Статья: Инкассация выручки («Бухгалтерское)

Особенности проведения и учета инкассации денежных средств

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Инкассация денежных средств заключается в перемещении работниками специальной службы денег и документарных ценностей, таких как векселей, платежных и расчетных документов, из кассы клиентов банковской структуры до передачи в банк для последующего оприходования денег и ценностей на счета организаций.

Услуги по инкассации востребованы в работе предприятия или ИП, деятельность которых предусматривает необходимость периодической сдачи наличных средств или перемещения ценностей.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Вопрос: Как отражаются в учете расходы по оплате услуг по инкассации выручки инкассаторской службой банка?
Вознаграждение банка за услуги инкассации выручки за текущий месяц составляет 48 000 руб. (в том числе НДС 8 000 руб.), что подтверждается соответствующим актом приемки-сдачи оказанных услуг. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

Вопрос: Может ли банк учесть в расходах для целей налога на прибыль взносы (премии), уплаченные на основании договора страхования инкассируемых (доставляемых) ценностей (денежных средств) своих клиентов (пп. 2, 7 п. 1 ст. 263 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

• наличных средств;
• валюты;
• ценных бумаг;
• финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

Содержание предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

• со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
• с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

1. Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
2. Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
3. Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Процедура инкассации предусматривает не только исключительно транспортировку наличных ресурсов и ценных бумаг на размещение и хранение, но и некоторые иные услуги:

• зачисление принятых ресурсов на счета компании;
• перемещение средств/ценностей между филиалами организации;
• выполнение обмена купюр (укрупнение номинала).

Организация процедуры инкассации

Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:

• подготовка денежных сумм к перевозке;
• выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
• передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
• перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
• передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
• подсчет и проверка наличных средств;
• приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).

По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.

К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.

Подробнее о том, как проходит инкассация:

1. Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
2. По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
3. Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
4. После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
5. При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.

Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.

К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.

Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:

• отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
• целостность пломбировки на заполненной сумке;
• соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).

Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.

Бухгалтерский учет при инкассировании денег

Поступление от реализации, переданное в кассу банка для перевода на расчетный счет компании, но еще не оприходованное по назначению отражается: Дт сч. 57 («Переводы в пути») / Кт сч. 50 (касса).

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

Статья: Инкассация выручки («Бухгалтерское)

Глава 9. Правила инкассации наличных денег

9.1. Для инкассации наличных денег на каждую организацию в кредитной организации оформляются явочные карточки 0402303.

(в ред. Указания Банка России от 30.07.2014 N 3353-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

9.2. Количество порожних сумок, выдаваемых организации, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер.

9.3. Руководитель инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики заездов инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с организацией.

9.4. Руководителем инкассации (дежурным инкассаторским работником) заполняется справка 0402304, которая передается в кредитную организацию, ВСП.

(в ред. Указания Банка России от 30.07.2014 N 3353-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

9.5. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

9.6. Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику организации документы, предусмотренные в пункте 7.5 настоящего Положения, явочную карточку 0402303 и порожнюю сумку.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

9.7. При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

После заполнения кассовым работником организации явочной карточки 0402303 инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке 0402300, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

9.8. В случае внесения неправильной записи в явочную карточку 0402303 последняя зачеркивается, новая запись в явочной карточке 0402303 заверяется подписью кассового работника организации.

Не разрешается осуществлять записи в явочной карточке 0402303 инкассаторскому работнику.

9.9. При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника устраняются дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников. В остальных случаях прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при повторном заезде в удобное для них время, о чем в разделе «Повторные заезды» явочной карточки 0402303 делается соответствующая запись.

В случае отказа организации от сдачи сумки с наличными деньгами кассовым работником организации проставляются в явочной карточке 0402303 запись «Отказ», причина отказа от сдачи инкассаторскому работнику сумки с наличными деньгами, которые заверяются подписью кассового работника организации.

9.10. Принятые инкассаторским работником в организации сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам 0402300 и явочные карточки 0402303 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег размещаются инкассаторскими работниками в автотранспорте.

