Дефектный акт Образец заполнения 2022 года

Дефектный акт

Техническое оборудование имеет свойство устаревать. Для руководства компаний важно узнавать обо всех дефектах, неисправностях и поломках основных средств. Причем как можно скорее. Поэтому для таких целей составляется дефектный акт – учетный документ. На его основе принимается решение о ремонте или списании материальных ценностей. Но это произойдет только в том случае, если акт дефектовки будет составлен правильно. Иногда с этим возникают сложности.

Что из себя представляет?

Это документ первичного бухгалтерского учёта, который фиксирует недостатки, дефекты и поломки оборудования и техники. Если вкратце, то дефективный акт – это таблица с экспертными выводами. Необходим в компаниях, которые располагают оборудованием, техникой и прочими устройствами.

Составление акта дефектовки целесообразно в следующих ситуациях:

При приемке оборудования;
При введении техники в эксплуатацию;
В период плановой или внеплановой инвентаризации;
При осмотре;
В случае выявления сбоев в работе технических устройств.

Поскольку акт нужен для возможного ремонта или списания техники, его составляют крайне внимательно. Если допустить неточности, могут возникнуть проблемы с Налоговой. Например, ФНС обнаружит нарушения в учете расходов на ремонт. В таком случае налогоплательщику грозит доначисление налогов, а также штрафы – в силу ст. 54 НК РФ.

Разновидности дефектного акта

Недостатки могут возникают в разных обстоятельствах, в связи с чем будет отличаться и назначение дефектовки.

Выделим три разновидности:

Дефектный акт на списание

Физический износ, неустранимая поломка или моральное устаревание техники требуют замены. Неисправное оборудование подлежит не ремонту, а полному списанию, т.е. утилизации – о чем составляется дефектный акт с соответствующим заключением. Здесь указывают цену списанных ценностей, поскольку это убытки компании. Например, могут списать автомобиль, который побывал в ДТП и не подлежит восстановлению.

Дефектный акт на текущий ремонт

Составляется в случаях, когда неисправности оборудования могут быть устранены. Обычно для этого требуются работы по восстановлению. Тогда в дефектном акте фиксируют поломки, а также указывают способы их устранения. Например, в случае проблем с жёстким диском компьютера, может потребоваться замена блока магнитных головок – что является ремонтом.

Дефектный акт на строительные работы

Указывает на выявленные недочеты при возведении объекта. Инициатором составления акта может быть заказчик, об этом прописывают в договоре с застройщиком или подрядчиком. На основании дефектного акта формируются смета, акт выполненных работ, списание стройматериалов и т.д.

Кто составляет?

Дефектовка проводится при участии целой комиссии. Старт техническому осмотру дает руководитель компании в лице директора. Он издает приказ, в соответствии с которым формируется состав и работа комиссии.

Кто входит в состав экспертной комиссии:

Директор или его заместитель;
Представитель от бухгалтерии (в идеале – главбух);
IT-специалист или техник – занимается осмотром и разбором оборудования с целью выявления дефектов и неполадок;
Материально ответственное лицо (сотрудник фирмы);
Приглашенные эксперты, например – из сторонних компаний.

Также по желанию при составлении дефектного акта могут присутствовать покупатели, подрядчики, поставщики, ремонтники, юристы и иные заинтересованные лица.

Как правильно заполнить дефектный акт?

Переходим к обзору самого акта, который составляется по особому регламенту.

Форма

Разрешается использовать унифицированную форму Акта о выявленных дефектах оборудования (№ ОС-16). Это двухсторонний бланк для заполнения исходными данными. Её разработал Госкомстат.

Однако такая форма может подойти не во всех случаях. Поэтому компании могут разрабатывать собственные акты по внутренним шаблонам. Главное, чтобы это был формат А4 с основными пунктами. Не важно, в виде таблицы или в виде списка дефектов.

Содержание

Требования к содержанию документов первичного бухгалтерского учёта можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402.

Обязательные пункты дефектного акта:

Наименование предприятия, ФИО и должность руководителей;
Дата и номер приказа – если форма утверждена по локальным шаблонам организации;
Дата проведения осмотра;
Состав комиссии (пофамильно с указанием должностей);
Объект (-ы) проверки: название, серия, код, идентификационный номер, дата выпуска и т.д.
Перечень дефектов: единицы измерения, количество (шт.), степень серьезности, а также подробное описание неисправностей без двусмысленных трактовок;
Способы устранения дефектов и/или списание техники;
Экспертное заключение комиссии – нужно ли производить ремонт или требуется полное списание техники.
Рекомендации к восстановлению объектов;
Подписи членов комиссии (с расшифровками). С 2016 года проставление печати необязательно. Достаточно подписей.

Для отчёта дефектный акт сопровождают приложениями. Это могут быть фото, документы на технику, инструкции и прочее. Обязательным приложением является приказ руководителя о созыве комиссии.

Что делать после составления дефектного акта?

