II Должностные обязанности Администратора

Должностная инструкция администратора офиса

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора службы приема и размещения

В обязанности администратора службы приема и размещения входит:

1. Встреча, регистрация и размещение гостей при заселении в гостиничный комплекс или иное средство размещения:
   • Встреча и регистрация гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Ввод данных о гостях в информационную систему управления гостиничным комплексом или иным средством размещения
   • Выдача зарегистрированным гостям ключей от номера гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Информирование гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения об основных и дополнительных услугах гостиничного комплекса или иного средства размещения
2. Учет заказов гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения:
   • Выдача и хранение ключей от номеров гостиничных комплексов или иных средств размещения
   • Прием и передача информации, корреспонденции для гостей гостиничных комплексов или иных средств размещения
   • Прием на хранение ценностей гостей гостиничных комплексов или иных средств размещения
   • Внесение данных по заказам гостей в информационную систему гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Прием заказов гостей на основные и дополнительные услуги гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Выполнение услуг гостиницы, закрепленных за сотрудниками службы приема и размещения гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Проведение расчетов с гостями во время их нахождения в гостиничном комплексе или ином средстве размещения
   • Проведение текущего аудита службы приема и размещения гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Передача дел и отчетов по окончании смены дежурному администратору службы приема и размещения
3. Регистрация выезда гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения:
   • Проведение расчетных операций при отъезде гостей из гостиничного комплекса или иного средства размещения
   • Хранение и выдача багажа гостей гостиничных комплексов и иных средств размещения

III. Права

Администратор службы приема и размещения имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Администратор службы приема и размещения несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Работник по приему и размещению гостей» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 5 сентября 2017 г. № 659н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Что должна содержать должностная инструкция администратора: образцы документов

Должностная инструкция администратора (менеджера) – важнейший документ, регламентирующий трудовые взаимоотношения сторон. В нем указываются функциональные обязанности, права, виды ответственности сотрудника, порядок подчинения, занятия и освобождения его от должности, а также предъявляемые к нему квалификационные требования.

Несмотря на ряд стандартных положений, некоторые пункты инструкции могут отличаться в зависимости от специализации сотрудника.

Как составить: общие положения

В первом разделе должностной инструкции прописывается:

• категория, к которой принадлежит администратор («специалисты»);
• порядок замещения (обязанности и права работника переходят другому должностному лицу, назначенному директором предприятия в установленном порядке);
• порядок назначения на должность и освобождения от нее (приказом генерального директора);
• квалификационные требования к сотруднику (образование не ниже средне-специального и опыт работы от одного года);
• порядок подчинения (вышестоящему должностному лицу).

В своей профессиональной деятельности администратор должен руководствоваться:

• законодательными актами страны;
• приказами, распоряжениями руководства;
• действующей должностной инструкцией;
• руководящими актами предприятия;
• Уставом учреждения.

Как правило, администратору необходимо знание:

• постановлений, распоряжений, приказов и других нормативных актов государственных органов по вопросам деятельности предприятия;
• организационно-штатной структуры, полномочий персонала учреждения, должностных обязанностей и условий работы;
• видов оказываемых услуг;
• основ маркетинга и права;
• правил составления отчетности;
• норм делового общения и этикета.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор и его ответственность

Как уже было сказано, трудовые функции администратора зависят от специфики его работы и типа предприятия.

Например, сотрудник магазина управляет работой торгового предприятия:

• контролирует своевременное пополнение ассортимента товаров и применения торгового оборудования;
• принимает меры по ускорению обслуживания покупателей;
• участвует в приеме и учете ТМЦ.

Специфические обязанности администратора гостиницы заключаются в:

• размещении посетителей заведения;
• обеспечении своевременной доставки багажа и корреспонденции гостя в номер;
• информирование клиентов о правилах и услугах;
• обеспечение исправного функционирования и своевременного ремонта оборудования.

В то же время работник салона красоты:

• планирует график посещения специалистов;
• обеспечивает комфортное пребывание и обслуживание посетителей;
• консультирует клиентов об услугах и акциях заведения;
• налаживает организационно-техническое обеспечение деятельности персонала.

