Срок подписания акта выполненых работ по договору

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?

В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.

Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?

Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.

Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?

Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.

Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:

• выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
• получения аванса;
• изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).

Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.

А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.

Обратите внимание, что с 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в документ, читайте здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.

Как избавиться от календарной путаницы

Чтобы не ошибаться с датами в акте и счете-фактуре, можно оптимизировать процедуру оформления этих двух документов, а именно объединить их в одном универсальном передаточном документе (УПД). Соответственно, и дата у такого документа будет только одна. Исчезнет причина разночтений в датах, и риски претензий контролеров сведутся к минимуму.

Переход на применение УПД требует предварительной подготовки:

• Нужно на основе рекомендуемой налоговиками формы УПД разработать бланк, позволяющий совместить сведения из счета-фактуры и акта выполненных работ. Важно, чтобы эта форма содержала все обязательные для первичного документа и счета-фактуры реквизиты.
• Утвердить в учетной политике бланк УПД и возможность его применения.
• Согласовать с контрагентами условия применения УПД.

Общие рекомендации по оформлению УПД приведены в письме ФНС России от 21.10.2013 № MMB-20-3/96@.

Подробнее об алгоритме перехода на УПД рассказываем здесь.

Итоги

Дата счета законодательством не регламентируется и определяется самостоятельно исполнителем работ или прописывается в договоре. Счет-фактура и акт выполненных работ могут оформляться одной датой. Допустимо выставлять счет-фактуру в даты, отличные от даты первичного документа (акта). При этом разница в датах не должна превышать 5 календарных дней. Чтобы не путаться в датах и оптимизировать документооборот, можно заменить акт и счет-фактуру одним универсальным передаточным документом (УПД).

Рекомендации эксперта. На какую дату отражать акт выполненных строительных работ

Строительные работы оформляются актами сдачи-приемки выполненных работ установленной формы. Акты составляются подрядчиком при предъявлении к приемке выполненных строительных работ и являются ПУД, подтверждающими наименование, количество и стоимость выполненных и принятых работ. На основании актов стоимость работ отражается в бухучете у подрядчика и заказчика (п. 1, ч. 1 п. 3 ст. 10 Закона N 57-З; п. 7 перечня N 360; ч. 3, 4 п. 1, ч. 1 п. 2 Инструкции N 29).

От даты подписания акта заказчиком зависит, в каком периоде подрядчиком в бухучете признается и отражается выручка по выполненных работам. Общее правило говорит о том, что акт выполненных работ, подписанный принимающей стороной до 10-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным, принимается к учету на последнее число отчетного месяца. Если акт подписан после 10-го числа месяца, следующего за отчетным, то он отражается в бухучете на дату его подписания принимающей стороной (абз. 2 п. 8 Инструкции N 44).

Акты, подписанные в одностороннем порядке, в бухучете не отражаются (ч. 2 п. 2 Инструкции N 29). Однако на практике встречаются разные ситуации, и заказчик по тем или иным причинам может задержать или вовсе не подписать акт выполненных работ. Как в таких случаях поступать подрядчику?

1. Если заказчик не подписывает акт

Ситуация 1

Заказчик не подписывает акт выполненных работ, при этом возражения и иные причины отказа в установленные сроки не представил. В данной ситуации некоторые организации иногда решают единолично составить и отразить в бухучете акт выполненных строительных работ. При этом также могут списать затраты по работам, относящимся к таким неподписанным актам. Это, конечно же, может привести к ошибкам и нарушениям в бухучете и при исчислении налогов.

Заказчик, получивший сообщение от подрядчика о готовности к сдаче выполненных строительных работ, обязан в течение трех дней приступить к их приемке. Получив соответствующий пакет документов (акт сдачи-приемки выполненных работ и справку о стоимости выполненных работ и затратах), заказчик должен не позднее 5 рабочих дней рассмотреть их и заверить подписью, а при несогласии — представить подрядчику письменный мотивированный отказ. При отказе одной из сторон от подписания акта сдачи-приемки работ в нем делается отметка об этом с указанием мотивов отказа и акт подписывается другой стороной (п. 1, ч. 1 п. 4 ст. 708 ГК; ч. 1, 3 п. 55, ч. 1, 2 п. 65 Правил N 1450).

В нашем случае заказчик документы не подписывает и при этом не представил никакого мотивированного отказа. Единоличное составление актов при выполнении строительных работ не предусмотрено. Соответственно, неподписанный заказчиком акт в бухучете не отражается и выручка по нему не показывается. Приходящиеся на эти работы затраты не списываются, пока не отражены соответствующие доходы, и будут числиться в составе незавершенного строительства (п. 6 ст. 10 Закона N 57-З, п. 1 постановления Минфина N 13, ч. 2 п. 2 Инструкции N 29, п. 19 Инструкции N 44).

В рассматриваемой ситуации можно порекомендовать подрядчику попытаться решить вопрос подписания акта и оплаты работы в претензионном и (или) судебном порядке (ст. 10 ГК, п. 83 Правил N 1450).

2. Если акт подписан заказчиком в следующем отчетном году

Ситуация 2

Подрядчик выполнил строительно-монтажные работы на объекте в ноябре 2020 г. Акт сдачи-приемки выполненных работ составлен и передан заказчику 01.12.2020. Заказчик подписал и вернул акт 12.02.2021. В каком месяце подрядчику отразить данный акт в бухучете?

Получив акт выполненных работ, заказчик должен в течение 5 рабочих дней согласовать его, а при наличии возражений — в указанный срок вернуть документы с письменным мотивированным отказом. Если этот срок затягивается, то подрядчику стоит попытаться решить проблемный вопрос (выяснить причины задержки, направить претензию заказчику и т.д.). В случае нарушения договорных условий и недостижения соглашения подрядчик вправе также обратиться в суд для защиты своих законных интересов (ст. 10 ГК; ч. 3 п. 55, п. 83 Правил N 1450).

