Закрывающие документы по самозанятым и другим

6 правил работы с самозанятыми

Самозанятость – один из новых для России режимов ведения коммерческой деятельности, который, с одной стороны, имеет определенные преимущества для самого самозанятого и заказчика его услуг, с другой – характеризуется рядом существенных недостатков. При этом нарушение норм законодательства, регулирующих применение этого режима, может привести к тому, что заказчик услуг самозанятого гражданина будет привлечен к ответственности. А это значит – штрафы, проверки и судебные иски. Избежать этого помогут шесть главных правил, которым необходимо следовать при работе с самозанятыми.

Правило № 1 – не нанимайте ваших бывших работников

Основное ограничение деятельности, связанной с самозанятыми гражданами, – это запрет на подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Опыт других государств и некоторых российских хозяйствующих субъектов показывает, что иногда работодатели используют упрощенные режимы налогообложения для того, чтобы оптимизировать налоговую нагрузку. А именно – требуют от своих сотрудников увольнения с последующим заключением гражданско-правовых договоров с ними как с субъектами предпринимательской деятельности.

Это незаконно: нормы Федерального закон от 27 ноября 2018 г. № 422 «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее – Закон № 422-ФЗ) как основного нормативно-правового акта, регулирующего данный режим налогообложения, подразумевают запрет на заказ услуг у лиц, которые в течение двух последних лет являлись сотрудниками вашего предприятия (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ). Что это значит для бизнеса? Вы не можете заключать договоры гражданско-правового характера с лицами, которые на протяжении двух последних лет были вашими штатными работниками, то есть работали у вас по трудовому договору. При этом не имеет значения, был ли данный трудовой договор срочным или бессрочным.

Правило № 2 – никаких работников у самозанятых

Работая с самозанятыми лицами в качестве исполнителей, следует понимать, что они, хотя и являются субъектами предпринимательской деятельности, все же в первую очередь – физические лица, самостоятельно исполняющие работы по договорам. У них не может быть наемных сотрудников, поэтому следует тщательно оценивать объем предстоящих работ и учитывать данный фактор.

В то же время законодательство не содержит прямых ограничений на использование подряда и субподряда самими самозанятыми. Однако это порождает дополнительные сложности и может стать предметом пристального внимания контролирующих органов как к самозанятому лицу, так и к другим сторонам договоров, заключенных данным лицом.

Нормы, которые регулируют этот вопрос, содержатся непосредственно в ч. 7 ст. 2 и п. 4 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ.

Правило № 3 – никаких других режимов налогообложения

Следует помнить, что законодательство жестко ограничивает права самозанятых лиц. Так, они не могут одновременно с налогом на профессиональный доход применять какие-либо другие налоговые режимы. Поэтому прежде чем начинать сотрудничать с самозанятым лицом, необходимо как можно более тщательно проверить его историю и наличие сведений о нем в открытых реестрах субъектов предпринимательской деятельности, чтобы избежать излишних рисков.

Отдельно стоит отметить, что п. 7 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ предполагает возможность применения этого способа налогообложения в течение последнего месяца ведения деятельности на УСН или сельхозналоге. Однако для большей безопасности взаимодействия с самозанятыми лучше не рисковать и избегать работы с лицами, все еще числящимися плательщиками данных налогов.

Правило № 4 – арбитражный суд не поможет

Несмотря на то что самозанятые граждане являются полноценными субъектами предпринимательской деятельности, значительная часть их прав и обязанностей не регламентируется действующим законодательством, применимым к полноценному бизнесу. Так, АПК РФ, определяющий порядок деятельности арбитражных судов в России, не содержит упоминания о том, что в юрисдикцию данных судов входят вопросы деятельности самозанятых граждан как плательщиков налога на профессиональный доход.

Из-за этого возникающие в рамках договорных отношений с самозанятыми гражданами спорные ситуации не могут быть решены в порядке арбитражного судопроизводства в отличие от споров с другими контрагентами-предпринимателями.

