Табель учета рабочего времени (форма Т-13): образец

Табель учета рабочего времени Т-13

Табель учета рабочего времени – это документ, отражающий отработанное персоналом время на протяжении расчетного периода, равного, как правило, 1 месяц. Существует две формы табеля – Т-12 и Т-13. В данной статье подробнее остановимся на второй форме.

Форма Т-13 табель учета рабочего времени бланк – скачать (excel на одном листе).

В качестве примера мы заполнили бланк Т-13, скачать заполненный образец табеля можно по ссылке в конце статьи.

Форма Т-12 отличается тем, что позволяет не только вести учет всем явкам и

неявкам работников, но и рассчитать заработную плату для каждого работника. Порядок заполнения табеля Т-12 можно посмотреть в этой статье, где можно скачать бланк данной формы и образец заполнения.

Государственные и муниципальные учреждения заполняют табель типовой формы 0504421.

Для заполнения табеля учета рабочего времени назначается ответственный сотрудник, причем обязанности заполнять документ должна быть прописана в трудовом договоре, инструкции к должности или другом документе, устанавливающим трудовые обязанности для работника. Это может быть начальник структурного подразделения, кадровый специалист или работник другой должности.

В бланк табеля могут вноситься ежедневные записи о присутствии или отсутствии каждого работника на рабочем месте с указанием причины отсутствия. Причина неявки выражается в виде указания буквенного кода. Все кодовые буквенные обозначения можно найти на титульном листе табеля Т-12. Отметка об отсутствии работника по той или иной причине может быть внесена в табель Т-13 только при наличии документа основания. Например, больничный (буквенный код – Б) ставится на основании листка нетрудоспособности. Прогул (буквенное обозначение – ПР) ставится на основании акта об отсутствии на рабочем месте. Сверхурочная работа (буквенный код – С) – заявлением работника на выполнение такой работы.

Можно в табель вносить записи не каждый день, а только указывать любые отклонения от стандартного отработанного рабочего дня.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В бланке табеля следует указать название организации и структурного подразделения, в отношении которого заполняется табель. Если форма Т-13 заполняется по организации в целом, то подразделение указывать не нужно.

Также следует указать расчетный период, за который вносятся сведения в табель.

В таблице для каждого работника необходимо указать все его явки и неявки (или только неявки). Для этого имеется 31 клетка, поделенная на две части: в верхней части пишется буквенный код, в нижней – количество часов (графа 4).

Буквенные и цифровые коды для заполнения табеля:

По итогам каждой половины месяца, а также за весь месяц считается общее отработанных дней и часов (графы 5 и 6).

В графах 7-9 заносятся кодовые обозначения видов оплат и соответствующего количество часов, а также корреспондирующий бухгалтерский счет. Если в отношении всех работников из табеля применяется только один вид оплаты труда, то можно указать его в верхней части графы, так же как и корреспондирующий счет. При этом графы 7 и 8 заполнять не нужно, в гр.9 вносится соответствующего количество часов, которые нужно оплатить по этому виду оплаты.

Графы 10-13 посвящены указанием причин неявок – буквенный код и соответствующее количество часов.

Заполненный за месяц бланк табеля Т-13, подписанный ответственным лицом, передается в бухгалтерию для произведения расчета заработной платы.

Оформление Т-13

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения – скачать (excel).

Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 – 4 строки.
В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

Утверждение порядка ведения формы Т-13

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Заполнение формы Т-13

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполнили табель. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

Где взять коды для формы Т-13

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

Простой бланк табеля учета рабочего времени: правила заполнения

Простой бланк табеля учета рабочего времени применяется для того, чтобы вносится сведения о выполнении трудовых обязанностей всеми членами коллектива. При использовании данного документа сотрудники финансового отдела организации начисляют заработную плату. Бумага используется во всех предприятиях. При этом не имеет значения форма собственности.

Навигация по статье

Для чего нужно вести табель учета рабочего времени

Учет трудового времени необходим, и ведется в организации ежедневно

Ведение рассматриваемого акта отражено в законодательстве. Если на предприятиях не применяется табель, то для руководителя предусматривается ответственность административного типа. Это касается как руководства всей фирмы, так и отдельно взятых отделов, к примеру, финансового. Органы, функционирующие в сфере охраны труда, которые проводят проверки в компаниях, наложат штрафные санкции.

Если в организации трудится большое количество граждан, то проверяющие организации тщательно контролируют ведение табелей учета. Когда данного акта нет, то это свидетельствует о том, что руководитель фирмы может считать заработную плату без всяких на то оснований. По этой причине вся сумма, затраченная на зарплаты, не отражается в расходах фирмы.

Соответственно, результатом становится привлечение к ответственности и применение серьезных мер. Нужно учесть:

Табель выступает в качестве первичного документа.
Этот акт дает возможность проверять правильность соблюдения трудового режима. Такие положения оговорены в законодательстве.
Документ помогает сотрудникам контролирующих организаций убедиться в том, что предприятие рассчитывается заработок гражданам на основании учета фактически отработанных часов.

При использовании табеля сотрудники финансового отдела занимаются расчетом заработка, а также премиальных, отпускных, больничных сумм. Также это помогает начислить штрафные санкции для сотрудников. Для примера, за то, что есть постоянные опоздания или прогулы.

