Способы записей в учётных регистрах
Учётные регистры – таблицы, приспособленные для регистрации и группировки в них необходимой информации о фактах хозяйственной деятельности, отражённых в первичных бухгалтерских документах. В регистры из документа переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в учётных регистрах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.
Простейшей формой учётного регистра является журнал регистрации хозяйственных операций.
Классификация учётных регистров:
1. По назначению регистры делятся на:
— хронологические (хронос — время) – это регистры, в которых записи операций производятся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления. Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций и т.д.;
— систематические – это регистры, в которых запись операций производится по определённой системе. Например, по дебету или кредиту счетов. Систематическими регистрами является Главная книга счетов, журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам и другие;
— комбинированные – сочетают в себе и хронологические и систематические признаки. Например, кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией по дебету счёта 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счёта (расход).
2. По видам учёта регистры делятся на:
— аналитические – это регистры, отражающие данные аналитического учёта. Например, карточки складского учёта по каждому наименованию материалов, пофамильные лицевые счета работников предприятия и т.д.;
— синтетические – это регистры, отражающие данные синтетического учёта. Например, Главная книга счетов, оборотная ведомость по этим же счетам, журналы-ордера и другие;
— комбинированные – это регистры, отражающие данные аналитического и синтетического учёта. Например, журнал-ордер № 6 – в его строках приводятся аналитические данные в разрезе отдельных поставщиков, а по графам и итоговым строкам – данные по дебету синтетических счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др. с кредита счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (общий итог записей по журналу).
3. По внешнему виду регистры делятся на:
— книги – представляют собой листы бумаги прочно скрепленные (сброшюрованные) и пронумерованные. Как правило, книга открывается на 1 год. На первой странице указывается бухгалтерский счёт, записи по которому будут осуществляться. На счетах, открываемых в книге, записываются остатки на начало года, которые переносятся из книги предыдущего года. На последней странице книги делается запись: «В настоящей книге пронумеровано… страниц». Книга подписываются руководителем, главным бухгалтером и ставится печать предприятия. Например, кассовая книга, Главная книга счетов и т.д.;
— карточки – это регистр в виде таблицы, выполненный на листе плотной бумаги определенного, как правило, небольшого формата. Карточки обычно открываются на каждый объект учёта и содержат наименование объекта, количество, сумму в денежном выражении и т.д. Карточки должны быть зарегистрированы в описи карточек и храниться в картотеке. Например, инвентарные карточки учёта основных средств и т.д.;
— свободные листы – это те же карточки, но большего размера, которые хранятся в папках- накопителях. Например, журналы-ордера, справки и т.д.
4. По продолжительности ведения записей (по отчётным периодам) регистры делятся на:
5. По уровню использования техники регистры делятся на:
6. В зависимости от вида носителя информации регистры делятся на:
Способы записей в учётных регистрах
Многовековая практика применения учётных регистров выработала различные способы ведения в них записей.
Способы записей в учётных регистрах:
1. По числу одновременно получаемых копий:
— простые (однократные) – документы получают в одном экземпляре. Так, регистрация в Главной книге счетов, в журналах-ордерах и многих других регистрах ведется простой, обычной записью;
— копировальные (многократные) – документы получают в нескольких экземплярах. Например, каждый лист кассовой книги заполняется под копирку в 2-х экземплярах.
2. В зависимости от техники ведения:
— безмашинные (ручные) – делают, как правило, чернилами с чётким написанием всех данных, без помарок, подчисток, пропусков строк. Исправления записей осуществляются только установленными способами;
— автоматизированные – с применением ПК.
3. В зависимости от формы регистра, записи могут вестись:
— линейно-позиционным способом – записи по операциям осуществляются в регистрах отдельной строчкой. Например, журналы-ордера, расчётно-платежные ведомости и т.д.;
— шахматным способом – запись сумм по операциям всегда ведется на пересечении определённой строки и определённой графы. Например, шахматная ведомость.