Однако права администраторов зачастую являются стандартными и позволяют специалисту:

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Должностная инструкция администратора — это организационно-нормативный акт компании, направленный на регламентацию функциональных и должностных обязательств сотрудника в ходе обслуживающей, управленческой и организационной деятельности. Документ содержит положения об обобщенных условиях трудового взаимодействия, требования к квалификации, права и ответственность сотрудника.

Профстандарт

Унифицированного стандарта администратора законодательством не предусмотрено, однако, приказом Министерства труда и социальной защиты №659н от 05.09.2017, утвержден Профстандарт 33.022 «По размещению и приему гостей» в местах краткосрочного проживания (гостиницах, хостелах).

К обобщенным трудовым функциям администратора относятся:

• встреча и проводы гостей;
• оказание услуг по доставке багажа;
• информирование и оформление запросов;
• прием, регистрация и размещение;
• координация действий сотрудников сервиса.

Сотрудник, координирующий деятельность сервиса, имеет не ниже средне-профессионального образования. К рядовым администраторам не предъявляются требования к профессиональной подготовке и стажу. По уровню квалификации оценивается как деятельность под руководством или с проявлением самостоятельности (уровни 1, 3, 4 в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты №148н от 12.04.2013).

Профстандарт отражает необходимые знания, умения и трудовые действия, направленные на обеспечения трудовых функций. Исходя из положений регламента формируется должностная инструкция.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Администратор подчиняется непосредственно управляющему, который уполномочен разрабатывать ДИ подконтрольных подразделений. Инструкция проектируется в составе коллегиальной группы, в которую входит:

• руководитель структурного подразделения;
• начальник отдела кадров;
• штатный юрист.

Документ утверждается и подписывается директором.

Правила оформления

Инструкция оформляется на листе формата А4 с эмблемой организации стандартным печатным шрифтом №12.

• Под словом «Утверждаю» вверху посередине указываются наименование компании, должность и имя руководителя, дата утверждения.
• Конструктивная часть состоит из разделов, пронумерованных римскими цифрами, отражающих общие положения, обязанности, права и ответственность сотрудника в форме списка.
• В самом низу ставится подпись руководителя структурного подразделения и отметка об ознакомлении сотрудником.

При разработке формы инструкции надлежит руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Общие положения

В разделе перечисляются обобщенные условия взаимодействия в соответствии с трудовым законодательством и локальными организационными актами компании. Здесь же указываются требования к квалификации.

Структура и содержание:

• администратор относится к категории специалистов;
• условия освобождения и назначения на должность (приказ генерального директора);
• иерархия подчиненности (подчиняется непосредственно управляющему);
• условия передачи обязанностей другом сотруднику в период временного отсутствия;
• требования к квалификации, образование, стаж работы по специальности;
• что должен знать администратор (структуру организации, виды оказываемых услуг).

В последнем пункте списком перечисляются нормативные акты, которыми руководствуется сотрудник в ходе трудовой деятельности. К ним относятся:

1. приказы и распоряжения руководства;
2. трудовое законодательство;
3. устав организации;
4. должностная инструкция.

Обязанности

Обобщенный перечень:

• создание комфортных условий для посетителей;
• культурное и эффективное обслуживание;
• консультация по имеющимся услугам, акциям, бонусным программам;
• ведение клиентской базы, запись на прием;
• рассмотрение претензий, предотвращение конфликтных ситуаций;
• информирование руководства о недостатках в обслуживании.

Администратор обязан:

1. обеспечивать чистоту в помещении;
2. контролировать соблюдение трудовой дисциплины работниками организации;
3. выполнять поручения непосредственного руководителя.

Права

При разработке правовых положений учитываются ст. 21 ТК РФ, а также иные обстоятельства, вытекающие из профессиональной деятельности сотрудника.

Администратор имеет право:

• вносить предложения по совершенствованию работы компании;
• вносить предложения по устранению недостатков обслуживания и сообщать о них вышестоящему руководству;
• требовать создания безопасных и подходящих условий, способствующих выполнению трудовых функций.

Ответственность

Здесь перечисляются основания для наложения дисциплинарных санкций в случае ненадлежащего исполнения должностных обязательств.

Администратор несет ответственность за:

• несоблюдение настоящей инструкции, распоряжений и приказов руководства;
• разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений;
• нарушение правил безопасности, охраны труда и внутреннего распорядка;
• предоставление недостоверной информации о выполнении поставленных задач;
• причинение материального и имущественного ущерба.