9.11. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном в пунктах 4.3 — 4.7 настоящего Положения.

(в ред. Указания Банка России от 30.07.2014 N 3353-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

9.12. После сдачи сумок с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП инкассаторские работники передают руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) второй экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

(в ред. Указания Банка России от 30.07.2014 N 3353-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

9.13. Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в порядке, аналогичном установленному в настоящей главе для инкассации наличных денег организаций.

Как провести в «1С:Бухгалтерии 8» инкассацию выручки через терминал банка (банкомат)?

Организации могут сдавать наличные деньги для зачисления сумм денежных средств на банковские счета через автоматическое приемное устройство ( п. 3.7 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 24.04.2008 № 318-П).

Для этого организация может заключить с банком, в котором открыт расчетный счет, договор на услугу самоинкассации. После заключения договора банк выдает организации специальный код (иногда еще и специальную карту) и список устройств, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема наличных денег от организаций (банкоматы, cash-in). В разных банках могут быть свои особенности по услуге самоинкассации (они могут отличаться, например, по количеству купюр, принимаемых за один раз, по сумме, по комиссии за услугу и т.п.).

Бухгалтерский учет

Для учета инкассации через терминал (так же, как при обычной инкассации) используется субсчет 57.01 «Переводы в пути». На основании расходного ордера кассир забирает выручку и сдает ее через терминал.

Затраты организации, связанные с оплатой услуг, предоставляемых обслуживающей кредитной организации (в частности, по осуществлению расчетов через банкомат), учитываются в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором эти услуги оказаны, и отражаются на субсчете 91.02 «Прочие расходы» ( п. 11 , п. 14.1 , 16 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Прочие расчеты с банком можно учитывать на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Если комиссия банка без НДС, то учитывать расходы можно без использования счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», т.е. проводкой Дебет 91.02 «Прочие расходы» и Кредит 51 «Расчетный счет».

Налоговый учет

Расходы на инкассацию можно учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ , либо в составе внереализационных расходов (согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ ). Выбранный способ закрепляется в учетной политике организации.

Документальное оформление

После приема денег банкомат выдаст чек, который нужно сохранить. В нем содержится информация об организации, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денежных средств. Эта распечатка (чек) будет первичным учетным документом, подтверждающим проведение операции по сдаче наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет. Чек необходимо приложить для хранения либо к расходному ордеру, либо к банковской выписке.

В программе «1С:Бухгалтерия» для инкассации наличной выручки из кассы используется документ «Выдача наличных» с видом операции «Инкассация».

Отражение выручки в 2021 году: проводки

Выручка – это доходы предприятия от его обычного вида деятельности: продажи продукции или товаров, от выполнения работ, предоставления услуг. В бухгалтерском учете выручка принимается в сумме, равной величине поступивших денежных средств (ПБУ 9/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н). О том, как происходит отражение выручки в бухучете, на каких счетах следует зафиксировать выручку, поступившую на расчетный счет из кассы, с расчетного счета контрагента, через терминал или инкассатора, узнаете из нашей статьи.

План счетов бухучета и инструкция по его применению утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Согласно этому документу при признании в бухгалтерском учете выручка от продаж отражается:

• кредит счета 90 «Продажи» и дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

При этом себестоимость реализованных объектов списывается:

• с кредита счетов 43 «Готовая продукция», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и другие в дебет счета 90 «Продажи».

К счету 90 могут быть заведены субсчета:

При наличии субсчета выручка будет фиксироваться по кредиту субсчета 90-1.

В настоящее время безналичные расчеты применяются повсеместно. При реализации продукции, услуг или выполнении работ зачастую оплата поступает напрямую на расчетный счет организации. В таком случае отражение выручки в бухучете осуществляется на счете 51 «Расчетные счета».

Согласно инструкции именно по дебету счета 51 фиксируется поступление денег на расчетный счет компании. Однако нужно учитывать, что в данном случае речь идет о деньгах в российской валюте.

При этом основанием для признания операций по расчетному счету в бухучете являются банковские выписки по расчетному счету, а также приложенные к ним денежно-расчетные документы.

