Акт приема-передачи товара

Что обязательно должно быть в акте приема-передачи товара (бланк)?

В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.

О форме документа, применяемой для приемки товара покупателем, читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-1 — Акт о приемке товаров».

О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.

Что отразить в акте приемки-передачи товара

Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:

Название (акт приема-передачи товара), дата и место его составления.
В преамбуле необходимо отразить, в рамках исполнения какого договора составляется акт приема-передачи товара, а также наименования его сторон. В случае если акт составляется между юридическими лицами, то указываются их наименования, Ф. И. О. представителей и делаются ссылки на документ, на основании которого представители участвуют в составлении и подписании акта (если это руководитель, то его полномочия закреплены в уставных документах, а если представителем является работник организации, то его полномочия могут быть специально отражены в этих же документах, либо на его имя выдается доверенность, данные, которые необходимо отразить в акте). Если сторонами договора являются физлица, то в акте отражаются их имена, паспортные данные, место регистрации.
Полное описание передаваемого товара (артикул, марка, модель, количество, стоимость единицы и общая стоимость товара).
Сведения о выявленных его недостатках либо отсутствии таковых, о нарушении сроков передачи товара (следует отметить, что указание на отсутствие выявленных недостатков товара не лишает получателя возможности предъявлять претензии по качеству после приемки в сроки, установленные законом или договором).
Завершается текст акта приема передачи товара личными подписями участников процедуры приемки-передачи, а также печатями (при их наличии).

Скачать бланк акта можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О форме, которую необходимо составить, если в момент приемки товара выявлены расхождения в его количестве и качестве с данными, указанными в товаросопроводительных документах, читайте в материале «Унифицированная форма Торг-2 – бланк и образец».

Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.

Хозяйственная деятельность компании тесно связана с первичными учетными документами. Если организация передает сырье, стройматериалы, оборудование или товары другому субъекту – составляют акт приема-передачи. Его оформляют и в случае получения материальных ценностей от поставщика. Стороны должны определить, сколько всего товара, есть ли у него дефекты, в каком он состоянии и прочие характеристики.

О том, как выглядит передаточный акт, что в нем указывать и сколько хранить – читайте далее.

Что из себя представляет?

Акт приема-передачи (АПП) товара – документ формата А4, который составляется получателем и производителем материальных ценностей с целью подтвердить переход от одного лица к другому.

Передаточный акт – это не товарная накладная по стандарту Торг-12. Это дополнение к ранее заключенному сторонами договору. Например, Договору №4 о поставке компьютеров от производителя «Абак» в магазин бытовой техники «Эльдорадо». Перед подписанием акта представители магазина осмотрят товар и проверят каждый ПК на работоспособность. Если все в порядке, можно подписывать бумагу и принимать продукцию на склад для дальнейшей реализации потребителям.

В каких случаях нужен акт приема-передачи товара?

Оформление АПП оправдано в следующих ситуациях:

Продукция поступила без документов;
Материальные ценности нужно передать на ответственное хранение (склад);
Есть расхождения по качеству товара (скрытые дефекты, общее состояние);
Передача объектов по договору комиссии;
В сделке участвуют структурные подразделения одной компании в лице материально ответственных лиц;
Нужно выполнить передачу на определенное время (8 часов, 120 дней).

Но куда важнее иметь такую бумагу на случай судебных разбирательств. Если получатель товара начнет предъявлять поставщику претензии, последний сможет приложить акт приема-передачи в качестве доказательства в свою пользу. Из текста документа суду будет понятно, что материальные ценности были переданы второй стороне без всяких претензий. А раз у вещей есть дефекты, брак, неисправности – всё это зафиксировано в передаточном акте. Для суда важны подписи обеих сторон. Если они их поставили, значит согласились с изложенными в АПП фактами.

Обязательно ли его составлять?

Нет, но есть исключения.

Иногда организации включают пункт о фактической передаче вещей в основное соглашение о товарно-денежном обмене. В такой ситуации акт приёмки не актуален.

