Книга кассира-операциониста: образец заполнения, правила внесения исправлений, сроки хранения
Все современные предприятия пользуются определенными учетными документами для отслеживания поступающих денежных средств. Как правило, они имеют узаконенную унифицированную форму, что должно облегчать их ведение и использование, но это не всегда получается. Одним из таких документов является книга кассира-операциониста, образец заполнения которой подробно рассматривается в данной статье наряду с установленными правилами по ее оформлению, эксплуатации и хранению.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Обязательное применение или нет?
Многие руководители все чаще задаются вопросом, действительно ли нужно вести книгу кассира-операциониста на современном предприятии? Если ранее ведение данного учетного документа являлось обязательным, то сейчас эти правила претерпели существенные изменения. В связи с последними поправками в закон 54-ФЗ «О применении ККТ» большая часть предприятий и хозсубъектов вынуждена перейти на усовершенствованные модели ККТ — онлайн-кассы. Основной особенностью данных аппаратов является возможность напрямую и в режиме реального времени передавать в налоговые органы всю информацию по расчетным операциям, проводимым на каждой кассовой машине.
Таким образом, в последних редакциях закона о ККТ не указано условие обязательного использования унифицированных форм, в том числе и журнала кассира-операциониста, при работе с онлайн-кассой. Однако многие предприятия продолжают использовать устаревшую учетную документацию для собственных нужд, в частности для учета и контроля поступившей выручки. В связи с этим все еще остаются вопросы о правильном заполнении и ведении данной документации, которые и будут рассмотрены в дальнейшем.
Кто является ответственным лицом
Как уже упоминалось ранее, ведение книги кассира-операциониста осуществляется для каждой ККТ отдельно. Ответственное за документ лицо, как правило, назначается приказом руководителя предприятия. Зачастую им выступает именно оператор кассового аппарата, в должностной инструкции которого данная обязанность может быть прописана официально. Вместо него также эту роль могут выполнять главный бухгалтер или администратор. В отсутствие же соответствующего приказа за журнал автоматически отвечает сам руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. В обязанности ответственного лица входит контроль за наличием в форме КМ-4 достоверных данных и его заполнением в соответствии с существующими требованиями.
Как правильно оформлять документ
В связи с установленной законодательством типовой формой КМ-4 процесс оформления книги кассира-операциониста не может носить произвольный характер. Готовый журнал с уже расчерченными графами легко купить в любом магазине канцелярских и офисных товаров, в том числе и онлайн. Встретить его можно в вертикальном или горизонтальном варианте, что влияет лишь на удобство его использования и функциональность.
Поскольку электронной версии данного документа не предусмотрено законодательством, все данные по операциям на основании снятых Z-отчетов должны ежедневно вноситься кассиром обычной ручкой одного из двух образцов: шариковой или чернильной. Исправления при таком заполнении не допускаются и сопровождаются отдельной процедурой в случае их возникновения.
Все листы журнала, помимо обложки, должны быть в обязательном порядке пронумерованы кассиром от руки. Также документ необходимо прошить нитью, указать количество имеющихся листов, заверить печатью организации и подписью руководителя. Ранее существовала обязательная процедура регистрации каждого нового журнала в закрепленной налоговой инспекции. Однако с вводом в эксплуатацию онлайн-касс такая необходимость отпала.
Книга кассира-операциониста. Образец заполнения титульного листа
Взглянув на унифицированную форму КМ-4, можно увидеть в графах малопонятные обозначения и аббревиатуры. Часть из них уже совершенно необязательна к заполнению, поскольку журналы больше не регистрируются налоговым органом. На титульном листе документа, как правило, заполняются следующие графы:
- Организация, адрес, номер телефона. Здесь указывается полное наименование юридического лица, согласно записям в его учредительных документах, либо полное Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, согласно его регистрационным данным. Также указывается официальный адрес и контактный телефон соответственно.
- Контрольно-кассовая машина. Указывается модель, тип, класс, марка и производственный номер разрешенного к эксплуатации аппарата из реестра ККТ, размещенного на официальном портале налоговой службы РФ. Регистрационный номер не заполняется, поскольку теперь не существует необходимости оформлять журнал в налоговом органе.
- В правой колонке заполнения требуют только графы с номерами ИНН и ОКПО. Последний можно легко найти на сайте ФСГС России.
- В графе «Период» необходимо отмечать дату начала и окончания журнала, то есть даты первого и последнего счетчиков.
- В графе «Ответственное лицо» прописывается его должность и Ф.И.О.
Графа ОКДП не требует заполнения в связи с потерей ее актуальности.
