В каких случаях офисные работники должны проходить

Медосмотр для офисных работников: в каких случаях он обязателен

Согласно Приказу Минздравсоцразвития №302 от 12 апреля 2011г., работники офисов, а также их руководство обязаны проходить периодический медосмотр. Это необходимо для контроля состояния их здоровья. Чтобы быть уверенным, что сотрудники и работодатели могут выполнять свои функциональные обязанности без ущерба для своего здоровья и здоровья окружающих.

Когда необходим медосмотр

Необходимость в прохождении медкомиссии определяют результаты оценки трудовых условий представителями аттестационной комиссии. Так, если сотрудник в течение всего рабочего дня время находится за компьютером, он должен обследоваться каждые два года. Первая медкомиссия при трудоустройстве обязательна. Это указано в правилах о медосмотре, п. 13.1 и п. 3.2.2.4 Перечня, утвержденного Минздравом РФ (приказ №302).

Если сотрудникам организации не исполнился 21 год, им нужно ежегодно проходить медосмотр.

Если в ходе последней плановой медкомиссии у кого-либо из персонала были выявлены профзаболевания или опасные инфекции, внеочередной осмотр осуществляется по просьбе сотрудников.

Каким сотрудникам необходим

Согласно перечню Минздрава, представители следующих профессий: бухгалтера, IT-специалисты, менеджеры, прочий персонал, который проводит более 4 часов в день за компьютером. Они должны пройти обследование у офтальмолога, невропатолога, терапевта. В случае выявления отклонений от нормы или результатов предыдущей проверки, работа за компьютером запрещается. Также ежегодному медосмотру подлежит весь офисный обслуживающий персонал, ежедневно контактирующий с большим количеством людей. Это сотрудники страховых, туристических компаний, администраторы клубов, гостиниц, секретари, работники прочих частных или государственных организаций.

В каких случаях можно не проходить медосмотр

Проведение осмотра сотрудников напрямую зависит от результатов проверки условий работы, чем занимается аттестующая организация. Она проверяет соответствие фактических условий с указанными в трудовом договоре, должностных инструкциях и внутренней кадровой документации. Дело в том, что многие руководители, чтобы избежать расходов, связанных с медкомиссией, делают фиктивные записи, указывающие, что штатная единица не проводит больше 4 часов дней у монитора.

Также аттестационная комиссия проверяет уровень вредных факторов.

Если в ходе аттестации подтверждается, что персонал большую часть времени занимается бумажной работой, выезжает на встречи, выполняет другие обязанности, для которых не нужен компьютер, представители комиссии отменяют обязательные медосмотры для компаний.

Если сотрудник не согласен с таким решением, он может обратиться в инспекцию по труду, которая организует внеочередную проверку, не уведомляя об этом организацию.

Что будет, если работник не прошел медосмотр

Если сотрудник не прошел обязательную медкомиссию, но был допущен к выполнению своих обязанностей, работодателю — юридическому лицу, грозит штраф в размере 130 000 руб. за каждого. Для ИП и должностных лиц – от 15 до 25 тысяч рублей. Такие правила установлены КоАП РФ ст. 5.27.1, ч.3. Если нарушение выявлено второй раз, штраф возрастает до 200 тыс. руб., либо деятельность компании будет приостановлена до 90 дней.

Стажировка офисных сотрудников

Должны ли офисные сотрудники проходить стажировку на рабочем месте? Достаточно интересный вопрос. Логика подсказывает, что стажировка офисных сотрудников необязательна, но при проверках спрашивают-то по закону. Давайте попробуем разобраться с этим вопросом.

Что такое стажировка на рабочем месте, есть ли определение данного термина? Посмотрим Трудовой Кодекс. Термины и определения находятся в статье 209 «Основные понятия», однако определение термина «стажировка на рабочем месте» отсутствует (впрочем и дальше в Кодексе, а вот в обязанность «проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте» у работодателя по ст. 212 ТК РФ имеется. Может быть определение стажировки имеется в «Порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций», утвержденного совместным постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 №1/29. Нет, такого определения в указанном «Порядке….». Смотрим так любимый инспекторами «ГОСТ 12.0.004-90 Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» ссылка на необходимость проведения «стажировки» есть, а интересующего нас определения «стажировка на рабочем месте», а тем более «стажировка офисных сотрудников» – нет. Посмотрим другие ГОСТы, такие как «ГОСТ 12.0.002-80. Система стандартов безопасности труда. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 30.09.1980 N 4954в ред. от 01.11.1990г. и поновее на тему рисков «ГОСТ Р 51897-2011/Руководство ИСО 73:2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Менеджмент риска. Термины и определения», утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта от 16.11.2011 N 548-ст, что же мы видим и нас это уже не удивляет — нет определения «стажировка». Таким образом мы видим, что интересующее нас понятие «стажировка на рабочем месте» как и «стажировка офисных сотрудников» в официальных документах не встречается, но обязанность по проведению стажировки имеется.