Для заказчика услуг самозанятого гражданина это может стать значительной неприятностью – в случае конфликта с самозанятым лицом нужно обращаться в суды общей юрисдикции, что предполагает в том числе иные сроки рассмотрения споров.

Правило № 5 – ограничение дохода

Если вы рассчитываете на длительное сотрудничество с самозанятым, следует помнить о том, что данная категория налогоплательщиков имеет жесткие ограничения на объем получаемого в течение года дохода. Он не может превышать 2,4 млн руб. (п. 8 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ). Поэтому в ряде случаев, когда самозанятое лицо является высококвалифицированным и дорогостоящим специалистом, данный режим налогообложения может не подходить для взаимодействия. Как только доходы самозанятого превышают данный показатель, он утрачивает право осуществлять свою деятельность в данном формате.

Правило № 6 – ограничение видов деятельности

Есть сферы деятельности, в которых вы в принципе не сможете воспользоваться услугами самозанятых граждан. Так, запрещается использование данного режима налогообложения в целях:

• реализации подакцизных товаров и товаров, нуждающихся в особой маркировке и идентификации;
• перепродажи имущественных прав;
• добычи или реализации полезных ископаемых;
• представления интересов иных лиц.

Стоит ли нанимать самозанятого?

В целом привлечение самозанятых граждан является достаточно удобным способом сотрудничества заказчика и исполнителя. Заказчик фактически получает эффективного специалиста, способного оказать необходимые услуги, но не несет при этом стандартных обязательств работодателя. И сам документооборот с самозанятым будет значительно меньше: нет необходимости заключать трудовой, коллективный договоры, подписывать должностные инструкции и прочую документацию, присущую трудовым отношениям.

Однако необходимо помнить о запрете на подмену трудовых отношений иными способами сотрудничества и избегать при заключении договора на оказание услуг с самозанятым повторяющихся единообразных платежей за одни и те же услуги. Следует менять спектр услуг по договорам, количество договоров, а также даты и объемы выплат, чтобы у контролирующих органов точно не возникло претензий к такого рода отношениям.

И последний аргумент в пользу самозанятого – наниматель не платит за него НДФЛ и страховые взносы. Самозанятый обязан самостоятельно уплачивать налоги за свою деятельность, но, чтобы у налоговой и других контролирующих органов не возникло вопросов к нанимателю, за любую финансовую операцию с самозанятого необходимо требовать чек.

Документооборот при работе с самозанятым гражданином

Организация планирует заключить договор об оказании транспортных услуг (доставка продуктов питания для кафе гостиницы) с самозанятым гражданином. Какие документы необходимо запросить для заключения данного договора? Как осуществлять документооборот с самозанятым гражданином, учитывая, что он не ведет бухгалтерию и не составляет акты?

Документы при заключении договора

При заключении договора об оказании транспортных услуг с самозанятым гражданином у него можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД).

ФНС на своем официальном сайте ответила на вопрос, каким образом плательщик этого налога может получить справку о постановке на учет. Ответ таков:в мобильном приложении «Мой налог» и веб-кабинете, расположенном на сайте ФНС России https://npd.nalog.ru, «самозанятый» налогоплательщик может самостоятельно сформировать Справку о постановке на учет, в электронном виде, которая приравнивается к справке, выданной на бумажном носителе в налоговом органе.

Кроме того, проверить статус физического лица (является ли он самозанятым гражданином) организация может на официальном сайте ФНС по ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/.

Документооборот

Единственный и обязательный первичный документ, который оформляется в рамках взаимоотношений с самозанятым гражданином, – это чек, который сам гражданин обязан сформировать и передать покупателю (заказчику).

Согласно ч. 8 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ организации – плательщики налога на прибыль при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся плательщиками НПД, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном ст. 14 указанного закона.