Но есть два исключения:

Передача сложного оборудования и техники, например – медицинского, лабораторного, вычислительного и прочих. Также сюда включают любую технику (компьютеры).
Отправка на ответственное хранение – в АПП отражается состояние переданных товаров, их внешний вид, а также условия хранения и ответственных за это лиц.

Альтернативой акту приема-передачи может быть товарная накладная. Она подходит для большинства случаев экономических отношений между ИП и юр лицами.

Кем составляется и подписывается?

Документ составляется представителями обеих сторон – поставщика и получателя ценностей.

Должностные лица должны быть уполномочены на заключение договоров от имени компании. То есть они обязаны иметь при себе нотариально заверенное поручение, приказ или доверенность от руководства. Чаще всего от имени организации в таких сделках выступают директор, гендиректор и иные лица.

Как правильно оформить акт приема-передачи товара?

Специального, унифицированного государством бланка акта приема-передачи товаров не предусмотрено. Обычно этот вопрос решается на внутреннем уровне организации. У фирмы или ИП могут быть заранее разработанные формы таких документов, чтобы использовать их при необходимости.

Бланк содержит следующие данные:

Форма документа (к какому договору относится);
Дата составления;
Наименование документа;
Сведения о сторонах сделки: название предприятий, ФИО и должности представителей, документ-основание (например, ООО «Чистый дом» в лице директора Иванова А.С., действующего на основании «Устава»);
Условия приема и передачи – в виде таблицы;
Список материальных ценностей (подушки, мясо, сантехника);
Количество (шт.);
Цена, включая НДС – в российских рублях, реже – в иностранной валюте;
Общая стоимость передаваемого товара – цифрами и прописью;
Состояние продукции – с указанием характеристик, дефектов, неточностей, брака и т.д.
Информация об отсутствии претензий к поставщику;
Количество экземпляров акта.
Юридические моменты (равнозначность перед законом).
Подписи сторон.

Надо сказать, что с момента проставления подписей, ответственность за сохранность и качество начинает нести заказчик или покупатель товаров. С этого же момента поставщик не отвечает за вышеназванные состояния.

Юридические тонкости

Существует ряд моментов, на которые следует обратить внимание перед составлением АПП на товары:

Акт – это дополнение к договору, а не самостоятельный документ (с отсылкой). Если нет договора, то и акт утрачивает юридическую силу.
Подписи сторон – обязательны. Иначе АПП нельзя считать заключенным. А вот печать организаций обязательной не является, можно обойтись и без неё.
Акт приема-передачи составляется в 2-х экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон сделки.
Дополнением к АПП могут быть разные приложения (условия хранения, сроки поставки).
Взаимозачеты должны быть в рублях – но, если с одной стороны иностранная организация не на территории РФ, валюта может быть другой. Правда, в таком случае лучше прописать обе национальные денежные единицы.
Срок хранения акта приема-передачи составляет 5 лет после года отчетности.

Итак, передаточный акт не всегда обязателен, но никто не запрещает его оформить. Он позволяет зафиксировать момент передачи товара от поставщика (производителю) к получателю (заказчику), а также служит доказательством на случай судебных разбирательств

Акт приема-передачи товара — гарантия ли сделки?

Акт приема-передачи товара актуален при передаче материальных ценностей от владельца любому другому лицу и служит подтверждением самого факта передачи и приема. В связи с тем, что этот документ участвует в правовых отношениях между субъектами сделки, следует рассмотреть основные правила и требования, которые касаются его составления.

Что это за документ?

Акт приема-передачи товара – это бумага, которая составляется участниками сделки и подтверждает факт осуществления приема товара и его получения соответствующими сторонами. Зачем нужен такой акт? Как правило, он составляется при передаче товара на реализацию продавцу или при его сдаче в ремонтную мастерскую.

Документ относится к группе двухсторонних, соответственно – обе стороны, которые его подписывают, облагаются определенными обязательствами.

В основном тексте акта приема-передачи товара детально описываются все его характеристики, состояние, оценочная стоимость, объем партии и т. д. Существует ошибочное, но весьма распространенное мнение, что такой документ может служить заменой основному договору. На самом деле, он не имеет юридической ценности, если не привязан к договорной документации.

