Ведомость выдачи расчетных листков Образец

Расчетный лист по заработной плате — бланк

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Расчетный лист и персональные данные

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

• если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
• если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):

• 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

• с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
• в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (аналогичное мнение высказано Верховным Судом РФ в Постановлении от 23.12.2010 N 75-АД10-3), а в случае совершения такого нарушения повторно — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробнее смотрите в К+.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
• работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

• штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
• штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

Внимание! Образец от «КонсультанПлюс»
Смотрите образец приказа об утверждении формы расчетного листка с его образцом в приложении. Пробный доступ в К+ предоставляется бесплатно.

Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

1. Расчетный месяц.

2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

• об окладе;
• о надбавках;
• о премиях.

4. Сведения об НДФЛ.

5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

6. Сведения о выданных авансах.

7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Итоги

Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.

Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:

Ведомость выдачи расчетных листков

Для того чтобы вести учет выдачи расчетных листков работникам, в организации формируется специальная ведомость.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Для чего нужна ведомость

Роль ведомости проста, но в то же время значительна: она позволяет проконтролировать выдачу расчетных листков сотрудникам компании.

Кроме того, она является доказательством того, что все эти документы были переданы заинтересованным работникам предприятия своевременно. После выдачи расчетного листка каждый из них именно в ведомости расписывается о его получении.

Кто заполняет документ

Документ формирует бухгалтер или кассир организации, который составляет расчетные листки и вместе с заработной платой передает их на руки персоналу. Он же обязательно следит за тем, чтобы каждый сотрудник, получивший расчетный листок обязательно за него расписался.

Надо сказать, что на предприятии за отчетный период времени может быть заполнена не одна ведомость, а несколько (на каждое структурное подразделение в отдельности).

Как составить ведомость

Ведомость формируется в свободном виде, поскольку унифицированного образца ее на сегодняшний день нет. Но если внутри компании есть свой разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон – ведомость следует делать по его типу.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Учет и регистрация ведомостей

Ведомости подлежат обязательному учету. Информация о каждой из них должна быть внесена в специальный учетный журнал.

В него достаточно включить номер бланка и дату его формирования. Журнал хранится у составителя ведомостей и в случае надобности он не только удостоверяет сам факт создания документа, но и позволяет быстро его отыскать.

Порядок и сроки хранения

Период хранения ведомости определяется индивидуально. Он может зависеть от внутренних нормативно-правовых актов компании или же рассчитываться исходя из законодательных норм (но не меньше трех лет). После того, как значимость документа будет утрачена, его можно уничтожить, но также только при соблюдении определенной процедуры, прописанной в законе.

Можно ли обойтись без ведомости

Без составления ведомости обойтись можно, но это крайне рискованно. В случае проводимых контролирующими надзорными структурами проверок, с их стороны могут возникнуть претензии, которые в свою очередь могут привести к наложению административного штрафа за нарушение порядка выдачи расчетных листков и заработной платы.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Выводы

Составление ведомости учета выдачи расчетных листков не является неукоснительным действием работодателя, но является доказательством при возникновении претензий со стороны инспекции по труду.

Также данный документ сможет предотвратить судебные разбирательства по нарушению трудовых прав трудящихся.

За отказ от информирования сотрудников о сумме их заработной платы к юридическому лицу может быть применена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц штраф в размере 1 тыс.руб., для юридических лиц — 50 тыс.руб.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Острые моменты

С учетом того, что закончился 2021 год и имеются сотрудники, которые по результатам года недосчитались премии, надбавок, стоит обратить внимание на проверочный лист 7 «По проверке соблюдения общих требований по установлению и выплате заработной платы». Проверочный лист содержит такие, к примеру, вопросы:

• работодатель извещает каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы и размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний , об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
• работодателем утверждена форма расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии);
• заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты установлена правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Как мы видим, при проведении проверки, предметом которой является соблюдение норм трудового законодательства, достаточное количество вопросов о расчетном листке , а ведь на практике работодатели пренебрегают этим документом.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что работодатель должен предоставлять сотруднику следующую информацию: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, а также о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы , оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. Кроме этого компания предоставляет работнику информацию о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание, что вопрос обязательной выдачи расчетных листков освещен и в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2021 г.»

Если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

Не выдавая расчетный листок, работодатель нарушает нормы трудового законодательства и подвергается рискам, которые заключаются в том, что работник может обратиться в трудовую инспекцию, а также в суд. Все эти действия сотрудника могут повлечь негативные последствия для компании.

За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в виде штрафа в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет.

Несмотря на то, что многие считают расчетный листок атавизмом, на практике встречается довольно много обращений работников в суд, где невыдача этого документа является основанием для вывода, что работодатель недоплачивал. Так, в Апелляционном определении Московского городского суда от 30 июня 2021 года по делу № 33-8525/2017 суд указал, что статья 136 ТК РФ представляет собой гарантию реализации закрепленного статьями 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса права работника на своевременную и в полном размере выплаченную заработную плату. Согласно статье 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается в обоснование своих требований и возражений. Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Факт начисления сумм подтверждается в суде расчетными листками организации ответчика, справками формы 2-НДФЛ .