Таким образом, при поступлении денег за проданную продукцию делается следующая проводка:

• дебет 51 «Расчетные счета» и кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

В ситуациях, когда на счет предприятия поступают деньги в валюте, признавать их в бухгалтерском учете нужно на другом счете — 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражается поступление выручки в валюте.

Если компания осуществила наличный расчет с покупателем или клиентом, то деньги сначала поступили в кассу. Эту операцию нужно зафиксировать на соответствующем счете.

Положениями инструкции предусмотрено, что получение денег в кассу предприятия проводится по дебету счета 50 «Касса».

Соответственно, поступление оплаты наличностью в кассу записывается:

• по дебету 50 «Касса» и кредиту 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

После того как товар оплачен наличными и деньги поступили в кассу продавца, последний передает их в банк для зачисления на свой расчетный счет. В данном случае выручка на расчетный счет предприятия поступает из его кассы. Указанная операция подлежит отражению на счете 51 «Расчетные счета». Полная проводка будет следующей:

• дебет 51 «Расчетные счета» кредит 50 «Касса».

Напомним, что при приеме в кассу наличных от контрагента юрлица или ИП нужно соблюдать ограничение. В соответствии с пунктом 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У расчеты наличкой между организациями, предпринимателями, а также между организациями и предпринимателями лимитированы суммой в размере 100 тыс. рублей. Это значит, что принимать в кассу больше этой суммы от указанных участников наличных расчетов не допускается. Речь идет о ситуациях, когда партнеры рассчитываются в рамках одного договора.

Сейчас повсеместно используется оплата через терминал. В рамках банковской услуги эквайринга торговые точки могут принимать безналичные платежи от покупателей с помощью терминала. Как правило, после оплаты покупки процесс перечисления денег кредитной организацией на расчетный счет компании занимает несколько дней. Поэтому в бухучете эта операция отражается отдельно.

В таком случае используется счет 57 «Переводы в пути». На данном счете указываются сведения о движении денежных переводов в российской или иностранной валюте, выраженных деньгами от продажи товаров (услуг или работ) и внесенных для зачисления на расчетный счет фирмы, но еще не зачисленных.

Таким образом, при получении оплаты через терминал делается следующая проводка:

• дебет 57 «Переводы в пути» кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Приход выручки от продажи товаров на расчетный счет записывается проводкой:

• дебет 51 «Расчетные счета» кредит 57 «Переводы в пути».

Поскольку в рамках эквайринговых услуг банк взимает комиссию, то на расчетный счет продавца деньги приходят за ее вычетом. Согласно инструкции расходы на оплату банковских услуг отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». Таким образом, делается следующая проводка:

дебет 91 «Прочие доходы и расходы» кредит 57 «Переводы в пути».

Согласно пункту 1.5. Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-ПП в рамках инкассации наличных денег банк осуществляет сбор наличности клиентов и их доставку в кредитную организацию.

В этом случае на передаваемую сумму оформляется РКО, производится запись в кассовой книге, к сумкам составляется препроводительная ведомость. Кассовый работник организации должен предъявить инкассатору образец упаковки, передать сумку с наличностью, накладную к сумке 0402300 и квитанцию 0402300.

В присутствии кассира инкассатор проверяет состояние упаковки, ее соответствие образцу, корректность заполнения накладной и квитанции, а также проверяет соответствие суммы, номера сумки из накладной и квитанции номеру принимаемой сумки. После этого инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема и возвращает ее работнику компании.

В бухучете сдача налички в банк через инкассатора отражается следующим образом:

• дебет счета 57 «Переводы в пути» кредит 50 «Касса»
• дебет 51 «Расчетные счета» кредит 57 «Переводы в пути».

Таблица штрафов за нарушения кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины — это предупреждение или штраф до 50 000 рублей в отношении компании-нарушителя или ответственного должностного лица. В 2020 году суммы не изменятся.

