Как часто проводится специальная оценка условий труда?

Спецоценка условий труда

Спецоценка условий труда — это проверка рабочих мест сотрудников. Специальная организация, которая проводит спецоценку, смотрит, есть ли на рабочих местах вредные или опасные для сотрудника факторы. От результатов спецоценки будет зависеть размер взносов за сотрудников.

Кому нужна спецоценка

Спецоценку проводят все ООО и предприниматели с сотрудниками: даже магазины с одним кассиром или веб-студии с одним только дизайнером. Спецоценка нужна даже тогда, когда в штате есть водители или сотрудники, которые работают с выездом на объект.

Спецоценка не нужна только предпринимателям без сотрудников или с удалёнными сотрудниками.

Когда сотрудник всего один, и это — директор

Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.

Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический.

Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником. С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него. Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него.

Когда проводить спецоценку

У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Декларация соответствия условий труда, которую организация подает в трудовую инспекцию по итогам спецоценки, действует бессрочно, если условия труда не меняются. Проведите спецоценку снова, если:

Создали новые рабочие места;

Переехали в другой офис;

У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.

Сотрудник получил травму на рабочем месте;

Трудинспекция нашла нарушения условий труда.

Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.

Как провести спецоценку

Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации.

Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение.

Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих.

Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.

Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.

В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.

В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:

Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах.

Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС.

Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2020 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2020 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была.

А во всех отчетах 4-ФСС в 2021 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2020 года.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что будет, если не проводить

За отказ от спецоценки грозит штраф: для руководителя организации и ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для ООО — от 60 до 80 тысяч рублей. За повторное нарушение штрафы увеличиваются, а работу компании могут приостановить на срок до 90 суток. А если с сотрудником на работе что-то случится, то за отсутствие спецоценки уже будут наказывать по Уголовному Кодексу.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Как часто проводится специальная оценка условий труда?

Статья 8. Организация проведения специальной оценки условий труда

1. Обязанности по организации и финансированию проведения специальной оценки условий труда возлагаются на работодателя.

2. Специальная оценка условий труда проводится совместно работодателем и организацией или организациями, соответствующими требованиям статьи 19 настоящего Федерального закона и привлекаемыми работодателем на основании гражданско-правового договора.

3. Специальная оценка условий труда проводится в соответствии с методикой ее проведения, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

4. Специальная оценка условий труда на рабочем месте проводится не реже чем один раз в пять лет, если иное не установлено настоящим Федеральным законом. Указанный срок исчисляется со дня внесения сведений о результатах проведения специальной оценки условий труда в информационную систему учета в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, а в отношении результатов проведения специальной оценки условий труда, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. На рабочих местах, указанных в части 1 статьи 11 настоящего Федерального закона, в отношении которых действует декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, повторное проведение специальной оценки условий труда не требуется до наступления обстоятельств, установленных частью 5 статьи 11 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федеральных законов от 27.12.2019 N 451-ФЗ, от 30.12.2020 N 503-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. В случае проведения специальной оценки условий труда в отношении условий труда работников, допущенных к сведениям, отнесенным к государственной или иной охраняемой законом тайне, ее проведение осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной и об иной охраняемой законом тайне.

6. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, до начала выполнения работ по проведению специальной оценки условий труда, но не позднее чем через пять рабочих дней со дня заключения с работодателем гражданско-правового договора о проведении специальной оценки условий труда обязана передать в информационную систему учета сведения, указанные в подпунктах «а», «в» и «в.1» пункта 1 части 2 статьи 18 настоящего Федерального закона, и получить для предстоящей специальной оценки условий труда идентификационный номер, который присваивается информационной системой учета в автоматическом режиме в порядке, установленном в соответствии с частью 7 статьи 18 настоящего Федерального закона. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, обязана сообщить указанный идентификационный номер работодателю до начала выполнения работ по проведению специальной оценки условий труда.

Как часто проводится специальная оценка условий труда?

6 МИН

Как провести спецоценку условий труда, если есть наёмные сотрудники

Работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ). Она показывает трудовой инспекции, что компания соблюдает право сотрудников на безопасное и комфортное рабочее место. Рассказываем, кто должен проводить спецоценку и как это сделать.