Таким образом, для организаций, заключивших договор об оказании услуг с самозанятым гражданином – плательщиком НПД, наличие чека, сформированного исполнителем (то есть самозанятым гражданином), обязательно для учета расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. А вот составлять акты оказанных услуг в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется (Письмо Минфина РФ от 26.03.2020 № 03-11-11/24008). В то же время это не означает, что стороны не могут составить акт оказанных услуг.

В частности, ФНС в Письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, отвечая на вопрос о возможности учета в составе расходов денежных средств, уплаченных плательщику НПД, на основании акта по итогам месяца, а не на основании чеков, указала следующее.

Согласно положениям ч. 8 – 10 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например при наличии предоплаты.

Порядок формирования и передачи чека

На основании ст. 14 Федерального закона № 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, плательщик НПД обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику). Состав передаваемых сведений о расчетах и порядок их передачи через мобильное приложение «Мой налог» установлены порядком использования данного приложения.

Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Чек передается покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе.

В электронной форме чек может быть передан путем:

направления покупателю (заказчику) на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные им;

обеспечения покупателю (заказчику) возможности в момент формирования чека в месте продажи считать компьютерным устройством (мобильным телефоном, смартфоном или компьютером, включая планшетный компьютер) QR-код, содержащийся на чеке.

В связи с этим чек может храниться как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

В чеке должны быть указаны:

1) наименование документа;

2) дата и время осуществления расчета;

3) Ф. И. О. (при наличии) налогоплательщика-продавца;

5) указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;

6) наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

7) сумма расчетов;

ИНН юридического лица или ИП – покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае осуществления реализации указанным лицам. Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на покупателя (заказчика);

9) QR-код, который позволяет покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг, имущественных прав) осуществить его считывание и идентификацию записи о данном расчете в автоматизированной информационной системе ФНС;

10) ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

12) уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Федеральным законом № 422-ФЗ и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения соответствующих положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенном на официальном сайте этой службы.

Из новости, размещенной на официальном сайте ФНС 29.10.2019:

Вопрос

Ответ

Каким образом юридическое лицо может оформить сделку с плательщиком налога на профессиональный доход?

При сотрудничестве юридических лиц с плательщиками НПД необходимо руководствоваться нормами гражданского законодательства, в соответствии с которыми сделки можно оформлять устно или письменно, обычным договором или с участием нотариуса.

Если сделка исполняется немедленно, то договор может быть заключен и в устной форме. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчиком денег за оказанные услуги.

Оформление платежных документов при перечислении денег за товары, работы, услуги юридическими лицами происходит в общепринятом порядке.

Как происходит расчет между юридическим лицом и плательщиком налога на профессиональный доход?

При расчетах исполнитель – плательщик НПД обязан сформировать и передать компании-заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». В нем содержатся такие сведения, как наименование товара, работ, услуг и ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя, который является заказчиком услуг. Этот документ и подтверждает расходы юридического лица.

Передача чека юридическому лицу происходит в момент расчета, если этот расчет произведен наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа. При других формах расчета чек передается до 9-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором была произведена оплата

При заключении договора об оказании транспортных услуг у самозанятого гражданина можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика НПД. Самозанятый граждан должен сформировать и передать заказчику чек при произведении расчетов за оказанные услуги.

Работа бухгалтерии с чеками самозанятых

Еще на этапе подписания договора согласуйте с плательщиком налога на профессиональный доход три момента, которые описаны в таблице ниже.

Просите у самозанятого только обязательные документы.

Документы, которые должен оформить и подписать самозанятый:

Договор. Его можно не заключать, если сумма расчетов составляет 10 тыс. руб. и меньше. В остальных случаях заключите договор в письменной форме или в виде оферты. Можно также обменяться электронными документами (п. 1 ст. 158, п. 1 ст. 161 ГК, п. 1 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). Сделки с самозанятыми оформляйте с учетом общих требований ГК РФ.