Понятие кассовой дисциплины

Правила ведения кассовых операций в организации закрепляют указания Центробанка России № 3210-У. Нормативный документ предусматривает порядок работы с наличными денежными средствами в учреждении. За любое отклонение от установленных требований предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций. Но это не единственный норматив в работе с наличностью.

Все организации и ИП, которые принимают наличную оплату за оказанные услуги и работы или реализованный товар от физических лиц, обязаны применять онлайн-кассы. Работать без ККТ нового поколения запрещено (закон № 54-ФЗ и закон № 290-ФЗ). Если компания или коммерсант проведет операцию «мимо кассы», то штрафов не избежать.

Ключевые правила организации работы с кассовыми операциями — в статье Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов».

Порядок организации кассы

Для соблюдения установленных норм учреждению достаточно выполнить пять ключевых шагов:

1. Назначить ответственного работника за ведение кассовых операций. Ознакомьте сотрудника с положениями указаний № 3210-У и закона № 54-ФЗ в последней редакции под подпись.
2. Обеспечьте сохранность кассы и документации. Необходимо оборудовать кабинет сейфом, в котором храните деньги, ордера, кассовые книги и чековую книжку.
3. Установите предельный лимит остатка наличности в кассе. Эта сумма вычисляется расчетным путем, по приходу или выбытиям из кассы. Не допускайте превышение лимита на конец рабочей смены или дня, иначе гарантированы штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины. Излишки вносите на расчетный счет компании в банке. В дни зарплаты остаток может быть больше лимита.
4. Все операции отражайте специальными кассовыми документами. На приходные операции выписывайте приходный ордер, на расход — расходный. Регистрируйте операции в кассовой книге. Если принимаете наличную оплату за товар, работы, услуги, используйте онлайн-ККТ.
5. Тратьте выручку только на разрешенные цели. Перечень одобренных затрат приведен в указаниях Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Какие нарушения допускаются

Подконтрольные организации обязаны разбираться и понимать, за какие кассовые нарушения штрафуют, и при каких условиях наказания недопустимы. Всего выделяют пять категорий проступков, за которые предусмотрена административная ответственность:

За расчет наличными сверх лимита

Если организация рассчиталась наличными деньгами в сумме более 100 000 рублей в рамках одного контракта.

Нецелевое расходование наличной выручки

Если компания потратила наличную выручку на цели, не предусмотренные указаниями № 3073-У. Например, выплатила заработную плату или перечислила страховые взносы.

Превышение лимита кассы

Если в кассе организации на конец рабочего дня денег осталось больше, чем утвержден лимит остатка. За исключением дней выплаты зарплаты, пособий и стипендий.

Неоприходование наличной выручки

Если поступившая в кассу выручка не оприходована в установленном порядке. То есть не оформлена кассовая документация (ПКО, фискальный чек или БСО).

Нарушение порядка ведения операционной онлайн-кассы

Если фирма допустила отклонение от правил ведения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ. Например, не оприходовала покупку через онлайн-ККТ.

Исключением являются длящиеся преступления. Это категория проступков в части нарушений положений закона № 54-ФЗ. Например, если организация длительное время не переходит на онлайн-кассу.

Виды наказаний за нарушения

За проступки в части соблюдения кассовой дисциплины нарушителя ждет административная ответственность. Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ и письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предусматривают следующие виды взысканий:

• предупреждение;
• штраф в отношении ответственного работника (руководителя или иного сотрудника организации);
• штраф в отношении компании-нарушителя.

В отношении проступков в части соблюдения закона 54-ФЗ (ст. 14.5 КоАП РФ) наказания следующие:

• предупреждение;
• штраф на ответственное лицо;
• штраф на организацию;
• дисквалификация должностного лица;
• приостановка деятельности компании (срок до 90 дней).

Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины

Представим в виде таблицы, какие штрафы предусмотрены за нарушение кассовой дисциплины. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ, нарушителей накажут:

Штрафы для должностных лиц и ИП

Штрафы для юрлиц

За нарушения кассовой дисциплины (указания 3210-У):

• расчет наличными сверх лимита;
• нецелевое расходование наличной выручки;
• превышение лимита кассы;
• неоприходование наличной выручки.