Итак, на что в первую очередь может сослаться проверяющий? Естественно, на указанную выше ст. 212 ТК РФ и на пункт 7.2.4. «ГОСТ 12.0.004-90 Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», в соответствии с которым «все рабочие ….после первичного инструктажа на рабочем месте должны в течение первых 2 – 14 смен (в зависимости от характера работы, квалификации работника) пройти стажировку под руководством лиц, назначенных приказом (распоряжением, решением) по цеху (участку, кооперативу и т.п.)». Обратите внимание на слово «рабочие». Много ли офисных работников подпадают под данную квалификацию? Кажется не так много, в основном под офисными работниками понимают сотрудников из числа руководителей, специалистов и служащих (РСиС). Очевидно, что работники из числа РсиС должны проходить обучение по охране труда. Обращаясь к ст. 225 ТК РФ «Обучение в области охраны труда» мы видим, что в соответствии с требованиями абз. 3 данной статьи ТК РФ «Работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, …. со стажировкой на рабочем месте….». Такая формулировка противоречит требованию ГОСТ 12.0.004-90, где указаны «все рабочие». Для решения этого противоречия к нам на помощь приходит ст. 423 ТК РФ, исходя из которой следует, что положения ГОСТ 12.0.004-90, принятого естественно, до принятия действующего ТК РФ, применяются в части, не противоречащей ТК РФ, т.е. стажировка офисных сотрудников, работающих в допустимых условиях труда не требуется, согласно требованиям ГОСТ, на которые мог бы сослаться инспектор не требуется. Однако, как было указано выше, существует еще и «Порядок обучения по охране труда… » от 13.01.2003г., который вступил в силу уже после принятия ТК РФ. В данном «Порядке обучения ….. » про стажировку указано в 2.2.2 «….. обучение лиц, принимаемых на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, ….. со стажировкой на рабочем месте…..». Хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что этот пункт находится в разделе 2.2. «Обучение работников рабочих профессий», указанного «Порядка обучения….», а РСиС мы обучаем по охране труда в соответствии с требованиями раздела 2.3. «Обучение руководителей и специалистов», в котором ни слова не сказано про «стажировку на рабочем месте», а уж про такое понятие, как «стажировка офисных сотрудников», тем более.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в соответствии с требованиями действующего законодательства стажировка на рабочем месте обязательна только для лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, а стажировка офисных сотрудников, работающих в допустимых условиях труда не требуется.

Инструктажам на рабочем месте офисников: быть или не быть?

Обучение персонала требованиям охраны труда является неотъемлемой обязанностью работодателя. Тем не менее, как и любая другая процедура, данная имеет свои особенности. В частности, по настоящее время профессиональное сообщество специалистов по охране труда ведёт дискуссии об освобождении ряда профессий и должностей от прохождения инструктажа на рабочем месте.

Пункт 2.1.3 Постановления Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 гласит: «Проведение инструктажей по охране труда включает в себя ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ».

Таким образом, практически всему персоналу организации требуется прохождение инструктажа. Доводы об отсутствии вредных и опасных производственных факторов на рабочих местах, к примеру, офисного персонала, согласно результатам проведенной спец.оценки условий труда, нельзя воспринимать однозначно. Хотя бы одной причиной тому является классификатор факторов из Методики № 33н, который представляет собой усеченный состав действующих условий труда.

Не будем углубляться в основания данного факта, ведь кроме процедуры спец.оценки существует процедура оценки профессиональных рисков, которая как раз учитывает весь спектр воздействий на работника. Однако, отсутствие законодательно утвержденной методики по оценке проф.рисков на данный момент позволяет функционировать еще одному пункту Постановления № 1/29: пункт 2.1.4 «Работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте».

Таким образом, «офисный планктон» обычно освобождают от инструктажа на рабочем месте, подразумевая отсутствие угроз травмирования. Между тем, споры о принадлежности того же самого компьютера к потенциально опасному оборудованию идут не один год в профессиональной среде. Кроме того, ряд должностей, работающих с документацией, нельзя исключить из перечня персонала, подлежащего инструктажам, например, бухгалтера и специалиста отдела кадров. В силу того, что работники данных должностей занимаются сшивкой документов для архивного хранения, как при помощи ручного инструмента (шило, игла), так и применяя сверлильный станок.