Если табель заполнен в соответствии с правилами, у руководства фирмы есть все основания для того, чтобы привлечь работника к ответственности в виде выговора или поощрить. Также акт выступает основой при принятии решения о прекращении трудовых отношений с конкретно взятым лицом.

У каждого предприятия есть возможность самостоятельно определить формат используемой в деятельности документации. Это зависит от того, какие способы ведения учетом установлены в фирме. В ситуации, когда сотрудник вносит данные в акт посредством ручного способа, то применять нужно форму Т-12.

Когда обращаются за помощью к программному обеспечению, то использован будет электронный формат Т-13. В первом случае документ расположен на двух бумажных листах, которые имеют размер две трети от формата А3.

Составляется такой акт в единственном экземпляре и в конце месячного периода направляется в финансовый отдел компании для расчета заработка. Если говорить о табеле по форме Т-13, то он на протяжении месяца заполняется в электронной форме.

Каждый день ответственное лицо указывает в нем сведения о трудовой деятельности сотрудников. По завершении расчетного периода производится распечатка акт и его передают директору для визирования, затем бухгалтеру.

Унифицированная форма документа Т-12

Унифицированная форма не обязательно к использованию, но значительно облегчает жизнь бухгалтерам

В ТК РФ не указаны положения относительно применения действующего формата табелей учета. Однако, проще будет скачать уже подготовленный бланк, чем заниматься самостоятельным составлением. Если говорить про форму Т-12, то ведется она вручную, при этом имеет 2 составные части:

учет времени, в течение которого сотрудники работали;
расчеты, применяемые для установления величины оплаты.

В акте необходимо отразить отработанные и не отработанные часы каждым работником. Описывается промежуток при использовании часов и минут. Оформление должно происходить каждый месяц, в документе должны быть пометки о штате сотрудников. После внесения всех данных в бланк, он подлежит подписанию руководителем финансового отдела и сотрудником кадрового отдела.

Указание информации в документе происходит при использовании кодов. К ним отнесены:

01 или Я – говорит о работе в дневную смену;
14 или Р – предусматривается отпуск, связанный беременностью и родами;
15 или ОЖ – время отдыха, в течение которого сотрудник ухаживает за детьми;
09 или ОТ – оплачиваемый отпуск;
10 или ОД – дополнительное время для отдыха.

Скачать форму Т-12 можно здесь:

Как правильно заполнять

В табеле в форме списка указаны фамилии всех граждан, кто трудится на предприятии. В течение учетного времени в документе делаются отметки о том, как работники использовали периоды, предназначенные для выполнения трудовых функций. Отражать в акте нужно данные обо всех работниках, в том числе и о тех, кто трудится на временной основе.

Чаще всего ведением табелей занимаются сотрудники финансового отдела. Если компания большая, то в ней предусматривается большое количество отделов и цехов, поэтому вводится специальная должность для внесения данных в табель.

При заполнении нужно учесть:

вносить сведения можно вручную или при использовании компьютерной техники;
подготовкой отвечает только тот работник, который является ответственным за это;
открытие табеля происходит в начале месяца;
подавать акт требуется два раза за месяц, это происходит при начислении авансов и заработка;
для всех фамилий сотрудников предусматривается табельные номера, в дальнейшем этот код используется во всей внутренней документации, предназначенной для учета времени труда и оплаты;
допускается вычеркивание фамилий работников и внесение новых только при условии, что есть соответствующий акт, разработанный руководством;
в графах, что идут напротив фамилий потребуется указать часы, отработанные сотрудником.

Кроме того, важно учесть, что перед тем, как будет выдана заработная плата, директор предприятия должен подписать документ. Лицо, которое отвечает за внесение сведений в документ, должно следить за тем, чтобы вся информация была верной.

Если данные будут ложными, то сотрудник привлекается к установленной ответственности. Она отражена в КоАП РФ. По этой причине ответственное лицо серьезно подумает, если его попросят поставить отметку о работе, если гражданин в тот день не трудился.

В разработанную форму данные вносятся каждый день, в том числе:

время, в течение которого трудился коллектив;
наличие прогулов и опозданий;
образование ситуаций форс-мажорного значения, что имеет связь с использованием рабочего времени;
время отдыха;
простой или забастовка;
утрата трудоспособности на ограниченный период;
сокращенные дни;
наличие сверхурочного труда;
другие данные.

Когда в финансовый отдел поступает заполненный акт, происходит начисление заработка и выдача денег каждому сотруднику. Далее бухгалтера хранят табеля. Чаще всего хранение организуется в помещении бухгалтерии, но если пространство не позволяет, то допустимо передать акт в архив.

До 2010 года срок хранения равнялся одному году. Затем внесены коррективы в законодательство по этому поводу. В настоящее время используется срок – 5 лет.

Образец заполнения формы № Т-13

В форме должны быть обязательно отражены все данные. В противном случае проверяющие органы могут указать на наличие нарушений и применить меры ответственности.

Табель учета рабочего времени форма Т-13

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Общие понятия

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Событие	Цифровой код	Буквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте	01	Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день	26	В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске	09	ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет	15	ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы	16	ДО
Отпуск по беременности и родам	14	Р
Больничный	19	Б
Командировка	06	К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам	30	НН

Код вида оплаты труда в табеле

Заработная плата и командировочные – 2000
Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
Оплата отпускных – 2012
Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со штатным расписанием, должность и ФИО.
“Графа 3” содержит табельный номер работника.
В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
“Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
“Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

По семейным обстоятельствам – “ДО”
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.