Нарушения законодательства РФ предполагают административную и уголовную ответственность. К ним относятся:

1. нанесение ущерба имуществу работодателя;
2. нарушение техники безопасности, представляющее опасность для здоровья и жизни сотрудников организации.

Особенности

В то время как общие положения, права и ответственность проектируются по общепринятому содержанию, должностные обязанности сотрудников различной профильной направленности будут разниться.

В гостинице

При проектировке обязанностей администратора гостиницы руководствуются Профстандартом 33.022. Сотрудник оказывает услуги по размещению и приему гостей, ведет консультационную, обслуживающую и организационную политику гостиницы.

Трудовые действия портье:

1. встречает и регистрирует гостей гостиничного комплекса;
2. вводит данные клиентов в регистрационную систему;
3. выдает ключи от номера;
4. информирует об основных и дополнительных услугах;
5. организует доставку багажа;
6. контролирует своевременную подготовку номеров к приему прибывающих;
7. принимает и оформляет запросы посетителей, контролирует их исполнение;
8. контролирует побудку гостей, доставку корреспонденции в номер;
9. информирует о проведении ознакомительных экскурсий в городе;
10. оказывает помощь по бронированию авиа- и железнодорожных билетов;
11. ведет отчетность и журнал передачи смены.

Администратор гостиницы:

1. оказывает помощь при возникновении чрезвычайных ситуаций;
2. контролирует выполнение распоряжений руководства, соблюдение техники безопасности и дисциплины.

В салоне красоты

Трудовые действия:

1. напоминание о записи в соответствии с организационным регламентом;
2. информирование об особенностях парковки, пробках;
3. выяснение причины отказа от услуг по предварительной записи;
4. продажа подарочных сертификатов;
5. предложение, готовка и подача напитков;
6. проведение инвентаризации;
7. контроль за размещением и обновлением рекламных постеров.

К обязанностям сотрудника относятся:

• прием претензий;
• обработка возражений;
• решение организационно-технических задач;
• обеспечение чистоты и порядка в помещении;
• контроль за сохранностью материальных ценностей.

В магазине

Ключевые трудовые функции администратора магазина:

1. разработка графика работы сотрудников;
2. контроль за соблюдением стандартов внешнего вида работников и обслуживания покупателей;
3. организация и проведение собраний;
4. прием и проверка качества товара;
5. принятие мер по предотвращению недостач;
6. контроль над размещением товара в торговом зале.

Сотрудник:

1. проверяет остатки;
2. рассматривает и обрабатывает претензионные обращения потребителей;
3. контролирует наличие расходных материалов, соблюдение правил безопасности и трудовой дисциплины.

В кафе или ресторане

Трудовые действия:

1. прием и размещение гостей;
2. предоставление меню, контроль за работой официантов;
3. контроль за оформлением зала;
4. проверка расчетов с посетителями;
5. организация банкетов, юбилейных и свадебных торжеств;
6. обеспечение чистоты и порядка.

Администратор кафе должен выполнять работу по повышению квалификации сотрудников, контролировать соблюдение трудовой дисциплины и техники безопасности.

В офисе

Функциональные обязанности:

1. деактивация охранной сигнализации;
2. подключение офисной оргтехники;
3. контроль за рациональной эксплуатацией оргтехники и расходных материалов;
4. коммуникация с ремонтными и ресурсообеспечивающими службами;
5. оформление документов для заключения договоров;
6. разработка регламента проведения сложных переговоров;
7. подготовка офиса к закрытию.

Сотрудник офиса:

1. ведет учет посетителей;
2. выполняет организационные и управленческие функции;
3. обеспечивает чистоту и порядок.

В работе над проектом

Трудовые функции:

1. администрирование и помощь в разработке проектной документации;
2. ведение библиотеки проекта, архивирование;
3. контроль за выполнением контрактов;
4. отслеживание состояния проекта, анализ качества;
5. отслеживание и оповещение об изменениях;
6. подготовка документов для оформления договоров с заказчиками;
7. календарное планирование.

Администратор выполняет функции по первичному и претензионному обслуживанию клиентов и контролю за соблюдением трудовой дисциплины.

В должностных инструкциях указывается перечень действий, ожидаемых от сотрудника и направленных на выполнение управленческих и организационных задач компании. При проектировке обязанностей учитывается уровень квалификации и профильная направленность.