Учет услуг банка при УСН «доходы минус расходы»

Учет услуг банка при УСН «доходы минус расходы» (нюансы)

Затраты, допустимые для снижения базы упрощенного налога, зафиксированы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

К затратам при УСН, связанным с банковским взаимодействием, принадлежат расходы, зафиксированные в подп. 9 п. 1 вышеупомянутой статьи:

• проценты, оплаченные за предоставленные займы и кредиты;
• комиссионные за услуги, оказываемые кредитными структурами.

Подробнее о том, как включаются проценты в расходы, читайте в публикации «Принимаемые для налогообложения проценты по кредиту».

При этом траты на услуги банков учитываются в порядке, применяемом ст. 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ для вычисления налога на прибыль. Ст. 264 причисляет оплату услуг кредитных учреждений к прочим расходам. Что же касается трат за услуги кредиторов, в письме Минфина РФ от 14.07.2009 № 03-11-06/2/124 дается четкое разъяснение о том, с какими банковскими операциями они должны быть связаны. Эти операции упомянуты в ст. 5 закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности».

Как при УСН учитывать расходы на отдельные виды услуг, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Банковские операции, относимые на расходы

В соответствии с вышеупомянутым законом к издержкам, вызванным проведением банковских операций, имеют отношение следующие:

Кроме основных банковских операций в ст. 5 закона № 395-1 дан список услуг кредитных организаций, которые, согласно всё тому же письму Минфина, дозволено принять в расход:

Принимаемые издержки обязаны подтверждаться соответствующей первичкой. К налоговому учету их берут в момент оплаты (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Все иные траты, возникающие в ходе взаимодействия с банками, не упомянутые выше, взять в расход для расчета упрощенного налога нельзя. Остановимся на отдельных услугах кредиторов, которые вызывают вопросы при принятии в виде затрат для УСН.

Банковские расходы по выплатам зарплаты на карточки

По письму Минфина от 14.07.2009 № 03-11-06/2/124 комиссия за перевод зарплаты на карты работников считается банковской операцией и уменьшает базу для вычисления налога на УСН. Для принятия этих издержек необходимо указать в трудовом договоре, что зарплата перечисляется не через кассу, а в безналичном порядке.

При этом расходы за открытие карт сотрудникам, по мнению Минфина, высказанному в этом письме, нельзя взять в зачет для налогового учета. А вот по письму московской налоговой службы от 02.06.2005 № 20-12/40107 учесть в расходах для расчета налога на прибыль банковские комиссионные за выпуск карточек сотрудникам организации с целью перечисления на них выплат работодателя можно, но при условии, что эти траты по договору берет на себя организация. Так как банковские комиссии для УСН принимаются в расход согласно нормам ст. 264 и 265 НК РФ, выводы указанного выше письма налоговой службы применимы и для упрощенного налога. Как видим, позиции Министерства финансов и налоговой службы РФ различны.

Компенсация за «Клиент-банк»

С развитием информационных систем применение «Клиент-банка» представляется естественным процессом. Для оперативной работы банкиры предоставляют подобные услуги. В их экономической оправданности нет сомнений. Ст. 346.16 НК РФ показывает на допустимость взятия в расход банковских услуг в порядке, оговоренном в ст. 265 НК РФ. Подп. 15 п. 1 этой статьи буквально указывает на допустимость принятия в расходы услуг банка, вытекающих из применения электронных систем передачи документов от банкиров к заказчику и обратно.

Инкассация и РКО

Затраты, вытекающие из сопровождения проводимых расчетов, а также связанные с инкассацией и пересчетом принимаемых денег, их доставкой в отделение банка являются затратами, уменьшающими базу для УСН. Для признания данного вида расхода стоимость услуг инкассации и РКО фиксируется в договоре, заключенном с банковским учреждением.

Эквайринг

Оплата покупателя по эквайрингу зачисляется в доход упрощенца в полной сумме с учетом банковской комиссии в момент зачисления средств на расчетный счет продавца. А можно ли зачесть в расход для УСН эту комиссию? Да, можно. Основание — подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (как комиссионные, агентские вознаграждения).

Итоги

Список издержек, снижающих базу по упрощенному налогу, изложен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на банковские услуги приведены в подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — они представлены в виде процентов, оплаченных за займы и кредиты, или комиссий за услуги кредитных учреждений.

Услуги банкиров, которые снижают базу по упрощенному налогу, даны в ст. 5 закона от 02.12.1990 №395-1. Банковские услуги к ним относятся, но в определенном перечне. Банковские комиссионные при УСН берут в расходы в момент фактической оплаты на основании подтверждающей первички.