От 4000 до 5000 рублей.

От 40 000 до 50 000 рублей.

За нарушение, допущенное впервые, — предупреждение. За повторный проступок — штраф, в зависимости от правового статуса СМП.

Нарушение порядка ведения онлайн-касс (закон № 54-ФЗ):

Прием наличной выручки мимо онлайн-ККТ.

От 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.

От 75% до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

Штраф могут заменить предупреждением, если проступок выявлен впервые.

Повторное неприменение ККТ, если сумма выручки, проведенной мимо кассы, составила 1 миллион и более.

Дисквалификация должностного лица от года до двух лет.

Для ИП — приостановка деятельности до 90 суток.

Приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Приостановка деятельности до 920 дней.

Онлайн-касса не отвечает установленным требованиям либо нарушен порядок применения ККТ.

Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей.

Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Предупреждение или штраф.

Документы, связанные с применением ККМ, не предоставлены в ФНС по запросу.

Чек или БСО не выдан покупателю.

Предупреждение или административный штраф в размере 2000 руб.

Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.

Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.

Кто и как проверяет соответствие законодательству

Законодательство предусматривает два вида контроля над соблюдением порядка ведения кассовых операций. Это внутренняя и внешняя формы контроля.

Внутренний контроль

На проведение ревизий внутреннего характера уполномочены штатные сотрудники организации. Например, провести внезапную ревизию кассы вправе главный бухгалтер или руководитель организации.

Порядок проведения ревизии, как и перечень уполномоченных лиц, закрепите в учетной политике учреждения. Либо издайте отдельный приказ. Учтите, что внезапная ревизия кассы проводится группой лиц. То есть специально созданной комиссией.

Проверку кассовой дисциплины в организации следует проводить и при смене кассира (работника, ответственного за прием и выдачу наличных, оформление документов).

Внешний контроль

Под внешним контролем кассы понимаются проверки и ревизии соблюдения кассовой дисциплины, которые осуществляются государственными органами, службами и ведомствами.

Представителей коммерческих структур уполномочена контролировать ФНС. Инспекция разрабатывает и утверждает специальные планы выездных налоговых проверок. В соответствии с планами, выявляются риски от нарушений кассовой работы. ФНС вправе провести внеплановую ревизию. Учтите, что отсутствие компании в плане проверок ФНС не является гарантией того, что инспекторы не приедут с ревизией. Инспекция уполномочена назначить внеплановый контроль при наличии веских оснований и даже без них.

Бюджетный сектор контролирует не только ФНС. Ревизии кассы вправе проводить:

• Счетная палата;
• ревизионный отдел финансового органа, в котором обслуживается учреждение;
• Министерство внутреннего финансового контроля;
• Министерство финансов;
• учредитель или профильное министерство и ведомство;
• органы прокуратуры и следственного комитета;
• иные представители госструктур.

Бюджетников на нарушения по кассовым операциям могут проверять хоть каждый день, так велико число контролеров и ревизоров.

При инициации внешней проверки кассы контролер обязан предоставить:

• удостоверение контролера;
• распоряжение ведомства, инициировавшего контрольное мероприятие;
• план проведения ревизии;
• предмет проверки;
• сроки проведения контрольного мероприятия.

Как фиксируются нарушения

Выявленные ошибки, отклонения и проступки оформляют специальным актом. Иначе привлечь нарушителя к ответственности нельзя. Проверьте, все ли обязательные реквизиты отражены в акте про нарушения при проверке кассовых операций. К ним относят:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование подконтрольной организации;
• члены комиссии (Ф.И.О., должности) — для внутренней проверки;
• должность, Ф.И.О. ревизора, наименование ведомства — для внешней формы контроля;
• кассир или иное материально-ответственное лицо (Ф.И.О., должность);
• перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (это не только наличность, но и марки, ценные бумаги, бланки строгой отчетности);
• сумма наличных денег и стоимость прочих ценностей по учетным данным;
• последние номера приходных и расходных ордеров (при наличии);
• детальное отражение факта и содержания нарушения.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.