Записи, как и применяемые регистры, можно подразделить на: а) хронологические и систематические; б) частные (аналитические) и общие (синтетические) или итоговые.
Учетные регистры, их назначение.
1. Учетные регистры необходимы для систематизации и накапливания первичных документов.
Учетные регистры – это специальные таблицы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Содержание документов группируется по однородным элементам. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов. Перечень учетных регистров в организации зависит от применяемой формы бухгалтерского учета.
2. Учетные регистры классифицируются:
1. по видам,
2. по объему содержания,
3. по назначению.
По видам учетные регистры бывают:
1. Сводные листы представляют собой листы большого формата и печатают на писчей бумаге. Преимущество сводных листов состоит в том, что они не скрепляются между собой, что способствует разделению труда учетных работников. Примером являются журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним.
2. Карточки печатаются типографским способом на плотной бумаге. Инвентарные карточки используются для аналитического учета. Карточки открываются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии. Применение карточек позволяет выполнять записи в них, подсчитывать итоги, так же карточки способствуют разделению труда.
3. Книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги. В книгах все листы нумеруются. В конце ставится подпись главного бухгалтера и количество листов. Книги в применении не удобны, так как затрудняют разделение труда, но в организациях они применяются. Главная книга, кассовая книга.
По объему содержания учетные регистры бывают:
1. Синтетические регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам (журналы-ордера).
2. Аналитические регистры предназначены для отражения операций по аналитическим счетам. Так как аналитический учет более подробный, то в регистрах предусмотрено для записи пояснительного текста.
Но удобнее применять регистры, которые содержат элементы синтетического и аналитического учета (журналы-ордера №11,4,8).
По назначению учетные регистры подразделяются:
1. В хронологических регистрах записи делаются в порядке совершения. К таким регистрам относят реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции.
2. Систематические регистры – это регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций записываются в разрезе счетов бухгалтерского учета.
3. Комбинированными регистрами являются регистры, сочетающие систематические и хронологические записи. К таким регистрам относятся главная книга, применяемая на сельскохозяйственных предприятиях при мемориальной форме учета, а так же журналы-ордера.
Важнейшим условием повышения достоверность учета является качество записи в учетных регистрах. Записи в учетных регистрах могут выполняться ручным или машинным способом.
К записям в учетных регистрах предъявляют следующие основные требования:
О произведенных в учетных регистрах записях на оправдательных документах делают отметки путем проставления номера строки журнала-ордера или ведомости и так далее. Такой порядок облегчает взаимный контроль записей учетных регистров.
3. Ошибки могут быть локальные и транзитные.
Локальная ошибка, когда информация искажена только в одном регистре.
Транзитная ошибка, когда ошибка автоматически проходит через несколько регистров (журнал счета оборотная ведомость баланс).
Для исправления ошибок пользуются различными способами:
1. Корректурный (поправка) способ заключается в зачеркивание неправильного текста или суммы и написания выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью (например “исправлено” 10(десять) рублей на 110(сто десять) рублей бухгалтер Миронова А.А. 16.12.2004 год.). корректурным способом пользуются для исправления ошибок до подведения итогов в главную книгу. После перенесения итогов в главную книгу исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтер составляет справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой.
2. Способ дополнительных записей (проводок) применяется когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Исправление делается обычной записью на сумму разниц, путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.
Д Т счет 71 К Т Д Т счет 50 К Т
3. Метод “красное сторно” применяют:
а) при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;
б) при записи большей суммы.
При исправлении корреспонденции счетов запись неправильной корреспонденции повторяют красными чернилами и затем делают запись обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете итогов не правильная запись и запись красными чернилами взаимоуничтожаются, остается правильная запись, так как все что написано красными чернилами вычитается.
Д Т счет 71 К Т Д Т счет 50 К Т
Д Т счет 70 К Т
Выдана из кассы заработная плата 10000 рублей.
При исправлении завышенной суммы на разницу делается исправительная запись красными чернилами.
Д Т счет 51 К Т Д Т счет 50 К Т
4. Форма бухгалтерского учета – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
В настоящее время применяют несколько форм бухгалтерского учета:
1. журнально-ордерная форма;
2. автоматизированная форма;
3. упрощенная форма;
4. мемориально-ордерная форма;
6. простая форма.
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
1. применение журналов-ордеров, записи в которых ведутся только по кредитовому признаку;
2. совмещение синтетического и аналитического учета;
3. объединение систематической записи и хронологической;
4. отражение операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
5. сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и главной книги.
Журнал-ордер представляет собой свободные листы большого формата, открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу счетов. Каждому журналу присваивается номер. Форма у них разная. В журналах-ордерах производятся только кредитовые записи счета. Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Проверенные итоги за месяц из журналов-ордеров записывают в Главную книгу. Обороты по дебету записываются в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга. В журнале-ордере дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводят сальдо на начало следующего месяца.
Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета, повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. К недостачам относят сложность и громоздкость построения журналов-ордеров.
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации, с применением новейших технических средств – от мощных ЭВМ типа ЕС до микроЭВМ. Так как их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразностью, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что ЭВМ характеризуется высокой скоростью работы, программным управлением, большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и так далее.
Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации. В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по единому каналу и используется для оперативного , бухгалтерского и статистического учета. Таким образом, автоматизированная форма учета – это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получить необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде машинограмм и видеограмм.
Малые организации, имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров:
В-1 – ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 – ведомость учета производственных запасов и товаров, а так же налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям и так далее;
В-9 – ведомость шахматная.
Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая – по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостям аналитического учета. Обобщение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса.
Мемориально-ордерная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую группу операций составляется мемориальный ордер. Каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все относящиеся к ней документы. В нем указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операций. Синтетический учет ведут при этой форме в двух регистрах – в журнале регистрации и Главной книге.
В регистрационном журнале бухгалтерские проводки регистрируются в хронологическом порядке с указанием номера, даты и суммы. Нумерация производится отдельно за каждый месяц. Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот двух страниц.
Мемориально-ордерная форма аналитического учета ведется преимущественно на карточках или одновременно на карточках и в книгах. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости, взаимно сверяемые по синтетическим и аналитическим счетам. После сверки и контроля составляется бухгалтерский баланс и другие отчетные таблицы.
Мемориально-ордерная форма учета позволяет ежемесячно проверять записи в учетных регистрах, применять разделение труда среди работников бухгалтерии. Недостатком ее является использование ручного, так как данная форма почти не приспособлена к автоматизации.
Контрольные вопросы
1. Что следует понимать под учетными регистрами и каково их назначение?
2. Приведите виды учетных регистров и дайте их краткую характеристику.
3. Какие требования предъявляются к записям в учетные регистры?
4. Перечислите правила исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.
38. Классификация регистров бухгалтерского учета
В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
На основании Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности можно утверждать, что хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной предприятия.
Лица, которые имеют доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны они, как правило, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Учетные регистры бухгалтерского учета по характеру регистрации в них учетных данных делятся на:
1) хронологические (предназначены для последовательной записи операций по мере их совершения и выполняют контрольную функцию);
2) систематические (предназначены для классификации хозяйственных операций по видам средств и характеру хозяйственных процессов).
По объему учитываемых сведений делятся на:
1) синтетические регистры (отражают и контролируют хозяйственные операции в обобщенном виде по группам средств);
2) аналитические регистры (отражают специфические особенности и отдельные виды хозяйственных операций).
По внешней форме делятся на:
2) свободные листы;
По построению в них реквизитов делятся на:
Связь учетных регистров необходима для автоматизации формирования бухгалтерских проводок в процессе ввода сведений об операции. Эта взаимосвязь обеспечивает многократность изменения хозяйственной операции.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
1.3. Классификация статического бухгалтерского баланса
1.3. Классификация статического бухгалтерского баланса В практике жизнедеятельности организации бухгалтерией составляется несколько видов баланса. Классификация бухгалтерских балансов в первую очередь подразделяет их на статические и динамические.Статические
1. Понятие и виды бухгалтерского учета. Показатели, используемые в учете, функции, объекты и задачи бухгалтерского учета
1. Понятие и виды бухгалтерского учета. Показатели, используемые в учете, функции, объекты и задачи бухгалтерского учета Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
2. Классификация регистров бухгалтерского учета
2. Классификация регистров бухгалтерского учета В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету
2.6. Формы бухгалтерского учета
2.6. Формы бухгалтерского учета Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, связью между документами и регистрами, а также между регистрами и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных
2.7. Организация бухгалтерского учета
2.7. Организация бухгалтерского учета Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (составляющих) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и
8.2. Сущность бухгалтерского управленческого учета, его задачи и основные отличия от бухгалтерского финансового учета
8.2. Сущность бухгалтерского управленческого учета, его задачи и основные отличия от бухгалтерского финансового учета В российских нормативных документах по бухгалтерскому учету понятие «управленческий учет» не фигурирует. Тем не менее курсы «Бухгалтерский
1. Понятие бухгалтерского учета
1. Понятие бухгалтерского учета Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета
38. Классификация регистров бухгалтерского учета
38. Классификация регистров бухгалтерского учета В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету
2. Понятие бухгалтерского учета
2. Понятие бухгалтерского учета Любое предприятия требует организации наблюдения за его хозяйственной деятельностью. Это необходимо для контроля над выполнением плановых заданий и обеспечения соответствующих подразделений предприятия необходимыми для принятия
3.2. Изменение оценочных значений в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета (на примере учета нематериальных активов)
3.2. Изменение оценочных значений в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета (на примере учета нематериальных активов) В отечественном бухгалтерским учете понятие «изменение учетной оценки» появилось впервые в ПБУ 14/2007, вступившем в силу с 1 января 2008
24. Счета бухгалтерского учета
24. Счета бухгалтерского учета Счет представляет собой способ группировки и текущего отражения изменений, происходящих в имуществе и обязательствах предприятия. Отражение операций на счетах ведется в денежном измерителе, а в некоторых случаях –?в натуральном и
2.2. Классификация моделей бухгалтерского баланса
2.2. Классификация моделей бухгалтерского баланса Изучив эту главу, можно получить представление:• о классификации моделей бухгалтерского баланса.Модели бухгалтерского баланса классифицируют в зависимости от возникающих в хозяйственной жизни целей (рис. 4):1) по
1.2 Организация бухгалтерского учета
1.2 Организация бухгалтерского учета Бухгалтерский учет важный элемент финансово-экономических отношений в человеческом обществе. В современных условиях становления рыночной экономики и совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий
1.1. Суть бухгалтерского учета
1.1. Суть бухгалтерского учета Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской
6. Метод бухгалтерского учета. Документы и формы ведения бухгалтерского учета
6. Метод бухгалтерского учета. Документы и формы ведения бухгалтерского учета Метод бухгалтерского учета– это совокупность способов и приемов получения информации об объектах учета.Основными способами и приемами являются:1) документирование, т. е. все сведения о
1.4. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (2-й ур.)
1.4. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (2-й ур.) С 1 января 2006 года все медицинские бюджетные учреждения должны вести учет в регистрах новой формы.Формы регистров бюджетного учета утверждены Приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г.
1.Понятие учетных регистров и их классификация. Порядок записей в учетных регистрациях и способы исправления ошибок в учетных регистрах.
По мере оформления первичных документов они в установленные сроки поступают в бухгалтерию, где после их проверки, они группируются и систематизируются в определенном порядке. Это делается для того, чтобы сведения, содержащиеся в первичных документах, могли бы быть использованы в процессе управления. Формирование данных, удовлетворяющих потребностям управления, осуществляется в учетных регистрах.
Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, в которых производится регистрация и группировка данных первичного документа по однородным признакам.
В соответствии с «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ» регистры бухгалтерского учета можно вести в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, получаемых при использовании вычислительной техники, а так же на машинных носителях информации.