Учет эквайринговых операций при упрощенной схеме налогообложения

В данном материале будет рассказано об особенностях учета операций эквайринга в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3 при использовании упрощенной схемы налогообложения (УСН). О том, какие настройки нужно произвести в конфигурации для учета оплаты с помощью банковской карты и о сопутствующих вопросах и пойдет речь далее.

Как признаются доходы и расходы при УСН при оплате банковской картой

Отличием оплаты с помощью карты является тот факт, что деньги за проведенные операции поступают в компанию не от самого покупателя, а, соответственно, от банка-эквайера. При этом следует помнить о том, что:

• фактическое время прихода финансов на расчетный счет продавца обычно отличается от времени оплаты;
• деньги зачастую поступают не полностью, а с вычетом банковской комиссии.

Предприятия и ИП, которые пользуются УСН, обязаны в доходах признавать полную цену проданных ими товаров, услуг или работ, оплаченных покупателями, не снижая ее на размер банковских комиссионных. На это несколько раз в своих разъясняющих материалах указывали контролирующие органы.

Ведь т.н. «упрощенцы», определяя объект налогообложения, должны учитывать доходы от продажи, а также внереализационные доходы. В то же время выручка от продаж определяется на основе всех поступлений, которые так или иначе относятся к расчетам за реализованную продукцию, работы или услуги либо же имущественные права.

Комиссия же банка является затратой на оплату предоставляемых кредитной организацией услуг. Работающие по УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут ее учитывать в расходах. А вот «упрощенцы», имеющие объект «доходы», не могут учитывать никаких расходов, включая расходы и на банковскую комиссию.

Так как при упрощенной схеме налогообложения учет доходов ведется «по оплате» (т.е. кассовым методом), датой их получения дохода от продажи услуг, товаров, работ, за которые было заплачено посредством банковской карты, считается день прихода денег на расчетный счет компании.

Реализация в «1С:Бухгалтерии 8»

Описанный выше подход и реализован в программе: запись в регистре «Книги учета доходов и расходов» (в первом разделе) должна быть внесена во время проведения документа поступления на расчетный счет, а не во время отражения платы банковской карточкой, как иногда думают пользователи.

Однако другие пользователи ПО (особенно ИП, не обязанные вести бухгалтерский учет) в ряде случаев пренебрегают регламентом отображения операций в системе учета, регистрируя только банковскую и кассовую документацию и считая, что для налогового учета с УСН при объекте «доходы» хватит и этого. К чему же это способно привести?

Сформировав в приложении документ поступления на расчетный счет, где обозначить вид операции как «Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам» и не отразить в то же время реализацию работ, услуг либо товаров, для которых пришла рассматриваемая оплата, на счете 57.03 мы можем доиться появления «красного» дебетового сальдо. Конечно, этот остаток не страшен сам по себе при использовании исключительно УСН, без сочетания его с выплатой единого налога на вмененный доход или патентом.

Действительно: в отчет «Книга учета доходов и расходов УСН» (КУДиР) доходы от реализации по картам поступают, а неприятным последствием для пользователя будет лишь неправильная организация учета хозопераций, не влияющая на окончательный результат налогового учета.

А вот если упрощенная схема налогообложения сочетается с деятельностью, требующей особого учета доходов в случае продажи товаров и услуг комитентов, совмещения с ПСН или ЕНВД, при уплате торгового сбора (если используется УСН «доходы») и раздельном учете доходов с целью снижения выплачиваемого при УСН налога на сумму торгового сбора, «красное» сальдо в счете 57.03 обязательно приведет к неправильному отражению (или его отсутствию) доходов в КУДиР. Фактически это приводит к краху раздельного учета, последствия которого устраняются очень тяжело.

Особенности учета операций эквайринга при совмещенных УСН и ПСН

Перед началом работы нужно включить нужные функции в ПО «1С:Бухгалтерия 8» ред.3 и произвести правильную настройку учетной политики по бухучету и параметров налогового учета. Для этого надо перейти в раздел «Главное», далее – к настройкам по соответствующим ссылкам.

Например, для отражения операций розничной торговли при УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», осуществления сопутствующих услуг, требующих патента для этого вида деятельности (например, продажа в розницу одежды с ее ремонтом) переходим по ссылке «Функциональность» и выполняем необходимые настройки.

На закладке банка и кассы активируем флажок платежных карт. На закладки торговли — флажок розничной торговли. Теперь по ссылке учетной политики переходим к одноименному регистру и устанавливаем реквизит способа оценки товаров в рознице в значении «По стоимости приобретения».

Важно!

Начиная с редакции ПО 3.0.44.94, выбрать систему налогообложения, настроить параметры налогового учета и список представляемых отчетов можно с помощью специальной формы настройки налогов и отчетов (перейти к ней легко по ссылке «Налоги и отчеты»).