Как заполнить табличную часть. Графы 1-10
Рабочая структура всего журнала подразумевает две повторяющиеся страницы в развороте, расчерченные на 18 неравных граф, каждая со своим назначением. Подробный образец заполнения книги кассира-операциониста, а также полное наименование всех граф можно наблюдать на последующих четырех фотографиях. Далее приводятся пояснительные комментарии для каждого столбца.
- Здесь всегда указывается дата снятия Z-отчета. Если отчетов несколько за день, то каждый прописывается в отдельной строке. Разные смены также отмечаются в этом столбце.
- Ставится номер отдела, если используемый кассовый аппарат предусматривает такое подразделение Z-отчетов. В остальных случаях — прочерк.
- Прописываются фамилия и инициалы кассира, который в данный день или смену работает за кассовым аппаратом.
- Отображается номер Z-отчета, снятого на конец рабочего дня или смены.
5. Графа является устаревшей и, как правило, не заполняется либо дублирует предыдущую.
6. Указывается общая накопившаяся сумма всех пробитых чеков на данном кассовом аппарате до этой даты.
7. Подпись кассира.
8. Подпись администратора, соответственно.
9. Указывается та же сумма, что и в графе 6, но с учетом итоговых накоплений за отработанную смену.
10. Здесь можно увидеть всю полученную за смену выручку вне зависимости от способа оплаты. Ее значение высчитывается путем вычитания суммы графы 6 из суммы графы 9.
Заполнение граф 11-18
Оставшиеся восемь граф, как правило, занимают вторую страницу бланка книги кассира-операциониста по форме КМ-4 в развороте. Примеры заполнения таблицы с 11-го по 18-й столбец показаны на последних двух фотографиях статьи.
11. Здесь отражается наличная выручка, в которую не принято включать безнал (13) и проведенные возвраты (15).
12. Указывается количество безналичных операций, проведенных на отдельном кассовом аппарате, при условии, что он обладает таким встроенным счетчиком.
13. Показывает сумму безналичных оплат банковскими картами.
14. Фиксируются все денежные средства, полученные за смену, включая возвраты.
15. Указывается информация обо всех ошибочных чеках и проведенных возвратах, которая затем отражается в акте возвратов по форме КМ-3.
В графах с 16 по 18 ставятся подписи кассира, администратора и руководителя соответственно. После заполнения журнала кассир готовит справку-отчет по форме КМ-6 и передает все данные вместе с выручкой по ПК администратору, который проверяет, верны ли расчеты, и направляет журнал на подпись руководителю.
Можно ли вносить исправления в книгу кассира-операциониста
Порой возникают случаи, когда при заполнении данного документа кассир может допустить опечатку или ошибку. Это вполне вероятная ситуация, учитывая то, что журнал всегда заполняется от руки. Стоит помнить, что существует официальная процедура для внесения исправлений, исключающая использование любых корректирующих средств. Вместо этого одной линией аккуратно зачеркиваем неверный текст так, чтобы его можно было прочитать в случае необходимости. Рядом ставится надпись «Исправленному верить», а также дата исправления, затем все заверяется подписями кассира, администратора и руководителя.
Что делать с заполненным документом, где и как хранить
Допустим, сделав последнюю запись, ответственное лицо видит, что книга кассира-операциониста закончилась. Что делать в таком случае с документом? Поскольку больше не требуется предоставлять данные из него в налоговые органы, журнал можно спокойно отдать на хранение главному бухгалтеру предприятия или другому выбранному лицу. Срок хранения документа также теперь регулируется внутренними нормативами предприятия вместо пяти обязательных лет в прошлом.
В статье приведен простой и понятный образец заполнения книги кассира-операциониста для ее эффективного использования на предприятии. Также дана дополнительная вводная информация о порядке оформления, ведения и хранения данного документа.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.
Форма журнала
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.
Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:
- Для приходных ордеров.
- Для расходных ордеров.
Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.
Заполнение кассового журнала: образец
На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:
Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:
- номер ордера и дата его составления;
- сумма расхода или прихода;
- примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.
Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.
Онлайн-кассы
На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Ответственность
Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.
Журнал кассира операциониста
Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.
Применение журнала кассира
Журнал кассира-операциониста — это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.
Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.
Отчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.
Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.
Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.
В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.
Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.
В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды ОКПО, ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.
В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.
Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.
В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.
В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.
Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.
В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.
Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.
В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».
В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки — это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии — проставляется прочерки.
Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».
В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.
Нюансы ведения журнала
При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.
Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.
В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.
Форма журнала и образец заполнения
Журнал кассира операциониста форма КМ 4 в формате Excel.
Как заполнить журнал кассира операциониста
Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.
Применение журнала кассира
Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.
Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.
Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.
Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.
В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.
Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.
Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО) . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.
Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.
Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.
Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.
Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.
Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.
В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.
В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.
В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.
В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.
Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.
Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.
В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.
В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.
В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.
В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.
В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.
В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.
В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.
Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.
Нюансы ведения журнала
Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.
Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).
Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.
При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.
Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.
Журнал кассира операциониста бланк
alt=»excel-32×32″ width=»32″ height=»32″ /> Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.
alt=»excel-32×32″ width=»32″ height=»32″ /> Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.
Для чего нужен и как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу
Сотрудник на должности операциониста должен знать, как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу. Порядок регистрации и возможные штрафы также должны быть в области ведения работника.
Дневник кассира-операциониста
Этот журнал представляет собой составленный по форме КМ-4 регистр. В нем закреплена вся информация о выручке фирмы: сдача, выдача и контрольные показатели и т.д. Отметить нужно и то, что он должен быть составлен для каждой ККМ.
Виды журналов для работы с кассой
Помимо рассматриваемого журнала, вместе с кассой также необходим ряд других документов. В их число входит:
- ордер — первичные кассовые документы
- кассовая книга — закрепляет информацию о выдаче и поступлении наличных денег
- расчетные ведомости — необходимы при выплате заработной платы
- отчетные справки —показания ККМ и информацию о ежедневной выручке
- дополнительные документы: авансовый отчет, накладные, удостоверения и т.д.
Необходимость регистрации каждого из них определяется законодательством.
Основная цель журнала и место его хранения
Журнал изначально обеспечен требованиями руководства фирмы, а только после законодательством. Он необходим для внутреннего учета финансов организации: приход, расход и т.д., однако не является обязательным с 2017 года.
Хранится документ у руководителя/главбуха, однако конкретное место каждый из них волен выбирать самостоятельно. Главное — возможность быстрого доступа к журналу.
Кто отвечает за ведение ЖКО
Ведением журнала занимается сотрудник, имеющий на это полномочия и будучи назначенным на должность ответственного. Зачастую в этой роли выступает кассир, если внутренний регламент фирмы допускает его к работе с ЖКО. Однако ответственность несет также главбух, администратор и последующий руководящий состав.
Место и метод оформления журнала
Регистрация журнала производится в ФНС, так как основное его назначение — фиксация денежных средств, проходящих через кассу. Регистрация должна быть произведена одновременно с постановкой на учет самого ККМ. Модель аппарата должна соответствовать разрешенному перечню Госреестра.
Видео инструкция по заполнению журнала:
Важно также помнить, что при наличии нескольких ККМ — журнал должен быть зарегистрирован на каждый из них.
Перечень документов, используемых при регистрации
При регистрации журнала в ФНС необходимо предоставить следующий перечень документов:
- заполненное заявление на постановку учета ККМ
- подтверждение регистрации ИП или организации
- оригинальный договор аренды площади для торговли
- паспорт кассового аппарата
- копию договора с центром ТО кассовой техники
В случае необходимости предоставления дополнительных бумаг налоговая должна отправить собственнику уведомление.
Нормы ведения ЖКО
К правилам ведения можно отнести следующие аспекты:
- обязательная прошивка: это устанавливают нормы ведения КМ-4, необходимо либо прошить весь журнал, либо только листы
- на контрольном листе обязательна подпись владельца фирмы и печать
- должен быть пронумерован каждый лист
- обязательное наличие пометки на последнем листе, которая уведомляет о числе пронумерованных листов
- заполнение листов производится черными или темно-синими чернилами
- каждая запись заверяется ответственным лицом
Соблюдение этих правил обязательно. В случае если кассир их нарушил — он должен сообщить об этом руководству.
Способ оформления документа при возврате
Возврат должен быть занесен в 15 графу. Так, когда их было несколько — необходимо указывать общую сумму, а не каждый возврат обособленно. Использование чеков также необязательно, однако нужно заполнить форму КМ-3.
Отражение эквайринга
Отражение эквайринга в журнале при безналичном расчете производится посредством переноса сведений из Z-отчета, а также заполнением КМ-6. Стоит также указать, что кассовый ордер при оплате картой не составляется.
В 12 графе также требуется заполнить количество карт, использованных при оплате, а в графе 13 — общую сумму, которую получило предприятие за день при оплате картой.
Нужно ли заполнить документ при отсутствии пробитых на кассе товаров
В случае если касса не была открыта — заполнять ничего не требуется.
Если же кассу открывали, но так ничего и не пробили, то необходимо заполнить журнал в соответствии с требованиями: данные в начале и конце дня будут совпадать. Помнить стоит также о Z и иных отчетах.
