Первичная документация
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Что такое первичная документация и как с нею работать: расскажем о тонкостях создания, обработки и хранения «первички».
Что такое «первичные документы»
В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
- выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
- кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- товарная накладная — для товаров;
- товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- акт выполненных работ/оказанных услуг.
Заношу первичку, разобрался сразу
«Я заношу в Контур.Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».
Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.
Обязательные первичные документы
Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
- договор;
- счёт;
- бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
- накладная;
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- счет-фактура.
Договор
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Вывод: договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки, права и обязанности сторон, НДС, если есть.
Счет на оплату
Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Вывод: счет — это фиксация цены и иногда срока оплаты. У него нет строгой формы, можно вводить свою. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.
Вывод: платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты, их важно сохранять.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре. Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, ставит в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.
Вывод: товарная накладная оформляется в двух экземплярах, закрепляется подписью ответственного лица и печатью обеих сторон. Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Вывод: акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг, его оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны и заверяют подписями и печатями сторон.
Счет-фактура
Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.
Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:
- информацию о суммах денежных средств;
- фактурную часть.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.
Вывод: счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту. Иногда такая пара заменяется универсальным передаточным документом — УПД.
Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.
Порядок оформления первичной бухгалтерской документации
Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.
Какие использовать формы
Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.
Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:
- банковские: платежное, инкассовое поручения, банковский ордер (Указание Банка России от 19.06.2012 № 383-П);
- кассовые: расходный и приходный кассовые ордера (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
- транспортная накладная (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272).
Обязательные реквизиты
Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.
Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
- Описание факта хозяйственной жизни.
- Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
- Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
- Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.
Правила оформления первички
Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.
В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.
Перечень унифицированных форм
В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.
Раздел учета | Документ | Унифицированная форма |
---|---|---|
Учет кадров | Приказ о приеме на работу | Т-1 |
Личная карточка | Т-2 | |
Штатное расписание | Т-3 | |
Приказ о переводе | Т-5 | |
Приказ о предоставлении отпуска | Т-6 | |
Приказ об увольнении | Т-8 | |
Учет рабочего времени и оплата труда | Табель учета рабочего времени | Т-12, Т-13 |
Расчетная ведомость | Т-51 | |
Платежная ведомость | Т-53 | |
Кассовые операции | Расходный кассовый ордер | КО-1 |
Приходный кассовый ордер | КО-2 | |
Авансовый отчет | АО-1 | |
Банковские операции | Платежное поручение | 0401060 |
Инкассовое поручение | 0401071 | |
Платежное требование | 0401061 | |
Платежный ордер | 0401066 | |
Учет ТМЦ и торговых операций | Товарная накладная | ТОРГ-12 |
Доверенность | М-2 | |
Приходный ордер | М-4 | |
Требование-накладная | М-11 | |
Накладная на отпуск материалов на сторону | М-15 | |
Учет основных средств | Акт о приеме-передаче объекта основных средств | ОС-1 |
Акт о списании основного средства | ОС-4 | |
Инвентарная карточка | ОС-6 |
Учетные регистры
Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.
Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.
Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить
Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.
Что входит в первичную документацию
Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.
Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):
- название;
- дату составления;
- название экономического субъекта, который его составил;
- содержание факта хозяйственной жизни;
Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.
Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.
Работа с первичкой в бухгалтерии
Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:
1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;
2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;
На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).
Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)
3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):
- в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
- на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;
4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).
5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;
6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:
- приказ (распоряжение) генерального директора компании;
- доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.
В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.
Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):
- в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
- в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.
Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:
- дату исправления;
- должности лиц, составивших первичный учетный документ;
- подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.
Перечень первичной документации в бухгалтерии
Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.
Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.
Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
В примерный список «первички» входят:
- договор (контракт);
- счет на оплату;
- платежное поручение;
- кассовый чек;
- бланк строгой отчетности;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- товарная накладная.
Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.
Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.
Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
- длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
- повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
- 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Учет первичной документации в бухгалтерии
Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.
Учет «первички» состоит из нескольких этапов:
- приемка;
- первичная обработка и регистрация;
- проставление визы генеральным директором;
- исполнение документа.
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:
- за оформление документа и срок его составления;
- количество экземпляров документа;
- проверку документа и срок проверки;
- обработку документа и срок обработки;
- передачу документа в архив и срок передачи.
Хранение первичной документации в бухгалтерии
Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.
Первичные документы по учету заработной платы
В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.
Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.
Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.
Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.
Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.
Общие требования к оформлению первичных документов
Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.
Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.
Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.
Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.
В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.