Если книга учета трудовых книжек велась с нарушением

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

облачить журнал в жесткий переплет;
пронумеровать по возрастающей;
прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?

В настоящее время с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

При этом предусмотрено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Порядок же ведения книг не установлен, поэтому работодатель вправе выбрать удобный для себя порядок.

Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он предусматривает, что организации должны вести:

учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Теперь предусмотрено, что в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее надо учитывать:

трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее надо фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации, если она имеется.

При этом с 1 сентября 2021 года обязанность самостоятельно разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек возложена на работодателей.

Однако, это правило касается только тех случаев, когда необходимость начать ведение книги по учету движения трудовых книжек возникла после вступления в силу нового Порядка ведения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания. К такому выводу пришли эксперты Роструда на сайте «онлайнинспекция.рф».

Узнать как вести трудовые книжки можно в «Практической энциклопедии бератора» — в нем найдете все, что нужно для вашей работы

Книга учета трудовых — какая ответственность за неведение и ошибки?

Трудоустраиваясь, работник отдает на хранение работодателю свою трудовую книжку, который обязан хранить ее и выдать работнику в момент увольнения с внесенными записями о деятельности и увольнении сотрудника. Прием, хранение и выдача трудовых сопровождается ведением книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (КУДТКВ). Расскажем о наиболее распространенных ошибках работодателей, связанных с ведением книги учета трудовых, а также об ответственности за их совершение.

Можно ли не вести журнал учета трудовых книжек

Нет, нельзя. Обязанность работодателя вести КУДТКВ вытекает из обязанности вести учет, хранение и заполнение трудовых книжек. Порядок учета трудовых через ведение журнала закреплен в п. 40 и 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Но с 01.09.2021 этот документ утрачивает силу, и ему на смену приходят Правила, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В новом документе на необходимость вести книгу учета движения трудовых указывают п. 39 и 40.

Форма учетной книги трудовых и вкладышей утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. С 01.09.2021 эта форма перестает быть обязательной. Теперь работодатели могут сами разрабатывать удобную для них форму журнала с учетом специфики деятельности компании. Подробнее о нововведениях в учете трудовых книжек читайте в материалах:

«Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года»;
«Нужно ли с сентября заводить новую книгу учета трудкнижек?».

Ошибки при ведении книги учета трудовых и ответственность за них

Наиболее распространенные ошибки, связанные с учетом трудовых книжек:

неведение журнала регистрации движения трудовых;
невнесение информации о приеме трудовой книжки нового сотрудника;
невнесение отметки о выдачи трудовой уволившемуся работнику;
ошибка в записи.

При обнаружении ошибки в записи (например, в ФИО, номере трудовой) зачеркните ошибку однократно, выше напишите верный текст, рядом заверительную надпись «Исправлено», фамилию, инициалы и подпись исправившего.

Неведение журнала учета трудовых или невнесение записей в него подпадает под действие ст. 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. За это правоохранители могут оштрафовать:

должностное лицо или предпринимателя – на 1 000-5 000 рублей;
юридическое лицо – 30 000-50 000 рублей.

Повторное совершение нарушений в ведении учета трудовых книжек грозит более серьезными последствиями для:

должностных лиц – штраф 10 000-20 000 рублей или дисквалификация на 1-3 года;
ИП – штраф 10 000-20 000 рублей;
юрлиц – штраф 50 000-70 000 рублей.

Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите статью о новых правилах учета трудовых книжек (доступ бесплатный).

Например, недобросовестный уволенный работник может пожаловаться в контролирующие органы на то, что работодатель не выдал ему трудовую. Помимо разбирательств с проверяющими для работодателя эта ситуация может обернуться еще и дополнительными расходами на восстановление, а также компенсацию материального вреда в случае незаконного лишения возможности работать (ст. 234 ТК РФ).

Например, задержка выдачи трудовой книжки — препятствие для трудоустройства на новое место. Также день выдачи будет считаться фактическим днем увольнения, то есть за это время работнику необходимо начислить зарплату. Для «повторного» увольнения издайте новый приказ с новой датой, который послужит основанием для внесения записи в восстановленную трудовую. Прежний день увольнения признайте недействительным (Решение ВС РФ от 25.01.2012 № ГКПИ11-2044).