Чек из приложения. Если подотчетник приобрел товар для компании у самозанятого, кассовый чек требовать не нужно. Самозанятые не обязаны применять ККТ (п. 2.2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Поэтому достаточно чека из приложения «Мой налог». Самозанятый может выдать его на бумаге, направить в электронной форме на телефон, электронную почту или показать клиенту экран приложения с QR-кодом (ч. 4 и 5 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Для компании удобнее получить электронный чек. Его сложнее потерять, и он не выцветает, как бумажный. Электронный чек можно распечатать в любой момент. Если заключаете письменный договор с самозанятым, укажите в договоре, что чек направляется в электронном виде, перечислите реквизиты электронной почты или мобильного телефона.

Даже если платите самозанятому через банк и самозанятый составляет акт на услуги, надо требовать с него чек. Учитывать расходы только на основании акта, который составили по итогам месяца, нельзя. Чек самозанятого — обязательный документ для учета расходов (п. 8—10 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, п. 4 письма ФНС № СД-4-3/2899).

Акты выполненных работ или оказанных услуг. Их требовать с самозанятых не обязательно. Затраты подтвердит чек из приложения «Мой налог» (ч. 1 ст. 14 Закона № 422-ФЗ, п. 2 письма ФНС № СД-4-3/2899). Но если Вам удобнее, чтобы был акт, то укажите это в договоре. Приходуйте работы или услуги датой чека или акта, если он есть.

Если фактически работы оказаны позже выдачи чека и это указано в акте, то приходуйте по дате акта. В этом случае акт служит дополнительным документом для налогового учета, который отражает дату или период предоставления услуги.

Если акт самозанятый предоставил на всю сумму, а Вы оплачиваете ее позже и частями, то самозанятый в этом случае оформляет отдельный чек на каждую оплату. И тут возникает проблема. Из разъяснений Минфина следует, что можно списать расходы только после оплаты, то есть частями по чекам. Но тогда нарушается общий принцип признания расходов методом начисления. По нему расходы признаются в том периоде, к которому они относятся (ст. 272 НК РФ). Может получиться, что услуги оказаны в одном налоговом периоде, а платите за них в следующем. Чтобы не было проблем с налоговиками, не задерживайте оплату самозанятым (письмо Минфина от 31.03.2021 № 03-11-11).

Товарная накладная или товарный чек — документы не обязательные. Если хотите получать их, то укажите это в договоре. Оформить товарную накладную удобно, если товар самозанятый передает партиями, а предоплату сделали общей суммой. Но оптимальным решением все же будет оплачивать частями и на каждую сумму получать чек.

«Какие документы есть у самозанятого»

Индивидуальные предприниматели и юридические лица после государственной регистрации подтверждают статус полученным от ФНС пакетом документов. Их используют для проверки контрагентов и заключения гражданско-правовых договоров.

А самозанятые граждане получают после регистрации документы, необходимые для заключения сотрудничества с ИП или ООО? В этой статье мы подробно разобрались в вопросе и подготовили несколько рекомендаций.

Какой документ выдается самозанятым при регистрации

Документ, подтверждающий самозанятость , — справка о постановке на учет по форме КНД 1122035 . В ней указаны:

• фамилия, имя и отчество самозанятого;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• сведения о документе, подтверждающем личности (паспорт);
• адрес постоянной или временной регистрации;
• дата постановки (снятия) на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
• ИФНС, к которой самозанятый «прикреплен» по прописке.

Документ не выдают после регистрации. Плательщики НПД самостоятельно получают справку в приложении «Мой налог » или личном кабинете самозанятого . Она формируется в электронном формате и подтверждается электронной подписью Федеральной налоговой службы.

Эта справка пригодится для:

• заключения договора с ИП или ООО;
• участия в государственных закупках по 223-ФЗ или 44-ФЗ ;
• получения кредита в банке.

Другие документы после регистрации самозанятым не выдают вне зависимости от выбранного вида деятельности .