Составленный акт ляжет в основу дальнейших шагов по восстановлению или списанию оборудования. Если требуется ремонт, придется оформлять смету – впоследствии ее должен подписать руководитель компании. Если ремонт невозможен, технику сдают на утилизацию. На эти действия также нужно разрешение от директора компании.

Иногда кто-то из членов комиссии, чаще ответчик, не согласен с выводами. В таком случае нужно отразить в дефектном акте своё видение, а затем поставить подпись. На этом основании можно обжаловать документ в судебном порядке. При осмотре техники на предмет неисправностей желательно присутствие юриста.

Дефектный акт — правильный образец в 2021 году

Дефектный акт – это первичный учетный документ, в котором фиксируют недостатки, поломки и любые дефекты основных средств. Составляют документ в ходе осмотра оборудования или иных материальных ценностей.

Мне нравится

Не нравится

Как составить дефектный акт

Унифицированной стандартной формы дефектного акта нет, поэтому организации могут писать его либо в свободном виде, либо по специально разработанному внутреннему шаблону. Обычно этот документ выглядит в виде таблицы или оформляется списком, который включает в себя все сведения о выявленных дефектах и вероятностях для их исправления. Если организация составляет документ самостоятельно, то она может оформить его как на фирменном бланке, так и на обычном листе А4.

В документ обязательно вносится такая информация:

номер и дата приказа, который стал основанием для проведения инвентаризации;
в соответствующей графе указывается информация о компании. Если она имеет разные подразделения, отмечается именно то, в котором проводится проверка;
данные директора компании;
точное определение исследованного объекта или название оборудования;
отмечается дата проверки;
наименование документа и его номер, присвоенный внутренним документооборотом;
список специалистов, которые проводят инвентаризацию;
ФИО и должности председателей комиссии;
подробное описание обнаруженных неисправностей;
выводы специалистов о списании или устранении неполадок.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех заинтересованных сторон, при этом каждый из них должен быть заверен экспертной комиссией. Никаких расценок, стоимости оборудования в акте не указывается.

Как составить дефектовочный акт

Строго утвержденного бланка для документа, который подтвердит обнаруженные дефекты, нет. Бухгалтер компании может самостоятельно разработать нужную форму дефектного акта. После этого образец документа важно закрепить в учетной политике. И конечно, проверить, чтобы собственный бланк акт дефектовки содержал все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В шапке документа напишите название компании, наименование самого бланка и дату, когда составили акт. Далее напишите, какой объект сломался, заполните выявленные дефекты и неисправности. Не забудьте отразить материально ответственного за это имущество сотрудника.

Желательно предусмотреть строки для подписей участников комиссии, которая примет решение о дальнейшей судьбе имущества.

На самом деле сейчас закон не требует, чтобы дефекты свидетельствовала комиссия. Но чтобы у проверяющих не возникло сомнений в достоверности документа, надо чтобы его заверили технические специалисты. Ведь только они смогут верно диагностировать поломку, оценить ущерб и дать заключение — подлежит ремонту или не подлежит.

Дефектный акт составляют в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех заинтересованных сторон. Никаких расценок, стоимости оборудования в акте не указывают.

Когда составляют дефектный акт

Имущество предприятия должно находиться под постоянным контролем на всех стадиях жизненного цикла: с момента поступления и ввода в эксплуатацию до даты списания. В любой момент существования объекта может понадобиться дефектный акт, если в активе обнаруживаются явные или скрытые дефекты, способные повлиять на его работоспособность:

Образцы актов списания: как составить и оформить документ о материалах, пришедших в негодность — правила оформления испорченной продукции

Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении. Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено. Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.

В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.

В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Что подходит в качестве основания:

отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
иные учетные или финансовые бумаги.

Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов

Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:

должности и ФИО каждого сотрудника;
наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.

Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.

Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.

По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.

Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.

Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.

На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном — форма и порядок полей может быть любым. Главное — чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.

Как составлять дефектный акт на текущий ремонт? Образец заполнения

Дефектный акт на текущее восстановление относится к документу первоначального учета. Он заполняется учреждением, к балансу которого относятся проверяемые объекты. Оформляется акт специальной комиссий, согласно общепринятых стандартов (СНиП, РОСТ и ГОСТ). Данный документ является основанием для расчета сметной стоимости объекта.

В каких случаях составляется

Дефектный акт на ремонт оформляется только при обнаружении неисправностей в исследуемых объектах. К ним можно отнести здания и сооружения, автотранспорт, а также любой тип оборудования. Такой документ имеют право оформлять разные учреждения, осуществляющие коммерческую деятельность, в независимости от их принадлежности к отрасли народного хозяйства. Наиболее часто, оформление ведомости дефектов на восстановление встречается в строительных учреждениях и на производстве.