Также важность и значимость этого документа дополнительно подкрепляется тем фактом, что акт приема-передачи является единственной бумагой, где прописывается полная расширенная характеристика товара, упаковки и проч.

Составление акта приемки-передачи товара и его образец

В связи с тем, что акт приема-передачи товара является двухсторонним документом, он обязательно должен составляться в двух экземплярах – один остается у лица, которым осуществлялась передача, а второй – у лица, который принимал товар.

Какой-либо единой формы заполнения документа в законодательстве не предусмотрено, но существуют общие рекомендательные правила, которые определяют следующую структуру документа:

Название. Как правило, прописывается название в следующей форме «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА». Если же в компании предусмотрено несколько форм документа, могут вводиться дополнения, например «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЕСОВОГО ТОВАРА» и др.
Детали подписания. Указывается дата, место, время подписания акта обеими сторонами.
Реквизиты сторон. Прописываются все данные о сторонах, которые являются участниками сделки. Если это юридические лица, то обязательно указываются платежные реквизиты, юридический адрес и др. Физические лица должны вписывать паспортные данные.
Ссылка на основной документ. Указывается договора, на основании которого осуществляется составление самого акта (его номер и дата составления).
Список товаров. В виде нумерованного списка прописываются наименования всех товаров, которые принимаются и отдаются в соответствии с актом приема-передачи. Напротив каждого наименования указывается количество или масса нетто.
Информация о товаре. В данном пункте сторона, осуществляющая передачу, дает полную и развернутую характеристику товара – качество, дефекты, особенности и т. д. Кроме того, указывается стоимость материальной ценности.
Претензии. В случае наличия каких-либо претензий с одной или другой стороны, они прописываются в акте уже по факту встречи участников документа.
Подписи и печати. Акт приема-передачи товара обязательно закрепляется подписями и печатями представителей обеих сторон (при сделке между юрлицами).

Акт приема-передачи товара должен подписываться руководителем предприятия. Допускается также подпись уполномоченных на это лиц, но исключительно при наличии соответствующих справок.

Безусловно, вышеописанная форма является общей и на практике могут использоваться и другие форматы документа. Часто составители прописывают прямо в акте условия возврата товара, санкции, которые могут быть предприняты в случае несоответствия товара описанию, штрафы и т. д. Также читайте о том, как оформить возврат товара от покупателя.

Чтобы составить свой акт, следует более подробно ознакомиться со структурой документа, скачав следующие образцы:

Скачать образец стандартной формы.
Скачать образец расширенной формы.

Представленные документы могут использоваться в качестве шаблонов для составления собственного акта.

Правила заполнения акта приема-передачи товара

Для того чтобы документ имел юридическую силу, а также с целью исключить разночтения, рассмотрим основные требования и правила, которые касаются составления акта приема-передачи товара:

Все цены, которые фигурируют в документе, обязательно должны прописываться в национальной валюте того государства, на территории которого совершается передача. Нарушение этого правила может считаться поводом для придирки со стороны проверяющих органов.
В стандартной форме акта-приема-передачи товара имеется графа «Масса нетто». Она должна заполняться только в том случае, если объектом документа является весовой товар. В случае передачи штучных объектов строка заполняется прочерком.
Специалисты рекомендуют составлять акт приема-передачи на фирменном бланке компании. Это не является обязательным требованием, но позволяет избежать вопросов с проверяющими органами.
В основной части документ необходимо максимально детально описать все характеристики, касающиеся товара. Кроме того, в нем можно делать дополнительные пометки о тех нюансах, которые должна знать принимающая сторона.
В крупных компаниях можно использовать различные формы документов, адаптированных под конкретный вид товара. Например, отдельный документ на весовой товар и штучный. Это позволяет упростить учет и заполнение акта.
До подписания акта нужно проверить его на наличие всех реквизитов. В случае отсутствия подписи и печати, а также оформления задним числом документ считается недействительным и не имеет юридической силы.
На практике часто используют расширенную форму акта приема-передачи товара. Особенностью ее является то, что в самом документе прописываются все нюансы самой процедуры передачи – место, последовательность, время и т. д.