Как получить справку в приложении «Мой налог»

1. Авторизуйтесь в приложении «Мой налог» (введите логин и пароль), перейдите в раздел «Прочее».
2. Найдите подраздел «Справки», выберите «Справка о доходах».
3. Укажите дату. Дождитесь окончания формирования документа. Сохраните в формате PDF или отправьте контрагенту по электронной почте или через мессенджер.

Если справка не формируется из-за системного сбоя, повторите попытку через несколько часов. При сохранении ошибки обратитесь в службу поддержки «Мой налог». Специалисты помогут устранить проблему и получить документ.

Как получить справку в личном кабинете плательщика НПД

1. Авторизуйтесь в личном кабинете (введите логин и пароль), перейдите в раздел «Настройки».
2. Откройте подраздел «Справки». Выберите «Справка о постановке на учет», год и нажмите «Сформировать».
3. Скачайте готовый документ в формате PDF и отправьте контрагенту.

Документы из приложения и личного кабинета подтверждаются электронной подписью ФНС. Они считаются подлинными , поэтому банки, организации и индивидуальные предприниматели обязаны принимать их.

Какие документы должен предоставить самозанятый юрлицу?

Спецрежимники часто спрашивают: какие документы от самозанятых для юридических лиц подготовить для подготовки соглашения о сотрудничестве?

Документы от самозанятого для ООО для заключения договора :

• справка о постановке на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
• скан паспорта: лицевая сторона, страница с пропиской;
• копия свидетельства о постановке физического лица в налоговый орган на учет (ИНН).

Мы рассказывали , как оформить договор гражданско-правового характера о сотрудничества с самозанятым. Внимательно изучите статью, чтобы налоговая не переквалифицировала соглашение в трудовое и не обязала уплатить НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.

Когда индивидуальный предприниматель или юридическое лицо перечислит оплату за исполнение заказа, не забудьте передать:

• акт об оказании услуг, выполнении работ, поставки продукции собственного производства;
• чек из приложения «Мой налог» в бумажном или электронном формате.

При наличном расчете сразу передайте чек заказчику. Если средства перевели на расчетный счет, отправьте документ до 9 числа следующего месяца ( статья 14 ). За нарушение срока предоставления чека вас оштрафуют на 20% от суммы дохода. За повторное нарушение в течение 6 месяцев заплатите в бюджет 100% от вознаграждения.

После окончания сделки у контрагента на руках должны быть подписанный договор, акты и чеки за все платежи. Это обязательный пакет документов для подтверждения расходов. Без него налоговая не признает издержки, пересчитает сумму налога и направит требование о доплате разницы.

Некоторые ООО и ИП перед оплатой заказа запрашивают счет.

Как самостоятельно проверить самозанятого?

Чтобы не тратить время на получение справки о постановке на учет от самозанятого, самостоятельно проверьте контрагента:

1. Запросите у потенциального исполнителя идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). сервис.
2. Укажите ИНН, дату, нажмите «Найти».

Проверяйте статус партнера перед каждым платежом. Его могут лить права на применение НПД в любой момент. Если вы оплатите услуги, работу или продукцию после этого, придется уплатить НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%).

Пример. ООО «Сенат» заключила с самозанятым лицом соглашение о разработке сайта на 100 000 рублей. В момент подписания договора контрагент был самозанятым. Через 2 месяца исполнитель закончил работу, но организация не сделала повторную проверку перед оплатой. За месяц до этого он потерял право на применение «Налога на профессиональный доход» и не был ИП. Организация понесла дополнительные расходы: НДФЛ (13 000 рублей) и страховые взносы (30 000 рублей).

Потратьте несколько минут на проверку, чтобы избежать непредвиденных издержек. В договор о сотрудничестве добавьте пункт, обязывающий вторую сторону сообщать о потери права на применение налогового режима НПД. Это позволит взыскать налоговые платежи с исполнителя за невыполнение условий договора.