Форма объяснительной записки: содержание, правила

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Форма объяснительной записки: содержание, правила

Действующий закон не устанавливает чёткого определения понятию «объяснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.

В большинстве случаев написание данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны, правоохранительн ые органы. Такие действия обусловлены трудовым законодательство м, которое обязывает нанимателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от работников о совершённых ими поступках (ТК: статья номер 199, статья номер 408).

Отметим также, что в соответствии с рекомендациями к документации, необходимой для ИП при урегулировании с сотрудниками фирмы трудовых отношений, утверждённым в декабре 2011 года (под № 135), объяснительная записка выступает основанием для публикации приказа по кадровому составу.

Если говорить в общем, то под объяснительной запиской подразумевается ненормативная документация, разъясняющая условия, причины действия, кого-либо происшествия, бездействия, наступления определённого факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящим лицам.

Согласно конституции, а именно её статье под номером 27, составление указанной бумаги – это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь наниматель обязан затребовать данный документ в письменной форме:

— до введения дисциплинарного взыскания (согласно статье 199 ТК РБ);

— до вынесения распоряжения, касающегося взыскания некой суммы с зарплаты работника (согласно статье ТК под номером 408).

В иных случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснение (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершённых действий, принятия каких-то решений).

Какими бывают объяснительные записки?

Рассматриваемый документ может быть:

• оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия);

• объяснительным (когда сотрудник предприятия поясняет деяния иных лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).

Как правило, в нём рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:

• появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, является оно наркотическим, токсическим либо алкогольным);

• прогула либо вообще отсутствия в положенное время на рабочем месте;

• хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте;

• нарушения норм и требований охраны труда;

• предоставления неверной информации в различные инстанции;

• некачественного, неполного выполнения обязанностей.

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.

На некоторых предприятиях используется унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25 (в такой ситуации предварительно издаётся приказ либо распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).

Так как унифицированная форма имеет рекомендательный характер, утверждение своего варианта можно осуществить при помощи соответствующего «местного» нормативно-право вого акта.

В любом случае, объяснительная записка должна включать несколько частей:

• фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа);

• причинную (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).

Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им чёткое пояснение.

В отличие от докладной записки в рассматриваемом документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделанные выводы, имеющиеся предложения.

Помимо всего, перечисленного выше, в объяснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:

• наименование компании, где трудится работник;

• место составления бумаги;

• информация о получателе (ФИО, должность);

• наименование документа «объяснительная записка»;

• дата написания документа;

• зарегистрированн ый номер;

В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество – 2 человека).
Конкретный образец пояснительной записки будет приведён ниже.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Образец объяснительной записки об отсутствии

Это нужно знать!

Регистрация объяснительной записки производится в порядке, который установлен руководителем предприятия для регистрации внутренней документации.

После того, как все материалы дела будут рассмотрены, наниматель либо иное уполномоченное на то лицо устанавливает/не устанавливает на документе резолюции для исполнителя (с указанием конкретных действий).

Что касается срока хранения представленных документов, то для Министерства промышленности и подчиняющихся ему компаний он составляет 3 года.

Правила оформления объяснительной записки на работу и в школу

Объяснительная записка – особый документ, который оформляется для предоставления пояснений отдельных положений какого-либо документа или комментария относительно определенного события, поступка или факта. В статье будет рассмотрена последняя упомянутая разновидность этой деловой бумаги.

Общая характеристика

Объяснительная записка – распространённая деловая бумага, которая создаётся по поводу определённых происшествий, поступков, поведения отдельных сотрудников предприятия.

Предоставления объяснительной записки требует Трудовой кодекс Российской Федерации. По результатам совершённых нарушений проводится процедура наложения дисциплинарного взыскания.

Работник, который нарушил процесс производства, предоставляет документ, который объясняет причины его поведения. После того, как он будет рассмотрен, решается его дальнейшая судьба. Нарушение производственного процесса может стать причиной замечания, выговора, а иногда – увольнения.

Правила составления

При составлении объяснительного документа необходимо придерживать определённых правил составления и оформления.

Данный документ оформляют на листах формата А4, в одном экземпляре. Бумага состоит из таких частей:

• Фактическая. В этом блоке перечислены факты, которые стали поводом для создания указанной записки.
• Причинная. Эта часть включает причины, которые, по мнению работника, могли бы аргументировать произошедшее. Каждая причина обязательно должна объективно описывать факты и давать им чеёкое объяснение.

В указанной бумаге обязательно должны быть следующие данные:

• название документа («Объяснительная записка»);
• наименование организации, в которой трудоустроен работник;
• место составления официального документа;
• данные о получателе (фамилия, имя и отчество, занимаемая должность);
• дата составления;
• зарегистрированный номер;
• в конце документа работник ставит личную подпись.

• указываемая информация должна быть достоверной и правдивой;
• факты должны излагаться в деловом стиле, эмоциональная или литературная окраска исключены;
• при изложении причин и объяснений нельзя использовать простонародную и ненормативную лексику;
• факты должны быть описаны сухо и кратко, по существу;
• при описании фактов следует описывать их в хронологическом порядке;
• документ следует составлять от первого лица.