Допускается ли несколько отчетов за сутки
В день можно делать столько отчетов, сколько у сотрудника смен. Таким образом, если в день три смены — значит три отчета. Главное соблюдать порядок: каждый Z-отчет должен быть оформлен в соответствующей строке. В журнале будет несколько записей с нумерацией смен под одной датой.
Отсутствие Z-отчета — что делать
Если при закрытии смены кассиром не был сделан Z-отчет, это не страшно: снять отчет можно в любое время — на следующее утро или через неделю. Ключевым фактором является правильность проставления даты при занесении отчета в ЖКО. В случае нарушения на кассира могут наложить санкции.
Порядок действий при снятии лишних отчетов
При наличии лишних отчетов — их необходимо только внести в журнал. Таким образом, в документе будет находиться сразу несколько отчетов за одну дату.
Как восстановить потерянный Z-отчет
Существует два способа восстановления отчета:
- По фискальной памяти. Для этого необходимо получить пароль от инспектора, в противном случае касса может быть заблокирована. Предоставленные сведения охватят лишь суммарную выручку, а не единичные значения.
- С помощью ЭКЛЗ. Получить информацию можно только при изъятии блока, который должен меняться каждый год. Однако это позволит получить подробную информацию о каждой покупке.
Однако прежде, чем делать это — необходимо уведомить руководство.
Как производить корректировки в ЖКО
В том случае, если были внесены ошибочные сведения, кассир всегда может их исправить. Однако это также должно происходить в соответствии с нормативной процедурой:
- все неверные сведения зачеркиваются, а рядом с ними проставляются верные
- исправления должны быть заверены кассиром и иметь его подпись
- в случае ошибки на несколько страниц — их перечеркивают крест-накрест
Если исправления сделаны в соответствии с правилами — санкции за указание неверных данных не последует. В противном же случае возможно увольнение или штраф.
ЖКО и кассовая книга — основные отличия
Разница между этими журналами следующая: кассовая книга затрагивает все операции, которые производятся с кассой — выдача, сдача в банк и пр. В журнале же кассира, наоборот, отражается только учет выручки и оборот наличности в рабочий день.
Основное применение этих журналов разное и один не взаимозаменяем другим.
Отсутствие ЖКО — санкции
Несмотря на то, что с 2017 года ведение журнала не является обязательным, его отсутствие все равно может привести к штрафу. При налоговых проверках эксперты проверяют все аспекты ведения финансов, и отсутствие журнала может затруднить этот процесс: таким образом, при наличии плохой бухгалтерии будут найдены упущения, избежать которые можно было при ведении журнала.
Выписать штраф налоговая служба также может при неправильном ведении журнала и несоблюдении нормативных норм — отсутствие электронной подписи, как пример. В случае если руководство предприятия несогласно с решением налоговых служб — оно может подать в суд.
Как производится прошивка и нумерация документа
Прошивка производится короткой веревкой и приклеиванием ее к последней странице посредством небольшого кусочка бумаги — на нем должно быть написано точное количество листов в бумаге. Нумерация производится либо в верхнем, либо нижнем правом углу.
В случае использования электронной версии журнала стоит также отметить, что для нее обязательно применение электронной подписи. Само заполнение должно производиться ежедневно, как и с физической копией.
Сроки и нормы хранения журнала
Журнал должен находиться обязательно на территории, где расположен привязанный к нему кассовый аппарат. Общий срок хранения составляет более пяти лет: сначала он используется в течение срока всей эксплуатации, а затем — пять лет после его смены и окончания отчетного года.
Уничтожение журнала производится в присутствии соответствующей комиссии, которая формируется по требованиям законодательства. Помимо этого, индивидуальный предприниматель или организация должна составить соответствующий акт о том, что журнал был уничтожен.
Как отразить замену ЭКЛЗ или ремонта кассы в документе
Теперь что касается замены в кассе ЭКЛЗ или ремонта. Налоговый регламент требует, чтобы при смене ЭКЛЗ был снят 1.11 руб., а также Z-отчет. Последний должен быть внесен в журнал кассира, физическая копия остается в ФНС.
В случае ремонта ККМ процедура сохраняется, добавляется лишь обязательное заполнение контрольного счетчика.
Пример заполнения
Теперь рассмотрим пример заполнения журнала:
Порядок данных может быть изменен только в том случае, если законодательно изменятся стандарты.
Покупка ЖКО
Приобрести ЖКО можно в любом книжном или канцелярском магазине в разделе для бухгалтеров. Оптимальная цена для него на 2019 год составляет порядка 150-200 рублей.
Теперь, когда процедура и нюансы заполнения журнала подробно рассмотрены, процедура должна стать стандартной. Кассир-операционист не должен отклоняться от установленного законодательством порядка, а также полностью ориентироваться в видах и содержании журнала.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