Правильно заполненный акт приема-передачи служит гарантией того, что вам всегда удастся подать заявление в суд, если вторая сторона нарушает условия договора или товар был передан в ненадлежащем виде.

Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт

Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт составляется по такому же принципу, как и стандартный документ. Единственное отличие заключается в том, что в шапке договора указывается ремонтная компания, которой будут осуществляться ремонтные работы. Кроме того, в основной части обязательно прописываются поломки, которые присутствуют в технике, а также товарный вид и требования по ремонту.

В акте на гарантийный ремонт обязательно должна быть указана дата приема товара, а также ориентировочная дата завершения работ.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение

Как правило, данный вид актов приема-передачи товаров составляется на основании накладной. В нем обязательно прописывается срок хранения, а также ответственности, которые ложатся на принимающую сторону. Стоит отметить, что документ должен составляться в случае передачи товара в специализированную организацию, а также на бытовое хранение.

Акт приема-передачи составляется с участием самого владельца товара, а также представителя компании, куда товар принимается. Количество копий документа, а также перечень вспомогательных бумаг, определяется конкретными условиями сделки.

Само понятие «ответственное хранение» не имеет какой-либо правовой трактовки, поэтому форма акта приема-передачи товара на ответственное хранение определяется только при рассмотрении конкретной сделки.

Кто подписывает акт приема-передачи товара?

Если говорить о составлении акта приема-передачи товаров, участниками которого являются юридические лица, то подписывать документ обязан сам руководитель. Но при определенных условиях может использоваться подпись третьих лиц:

представителя логистической компании;
менеджера;
грузчика;
водителя и т. д.

Для этого у них должен иметься документ, который подтверждает, что они действуют от лица руководителя. На практике это реализовывается благодаря соответствующим доверенностям.

В случаях, когда акт подписывается физическим лицом, не допускается участие третьих лиц. В такой ситуации придать акту юридическую силу сможет только подпись самого лица.

Акт приема-передачи товара по договору поставки

Данная форма документа используется, как дополнение к основному документу – договору поставки. В таком случае это должно обязательно указываться в самом акте в следующем виде: «Акт приема-передачи товара по договору поставки №__»

В основной части документа, как и в стандартной форме, указываются данные о самом товаре – его характеристики, количество, состояние и т. д. Кроме того, специалисты рекомендуют обязательно дублировать условия поставки, которые изначально прописываются в основном договоре.

Правильность составления акта приема-передачи товара во многом определяет то, насколько выгодной будет для вас сделка. Этот документ в суде может служить в качестве доказательства того, что вами был передан или получен товар, который полностью соответствует описанию. Соответственно, акт приема-передачи играет далеко не последнюю роль в разрешении конфликтных ситуаций. Всегда помните это и не пренебрегайте его составлением.

МАРТ об оформлении актов при возврате товара потребителем

23.12.2018 вступило в силу постановление МАРТ N 85, устанавливающее формы акта передачи товара и акта выполненных работ по безвозмездному устранению недостатков товара. МАРТ ответил на возникшие вопросы.

Постановлением N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей» установлены формы акта передачи товара и акта выполненных работ по безвозмездному устранению недостатков товара. Обязаны ли субъекты торговли использовать формы актов, установленные постановлением N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей»? Может ли субъект торговли использовать акты, разработанные самостоятельно?

Субъекты хозяйствования обязаны в своей деятельности использовать формы актов, установленные постановлением N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей».

При передаче потребителем товара продавцу (изготовителю, поставщику, представителю) в связи с реализацией права, предусмотренного подп. 1.1 п. 1 ст. 20 Закона о защите прав потребителей, а также для проведения проверки качества товара либо экспертизы товара составляется акт передачи товара по форме, установленной МАРТ <*> .

При безвозмездном устранении недостатков товара ремонтной организацией заполняется гарантийный талон, переданный потребителю одновременно с товаром при его приобретении, а в случае его отсутствия оформляется документ, подтверждающий безвозмездное устранение недостатков товара, в порядке и по форме, установленным МАРТ <*> .