При ведении регистров на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность вывода информации на бумажные носители. Организация может использовать регистры, рекомендуемые Минфином РФ, или же разрабатывать регистры самостоятельно.
Содержание регистров является коммерческой тайной организации.
Учетные регистры классифицируют по нескольким признакам:
по видам бухгалтерских записей выделяют
В хронологических регистрах записи производят по мере поступления документов в бухгалтерию, предварительной группировки сведений не производят. Однако для контроля и управления хозяйственной деятельностью необходима группировка поступаемых сведений по экономически-однородным признакам, такая группировка осуществляется при помощи счетов. Записи производят в определенной системе и поэтому регистры называют систематическими.
Хронологические и систематические записи могут сочетаться в одном регистре. В этом случае регистр называют комбинированным.
в зависимости от объема и содержания различают регистры
регистры аналитического учета
Регистры синтетического учета определяют хозяйственные операции в обобщенном виде и только в денежном выражении.
Регистры аналитического учета отражают хозяйственные операции подробно. Данные фиксируют в натуральном и денежном выражении.
по внешнему виду регистры делят на :
Бухгалтерские книги заводят на календарный год, все страницы книги пронумеровываются до начала регистрации хозяйственных операций, страницы заключаются в переплет, на последней странице книги прописью указывается количество страниц и эта запись заверяется подписями руководителя и главбуха и скрепляется печатью. Свободные листы представляют собой таблицы со специальным графлением. Они имеют постоянный номер и составляют основу современных форм учета,
карточки используют для аналитического учета, их хранят в специальных ящиках- карточках.
Записи в учетные регистры осуществляют чернилами или шариковой ручкой, с помощью пишущих машин или на компьютере.
Регистры необходимо вести без помарок и подчисток. Если обнаружена ошибка, то для исправления ошибок используют разные способы:
способ дополнительных проводок
способ «красное сторно»
Способы исправления ошибок:
Суть корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумму зачеркивают так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму, исправление ошибки оговаривается, т.е. на полях или в конце страницы пишется — «исправлено», ставится дата исправления и эта запись заверяется подписью лица, исправлявшего ошибку. Этот способ применяют, когда ошибка не затрачивает корреспонденции счетов, или она была быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.
Способ дополнительных проводок применяют в том случае, когда не нарушена корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки, записывают такую же корреспонденцию счетов на разность между правильной и преуменьшительной суммой.
Способ «красное сторно» применяют в том случае, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки записывают такую же корреспонденцию счетов на сумму, которая определяется как разность между преувеличенной и правильной суммой. Эту бухгалтерскую проводку записывают красными чернилами. Суть состоит в том, что суммы, записанные красным, – вычитывают из общего итога. Данный способ применяется так же в том случае, когда нарушена корреспонденция счетов. Для исправления такой ошибки повторяют бухгалтерскую проводку, но записывают ее красными чернилами, затем составляется новая правильная бухгалтерская проводка.
Учетные регистры бухгалтерского учета, их классификация
Понятие «регистр» в бухгалтерском учете
Все первичные документы, после оформления, поступают в бухгалтерию и проверяются на соответствие утвержденной форме и содержанию. После чего данные из первичных документов разносятся по аналитическим и синтетическим счетам бухгалтерского учета. В соответствии с этим информация об остатках имущества и источниках его образования, а также хозяйственные операции заносятся в соответствующие учетные регистры.
Учетные регистры – это представленные в табличном виде документы, в которых осуществляется группировка и регистрация первичных документов, с целью обобщения содержащейся в них информации о наличии и движении имущества и обязательств организации.
Виды учетных регистров, используемых в бухгалтерском учете
Учетные регистры классифицируются по ряду признаков:
Схема группировки регистров бухгалтерского учета
По назначению
Данная классификация подразумевает под собой группировку учетных регистров в зависимости от цели составления.
- Регистры хронологического учета– фиксирование данных о хозяйственных операциях осуществляется по мере их совершения либо предоставления документов в бухгалтерию, без иной систематизации (например, журнал регистрации ПКО, РКО; книга продаж и покупок и др.)
- Регистры систематического учета– отражают экономически однородные операции в разрезе счетов синтетического и аналитического учета.
Систематические регистры синтетического учета служат для отражения итоговой информации в денежном выражении на счетах синтетического учета. Систематические регистры аналитического учета ведутся в разрезе синтетических счетов и содержат подробную информацию о хозяйственных операциях (карточка складского учета материалов).
- Комбинированные (синхронистические) регистры – включают в себя функции как регистров хронологического учета, так и регистров систематического учета, что обеспечивает достоверность и экономическую целесообразность учета (журналы-ордера).
Кроме того, существуют регистры, являющиеся чем-то средним между учетными регистрами и первичной документацией – это группировочные и накопительные ведомости.
- Накопительные ведомостиведутся с целью отражения данных в течении определенного периода нарастающим итогом.
- Группировочные ведомости предназначены для оперативной группировки и дальнейшего распределения по статьям затрат и объектам учета.
По обобщению данных
- Интегрированные учетные регистры – регистр рассматривает информацию от первичных документов до отчетности;
- Дифференцированные учетные регистры– определяется как дифференциация данных и регистры в данном случае рассматриваются дедуктивно (от отчетности до первичных документов).
По внешнему виду
- Бухгалтерские книги –пронумерованные и разграфленные определенным образом листы бумаги, подписанные главным бухгалтером. Бухгалтерская книга состоит из двух заполненных сторон (для дебетовых и кредитовых записей), на последней странице проставляется количество страниц, книга прошивается и ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера, утверждается печатью. Чаще всего книги, как форма учетного регистра используются в организациях, где перечень объектов учета незначителен. Однако есть исключения, когда во всех организациях на определенном участке учета используются бухгалтерские книги (например, Кассовая книга).
- Свободные листы – являются наиболее часто используемым учетным регистром и составляют основу современного учета (ведомость, журнал-ордер). Представляют собой таблицы определенной формы, которые используются для отражения однородной информации. Свободные листы брошюруются в специальных папках, кроме того ведется специальный реестр по присвоенным номерам.
- Карточки – регистры, представленные в виде таблиц, отпечатанных на плотной бумаге с целью хранения в специально отведенных местах – картотеках. Карточки подлежат регистрации в специальном реестре, с присвоением номера и счета учета. Внешняя форма карточек отличается, но в целом выделяют три наиболее распространённых вида: карточки контокоррентной формы, карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки), многоколончатые карточки.
- Контокоррентные карточки – включают в себя две колонки: дебет и кредит. Данные карточки используют для учета расчетов с дебиторами и кредиторами. Удобны при проведении анализа задолженности, путем сравнения дебетовой и кредитовой колонки.
- Карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки).Данный вид учетного регистра представлен в виде четырех колонок: остаток на начало периода, поступление, выбытие, остаток на конец периода. Кроме того, колонки делятся по признаку: количество и сумма. Используются данные учетные регистры для учета материальных ценностей. С целью обеспечения бесперебойной поставки материалов, в них могут указываться лимиты запаса.
Многоколончатые карточки. В них ведется учет производственных затрат по статьям. Данные по статьям позволяют определять себестоимость продукции, работ, услуг, в связи с тем, что карточки ведутся в разрезе по каждому виду выпускаемой продукции, работ, услуг.
Способы занесения информации в учетные регистры
Данные в ученые регистры заносятся вручную, либо с использованием техники (АРМ) линейно-позиционным, либо шахматным способами.
Линейно-позиционный способ обычно применяется для ведения расчетов с дебиторами и кредиторами, при этом обороты отражаются в одну линию, для удобства. Достоверность учета в данных регистрах обеспечивается совмещением в них синтетического и аналитического учета.
Шахматный способ записи определен занесением данных о хозяйственной операции одновременно в дебет одного счета и кредит другого. Этот способ обеспечивает наглядность и отражает внутреннюю сущность корреспонденции счетов. Данный способ больше всего используют при журнально-ордерной форме учета.
