Что такое инвентаризационная опись?
Каждое предприятие имеет имущество (товар, продукцию), и его необходимо учитывать. Для этого проводится ревизия, по результатам которой составляется инвентаризационная опись. Зачем это нужно? Какие формы бывают? В статье мы обо всем этом расскажем подробно. И отдельно остановимся на том, как правильно заполнить опись и каковы ее сроки хранения.
Благодаря статье вы узнаете, как оформляются документы при инвентаризации. А вы в курсе, что на основании ее данных не только ведется учет, но и платится налог на имущество? Да, открывая свою компанию, необходимо задумываться о таких вопросах, как отчетность в государственные органы и налоговые сборы.
А если в штате нет бухгалтера и он вам не нужен на постоянной основе? Тогда мы вам советуем воспользоваться аутсорсингом. Компании, предоставляющие бухгалтерские услуги, подготовят и сдадут всю отчетность в налоговый орган и государственные фонды за вас.
Виды инвентаризационных описей
Существует несколько видов инвентаризационных описей. Федеральной службой государственной статистики (Госкомстатом) разработана и утверждена их форма. Рассмотрим подробнее:
- ИНВ-1 используется для учета основных средств;
- ИНВ-2 — нематериальных активов;
- ИНВ-3 — товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- ИНВ-5 — товаров, принятых на ответственное хранение;
- ИНВ-8а — драгоценных металлов, содержащихся в разных изделиях;
- ИНВ-16 — ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
Кроме того, Госкомстатом РФ разработаны и другие документы, которые используются при ревизии. Например, акты инвентаризации, сличительные ведомости, журнал учета и контроля.
Формы документов, перечисленные выше, не обязательны к применению. Вы вправе использовать свои образцы бланков при проведении ревизии. В этом случае форма инвентаризационной описи и других документов должна быть утверждена учетной политикой организации.
Зачем нужна инвентаризационная опись?
Каждый собственник бизнеса должен знать, сколько у него имеется имущества и товара на конкретную дату. Ревизия выявит недостачу, излишки или просто залежавшуюся продукцию с истекшими или почти истекшими сроками годности. Таким образом, вовремя сделанная инвентаризация спасет бизнесмена от убытков.
В ряде случаев законодательство Российской Федерации предписывает провести инвентаризационную опись в обязательном порядке. Например:
- если имущество передается в аренду или продается;
- при ликвидации предприятия;
- при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
- для выявления хищения, порчи или злоупотребления с ТМЦ;
- при банкротстве организации или индивидуального предпринимателя;
- при продаже компании;
- после пожаров, наводнений и т.п.;
- при увольнении материально ответственного сотрудника;
- при пересменке, когда товар передается под ответственность от одного лица к другому.
Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить раз в год для сдачи бухгалтерской отчетности. Предприятие вправе установить своими локальными актами и другие причины проведение ревизии.
Как заполнить инвентаризационную опись?
Каждый вид инвентаризационной описи имеет свои особенности по заполнению. В данной главе мы рассмотрим общие моменты.
Для начала, материально ответственные лица на первой странице описи заполняют расписку. Она говорит о том, что на момент ревизии сотрудники не имеют на руках документов, не сданных в бухгалтерию.
Кроме того, расписка подтверждает, что неоприходованные и несписанные товары на складе отсутствуют. Далее материально ответственные лица ставят подписи, ФИО (фамилии, имена, отчества) и должности.
Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа о назначении ревизии и ее дату проведения. Здесь же перечисляют членов комиссии (ФИО и должности).
В процессе ревизии все результаты измерений и пересчета заносятся в опись. В ней необходимо указать все ТМЦ, которые отражены в приказе. Например, руководитель вынес распоряжение провести ревизию склада маркетологов. Все, что там находится, должно быть внесено в опись. Товар с других складов указывать не нужно.
Заполняя опись, необходимо указать такие данные как артикул, наименование, единица измерения товара и количество. Например, проводим инвентаризацию склада автозапчастей. Внимательно осматриваем деталь и ищем артикул. Если на запчасти или ее упаковке он отсутствует, значит, необходимо поднять накладную и посмотреть его номер там.
После того как нашли необходимую информацию и посчитали товар, в определенные колонки описи заносим:
- наименование ТМЦ — фара;
- артикул — 254125;
- единица измерения — штука;
- количество — 5.
В инвентаризационной описи отражается фактическое наличие ценностей, выявленное в результате ревизии, а также данные согласно бухгалтерскому учету. То есть для количества товара будет два столбца. В один из них до проведения ревизии уже будут внесены данные.
Следующий этап — это подведение инвентаризационных итогов. После чего опись сшивается и на последней странице пломбируется. Далее под итогом ревизии должны расписаться члены комиссии и ответственно материальные лица.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Форма ИНВ-5. Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение
Форма ИНВ-5 является инвентаризационной описью товаров, принятых на ответственное хранение в складские помещения. Она является важным документом первичной отчетности, подтверждением сдачи и оприходования материальных ресурсов. Форма удобна тем, что с ее помощью сразу осуществляется сравнение данных о фактическом наличии ТМЦ на складе и информации относительно этого наличии в бухучете.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Составные части формы
Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.
