Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен
На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.
Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.
Чем внутренний документооборот отличается от внешнего
Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.
Внешний документооборот
К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании.
К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.
Внутренний документооборот
Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.
К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.
Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более «чистая» и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.
ЭДО наводит порядок во внутренней документации
Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.
Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:
Сэкономить место в офисе.
Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.
Создать единое информационное пространство в компании.
Снизить риски потери документов.
Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.
Фиксировать изменения документов.
Ускорить распространение документов в компании.
Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.
Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.
Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО
Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:
Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
Финансовый — ведение финансовой отчетности.
Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.
Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.
Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов.
В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО.
Кому нужен внутренний ЭДО?
Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.
Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.
Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.
Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.
Подключайтесь к 1С:ЭДО — экономьте свое время и ресурсы
Переход на электронный документооборот соответствует требованиям современной компании: это экономит время, деньги и ресурсы, снижает риск ошибки из-за человеческого фактора.
Но, тем не менее, многие руководители все же откладывают переход на ЭДО: бумажный документооборот кажется привычным, есть страх, что электронные документы могут исчезнуть из-за ошибки или утечки информации, что это долго и невыгодно и т.д.
В условиях, когда партнеры переходят на безбумажное ведение документооборота, настало время и самим оценить все преимущества 1С-ЭДО и развеять последние сомнения.
- Экономия времени сотрудников. Конечно, в компании может быть отработана до идеала система ведения и систематизации документов в бумажном виде и поначалу сотрудникам может быть непривычно, но в скором времени персонал, ответственный за документы, оценит скорость создания, редактирования, передачу необходимого документа. Кроме того, электронный документ найти быстрее и легче, чем бумажный, буквально в пару кликов. Снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором, так как документы формируются автоматически. Сокращается и ввод входящих документов в программу.
- Экономия ресурсов компании. Решается проблема экономия пространства помещения для компаний с большим бумажным документооборотом: архив электронных документов не требует отдельных помещений, стеллажей, папок. Можно забыть про траты на бумагу, расходные материалы, курьерские службы и почтовые службы. А также про безответственных курьеров.
- Надежность. Доставка электронного документа происходит в соответствии с требованиями нормативных актов, которые регулируют работу операторов ЭДО. Полная конфиденциальность и сохранность документов гарантируется.
- Удобство. 1С-ЭДО встроен в программу 1С и никуда дополнительно выгружать документы не нужно. Пользователь работает в привычной ему программе и обучаться дополнительно не надо. Программа 1С сама подскажет, какие из контрагентов уже подключены к сервису. Также из своей программы вы можете приглашать контрагентов к обмену документами. Накладные, счета-фактуры автоматически формируются на основе входящих документов, бухгалтеру не придется сверять реквизиты. Директор может подписывать сразу несколько документов, используя электронную подпись.
Кому подойдет 1С-ЭДО?
- крупным и средним компаниям с большим документооборотом — сервис поможет грамотно организовать документооборот, существенно сократить время на обмен документами, избавит от ведения архива;
- небольшим компаниям — гораздо проще на начальном этапе организовать систему документооборота, что в дальнейшем даст возможность увеличивать количество контрагентов, развивать бизнес, а также экономить на расходах на ведение бумажного документооборота;
- для всех компаний с обширной географией контрагентов — быстрый обмен документами.
Остались сомнения? Протестируйте 1С-ЭДО бесплатно! Свяжитесь с нами по телефону или через форму заявки на сайте, ответим на ваши вопросы.
Нужен ли бизнесу электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами. Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами.
Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе.
Электронный документооборот — это «безбумажное» делопроизводство, при котором все документы оформляют в электронной форме. То есть документы создают на компьютерных устройствах, подписывают цифровой подписью и хранят на электронных носителях.
Плюсы ЭДО
Основное преимущество электронного документооборота — это отказ от «бумажной волокиты». Можно выделить такие плюсы:
- ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
- оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
- повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
- снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
- предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
- невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.
Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство.
Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.
Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:
Минусы ЭДО и способы их решения
У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить.
Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:
- Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
- Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
- Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.
К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.
Учтите, что для организации электронного документооборота можно использовать уже привычные решения. Например, такая функция реализована в программе «1C:Документооборот». На каждый отдельный документ создается отдельная карточка, в который хранятся все необходимые для работы сведения.
Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах. Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.
Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.
Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы
К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.
Преимущества перехода на ЭДО
Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.
Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным?
Упорядочивание работы внутри организации
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
Ускорение бизнес-процессов
Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.
Сокращение административных расходов
Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.
Точный документооборот
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.
Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Возможные проблемы при переходе на ЭДО
ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций?
Сложный переход
Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы.
Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно. Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.
ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.
Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.
Ненадежность хранения
Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке.
В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям и будут храниться бессрочно. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.
Долгое подключение
На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.
Плюсы и минусы ЭДО
Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.
К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО:
- Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
- Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
- Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.
Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.
При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:
- оперативное представление документов по требованию налоговой;
- повышение процента выполненных работниками задач;
- легкая адаптация сотрудников к новому формату.
Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.
Обязательно ли переходить на ЭДО
Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:
- ФНС требует электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников более 100 человек;
- ПФР принимает только электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников от 25 человек.
Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.
Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.