Подтверждением необходимости проведения инструктажа персоналу, а также контроля за исправностью механизированного оборудования является несчастный случай, произошедший в Хабаровском крае. Сотрудница почтового отделения, занимавшаяся скреплением почтовых отправлений на сверлильном станке, получила производственную травму в виду удара электрическим током. Случившееся стало возможным по вине работодателя, допустившего работника к неисправному оборудованию, имевшему дефекты, возникшие в результате его модификации. Пострадавшая получила возмещение морального вреда от работодателя в размере 30 000 рублей.

Порядок оформления перемещения работника на другое рабочее место

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Движение работника внутри предприятия выражается в переводах с одной занимаемой должности на иную и перемещениях между рабочими местами. В ряде ситуаций согласие трудящегося обязательно, в других — не требуется. Но в любом случае необходимо тщательное оформление документов, от которых зависит соблюдение прав и интересов сторон.

Отличия процедуры перемещения работника от перевода на иную должность

Перевод специалиста предполагает смену выполняемых им трудовых функций при продолжении (без перерыва) трудовой деятельности в том же месте занятости (без смены работодателя). Процедура, производимая по соглашению участников трудового процесса или по инициативе руководства предприятия, может носить временный или постоянный характер. Временность перевода связана с периодом отсутствия какого-либо специалиста в компании или с состоянием здоровья самого трудящегося.

Перевод на иную работу возможен при наличии письменного согласия занятого, кроме некоторых оговоренных законодательно случаев (ст. 72 ТК РФ). Перевод гражданина для работы у иного работодателя допускается по письменной просьбе сотрудника (письменному согласию) с прекращением действия трудового контракта по старому месту занятости (ст. 77 ТК РФ).

Перемещение сотрудника – это его движение внутри организации, не сопровождаемое сменой трудовых функций. Процесс всегда осуществляется в одной и той же местности, при этом не подвергаются изменениям существенные условия трудового соглашения.

Ситуация относится к внутренним вопросам, разрешаемым руководством предприятия и не требующим согласия сотрудника (ст.72. 73, 74 ТК РФ). Работодатель заблаговременно должен предупредить специалиста о предстоящих изменениях. Отказаться от исполнения трудовых обязанностей в измененных условиях (на новом месте, в ином структурном подразделении) тот не имеет права.

Перемещение, в отличие от постоянного перевода трудящегося, не предусматривает оформление в трудовой книжке. При переводе к действующему договору с сотрудником составляется дополнительное соглашение, которым определяются существенные условия деятельности.

Процедура перевода может потребовать наличия у работника специальных умений (навыков), при передвижении сотрудника подобные требования отсутствуют.

Важно! Любое передвижение должно быть обосновано производственными причинами. Без таковых перемещение в ряде ситуаций может признаваться незаконным, особенно если присутствуют личные мотивы руководства организации.

Виды перемещения работника

Процедура предусматривает несколько вариантов перемещения:

На иное рабочее место. Сотрудник продолжает исполнять свои трудовые обязанности без изменений, но в другом кабинете или в другом здании организации.
В другое подразделение компании. Подобные структурные подразделения (управление, филиал, сектор) не всегда могут располагаться по единому адресу, но всегда должны находиться в пределах одного населенного пункта (город, поселок, деревня). В таких случаях процедура будет считаться именно перемещением работника.
Для выполнения работы на другом оборудовании (агрегате, механизме). К примеру, водитель продолжает исполнять прежние функции по перевозке (грузов, пассажиров) на вновь закрепленном за ним новом автотранспортном средстве. В данном варианте изменение орудия труда не должно противоречить обязанностям сотрудника, определенным трудовым соглашением или должностной инструкцией.

Важно! Трудовой контракт может содержать указание рабочего места (подразделения) для работы сотрудника. Если изменяются указанные условия, то процедура признается переводом, а не перестановкой.

Условия для передвижения

Руководство компании может производить перестановку (перемещение) сотрудников в ходе рабочего процесса без изменения должностных обязанностей, условий труда, района занятости по причинам, зависящим от производственных интересов предприятия и осуществляемым без учета интересов специалистов.

Причинами процедуры могут быть:

производственная необходимость, следствием которой выступают коррективы в расписании штатного состава компании;
сокращение или расширение производственной деятельности предприятия;
ситуации профессионального, карьерного роста персонала.

Передвигаемый работник должен исполнять в таких ситуациях распоряжения работодателя или его представителей, выполняющих на предприятии административные функции.

Важно! Работник не может быть переставлен на иное место работы, которое противопоказано ему по причинам, связанным с состоянием здоровья. Но если работодатель не получил уведомление о наличии противопоказаний, а сам сотрудник скрыл подобную информацию, то в дальнейшем указанное обстоятельство может быть расценено как злоупотребление со стороны трудящегося своим правом.

Порядок оформления перемещения сотрудника

Важно! Форма уведомления работника о перемещении от КонсультантПлюс доступна по ссылке

Руководство предприятия имеет право переместить работника в другое структурное подразделение по производственным или другим обстоятельствам, включая медицинские показания. При этом должны быть соблюдены условия по расположению нового места работы в прежней местности и по отсутствию существенных изменений в трудовой функции (исполняемых должностных обязанностях):

Для проведения перестановки специалиста руководитель предприятия издает соответствующий приказ, в котором определяется новая работа или структурное подразделение для исполнения работником должностных обязанностей.
Основанием для подготовки приказа служит докладная (служебная) записка, составленная руководителем отдела или структурного подразделения, где работает данный специалист.
Документ передается на рассмотрение руководству организации, которым проставляется согласительная резолюция, соответствующая дата и подпись.

Если инициатива по перестановке на новое место для работы исходит от сотрудника, последний составляет письменное заявление. В тексте документа должна содержаться просьба о перемещении заявителя в иное подразделение или на другую должность с указанием причин, вызвавших необходимость подобной процедуры. К заявлению должны прилагаться подтверждающие документы или врачебные заключения в случае обнаружения медицинских показаний для перемещения трудящегося.

Заявление доводится до руководства предприятия, которое в случае согласия ставит разрешительную визу, служащую основанием для подготовки соответствующего приказа по организации.

В тексте приказа указываются:

занимаемая должность и наименование отдела или подразделения, где работает заявитель;
основания для перестановки;
наименование подразделения или должности (согласно штатному расписанию), на которую специалист переводится.

Специалист должен ознакомиться с подготовленным приказом и поставить свою визу об ознакомлении.

Важно! К трудовому соглашению с сотрудником дополнительное соглашение не составляется, так как отсутствует изменение его основной трудовой функции. В трудовую книжку запись о перемещении работника не вносится (ст. 72 ТК РФ).

Правовые последствия перемещения или отказа от него

Руководство организации вправе производить любые кадровые перестановки, направленные на повышение рациональности использования имущества и эффективности функционирования предприятия. Каждый специалист обязан выполнить решение работодателя о его перемещении.

Отказ от исполнения приказа о перемещении приравнивается к дисциплинарному нарушению со стороны трудящегося (ст. 192 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! В случае подмены понятий и оформления под видом перемещения без ведома и согласия работника фактического его перевода (с изменением условий работы) руководству организации может грозить наказание.

При отказе со стороны работника исполнять должностные обязанности при его незаконной перестановке согласно законодательству остаются неизменными его трудовые права (ст. 81, 379 ТК РФ). При этом сотрудник не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Работодатель также не может препятствовать осуществлению работником защиты собственных трудовых прав (ст. 380 ТК РФ).

Сотрудник при признании в судебном порядке перемещения незаконным может обратиться с иском о выплате разницы в заработке (за период выполнения другой работы), об оплате времени вынужденного прогула, о компенсации причиненного ему морального ущерба (ст. 236 ТК РФ).

Приказ о перемещении был направлен по почте, но работник его не получил. Суд не расценил неявку на работу как прогул и указал, что в данном случае увольнение — несоразмерное наказание. Работника восстановили в должности.
Посмотреть определение суда

Специальная оценка условий труда офисных работников

Необходимость оценки условий, в которых работают сотрудники офисов, долго вызывала сомнения: производственные факторы, влияющие на их работоспособность и здоровье, расценивались как несущественные по сравнению с теми, что воздействовали на, скажем, монтажников или стропальщиков. Нормативные документы, регулирующие выполнение аттестации рабочих мест, не учитывали нюансы работы клерков или менеджеров. Но теперь порядок проведения спецоценки условий труда в России регулируется положениями федерального закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 года. Его требования одинаковы для всех категорий рабочих мест. На вопрос, нужно ли проводить СОУТ для офисных работников, Минтруд отвечает ясно: нужно. Но проведение спецоценки в офисах имеет специфику, которую следует учесть.

Упрощенная спецоценка

Проведение специальной оценки офисных мест считается более простым делом: на то есть ряд причин.

В офисах существует значительное количество аналогичных рабочих мест — одинаково оборудованных, на которых сотрудники одинаковых должностей выполняют одинаковые функции. Согласно трудовому законодательству, подвергать оценке их все не нужно — достаточно проверить 20% аналогичных мест, установив для них всех один класс условий труда.
Многие оформленные в офисах сотрудники работают удаленно, что также облегчает задачу работодателям и инспектирующим организациям: спецоценка для удаленных рабочих мест не проводится.
Согласно пункту 4 статьи 10 ФЗ-426 , если на рабочих местах не выявлены вредные или опасные производственные факторы, лабораторных измерений, экспертиз не проводится. На практике это означает, что практически во всех офисах не требуется проводить испытания — крайне редко офисные условия труда действительно несут риск повышенного травматизма.
Если по результатам СОУТ офисных работников 2021 года в организации обнаружены только оптимальные или допустимые рабочие места, работодатель должен составить на них декларацию о соответствии условий труда государственным нормативным требованиям, а потом подать ее в Государственную инспекцию труда. В соответствии с новой редакцией части 4 статьи 11 426-ФЗ ее действие будет бессрочным до тех пор, пока на этих рабочих местах сохраняются прежние условия труда. При этом если на одном из таких мест произошел несчастный случай, у работника было выявлено профессиональное заболевание, или инспекторы ГИТ обнаружили нарушение его трудовых прав, действие декларации в отношении этой позиции прекращается, и на ней нужно будет провести внеочередную спецоценку.

Тем не менее, вредные для здоровья факторы есть и в этом случае, и ошибаются те, кто считает офисную работу самой безопасной для здоровья.

Вредные условия труда офисных работников

Факторами, способными оказать воздействие на сотрудников офисов, часто считают:

освещенность рабочей поверхности;
электромагнитное излучение;
напряженность рабочего процесса.

Однако для понимания этой ситуации нужно тщательно проанализировать приложение № 2 к приказу Минтруда от 24 января 2014 г. N 33н. В нем указывается, что:

микроклимат рабочего места анализируется только для рабочих мест, оснащенных оборудованием, которое является искусственным источником тепла. При этом в соответствии с действующим сертификационным законодательством Евразийского экономического союза вся офисная техника должна проходить оценку соответствия нормативам действующих технических регламентов — ТР ТС 004/2011 для низковольтного оборудования и ТР ТС 020/2011 об электромагнитной совместимости технических средств. Согласно статье 4 ТР ТС 004/2011 одним из требований к сертифицируемой технике становится «отсутствие недопустимого риска возникновения повышенных температур». Это значит, что компьютеры и другая офисная техника не могут расцениваться как источники тепла;
освещенность рабочей поверхности оценивается только для определенных видов работ, включая выполнение прецизионных работ с объектами размером меньше 0,5 мм, при наличии слепящих источников света, при работах с объектами и поверхностями с направленно-рассеянным и смешанным отражением либо при выполнении подземных работ, в том числе в метро;
электромагнитное излучение не оценивается в случае, если речь идет о работах, выполняемых с применением компьютеров, копировальной или другой офисной техникой;
напряженность рабочего процесса изучается в отношении работ, которые связаны с управлением транспортом либо диспетчеризацией и управлением технологическими процессами с применением производственного оборудования.

Таким образом, исходя из положений действующего законодательства, специальная оценка условий труда офисных работников не предполагает присутствия на их рабочих местах сколько-нибудь значимых вредных или опасных факторов.

Проблемы оценки условий труда офисных работников

Несмотря на то, что с точки зрения Минтруда работа офисных сотрудников практически полностью безвредна, многие специалисты с ним не согласны. Нервно-психологические нагрузки, высокий уровень ответственности за собственную работу и работу подчиненных (особенно значимый фактор для руководителей и менеджеров), риск повышенной нагрузки на глаза и статическое состояние опорно-двигательного аппарата, — все эти факторы ясно дают понять, что условия труда офисных работников никак нельзя назвать превосходными или хотя бы, как полагается по законодательству, оптимальными.

«Синдром менеджера», «синдром чемпионов», «болезнь яппи», «трудоголизм» — распространенные психические заболевания, которыми награждает работников офисный труд. Постоянное напряжение, игнорирование перерывов на обед, ненормированный рабочий день и нервные нагрузки, вызванные стремлением быть первыми и заработать побольше, ведут к куда более серьезным профессиональным заболеваниям: остеохондрозу, депрессии, неврозу, астенопии, в отдельных случаях — даже к алкоголизму и шизофрении.

Однако, как ни печально, решения этой проблемы на законодательном уровне пока что не существует. Соблюдение режима труда и отдыха, нормативов длительности рабочего дня, инициатива компенсировать сотрудникам затраты на занятия спортом или обустройство для своих подопечных кратких перерывов на отдых в течение всего дня — сфера ответственности исключительно работодателя, который может принять, а может и не принять на себя такую ответственность за здоровье своих сотрудников.