• кратко описать ситуацию, почему возникла ситуация, вызвавшая необходимость написания объяснительной записки;
• указать, сознаётся ли работник в вине или же отрицает её, если он не признаёт вину, то в документе должны быть обозначены аргументы;
• чётко написать о том, что невыполнение или нарушение полномочий, или обязанностей было вызвано вмешательством других лиц или отсутствием каких-либо ресурсов, если подобная ситуация действительно имела место быть.

Случаи, в которых требуется предоставление документа

Объяснительные записки требуют в ряде случаев, которые могут указать причины:

• некачественного выполнения собственных трудовых обязанностей;
• появления на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;
• невыполнения плана продаж;
• нарушения дисциплины;
• опоздания;
• потери или повреждения корпоративного имущества;
• прогула;
• отсутствия на рабочем месте в установленное время;
• предоставления заведомо ложной информации в разные инстанции;
• совершения аморальных поступков;
• нарушений норм охраны труда;
• растраты вверенных предприятием денежных средств;
• хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте.

• Шапка. Этот блок документа размещается в правом верхнем углу документа. Вначале указывают должность адресата, на следующей строке – полные фамилию, имя и отчество адресата. На третьей строке указывают должность составителя, на четвёртой – его ФИО (также полностью). По правилам делового письма, предлог «от» в данном случае можно упустить.
• Название. Название документа – «Объяснительная записка» – пишется в центре бумаги, сразу под шапкой. Точка в конце названия не ставится.
• Основной текст, то есть описание сложившейся ситуации.
• Дата и подпись. Эти данные указывают в левом нижнем углу документа. Напротив, с правой стороны, ставят подпись. Под ней указывают расшифровку подписи.

Примеры составления объяснительных записок:

об отсутствии на рабочем месте:

Отдельно стоит рассмотреть написание объяснительной записки в школу. Её отличие от рассматриваемых выше документов состоит в том, что она пишется от имени ученика или его родителей, а адресатом выступает классный руководитель, завуч или директор школы. Если документ подаётся от имени родителей, этот факт указывается в тексте основной части.

Можно ли отказаться от написания объяснительной?

Работник может отказаться от написания рассматриваемого документа. В таком случае он должен составить в письменном виде и передать работодателю документ об отказе.

Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Объяснительная записка — это документ, который руководство организации в силу трудового законодательства обязано взять с работника, совершившего дисциплинарный проступок. Составляется в произвольной форме и является доказательством в суде в рамках трудового спора.

Что такое объяснительная записка

Если работник совершил дисциплинарный проступок или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны дать пояснения. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» (иное название — объяснительная записка), на составление которой отводятся два рабочих дня. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание объяснительных записок, форма объяснительной записки всегда произвольная, так как все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков.

Пишем пояснения по шаблону

Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю во всех случаях. Его размещают в отделе кадров или снабжают работников памяткой о правилах составления деловых документов.

Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:

• прогул (один или несколько — не имеет значения);
• опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
• нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
• невыполнение работником поставленной задачи;
• нарушение требований законодательства или локальных актов;
• другие должностные нарушения и происшествия.

Что необходимо включить в шаблон объяснительной записки в организации? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

• краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
• обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлены пояснения (адресата);
• обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
• деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
• достоверность описываемых событий;
• изложение ситуации от первого лица.

Руководству придется проанализировать указанные причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.

Запрос объяснений от начальства

Прежде чем работник напишет пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что в случае судебного рассмотрения ситуации его «к делу не пришьешь». О бмен бумагами начинает руководитель. Он выдает своему подчиненному соответствующее предписание под подпись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Вот пример такого распоряжения:

Общество с ограниченной ответственностью «PPT.RU»

ИНН 7777777777, КПП 110001101

107497, г. Москва, пр. Замечательный, д. 1

Специалисту отдела продаж В.В. Пуховой

О письменном объяснении

Уважаемая Валентина Владимировна!

1 июня 2021 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.06.2021 № 5.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания предоставить письменное объяснение Вашего отсутствия.

Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 № 5.

2 июня 2021 года

Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.

Пояснения при опоздании на работу или прогуле

Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника пояснения. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к их виду и оформлению, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Н ачальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что писать. Посмотрите образец, написанный родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине:

Директору ООО «PPT.RU»

от специалиста отдела продаж

Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 5 июля 2021 года на 1,5 часа в связи с тем, что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.

КОШКИН Кошкин М.С.

Если работник отсутствовал целый день, ему важно, как оправдаться в объяснительной за прогул с указанием причин произошедшего. Образец выглядит так:

Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику необходимо подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

Если уважительной причины нет, об этом тоже придется написать.

Другие случаи, когда потребуется объяснительная

Приведем некоторые формулировки, которые помогут работникам оправдаться в сходных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.

Невыполнение обязанностей

09.07.2021 я не выполнил обязательный обход территории склада в 22-00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.

Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.

Объяснительная записка по факту выявленных нарушений

Утрата документов

09.07.2021 мной были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.

Задержка документов

09.07.2021 мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. Сейчас описи оформлены кладовщиком, подписаны мной и переданы руководителю.

Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации необходимо донести до руководства правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.

Отказ от дачи объяснений

Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ составляет та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого разрешается начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания — предупреждения, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно подвергался наказанию в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.

Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016 , в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для этого послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки подходите предельно внимательно и не считайте ее ненужной бюрократией.