На основании приведенных норм субъекты хозяйствования, осуществляющие торговлю и сервисное обслуживание, обязаны в своей деятельности использовать формы актов, установленные п. 2 постановления N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей».

На ком лежит обязанность по заполнению (составлению) акта передачи товара (потребителе, продавце)?

Из п. 14 ст. 20 Закона о защите прав потребителей следует, что акт передачи товара обязан составить субъект хозяйствования, к которому обратился потребитель. Акт передачи товара составляется со слов потребителя в двух экземплярах и подписывается продавцом и потребителем. Один экземпляр остается у продавца (изготовителя, поставщика, представителя), второй — передается потребителю.

Как определяется стоимость товара для заполнения акта передачи товара?

Стоимость товара определяется исходя из представленных документов потребителем (например, оригиналы или копии кассового чека, товарного чека и иного документа, подтверждающего факт приобретения товара у продавца с указанием в нем стоимости товара), по отпускной цене такого товара, находящегося в продаже у данного продавца (изготовителя, поставщика, представителя), а в случае его отсутствия — при расчете цены товара следует руководствоваться п. 1 постановления N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей».

Обязан ли потребитель передать товар для ремонта (безвозмездного устранения недостатков в товаре) в полной комплектации (например, с наличием насадки к фену или зарядного устройства к мобильному телефону, пульта к телевизору и др.)? Имеет ли право продавец товара при заполнении стоимости в акте передачи товара удерживать стоимость денежной суммы, на которую понизилась стоимость товара из-за частичного использования товара, отсутствия комплектации (отсутствия насадки к фену или зарядного устройства к мобильному телефону, пульта к телевизору и др.)?

При возврате потребителю уплаченной за товар денежной суммы продавец (изготовитель, поставщик, представитель) не вправе удерживать из нее сумму, на которую понизилась стоимость товара из-за полного или частичного использования товара, потери им товарного вида или по причине других подобных обстоятельств, а также требовать от потребителя предъявления документа, удостоверяющего личность, за исключением случая, если при заключении договора использовались данные документа, удостоверяющего личность потребителя <*> .

Законом о защите прав потребителей не предусмотрена обязанность потребителя передавать товар для проведения ремонта в полной комплектации, в упаковке.

Ввиду изложенного в случае возврата потребителем некачественного товара, передачи потребителем товара для ремонта продавец (изготовитель, поставщик, представитель) обязан принять товар ненадлежащего качества, в том числе товар не в полной комплектации (например, мобильный телефон без зарядного устройства, фен без насадок и упаковки и т.п.), без упаковки и удовлетворить законные требования потребителя без удержания суммы износа и суммы, на которую понизилась стоимость товара ввиду потери им внешнего вида или других подобных обстоятельств (например, отсутствие насадки к фену или зарядного устройства к мобильному телефону, пульта к телевизору и др.).

В акте передачи товара есть строка «сопроводительные документы». Какие документы должны быть в ней указаны?

В приведенной строке акта передачи товара указываются те документы, которые представлены потребителем при предъявлении претензии в отношении товара продавцу (изготовителю, поставщику, представителю).

К таким документам можно отнести кассовый чек (оригинал или копию), гарантийный талон, технический паспорт и иной документ, подтверждающий факт приобретения товара у продавца.

Обязан ли субъект хозяйствования заполненный им акт передачи товара (копию), подписанный потребителем, направлять в авторизированный сервисный центр?

Постановлением N 85 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О защите прав потребителей» не предусмотрена обязанность продавца (изготовителя, поставщика, представителя) передавать акт передачи товара или его копии при дальнейшей передаче товара в сервисный центр сторонней организации и (или) экспертам при проведении экспертизы качества товара.

Вместе с тем ввиду указания в акте приема товара недостатков, имеющихся в товаре, описания состояния товара, а также требования потребителя, предъявленного в отношении такого товара, и с целью наличия доказательств для продавца в случае возникновения вопросов с потребителями по внешнему виду товара и выполнения его заявленных требований рекомендовано копию данного акта направлять в сервисные центры вместе с товаром.