Заблуждением является решение не делать запись при увольнении, если отсутствует отметка о приеме трудовой при оформлении работника в штат.

Если книга учета трудовых книжек велась с нарушением, надо ли ее продолжать вести или завести новую?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Книга учета движения трудовых книжек в организации велась с грубым нарушением правил (неправильные записи замазывались корректором, поверх вносилась правильная запись), но в книге еще много незаполненных листов. Как лучше поступить: продолжать ведение книги либо завести новую, составив документ с обоснованием, почему заводится новая книга?

Если заводится новая книга, правильно будет перенести туда сведения о трудовых книжках всех работников, работающих на данный момент, либо просто вносить сведения о вновь принимаемых трудовых книжках?

ОТВЕТ

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них «закрывают»в том случае, если она стала не пригодной для использования (ветхая, рваная и т.п.), тогда эту книгу можно закончить и завести новую.

Законодательством четко не урегулирована процедура закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По нашему мнению, закрытие действующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться следующим образом: после последней внесенной записи оформить надпись о закрытии (прекращении) книги и о причине осуществления данного действия работодателем. Также необходимо указать общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них. На оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой «z».

Возможно составить акт с указанием необходимости закрытия книги и поставить подписи ответственных работников.

По вопросу о переносе данных трудовых книжек по тем работникам, которые еще работают, в новую книгу — законодательно такие требования не установлены, поэтому работодателю придется принимать решение самостоятельно.

При увольнении сотрудники могут расписываться как уже в закрытой книге (т.к. она не подлежит уничтожению, а продолжает храниться в организации), так и в новой (если вы решите записи действующих работников перенести, обратите внимание, что записи следует перенести, соблюдая хронологический порядок).

Закрытая (прекращенная досрочно) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не уничтожается, продолжает храниться в организации. Согласно пп. «в» п. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них составляет 75 лет.

ОБОСНОВАНИЕ

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета).

Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

На основании с п. 41 Правил, в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

Действующими нормативно-правовыми актами не урегулирована ситуация закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней в связи с ее ветхостью (непригодным состоянием).

Аналогично общим правилам заполнения документа в делопроизводстве необходимо сделать следующее:

на последнем заполненном листе сделать запись: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>» (можно указать причину: «В связи с …….»), поставить подпись и печать отдела кадров;
на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой «z».

Возможно, составить акт с указанием необходимости закрытия книги и поставить подписи ответственных работников.

Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.

Переносить ли данные трудовых книжек по тем работникам, которые еще работают, в новую книгу — законодательно не определено, поэтому работодатель вправе выбирать самостоятельно. При увольнении сотрудники могут расписываться как уже в закрытой книге (т.к. она не подлежит уничтожению, а продолжает храниться в организации), так и в новой (если вы решите записи действующих работников перенести, обратите внимание, что записи следует перенести, соблюдая хронологический порядок).

Как работодателю с 1 сентября 2021 года вести книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и по учету движения трудовых книжек

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н « Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек » . С этой же даты утратили силу обязательные формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (Приложения N 2, N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

С 1 сентября 2021 года с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России N 320н):

– учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– учет трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Порядок)).

Согласно новому Порядку работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться у работодателя как документы строгой отчетности и выдаваться лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Эксперт ГИТ в консультации разъяснил, как работодателю с 1 сентября 2021 года разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек.

Представитель ГИТ отмечает, что в связи с обязанностью работодателя организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка) целесообразно приказом по организации установить формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек. ЛНА об утверждении книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель издавать не обязан, но они понадобятся для упорядочения ведения учета бланков трудовых книжек.

Разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек необходимо с учетом требований Приказа Минтруда России N 320н.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Эксперт ГИТ предупреждает, что за нарушение правил ведения трудовых книжек грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Отметим, что, по мнению представителей Роструда, имеющиеся у работодателя книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель вправе вести до их окончания. Подробнее об этом читайте в обзоре «Нужно ли работодателю к 1 сентября 2021 года разрабатывать формы книг (журналов) по учету трудовых книжек и их бланков» на нашем сайте.

На заметку: образцы, составленные с учетом нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, смотрите в СПС КонсультантПлюс: