Уведомления Образцы, примеры, бланки для

Уведомления

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

• Прием на работу иностранного гражданина.
• Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

• Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
• Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
• Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
• Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

• Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
• Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
• Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
• Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

• О собрании кредиторов или аукционеров.
• О переходе на УСН.
• Об изменении названия компании.
• О смене гендиректора.
• Об изменении юридического адреса.
• О смене реквизитов.
• Об изменении размеров ЗП.
• Об отпуске.
• О погашении задолженностей.
• О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Уведомление о вручении заказного письма: когда нужно и как заполнить

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:

1. На лицевой стороне укажите адрес для возврата (адрес отправителя).
2. Выберите вид доставки (простое/лично в руки).
3. Укажите вид отправления: письмо/бандероль/посылка, с объявленной ценностью и пр.
4. На оборотной стороне указать адрес получателя.

Когда и зачем нужно уведомление о вручении

Оно подтверждает факт получения почтовой корреспонденции получателем и является доказательством этого в случае возникновения споров. Необходимо при отправке оригиналов документов контрагентам, в госорганы. В отдельных случаях закон прямо закрепляет обязанность отправителя направить отправление с доказательством вручения: ст. 122 АПК РФ, п. 4 Приложения 1 к приказу Министерства экономического развития №76 от 21 февраля 2012 г.

Где взять бланк и как его заполнить

Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.

Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.

С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.

Образец для письма по России

Образец для зарубежного отправления

Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:

Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.

Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.

Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.

Что должен сделать получатель

Получателю вручают отправление в отделении почты и поясняют, как заполнить уведомление заказного письма: необходимо в своей части формы указать Ф. И. О., должность, дату и поставить подпись. Заполненный бланк отдают оператору связи, и документ возвращается отправителю.

Когда вернется уведомление отправителю

Сроки доставки такие же, как у других отправлений: от двух до семнадцати дней в зависимости от расстояния пересылки. Срок исчисляется по почтовому штемпелю на конверте (с указанием дат принятия и поступления в отделение выдачи).

После заполнения документа получателем отправления он направляется назад по адресу, указанному для возврата.

Как оформить уведомление об организованной перевозке детей?

С 27 августа 2021 года введена новая форма уведомления об организованной перевозке группы детей автобусами. Данное изменения законодательства подробно рассмотрено в отдельной статье.

В 2022 году уведомление может быть подано в ГИБДД двумя способами:

• в электронном виде;
• при личном обращении на бумажном носителе.

При оформлении документа в электронном виде нужно заполнить специальную форму на сайте ГИБДД. Особенности заполнения данной формы рассмотрены в одной из предшествующих статей на pddmaster.ru: «Подача уведомления о перевозке детей онлайн».

Сегодня речь пойдет о втором способе, то есть об оформлении уведомления на бумажном носителе:

Бланк уведомления об организованной перевозке детей

Бланк уведомления представлен в формате pdf. Заполнить его можно как в электронном виде, так и от руки.

В 2021 году рекомендую заполнять уведомление в электронном виде, а лишь затем печатать данный документ. Дело в том, что в настоящее время в бланк нужно внести очень много данных (в том числе список детей) и в этих данных очень легко допустить ошибку. При заполнении в электронном виде ошибку легко исправить, а при заполнении документа от руки весь документ придется оформлять заново.

Образец уведомления об организованной перевозке детей

На основе данного образца Вы можете самостоятельно заполнить бланк уведомления. Однако чтобы упростить решение этой задачи, ниже приведена подробная инструкция по заполнению уведомления.

Инструкция по оформлению уведомления о перевозке детей

1. В шапке документа укажите название подразделения ГИБДД, в которое будет подано уведомление. Точное название подразделения можно найти на официальном сайте ГИБДД в разделе «Контакты — Подразделения госавтоинспекции».

Также в шапке нужно указать фамилию, имя и отчество человека, который подает уведомление в ГИБДД.

Примечание. С 1 января 2021 года уведомление может быть подано в ГИБДД как представителем юридического лица (директором школы, представителем туроператора), так и любым физическим лицом (родителем одного из детей).

2. В разделе «1. Информация об организаторе перевозки» указывается информация об организации или человеке, который занимается организацией поездки.

Например, в приведенном выше образце организатором поездки выступает школа, поэтому в уведомление вносится информация о юридическом лице.

Если организатором выступает физическое лицо, то в разделе 1 должны быть указаны данные этого физического лица.

3. В разделе «2. Информация о перевозчики» указываются данные организации, ответственной за перевозку. То есть организации, которая предоставляет автобус.

Примечание. Если перевозчик и организатор перевозки — это одна и та же организация, то пункты 2.1 — 2.5 заполнять не нужно. Пункты 2.6 и 2.7 в любом случае являются обязательными.

В рассматриваемом примере школа выступает и организатором перевозки, и перевозчиком (дети едут в поездку на школьном автобусе), поэтому пункты 2.1 — 2.5 в образце не заполнены.

Если автобус арендуется у сторонней организации, то в пункты 2.1 — 2.5 вносится информация об этой организации.

4. В разделе «3. Информация об автобусе (автобусах)» нужно указать информацию об автобусах, которые будут задействованы в перевозке.

В рассматриваемом примере используется один автобус, поэтому в каждое поле внесено только одно значение. Если в перевозке будут задействованы 2 автобуса, то их следует записать в 2 столбца так, чтобы номер каждого автобуса был указан под маркой и моделью этого автобуса. Места в уведомлении для этого вполне достаточно.

Примечание. Если же перевозка предполагает использование 3-х автобусов или более, то вносить информацию об этих автобусах в уведомлении не нужно. При таком количестве автобусов в ГИБДД подается другой документ — заявка на сопровождение.

4. В разделе «4. Информация о водителе (водителях)» вносятся данные водителя, который будет управлять автобусом во время поездки. Если водителей несколько, то их можно записать в несколько столбиков или разделить информацию символом «/».

5. Рассмотрим раздел «5. Сведения о маршруте перевозки»:

— В поле 5.1 вносится информация об адресе начала поездки, а также предполагаемые дата и время начала поездки. В этом пункте указывается адрес места, где группа детей соберется и сядет в автобус.

— В поле 5.2 нужно записать промежуточные пункты посадки пассажиров. Этот пункт заполняется только в том случае, если часть пассажиров должна подсесть в автобус в другом месте.

— В поле 5.3 нужно записать адрес места, где будет завершена организованная перевозка детей.

Например, если дети едут из школы в театр, а затем едут назад к зданию школы, то в пункте 5.3 указывается именно адрес конечного пункта маршрута — школы.

— В поле 5.4 указываются промежуточные места остановок (для посещения театра, музея, для отдыха и т.п.)

6. Заполнение раздела «6. Информация о лицах (кроме водителя (водителей), находящихся в автобусе в процессе перевозки» является самым трудоемким. Сюда нужно внести всех пассажиров, которые будут участвовать в перевозке.

Примечание. Если ранее вы уже оформили список пассажиров в виде отдельного документа, то можете прямо из него перенести информацию в раздел 6.

В пункте 6.1 указывается информация о детях (ФИО, возраст или дата рождения, телефон родителей). Рекомендую каждого ребенка записывать с новой строки, свободное место позволяет сделать именно так.

В пункте 6.2 указывается информация о взрослых пассажирах (сопровождающих) в формате «ФИО, телефон».

В пункте 6.3 указываются данные медицинского работника, если такой работник участвует в организованной перевозке детей.

7. В заключение следует заполнить нижнюю часть уведомления, в которую вносится информация об организаторе перевозке и текущая дата.

После этого документ можно распечатать и подписать.

Примечание. Уведомление составлено на 3-х листах формата А4. Распечатать его можно как на трех отдельных листах, так и на двух листах с использованием двухсторонней печати.

После этого остается только отнести оформленное уведомление в подразделение ГИБДД.

В заключение хочу отметить, что оформление уведомления об организованной перевозке детей не представляет из себя ничего сложного. Однако в 2021 году эта процедура отнимает много времени, т.к. в документ нужно внести полный перечень пассажиров.

Также напоминаю, что уведомление можно подать в ГИБДД и в электронном виде:

Инструкция: заполняем уведомление о вручении письма

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:

• на лицевой стороне в графе «Кому» запишите адрес, предназначенный для возврата бланка отправителю;
• отметьте вид доставки (простое/лично в руки) и форму почтового послания (письмо/бандероль/посылка);
• на оборотной стороне — адрес назначения.

Кому и для чего надо заполнять почтовое уведомление

Отправляя важные документы контрагентам или корреспонденцию в государственные инстанции, компании и физические лица нередко пользуются услугами Почты России. В таком случае отправляют «заказное письмо с обратным извещением о вручении». Такой способ гарантирует доставку ценного послания до адресата.

Чтобы отправитель был уверен, что бумаги попадут в руки реципиента в ценности и сохранности, ему следует заполнить почтовое уведомление о вручении послания. Его отдадут лично в руки, а извещение с подписью получателя придет обратно отправителю. Это станет доказательством, что бумаги попали к гражданину или в ведомство, для которых предназначались.

Законодательство устанавливает в ряде случаев необходимость направлять корреспонденцию с извещением, информирующим о получении. Например, при переписке с госорганами или судебными инстанциями (см. ст. 122 АПК РФ).

Какой бланк использовать

Специальный бланк ф. 119 для извещения закреплен в приложении № 27 к Приказу ФГУП Почта России от 07.03.2019 № 98-п. Образцы с инструкцией, как заполнять уведомление о вручении заказного письма Почты России по форме 119, выдают в почтовых отделениях: допустимо написать сведения от руки или напечатать в электронной форме. Для рукописного варианта обязательных правил не предусмотрено: используйте шариковую или гелиевую ручку с любыми чернилами. Главное — пишите разборчиво и без ошибок. Электронный вариант есть на сайте Почты России, останется только указать необходимую информацию, сохранить и скачать.

Чтобы направить бумаги за рубеж, используют иной бланк CN 07 (форма закреплена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008), который выдают в отделениях почты. Но при необходимости есть возможность скачать его в интернете на сайте оператора, внести сведения на компьютере и распечатать.

Сегодня одним из распространенных методов, при помощи которого есть возможность известить отправившего посылку о ее вручении, стал цифровой аналог уведомления. Такая услуга предоставляется в почтовых отделениях. В этом случае нет необходимости заполнять онлайн уведомление о вручении Почты России, понадобится только назвать номер телефона. Его укажут в качестве идентификатора, когда потребуется скачать извещение с портала почты в разделе «Отслеживание».

Когда послание доставят, сотрудник распечатает бланк ф. 22/119 и вручит для подписи получателю. После этого бумагу отсканируют и направят цифровую копию в виде сообщения заказчику услуги. Доступ к отсканированному варианту извещения сохраняется на сайте 6 месяцев. Эта копия обладает такой же юридической силой, что и бумажный вариант.

Как правильно заполнить

Принципы заполнения вы вправе уточнить в почтовых отделениях, в которых есть и бланки, и образцы. Но рекомендуем ознакомиться с правилами заранее. Вот подробная инструкция, как заполнять почтовое извещение ф. 119:

1. На лицевой части сверху укажите вид извещения (простое или заказное).
2. Затем в поле, заполняемом отправителем, проставьте отметки о типе отправления (письмо, бандероль, посылка, отправление 1-го класса) и ценности груза (обычное, заказное, с объявленной ценностью).
3. Ниже предусмотрена графа для данных отправителя: «Кому» (ФИО или название компании) и «Куда» (адрес).
4. На другой стороне укажите сведения о получателе и куда направить послание.

Оформленные извещения прикрепят к конвертам и пошлют по адресу. Помните, что обыкновенные письма для ценных бумаг не подойдут. Надежнее отправлять заказные. Их отдают лично адресату под подпись или его представителю по доверенности. Еще одно их преимущество — им присваивают особые номера (треки), по которым вы вправе отслеживать путь пересылки корреспонденции на официальном портале Почты России.

Правила, как заполнять извещение Почты России по форме CN 07 для международной почты, не сильно отличаются. Выглядит документ по-другому, но суть аналогична:

• отмечают данные адресата, который возвращает извещение;
• способ отправки (ж/д или авиа) и вариант письма — заказное, приоритетное, обычное;
• адрес, на который вернется извещение.

Образец для внутреннего почтового отправления

Образец для зарубежного письма

Это образец уведомления ф. CN 07:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать о юридически значимых сообщениях. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что делает получатель письма

Человек, которому вручают послание, обязан предъявить удостоверение личности. На месте сотрудник почты объясняет, как заполняется уведомление со стороны получателя:

• на обратной стороне бланка он пишет фамилию, имя и отчество, должность (если должностное лицо), дату;
• затем подписывает бумагу, удостоверяя, что он корреспонденцию получил.

Извещение возвращают оператору связи, а затем направляют обратно отправителю.

Когда уведомление вернется к отправителю

Вернут уведомление сразу после подписания у адресата. Насколько быстро поступит извещение, зависит от дистанции, которую предстоит преодолеть пересылаемой корреспонденции, — от 2 до 17 дней. Срок рассчитывают исходя из дат, указанных на конверте, — о принятии и поступлении в почтовые пункты для выдачи.