Заграничные командировки: порядок оформления

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
штрафы;
судебные задолженности;
алименты;
налоги;
просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Как оформить командировку

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Последовательность оформления заграничных служебных командировок

1. До начала оформления служебного задания на заграничную командировку необходимо в обязательном порядке уведомить Директора центра международного сотрудничества о предстоящей поездке (по электронной почте: указать дату, место и цель командировки).

Директор центра международного сотрудничества

Телефон: 8 (812) 644-59-11 доб. 61575
Эл. почта: [email protected]

2. Cлужебное задание для направления работника в командировку заполняется командируемым работником, согласовывается с непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения, Планово-экономическим отделом и утверждается Директором НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург.

3. Работник самостоятельно заполняет служебное задание для направления работника в командировку по унифицированной форме.

Командируемому работнику необходимо указать:

ФИО полностью;
Наименование структурного подразделения;
Название профессии (должности);
Место назначения командировки (страну, город, организацию);
Дату начала и окончания командировки с учетом нахождения в пути ;
Количество календарных дней пребывания в командировке;
Цель (задание) командировки раскрывается подробно . Например: если работник направляется в командировку для участия в мероприятии, чтения доклада и т.п., необходимо указать точное название мероприятии и тему доклада ( на русском языке );
Работника, который будет исполнять обязанности на период временного отсутствия (при необходимости)

4. К служебному заданию необходимо приложить документ, являющийся основанием для направления работника в командировку на русском языке (приглашение, выписка из протокола заседания научного совета НИУ ВШЭ и т.д.)

5. Служебное задание для направления работника в командировку согласуется в следующей последовательности:

Непосредственный руководитель
Руководитель структурного подразделения
Планово-экономический отдел (указывает источник финансирования командировки)

Утвержденное и подписанное служебное задание для направления работника в командировку передается в Отдел кадров не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.

Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).

При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание командировки, согласно выданному командировочному удостоверению, должны соответствовать датам в проездных билетах.

Шаг 2. Внесение изменений в приказ о командировке

1. В случае несоответствия дат отъезда и приезда необходимо в течение трех рабочих дней, после возвращения из командировки, написать служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о внесении изменений в приказ о командировке, а также приложить копию проездных документов.

2. Если работник направляется в командировку находясь в отпуске, ему необходимо написать заявление об отзыве из отпуска!

3. Так же необходимо сообщить ответственному за ведение табеля учета рабочего времени об изменениях дат командировки.

Шаг 3. Оформление отчета о командировке

Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней следующие документы:

1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах

К авансовому отчету прилагаются:

— копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (в случае командирования за рубеж);
— документы о найме жилого помещения;
— документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов

— документы по иным расходам, связанных с командировкой;

2. Отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, который необходимо сдать в Бухгалтерию.

Обратите внимание, что авансовые отчеты (с приложениями), оформленные ненадлежащим образом, не будут приниматься в работу бухгалтерией.

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Оформление зарубежных поездок и нормы суточных

Выписка из приказа по МГУ № 974 от 5 октября 2020г. о командировании сотрудников за рубеж

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА ПО МГУ №800 ОТ 21 АВГУСТА 2020 ГОДА О НАПРАВЛЕНИИ ЗА РУБЕЖ В КОМАНДИРОВКИ И ДЛЯ ОБУЧЕНИЯ, И О ПРИЕМЕ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН НА НАЧАЛО 2020 / 2021 УЧ.ГОДА.

Уважаемые коллеги, при подаче докладов для участия в международных конференциях не забудьте, пожалуйста, оформить соответствующее экспертное заключение о возможности их опубликования!

По вопросам оформления экспертных заключений обращайтесь в научный отдел факультета к Татьяне Александровне Версан: тел. 89057502398, эл.почта: [email protected]

Для получения приказа о командировании/направлении за границу необходимо предоставить в иностранный отдел, не позднее, чем за 7 рабочих дней , следующие документы:

Зам. декана, зав. кафедрами, руководителям структурных подразделений

При оформлении зарубежных командировок для научной работы или чтения лекций просьба указывать связь планируемой во время командировки научной или педагогической работы с учебно-научной работой, выполняемой на факультете по основной должности.

Согласно положению об учетной политике МГУ — максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней.

Сотрудникам (в том числе совместителям)

Существует две возможности оформления загранкомандировки:

Через СЭД МГУ (систему электронного документооборота). С процедурой оформления можно ознакомиться по ссылке «инструкция».

Посредством самостоятельного сбора подписей на обосновании.

Согласно положению об учетной политике МГУ — максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней.

Аспирантам и докторантам

Аспирантам, выезжающим более чем на 2 месяца, надо согласовать с отделом аспирантуры индивидуальный план обучения.

Студентам, выезжающим более чем на 7 рабочих дней, надо составить в 2-х экземплярах протокол соответствия учебного плана. Прежде чем заполнять протокол ознакомьтесь со следующими пояснениями.

По возвращении студенту необходимо предоставить в иностранный отдел:

Копию сертификата утвержденной и принятой в вузе-партнере формы, содержащего информацию об освоенных дисциплинах и об итогах аттестации или подписанный вузом-партнером сертификат о нахождении студента на включенном обучении; о прохождении включенного обучения;
копию загран. паспорта (страница с фотографией и с печатью о пересечении границы); на имя декана факультета о возвращении и приступлении к занятиям.

Примечание 1. Согласно ТК РФ — служебной командировкой называется направление работника на определенный срок по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного задания вне места постоянной работы, обусловленной трудовым договором. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Примечание 2. Согласно пунктам распоряжения № 92 от 24.11.2006г. по Физическому факультету МГУ: отъезд за границу без соответствующего приказа или продление пребывания за рубежом без надлежащего оформлениясчитается прогулом и может привести к отчислению.

Предварительное консультирование о правильности заполнения обоснования, можно получить, отправив его и соответствующее ему приглашение на 2 почтовых адреса иностранного отдела ([email protected] и[email protected]).

Для оформления командировок в летний период, т.е. с 3 июля по 27 августа необходимо получить визу отдела кадров факультета .

При возникновении вопросов, просьба звонить или писать на оба адреса почты иностранного отдела (контактные данные указаны на сайте).

Нормы суточных при командировании за рубеж

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2006 года N812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (с изменениями и дополнениями).

Постановление Правительства РФ N749 от 13 октября 2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Адрес и контакты

Тел.: +7 495 939-31-60,
Факс: +7 495 932-88-20,
E-mail: [email protected]
Пресс-служба:
Тел.: +7 916 313-75-79,
E-mail: [email protected]

119991, ГСП-1, Москва,
Ленинские горы, МГУ имени М.В.Ломоносова,
дом 1, строение 2, Физический Факультет.