Первая часть формы
В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.
Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.
Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.
В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение. 
Часть с распиской
На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.
Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.
В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.
Вторая часть формы — табличная
Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:
- Порядковый номер строки.
- Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
- Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
- Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
- Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
- Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
- Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
- Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
- Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.
Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения. 
Заключительная часть
Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.
Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью.
Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления. 
Характерные особенности
Характерная черта в заполнении подобного рода форм в том, что для их корректности и дальнейшей юридической силы требуется формировать специальную комиссию. Она должна состоять минимум из трех человек, помимо основного материально ответственного за складское хранение ТМЦ лица.
В комиссии должен быть выбран председатель, остальные представители назначаются членами комиссии. Весь документ построен на перечислении установленных комиссией фактов.
Кто именно будет заполнять бланк, не имеет особого значения. Причем подпись свою ставить обязательно всем членам комиссии, даже если они не согласны с итогами его проведения. Помимо подписей, в этом случае они просто делают приписку о том, что именно в итоговых показателях их не устраивает или не соответствует установленным ими фактам.
Важно знать, что не все графы должны быть заполнены к завершению процесса описи. Некоторые из них специально оставляются пустыми, так как форма ИНВ-5 после заполнения поступает в бухгалтерию и там в нее вносятся остальные необходимые данные.
Унифицированная форма № ИНВ-5 — бланк и образец
На основе формы ИНВ-5 составляется опись, в которой при инвентаризации отражаются ТМЦ, взятые на ответственное хранение. Она введена в деловой оборот постановлением Госкомстата «Об утверждении форм учета кассовых операций и результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88.
Опись по форме ИНВ-5 должна быть оформлена в 2 экземплярах и подписана представителями комиссии, которая осуществляет инвентаризацию. Также опись подписывается материально ответственными лицами (МОЛ). Одна ее копия должна быть направлена в бухгалтерию, вторая отдается МОЛ.
Кроме того, МОЛ должны заверить тот факт, что к моменту проведения инвентаризации документы на ТМЦ, относящиеся к расходным и приходным, направлены в бухгалтерию, а ТМЦ, находящиеся в зоне ответственности МОЛ, оприходованы либо списаны (при выбытии). Это указывается в расписке, которая входит в структуру формы ИНВ-5.
Аналогичным образом оформляют и бланк, применяемый при инвентаризации собственных ТМЦ. Подробнее о нем читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец».
О нюансах проведения инвентаризации ТМЦ рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Путеводитель по налогам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Каковы особенности заполнения документа
Форма ИНВ-5 представлена следующими основными элементами:
- титульной областью;
- основной таблицей;
- разделом для проставления подписей компетентных лиц.
Таблица – это главный элемент документа. В ней, в частности, отражаются:
- название, а также ОКПО поставщика и получателя товаров (то есть стороны, передающей ТМЦ на хранение, а также забирающей их по истечении установленного периода времени);
- название и основные характеристики ТМЦ, взятых на ответственное хранение;
- место, в котором располагаются ТМЦ;
- дата принятия товаров на хранение;
- информация о документах, на основании которых товары взяты на хранение;
- сведения о наличии ТМЦ.
В форме ИНВ-5 указываются сведения о фактическом наличии ТМЦ, выявленном при их обследовании комиссией, а также по сведениям бухучета. Если сведения по версии комиссии и бухгалтерии не совпадут, то расхождения должны быть зафиксированы в сличительной ведомости, которая составляется на базе формы ИНВ-19.
Где можно скачать форму ИНВ-5
Загрузить бланк по форме ИНВ-5 также можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Кроме того, наши специалисты подготовили для вас заполненный образец данного документа.
Итоги
ТМЦ, принятые на ответственное хранение, так же как и все иные ценности, находящиеся в использовании или на складах, подлежат контролю наличия (инвентаризации). Для оформления результатов проверки таких ценностей применяют форму ИНВ-5.
ИНВ-5: Образец заполнения
Инвентаризационная опись ИНВ-5 отражает наличие товарно-материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении как по предприятию в целом, так и по отдельному объекту ответственности.
Унифицированная форма документа утверждена постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 года.
Инвентаризация: распорядительные документы
Перед проведением общей инвентаризации имущества предприятия или инвентаризации имущества, переданного на ответственное хранение конкретному лицу, издается приказ по предприятию, которым предписывается и назначается:
- проведение инвентаризации
- с указанием по состоянию на какое число проводится проверка имущественных и финансовых активов;
- в состав включается не менее 3 человек, председатель и члены комиссии;
- с указанием даты начала проверки и точной даты ее окончания;
После подписания распоряжения, с ним должны быть ознакомлены материально-ответственные лица, члены комиссии и должностное лицо, назначенное контролировать его исполнение. На основании данного документа, материально ответственное лицо обязано обеспечить доступ членам комиссии к находящимся на доверенном хранении ТМЦ и учетной документации по ним.