Кто проводит спецоценку условий труда

СОУТ проводят все компании и ИП со штатными сотрудниками. Периодичность спецоценки условий труда — пять лет. Исключение — новые организации: они проводят первую СОУТ в течение 12 месяцев. Но предприниматели могут обойтись без спецоценки, если они:

Работают без сотрудников. Например, если ИП ведёт бизнес в одиночку, а в компании трудоустроен только генеральный директор.

Работают полностью на удалёнке. В трудовых договорах должно быть уточнение, что у дистанционных сотрудников нет рабочих мест.

В некоторых случаях повторную СОУТ приходится проводить раньше:

• Произошёл несчастный случай на производстве.
• Сотрудник заболел из-за вредных или опасных условий труда.
• Трудовая инспекция провела проверку и нашла нарушения правил охраны труда.
• Компания переехала в новый офис или создала новое рабочее место.
• Изменилось сырьё, материалы или средства защиты, которые используют на производстве.
• Изменились производственные процессы, которые влияют на условия труда.

Когда компания меняет производственные процессы, переезжает в новое помещение или создаёт новое рабочее место, новую СОУТ проводят в течение года. В остальных случаях на внеплановую спецоценку дают полгода.

Если не провести спецоценку, трудовая инспекция оштрафует ИП или гендиректора на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, компанию — от 60 до 80 тысяч.

Как правильно провести спецоценку в компании

Спецоценку условий труда на рабочих местах проводят в три этапа: подготовка, экспертиза и отчётность. Расскажем о каждом подробнее.

Этап 1

Подготовьте документы и найдите экспертов

Спецоценкой занимается комиссия, которую создаёт руководитель компании. Он издаёт приказ и включает в него:

• реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес);
• основания проверки — закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса;
• состав комиссии — председатель и участники;
• сроки и график проведения СОУТ.

Затем председатель составляет перечень рабочих мест по форме Минтруда — он понадобится экспертам.

Технической стороной спецоценки занимаются компании, аккредитованные Минтрудом. Выбирайте экспертов в Реестре организаций, проводящих СОУТ. Там же вы найдёте контакты для связи: email, номера телефонов и сайт. Средняя цена спецоценки одного рабочего места — 1300 рублей в Москве и 800-900 рублей в регионах.

Когда выберете подрядчика для СОУТ, заключите с ним договор. Приложением к нему будет перечень рабочих мест — он определяет объём и стоимость работ.

Этап 2

Пригласите экспертов в офис и получите отчёт

Сначала эксперты проверяют помещение, общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы. Так они решают, какие исследования нужно провести, а потом согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.

Второй шаг — замеры. Эксперты изучают уровень света и звука, температуру воздуха, интенсивность теплового облучения. Критерии проверки зависят от рабочих процессов и задач сотрудников. Например, в медицинских центрах могут проверить ультразвук, ультрафиолетовое излучение и напряженность магнитного поля.

В ходе работы эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения. Результаты объединяют в отчёт, который отдают комиссии. Он содержит рекомендации экспертов и класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. От них зависит, какие компенсации и надбавки положены сотрудникам.

У председателя комиссии есть 30 дней, чтобы подписать отчёт и направить копию экспертной организации. Она загрузит документ в информационную систему ФГИС СОУТ, чтобы трудовая инспекция увидела результаты проверки. С этого момента отсчитывается пятилетний срок до новой спецоценки.

Этап 3

Заполните декларацию и сдайте в трудовую инспекцию

Если по результатам спецоценки условий труда эксперты не нашли вредные или опасные условия труда, заполните декларацию по форме Минтруда. Она содержит следующую информацию:

• реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН, фактический и юридический адрес);
• перечень сотрудников с указанием ФИО и должности;
• реквизиты отчёта эксперта (номер, дата составления и регистрации в системе ФГИС СОУТ);
• реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).

Отправьте декларацию письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте в региональную инспекцию Роструда. Во втором случае подпишите документ электронной цифровой подписью — простую копию не примут.

Если по итогам СОУТ выявили вредные или опасные условия, отправлять декларацию не нужно. Дополните правила трудового распорядка и коллективный договор по рекомендациям экспертов. А с сотрудниками, которым положены надбавки, подпишите допсоглашения к трудовым договорам.

Специальная оценка условий труда: зачем она нужна

Вернемся в детство. Помните, как взрослые строго-настрого запрещали нам смотреть на летящие искры от сварки? Под страхом слепоты мы закрывали глаза. Конечно, отчасти эти меры предосторожности преувеличены, но и доля здравого смысла в них есть.