Итак, расчетный листок может являться, кроме прочего, и доказательством того, что работодатель производил выплаты в полном объеме.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Нужна ли для листов по заработной плате?

Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?

Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.

Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.

Именоваться такой сводный документ может ведомостью.

Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.

Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.

Журнал выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» довольно жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий. В частности ведутся журналы учета выдачи расчетных листков, предназначенные для фиксации факта выдачи этого документа.

Существующее законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала в настоящее время не существует. В то же время существует структура, выработанная на практике. В соответствии с ней, в журнал стоит включить следующие сведения, упорядоченные в виде таблицы:

• порядковый номер сотрудника;
• ФИО;
• дата выдачи расчетного листка;
• должность сотрудника;
• подпись.

Помимо этого, в шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя, а также период, за который выдаются документы. Внизу он заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу. Увидеть образец и скачать журнал регистрации выдачи расчетных листков можно ниже.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму Т-49, в которую вносят недостающие столбцы – дату выдачи «расчетки» и подпись. Кроме описанных вариантов подтверждения факта получения листка, работодатели часто используют для этого документа бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Свежие материалы

• Уточненка по 4 ФСС Когда нужно корректировать 4-ФССПредставленный в ФСС расчет по форме 4-ФСС не нуждается в корректировках, если…
• Социальный налог 2021 Начисление налогаВ бухгалтерском учете суммы авансовых платежей по налогу отражаются по кредиту счета 69 (68)…
• Налоговое планирование Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…
• Зачем скупают золото Грамотная продажа золота – процесс, на который придётся потратить немного свободного времени. Нужно будет выяснить,…

Форма расчетного листа

Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно, бухгалтером. Не допускается передача через другого человека, поскольку уровень Вашей зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению. Полученный нами расчетный листок будет выглядеть примерно так:

Рис. 1. Расчетный листок по зарплате расшифровка (образец)

Форма бланка может быть различной, поскольку она никак не установлена законодательно, но содержать он будет следующие разделы:

• Начислено;
• Удержано;
• Выплачено;
• К выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Некоторые компании, особенно это актуально для крупных компаний, в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный расчетный листок по зарплате расшифровка кодов в нем ставит работника в тупик. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно и работодатель должен либо привести вместе с кодами в листке также и наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.

Ведомость выдачи расчетных листков

Обязанность работодателя информировать работника о том, каким образом рассчитывается его заработная плата, регламентируется в ст. 136 Трудового кодекса РФ. В частности в указанной статье регламентируется обязанность работодателя выдавать работнику расчетный листок.

Расчетный листок — локальный документ организации, в котором фиксируется подробный расчет данных о заработной плате конкретного работника. Порядок оформления и сроки выдачи расчетных листков должны быть отражены в нормативных локальных актах организации.

Следует отметить, что информация, которая содержится в расчетном листке, является персональными данными и запрещена к разглашению. Работник должен получать расчетный листок лично в руки, непосредственно от сотрудника, ответственного за выдачу листков.

Поскольку, как уже было сказано выше, выдача расчетных листков является обязанностью работодателя, факт их выдачи рекомендуется фиксировать. Осуществляется это:

• путем оформления ведомости выдачи листков;
• путем оформления журнала учета выдачи листков.

Оба варианта – законны и равнозначны.

Ведение как ведомости, так и журнала не является обязанностью организации, и в данном случае работодатель сам определяет необходимость подобной документации, однако следует иметь в виду, что в случае спорной ситуации, например, трудовая инспекция, может потребовать подтвердить факт выдачи работникам расчетных листков.

Если подтверждения не будет, на работодателя, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ могут быть наложены следующие меры административного наказания:

• на должностных лиц – штраф в сумме до 1 тыс.руб.,
• на юридических лиц — штраф в сумме до 50 тыс.руб.

Составление ведомости

Установленной законодательно формы для ведомости не существует. Как правило, организации разрабатывают форму сами с учетом конкретных обстоятельств. Ведомость выдачи расчетных листков, как правило, содержит следующие данные:

1. «шапку», в которой указывается наименование организации, название самого документа и месяц, за который он составлен, а также номер документа и дата составления;
2. информацию о работниках. Она может быть оформлена в виде таблицы. Обычно данные работников разграничиваются по структурным подразделениям, но могут группироваться и в алфавитном порядке. В таблице указываются ФИО и табельный номер работника, должность;
3. информацию о расчетных листках: номер листка, дата выдачи. Вносится в общую таблицу;
4. подпись работника, которая свидетельствует о том, что он получил листок.

Хранение ведомости

Как правило, ведомости вкладываются в общую папку в хронологическом порядке и хранятся без подшивания. Если речь идет о журнале, он может быть прошнурован и пронумерован.

Хранится ведомость выдачи расчетных листков в бухгалтерии или ином подразделении, являющимся ответственным за выдачу листков. Срок хранения составляет 3 года, но может быть продлен, если организация посчитает это нужным.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Р азработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:

• порядковый номер записи;
• ФИО работника;
• должность;
• табельный номер;
• дата выдачи квитка;
• подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

• экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
• быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
• просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.