Как составлять дефектной акт в 2021 году

Акт дефектов на восстановительные мероприятия можно оформлять как в произвольной, так и по типовой форме. Некоторые учреждения сами разрабатывают данный документ, содержащий нужные графы и таблицы. Заполнять бланк имеют право только члены комиссии, назначенные приказом руководства учреждения. Комиссия начинает работу после ознакомления с приказом. Задача комиссии – скрупулезно обследовать объекты на предмет неисправностей и дефектов. При проверке строительного объекта специалисты комиссия обязаны осматривать конструктивные элементы, функциональность которых должна соответствовать стандартным правилам и государственным нормативам с учетом процентного износа основных средств.

При обнаружении изъянов в период осмотра, члены комиссии заполняют акт выявленными сведениями. На основании ведомости дефектов составляется смета и осуществляется ремонт объекта. К акту можно добавлять фотоматериалы, а также замечания свидетелей.

В конце составленного бланка члены комиссии обязаны написать свои выводы по текущему положению объекта. Как правило, в таком документе содержатся таблицы, для внесения всех выявленных замечаний. Акт, по внешнему состоянию, похож на смету без содержания оценочных показателей.

Для, более полного, обоснования необходимости осуществления текущего ремонта или капремонта, в составленном документе обязаны отображаться следующие сведения:

Наименование улицы и адрес дома, в котором намечается ремонт.
Этапы выполнения ремонта.
Перечень элементов, необходимых для восстановления.
Список всех замечаний, обнаруженных при исследовании и т. д.

Скачать бланк дефектной ведомости

Бланк дефектной ведомости

Содержание

Акт дефектов заполняется учреждением на листах формата А4, с обязательным содержанием следующих данных:

По фамильный список членов назначенной комиссии.
Название учреждения, в котором выполняется обследование.
Наименование исследуемого объекта с отображением технических сведений, в т.ч. инвентарный номер.
Перечень обнаруженных замечаний.
Рекомендации членов комиссии по капремонту или текущему восстановлению и т. д.

Для того, чтобы бумага приобрела юридическую законность, она должна быть подписана всеми членами комиссии и заверена печатью учреждения, на котором осуществлялось обследование объекта.

Нередко необходимость в написании акта дефектов появляется у предпринимателей, готовящих свои цеха по производству или офисные здания к ремонту. При таком раскладе комиссия, создается из специалистов высокой квалификации, которая оказывает помощь в расчете общей суммы издержек, необходимых для устранения выявленных дефектов. После утверждения акта дефектов членами комиссии, создается смета, в которой выполняется расчет затрат на предстоящие восстановительные мероприятия.

Образец заключительной части дефектной ведомости

Образец заполнения дефектного акта на текущий ремонт

Акт дефектов на текущее восстановление является документом, отображающим неисправности и недоработки, обнаруженные при исследовании объекта назначенной комиссией. Данный документ можно составлять при следующих моментах:

При плановом обследовании объекта.
При исследовании объекта из-за нарушения нормальной его работы.
При приемке объекта из ремонта, после монтажных работ, при запуске объекта в эксплуатацию.

Данный бланк является основанием для:

Выполнения ремонтно-восстановительных мероприятий.
Списания издержек, осуществляемых при выполнении этих работ.
Списания объекта при невозможности его восстановления.

Акт представляет собой сплошную таблицу, в которую записываются обнаруженные дефекты, без отображения стоимости предстоящих затрат. Целью данного документа является подтверждение фактического состояния объекта для выявления масштаба предстоящего ремонта и его целесообразности. А на основании акта в дальнейшем составляется:

Смета на ремонт
Отчет о целесообразности ремонтных работ.
Приказ на выполнение ремонтных мероприятий или на списание объекта.

Образец дефектного акта на капитальный ремонт

Оформление акта на осуществление капитального ремонта выполняется тогда, когда на проверяемых объектах обнаруживаются какие-либо дефекты конструктивных или структурных элементов. Наиболее часто такие ведомости на восстановление составляются строительными фирмами, на балансе которых находиться множество объектов, оборудование и прочая разновидность техники.

Акт по капитальному восстановлению может заполняться, как в произвольной форме, так и по унифицированной форме, утвержденной нормативами РФ. Так, постановлением Госкомстата РФ № 7 от 21.01.2003 утверждена типовая форма № ОС16, которая часто используется при обследовании объектов.

Заполнять данный бланк имеют право лишь члены комиссии, назначаемые руководителями учреждений, на балансе которых находятся объекты. Приступать к обследованию объекта специалисты вправе лишь после ознакомления с приказом руководителя. Комиссия внимательно обследует аварийные основные средства. При выявлении неисправностей в конструкциях, элементах объекта, комиссия обязана отобразить выявленные замечания в ведомости. По окончанию обследования члены комиссии обязаны предоставить выводы по состоянию проверенного объекта и заключение по осуществлению капремонта или текущего восстановления. Ведомость на осуществление капремонта состоит из таблицы, в которую заносятся сведения о всех замечаниях. По содержанию дефектная ведомость на капремонт ничем не отличается от акта на текущее восстановление.

Образец дефектного акта на капитальный ремонт