Процесс сварки связан с определенным риском. Сварщики испытывают немалое давление на глаза. Также они подвергаются воздействию инфракрасного и ультрафиолетового излучения. А еще при неправильном обращении с аппаратом, их может попросту ударить током. Таким образом, при неправильной организации рабочего процесса человек может с легкостью получить травму или подорвать здоровье.

Зачем работнику знать о СОУТ. Чтобы уберечь себя от профзаболеваний во время трудового процесса. За вредные или опасные условия труда работник вправе получать компенсации — дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, повышенную ставку и так далее.

Зачем работодателю знать о СОУТ. Для сохранения здоровья сотрудника (в нашем случае — сварщика), обеспечения безопасности и комфорта на рабочих местах. Проведение СОУТ — обязанность каждого работодателя, это требование трудового кодекса.

ПЛЮШКИ ЗА ВРЕДНОСТЬ

На любом предприятии (или в организации) за проведение спецоценки отвечает руководитель, который обязан организовать работу службы охраны труда.

Спецоценка позволяет изучить, в каких условиях ежедневно трудятся сотрудники. Все это нужно для того, чтобы определить степень вредности условий труда. Всего существует четыре класса: оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия труда.

На что может рассчитывать работающий во вредных условиях труда:

• Повышение оплаты — не менее 4% от оклада.
• Дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней.
• Сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

СПЕЦИАЛИСТАМ ПО ОХРАНЕ ТРУДА: КАК ПРОВЕСТИ СПЕЦОЦЕНКУ

Эксперты Московского городского центра условий и охраны труда подготовили советы, как сохранить благоприятную атмосферу в коллективе и не нарушить законодательство при проведении СОУТ.

Первое. Перед началом работы изучите закон по СОУТ и приказы Минтруда. Познакомьтесь с условиями труда на рабочих местах. Выслушайте предложения и замечания сотрудников вашей организации. Ознакомьтесь с мнением профкома.

Второе. Инициируйте издание приказа о проведении спецоценки. Помните: количество членов комиссии должно быть нечетным. Подготовьте перечень рабочих мест, определите все вредные и опасные факторы на каждом рабочем месте. Проверьте льготы и компенсации работникам, назначенные по результатам прошлой аттестации рабочих мест.

Третье. Правильно подходите к выбору лаборатории, которая проведет СОУТ. Проверьте у нее наличие аккредитации, это можно сделать на сайте: http://akot.rosmintrud.ru/. Не заключайте договор с лабораторией, которой там нет. Изучите отзывы о выбранной лаборатории.

Четвертое. Не препятствуйте работе экспертов лаборатории. Предоставьте им все необходимые документы и предложения работников, ознакомьте их с условиями труда на рабочих местах. Особое внимание уделите местам с наличием вредных и опасных факторов.

Пятое. Изучите отчет по СОУТ, проверьте все материалы, укажите на недостатки или неточности эксперту лаборатории. Подпишите отчет у всех членов комиссии. Не забудьте в течение трех рабочих дней после утверждения отчета уведомить об этом лабораторию.

Шестое. Ознакомьте всех сотрудников с результатами СОУТ под роспись. Если есть возможность, в течение 30 дней разместите отчет на официальном сайте вашей организации.

Седьмое. Проследите за изданием приказа о предоставлении всех гарантий и компенсаций, которым положены сотрудникам, работающим во вредных условиях труда. Требуйте исполнения законодательства в полном объеме.

Восьмое. Своевременно декларируйте рабочие места в Роструде, помните, что срок подачи декларации — 30 рабочих дней.

НА ЗАМЕТКУ

Провести спецоценку на нескольких десятках тысяч рабочих мест под силу не каждой испытательной лаборатории. Специалисты Московского городского центра условий и охраны труда успешно справляются с выполнением госзадания: за 2019 год провели спецоценку более чем на 30 тысячах рабочих мест в бюджетных учреждениях здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, культуры и спорта, подведомственных учреждениях префектур административных округов города.

Лаборатория принимает заявки на выполнение платных услуг в любых московских организациях. Кроме идентификации, измерений, вычислений, в комплекс мероприятий входит распечатка, оформление отчетов и размещение в единой информационной системе ФГИС СОУТ Минздрава РФ.