ИНВ-5: структура документа
Утвержденная Госкомстатом форма ИНВ-5 представлена в четырех основных элементах:
- титульная часть
- установочные данные предприятия
- данные о распоряжении на проведение инвентаризации
- подтверждает снятие остатков, и их фактическое наличие в соответствии с бухгалтерским учетом на момент начала проведения инвентаризации;
- таблица для внесения данных о ТМЦ и их движении;
- выводы и дополнительная информация комиссии;
- информация и претензии материально-ответственного лица;
- информация должностного лица, осуществляющего бухгалтерский учет ТМЦ;
- подписи (с указанием должностей) членов комиссии, материально ответственных и должностных лиц.
Работа с инвентаризационными описями
Перед проведением ревизионной проверки, члены комиссии должны досконально изучить структуру ИНВ-5, образец заполнения ведомости, принцип приема-передачи и учета ТМЦ, находящихся на ответственном хранении.
До начала работы комиссии, материально ответственными лицами должна быть предоставлена председателю комиссии расписка о наличии и сохранности ТМЦ, которая содержится в заголовочной части документа.
По мере проведения проверки, члены комиссии заполняют унифицированную форму инвентаризационной описи ИНВ-5, бланк которой утвержден Госкомстатом.
В описи по каждой позиции хранения должны быть отражены следующие данные:
- о поставщике;
- ТМЦ (наименование, код);
- дате принятия и месте хранения;
- данные о документах, подтверждающих оборот и остаток ТМЦ после их принятия на хранение;
- единицу измерения и фактическое наличие ТМЦ на хранении;
- информацию о количестве и стоимости ТМЦ, находящихся на хранении у ответственного лица, согласно остаткам по бухгалтерскому учету.
Заполнение инвентаризационной описи выполняют члены комиссии, в присутствии материально-ответственного лица, отображая фактическое наличие ТМЦ и их денежное выражение на момент проведения проверки, а также наличие и данные документов по их движению.
Расхождения, выявленные в ходе инвентаризации
При выявлении расхождений между бухгалтерским учетом наличия и движения ТМЦ и их фактическим наличием на складском хранении, в ведомость ИНВ-5 вносятся фактические данные о наличии материальных ценностей в натуре, а по факту расхождений в данных учета составляется сличительная ведомость по инвентаризационной форме ИНВ-19.
ИНВ-5. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.- Счета на оплату
- Счета-фактуры
- Накладные
- Путевые листы
- Доверенности
- Акты выполненных работ
- Акты приемки, инвентаризации
- Коммерческие предложения
- Кассовые ордеры
Данная форма применяется при инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
Унифицированная форма № ИНВ-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.
Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3
- 50 актуальных бланков документов
- Торговый и Складской учёт
- CRM-система для работы с клиентами
- Банк и Касса
- Интеграция с интернет-магазинами
- Встроенная почта и отправка SMS
Как правильно заполнить форму ИНВ-5
Данную форму заполняют в двух экземплярах для того, чтобы один документ остался на руках материально ответственного лица, а второй перешел на хранение в бухгалтерию. Перед тем, как преступить к заполнению формы ИНВ-5, с каждого лица, который несет ответственность за сохранность вещей, берется расписка. Это одна из главных составляющих заполняемой формы, включаемая в заголовочную часть инвентаризационной описи.
На сегодняшний день, заполнение формы ИНВ-5 полностью остается за ответственными лицами инвентаризационной комиссии, которые перед записью в описи проверяют все вещи под счет.
Упростить данный процесс поможет программа складского учета материалов Класс365.
Форма содержит в себе всего четыре страницы, без учета заключительной части. Вторая и третья страницы включают в себя следующую информацию:
— Нумерация предметов сданных под ответственное хранение;
— Получатель (код, наименование);
— Непосредственно название и закрепленный код материальных ценностей;
— Место хранения;
— Дата, когда груз был передан под ответственное хранение;
— Документы, которые подтверждают то, что определенные вещи и предметы были переданы под ответственное хранение. В этой колонке необходимо указать – наименование, номер и дату подтверждающих документов;
— Также, указывается в отведенных колонках единицу измерения, фактическое наличие и данные, которые были установлены бухгалтерским учетом.Четвертая страница заполняется идентично второй и третей, а в заключительной части заносится запись, которая подтверждает, что все данные, касающиеся предметов материальной ценности, проверены и форма заполнена правильно. Сюда же заносится прописью денежная сумма в рублях и копейках, которая по описи была установлена и зафиксирована инвентаризационной комиссией и представителями бухгалтерии. Ниже указывается должность и заносится роспись председателя комиссии, членов комиссии, а также материально ответственных лиц.
Когда заполнение формы ИНВ-5 завершено, ставится дата составления данной инвентаризационной описи.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
- Вести учет товаров в местах хранения
Подробнее о возможностях программы для склада читайте в статье Автоматизация складского учета на предприятии >>
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
