коммерческое предложение

Часто, а порой чересчур часто можно видеть и встречать коммерческие предложения.
Некоторые составлены как литературное произведение, другие же балуют типовыми фразами.
Одни хочется рассмотреть, другие – быстро выкинуть в урну.

Да, сразу скажем, что в этом посте не стоит искать образец, пример, шаблон, бланк коммерческого предложения.

Да, тут также не будет тезисов о том, как правильно составить коммерческое предложение.

Да, мы также не будем размещать коммерческие предложения о сотрудничестве (кошмар!), о продаже товаров/работ/услуг (зачем нам здесь подобное?).

Мы расскажем вам о юридической составляющей коммерческого предложения, его правовой оценке и характерным спорах для него. Остановимся на одном из них.

Изложенное нами может дать информацию к размышлениям о том, что стоит писать и как в коммерческом предложении; каким образом, можно изменить или, по крайней мере, изменить восприятие/толкование предложения в контексте обычной судебной практики.

Итак. Классика жанра.

Наименование суда: Пятый арбитражный апелляционный суд (5 ААС)

Номер дела: А51-5213/2011

Дата судебного акта: 14 ноября 2012г.

Фабула дела.

Ответчик направил Истцу коммерческое предложение, содержащее наименование, цену, качество, ассортимент, порядок оплаты товара.

Истец посчитал коммерческое предложение офертой (предложение заключить договор на указанных в нем условиях) и принял его. Истец оплатил и в последующем получил поставленный товар. Поставленный товар отличался от указанного в коммерческом предложении.

Истец потребовал возврата уплаченных денег.

Суд удовлетворил требования истца.

1) коммерческое предложение явилось офертой ответчика, т.к. позволяло установить и волю лица, его направившего, и все условия сделки;

2) в оферте не обязательно должен быть указан адресат. В последующем стороны обменивались информацией, в том числе и при выставлении счета на оплату;

3) требование о возврате средств истца обоснованно, смотрим на п.3 ст.468 ГК РФ.

Выводы наши.

1) любые ваши коммерческие предложения могут быть истолкованы как оферта;

2) если будет толкование предложения как оферты, то будьте готовы исполнить изложенное в нем;

3) если не хотите, чтобы коммерческое предложение было истолковано как оферта, то:
— укажите прямо и однозначно об этом (данное коммерческое предложение не является офертой);
— сообщите, что не все условия, по вашему мнению, являются существенными в этом предложении для заключения договора;
— …. впрочем…не будем оказывать вам медвежью услугу и рассказывать обо всем.

Контрагент запрашивает очень много всего. Дать, что просит, или тактично отказать?

Контрагент, крупная компания, запрашивает ну очень много всего, видимо, в рамках должной осмотрительности. Что давать, что не давать?

«Заказчик, крупняк, прислал вот такое письмо. Работаем с ним 10 лет, поставляем товар на стройки. И тут такое письмо, а не перебор ли это? Для каждого контракта предоставляем сданные декларации, справку о состоянии расчётов, но тут прям „требование“. Послать их не могу, но и книги покупок-продаж в сотни страниц или только по ним имеется ввиду? А выписка операций по каждому налогу, это нормально?».

Вот что пишут в комментариях:

«Конечно ненормально. Так Вы с ними всей своей клиентской базой поделитесь, также и по закупкам всю информацию выложите. Пробуйте договориться».

«Перебор. Даю титул и квитанцию об отправке и приёме. Остальное коммерческая тайна».

Еще делятся опытом:

«Было у меня такое, я на это отвечал, что вся необходимая вам информация есть в открытом доступе, остальное коммерческая тайна. На самом дели эти попрошайки не заморачиваясь копипастят этот всплывший невесть откуда текст, даже не задаваясь вопросом — а не пошлют ли меня лесом с такими запросами».

«Ответить, что все вышеперечисленное предоставляется в ИФНС в соответствии с НК. Точка. Для остальных сервис „Сверься“. От той же налоговой».

«А Вы запросите у них паспортные данные лиц, имеющих доступ к запрашиваемой информации, с подтверждением их регистрации (справку из ФИАЦ). Плюс проект договора, который Ваша организация заключит с такими лицами — с указанием ответственности за разглашение третьим лицам».

«На будущее, в договоре пропишите пункт о неразглашении сведений о других контрагентах, с которыми вы сотрудничаете. Сейчас, я бы предоставила, титульный лист декларации и отметку о сдаче от налоговой. По НДС — книгу продаж по конкретно этой фирме. Если потребуют полностью книгу продаж и книгу покупок, скажите, что с некоторыми контрагентами у вас договор о неразглашении сведении. По поставщикам не давайте никакой информации».

А кто-то пытается понять логику такого запроса:

• Справки об отсутствии задолженности перед бюджетом — это уже вообще давно норма.
• Уплаченные налоги — в виде справки свободной формы.
• Наличие счетов для будущих возражений налоговой, если будут брать вырванную из контекста информации.
• Образец подписи — чтобы удостовериться, кто подписывает документы — это требование сомнительно, так как на крупных предприятиях первые лица первичку, как правило, не подписывают.

В общем, стоит договориться с таким контрагентом о разумности предоставления тех или иных документов.