Как составить опись дел
В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием.
Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.
Образец
Как написать
Подойдем к этой задаче последовательно и заполним форму по шагам.
1. Заполняем шапку
Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием.
2. Заполняем основное «тело»
Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения (индекс). Указываем количество листов (не страниц!). Под последними датами понимаются даты регистрации или составления самого первого и последнего дела.
Обратите внимание, что шестой столбец не заполняется в данном случае, но в седьмом можно сослаться на пункт перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, почему это дело постоянного хранения.
3. Подводим итоги
Здесь указываем, сколько всего у нас получилось дел, ничего сложного.
4. Подписываем
Первым подписывает ответственный за делопроизводство в подразделении и ставит фактическую дату
5. Согласовываем
Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.
Обратите внимание, что поле для согласования экспертной комиссией в данном случае осталось пустым. Это потому, что в данном подразделении нет экспертной комиссии. Если бы она была, там были бы реквизиты ее протокола, а начальнику канцелярии пришлось бы показывать этот протокол.
6. Утверждаем
После того как все подписали и согласовали, несем на подпись своему руководителю (отдела).
Аналогичным образом составляется перечень дел временного хранения с тем лишь отличием, что туда вносится дополнительный столбец «Срок хранения», который для каждого дела может быть разным (см. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Можно скачать заполненный образец.
Как написать предисловие
После того как все заполнено, согласовано и подписано, остается последний важный пункт в составлении архивного перечня, а именно
- оформление титульного листа;
- составление оглавления;
- общей итоговой записи;
- заверительной надписи;
- предисловие.
Предисловие к описи дел постоянного хранения, образец
В предисловие вносится самая важная информация об организации в тот период времени, к которому относятся входящие в него бумаги:
- изменения наименования фирмы (если были);
- описание структуры и направлений деятельности;
- характеристика включенных дел и т. д.
Предисловие подписывает составитель, а также сотрудник, ответственный за архив.
Предисловие к описи дел постоянного хранения, пример которого вы видите выше, можно скачать.
Документы по личному составу
Скажем прямо, это особая группа дел, которые вносятся в строго установленном порядке в отдельный архивный перечень. К ним относятся:
- личные дела и карточки бывших работников;
- списки сотрудников;
- протоколы заседаний комиссий по личному составу и т. д.
Опись дел по личному составу (образец) выглядит и заполняется точно так же, как и по бумагам постоянного хранения, с тем лишь отличием, что заполняется шестой столбец (почему, указано в шаге № 2 нашей инструкции).
Данный вид архивного справочника заполняется аналогично тем, что были рассмотрены выше. Его подписывает составитель с указанием должности, визирует начальник кадровой службы и утверждает руководитель.
Используя данный материал, вы сможете разобраться во всех нюансах оформления архивных справочников, даже таких, как опись личных дел по личному составу.
Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации
В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1 . Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2 . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).
В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.
График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года»
Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.
См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?»
- описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.
В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:
Таблица 1. Группы дел
В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел ( полная или частичная 3 ) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.
На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:
- годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
- сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).
Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:
- не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
- но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).
В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:
- электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
- электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).
Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.
Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.
Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).
Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.
Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет: какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать; как отличаются обложки дел у разных видов НТД; как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись; как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД; что выдавать пользователям
2.Правила составления архивной описи
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;
систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
Тема 16. Описи дел, их назначение и виды
Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц
Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:
· межархивными (Росархив – архивы);
· внутриархивными (архив – фонд);
· межфондовыми (фонд – дело);
· внутрифондовыми (дело – документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.
Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.
Принципы построения научно-справочного аппарата:
· взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
· неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
· преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
· единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
· применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.
Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.
Структура архивных справочников:
· Архивный фонд РФ;
· Центральный фондовый каталог Росархива;
· справочники и указатели общероссийского значения;
· фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
· путеводители и указатели межархивного значения;
· путеводитель или краткий справочник;
Справочники фонда:
· тематические и фондовые обзоры;
· внутренняя опись дела;
Основные архивные справочники:
Контрольные вопросы:
1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?
2. Назовите принципы построения (НСА).
3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ?
Практическое задание:
1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.
Тема 16. Описи дел, их назначение и виды
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
· информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
· учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
· классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.
Описи составляются:
· на дела постоянного хранения;
· дела временного (свыше 10 лет) хранения;
· дела личного состава;
· документы на спецносителях;
· входящие в архив ведомственные и служебные издания.
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
· нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись собственным номером единицы хранения;
· систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
· описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
· на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
· графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
· опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
· документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
· нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;
· систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
· каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
· при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
· при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
· личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
· описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
· годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;
· годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
· на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
Контрольные вопросы:
1. Дайте определение архивной описи.
2. Назовите виды архивных описей.
3. Правила составления описи дел постоянного хранения.
Практические задания:
1. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации.