Открываем раздел «Система налогообложения», где переключателем указываем используемую нами – «Упрощенную (доходы минус расходы)» и активируем флажок патента. В системе учета данные о видах бизнес-деятельности, для которых нужно уплачивать патент, хранятся в одноименном справочнике. Найти его можно в форме настройки налогов и отчетов (раздел «Патенты»). Также информация о патентах непосредственно указывается в учетных документах, отражающих продажу товаров, услуг и работ.

В форме элемента патентного справочника нужно указать:

• рабочее название патента;
• его номер и дату выдачи;
• продолжительность действия;
• налоговую базу и сумму налога;
• КБК платежа.

Также в сворачиваемые группы вносим:

• оплату – сумму и срок выплаты цены патента;
• налоговую инспекцию – здесь содержатся данные об органе, где компания платит ПСН.

Отражение розничных продаж в программе

Оно происходит через автоматизированную торговую точку с использованием документа учетной системы, называемого «Отчетом о розничных продажах» (в разделе продаж), вид операции – «Розничный магазин». Этот отчет предоставляет возможность ведения раздельного учета доходов в налоговом и бухучете, полученных при основной системе налогообложения (УСН) и по хозяйственной деятельности, имеющей особый порядок налогообложения.

Чтобы можно было сформировать финансовые результаты по основной деятельности и по деятельности особого порядка налогообложения, в «Бухгалтерии 8» к 90 счету предусмотрено наличие еще и отдельных субсчетов.

В нашем примере доход от розничной реализации одежды должен учитываться по кредиту счета 90.01.1 (т.е. «Выручки по деятельности с основной системой налогообложения»). Доход от бизнеса, переведенного на уплату патента (ремонт одежды) нужно учитывать по кредиту счета 90.01.2 (а именно «Выручки по отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения»).

При этом учитывать расходы необходимо по дебету счета 90.02, называемого «Себестоимостью продаж», а также 90.07 «Расходы на продажу» и 90.08 «Управленческие расходы» по счетам 3-го порядка:

1. чтобы вести учет расходов основного вида деятельности (УСН);
2. чтобы учитывать расходы по деятельности особого порядка налогообложения.

Чтобы сохранить список счетов, где учитывались операции по работе с особым порядком начисления налогов (в частности, облагаемой ПСН или ЕНВД), нужно использовать соответствующий регистр сведений счетов доходов и расходов. Доступ к нему можно получить из регистра плана счетов бухучета по ссылке «Еще» — далее нужные нам счета.

Для автоматического представления в документах счетов доходов/расходов от продажи по различным видам деятельности нужно соответствующе настроить регистр счетов учета номенклатуры. Чтобы его открыть, нажимаем одноименную ссылку в справочнике номенклатуры, находящего в общем разделе справочников.

Создание нового документа «Отчет о розничных продажах»

В его шапке нужно поставить счет кассы, с которым в корреспонденции будет отражаться розничная выручка в виде наличных. Поле «Склад» будет заполнено значением по умолчанию. В том случае, когда у компании есть сразу несколько складов, для выбора окажутся доступными лишь склады типа «Розничный магазин», «Оптовый склад».

При ведении хозяйственной деятельности с особым порядком налогообложения – это может быть патентная система, ЕНВД или бизнес, подпадающий под торговый сбор), в документе в НУ становится активным поле доходов. В него нужно внести регламент учета доходов от продаж. В нашем примере пользователь выбирает в нем значение:

• УСН – в случае, когда этот документ отражает реализацию одежды;
• название патента (в данном случае «Ремонт одежды»), если отображаются услуги в рамках работы на патенте. Если понадобится, тут же добавляются и выбираются новые патенты (нужно нажать «Создать патент).

Закладка «Товары» содержит проданные покупателям в розницу за день услуги и товары, включая их номенклатурный состав, число, стоимость и сумму. По умолчанию любая оплата считается полученной наличными деньгами. Если же в течение дня проводились оплаты банковскими картами, кредитками либо подарочными сертификатами, нужно провести заполнение закладки безналичных оплат.

Эквайринг при УСН

В связи с увеличением числа расчетов пластиковыми картами все больше организаций и ИП заключают договоры эквайринга. Денежные средства зачисляются на расчетный счет продавца банком-эквайером, удерживающим комиссию за совершение операций. Расскажем, как вести учет доходов и расходов по эквайрингу при УСН.

Расчеты по эквайрингу

Эквайринговые расчеты заменяют наличные платежи. Как производится оплата:

Покупатель предъявляет пластиковую карту, с которой при помощи специальных устройств или программ должны списаться денежные средства.

Кредитная организация-эквайер проверяет по банковской системе платежеспособность клиента и списывает деньги с его карточного счета.

Банк-эквайер зачисляет на расчетный счет продавца полученную от покупателя сумму, удерживая свою комиссию.

На этом все расчеты между участниками завершены. «Упрощенцам» остается занести операции в КУДиР и показать движение средств в бухучете.

Эквайринг при УСН «доходы»

Компании и ИП на «упрощенке» для налогового учета ведут КУДиР — книгу учета доходов и расходов.

Как в данном регистре отражают операции по эквайрингу при УСН «доходы»:

в доходы суммы включают по дате зачисления средств на расчетный счет получателя (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина России № 03-11-06/2/36926 от 28.07.2014);

доходами считаются и авансы, полученные от контрагентов;

в выручке показывают, сколько перечислил покупатель — до удержания комиссии эквайером (письмо Минфина России № 03-11-11/54526 от 19.09.2016).

Обычно на расчетный счет продавца денежные средства поступают уже за минусом банковской комиссии. Отражение в доходах только полученной суммы занизит налоговую базу. А расходы при объекте «доходы» не учитываются (п. 1 ст.346.18 НК РФ). В облагаемую налогом выручку «упрощенца» надо включать всю сумму, заплаченную контрагентом в счет реализации товаров, работ, услуг.

Эквайринг при УСН «доходы минус расходы»

Учет выручки при «упрощенке» не зависит от выбранного объекта налогообложения. Поэтому доходы от эквайринга при УСН «доходы минус расходы» включаются в КУДиР по тем же правилам, что и для объекта «доходы».

Но при этом комиссию, удерживаемую эквайером, можно включить в расходы. Налоговая база при УСН «доходы минус расходы» уменьшается на основании пп. 9, пп. 24 п.1 ст. 346.16 НК РФ.

Эквайринг при совмещении режимов

Нередко компании применяют одновременно два режима налогообложения. Так, при эквайринге с УСН/ЕНВД налогоплательщику придется самостоятельно организовать раздельный учет выручки и расходов. Сложность в том, что банк все поступления за день обычно перечисляет одной суммой, а комиссия начисляется с общего оборота. Компания вправе разработать собственные налоговые регистры для раздельного учета, на основании которых данные будут отражаться в декларациях и в книге учета по УСН. Порядок распределения стоит прописать в учетной политике фирмы.

В КУДиР записывается только та часть выручки и затрат, что приходится на УСН. Суммы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, на налоговую базу по «упрощенке» не влияют.

Эквайринг ИП на УСН

Компании и ИП доходы и расходы по УСН отражают одинаково. Различий при заполнении КУДиР нет. Для учета операций по эквайрингу ИП применяют те же перечисленные выше правила, что и фирмы на УСН. Единственное отличие: ИП вправе не вести бухгалтерский учет, если ведет налоговый учет доходов и расходов (пп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011).

Бухучет эквайринга при УСН

«Упрощенцы» для отражения движения средств контрагента, расплатившегося пластиковой картой, используют счет 57 «Переводы в пути». По эквайрингу проводки в бухучете при УСН можно сделать следующие:

Д62 / К90 субсчет «Выручка» – отражена в выручке сумма, заплаченная покупателем;

Д57 / К62 – показана оплата, списанная с карты, но еще не зачисленная на счет продавца;

Д51 / К57 — зачисление денежных средств на расчетный счет продавца;

Д76 / К57 — удержана комиссия банком-эквайером;

Д91 субсчет «Прочие расходы» / К76 — комиссия банка включена в состав прочих расходов.

Если комиссия перечисляется с р/с продавца после зачисления всех средств от контрагента, делается проводка: Д91 субсчет «Прочие расходы» / К 51.

Пример

• в гр. 4 раздела 1 «Доходы и расходы» отражены доходы от продажи краски – 20 000,00 руб.;

• в гр. 5 раздела 1 внесены расходы на банковские услуги по договору эквайринга – 400,00 руб.

Таким образом, средства, перечисленные по договору эквайринга, учитываются в составе доходов по УСН на дату их зачисления на расчетный счет. Комиссия банка за услуги перевода сумму выручки не уменьшает, но может включаться в расходы, если применяемый объект налогообложения позволяет учитывать затраты (УСН «доходы минус расходы»).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как отчитываться за расходы по бизнес-карте

Бизнес-картой можно оплачивать расходы на бизнес напрямую со счета — это могут делать и владельцы бизнеса, и рядовые сотрудники. Но как потом отчитаться по этим тратам перед налоговой?

Надежда Тарасова

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

В учете представительских расходов есть нюансы.

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.