В нашей ситуации заказчик по каким-либо причинам подписал акт существенно позже месяца выполнения работ. Несмотря на то что работы были выполнены в ноябре 2020 г., выручку по ним подрядчику следует отразить в бухучете в феврале 2021 г. — месяце подписания акта заказчиком. По мере признания выручки в соответствующем отчетном месяце будут списаны и относящиеся к этим работам затраты (абз. 2 п. 8, ч. 1 п. 18 Инструкции N 44).

Рекомендации эксперта по отражению выручки подрядчиком в ситуациях, когда заказчик с опозданием вернул акт выполненных стройработ и когда акт подписан по решению суда, читайте в ilex:

Входит ли срок приемки ОКР в срок исполнения работ: законные санкции или злоупотребление правом

В производстве системы арбитражных судов находится внушительное количество исков о взыскании пени за просрочку исполнения государственных контрактов (в том числе, оборонных) крупного государственного заказчика. Иски с идентичными формулировками предъявляются с завидной регулярностью, но обстоятельства дел никак не позволяют сделать вывод об однозначной обоснованности исковых требований, хотя до недавнего времени суды удовлетворяли каждый третий такой иск.

В ходе анализа нескольких десятков подобных дел с участием многих крупных предприятий оборонно-промышленного комплекса установлено, что положения государственных контрактов, касающиеся сроков и условий приемки, а также обстоятельства этой приемки, за рядом исключений, почти ничем не отличаются — в отличие от выводов судов, которые удивительным образом толкуют эти положения во взаимосвязи всегда по-разному.

Так, в тексте контрактов есть положение, согласно которому головной исполнитель должен сдавать выполненные работы не позднее срока исполнения контракта, указанного в ведомости исполнения.

При этом в контракте есть и другое положение, в соответствии с которым датой исполнения обязательств головного исполнителя по этапам государственного контракта является дата утверждения заказчиком акта приемки этапа работ.

В свою очередь, заказчик, принимая работы, имеет право в течение 35 дней (в других случаях — 20 дней) с момента получения отчетных документов принимать выполненные работы или предъявить головному исполнителю обоснованные замечания и претензии по результатам их выполнения НИР случае обнаружения факта отступления головным исполнителем от условий государственного контракта. В данном случае должен был быть оформлен мотивированный отказ с перечнем недостатков и сроками их устранения.

Толкование именно этих трех положений , повторяющихся слово в слово в многочисленных государственных контрактах, спровоцировали буквально поток исков в арбитражных судах.
Казалось бы, что правы головные исполнители, которые, следуя тексту и логике контракта, сдавали работу за несколько дней до срока исполнения контракта. Поэтому вряд ли им могло прийти в голову, что заказчик, подписывая финальный акт уже за пределами этого срока, потребует уплатить пени за просрочку исполнения работ.

Логика заказчика при первом рассмотрении тоже проста и понятна: раз датой исполнения считается дата утверждения заказчиком акта приемки работ, то перед этим он должен убедиться в качестве и полноте их выполнения, подготовить различные внутренние документы, в том числе и для оплаты выполненных работ, а на это и требуется 35 дней, предусмотренные им в тексте контракта.

Однако знакомство с порядком приемки результатов НИР и ОКР, предусмотренным ГОСТ, межотраслевыми и руководящими документами, (некоторые из которых утверждены Правительством РФ) показывает, что заказчик лукавит. Дело в том, что полученные в ходе выполнения НИР и ОКР результаты , а также подготовленные отчетные документы должны проходить многоступенчатую процедуру приемки. Прежде всего они должны быть согласованы с представительством заказчика, затем пройти экспертизу и получить положительные заключения как минимум двух профильных НИУ заказчика и только затем приемку специальной экспертной комиссии, создаваемой заказчиком. Порядок и сроки прохождения всех перечисленных этапов и представление всех необходимых документов заказчиком определятся план-графиком выполняемой работы, который согласуется со всеми организациями-соисполнителями и утверждается государственным заказчиком. (По одному из государственных контрактов срок окончательного представления всех материалов по выполненной работе заказчику в плане-графике совпадал со сроком исполнения контракта, ни о каких 35 днях в нем нет даже упоминания).

Таким образом, к моменту подписания заключительного акта сдачи-приема работ заказчик был уже ознакомлен со всеми деталями, и работы были им одобрены, в том числе, документально, и все стадии приемки, кроме подписи на финальном акте, проводились в утвержденные им сроки.

Однако предъявляя иски о взыскании пени и толкуя положения контракта, заказчик указывал, что головные исполнители, подписывая контракт, якобы приняли на себя обязательство сдавать работу за 35 дней до срока исполнения, указанного в ведомости — дабы избежать начисления пени. То, что такое толкование входило в прямое противоречие с недвусмысленно выраженным условием контракта (и датами в плане-графике), согласно которому головной исполнитель сдает работу не позднее срока, указанного в ведомости — как будто бы не замечалось. (Может быть, в силу каких-то особых причин при выполнении каких-то работ вышеприведенный многоступенчатый прием не осуществлялся, и в силу этого в планах-графиках их выполнения указана дата предоставления итоговых документов за 35 дней до срока исполнения контракта, но в проанализированных нами делах нет упоминаний о таких ситуациях).

Есть предположение, что массово иски с ссылкой на 35-дневный срок начали предъявляться после завершения рассмотрения спора с Федеральным казначейством по делу № А40-15573/2017 . Именно Федеральное казначейство указало государственному заказчику на необходимость взыскания пени за просрочку исполнения работ, но государственный заказчик предписание органа оспорил. Однако в том споре даже суды, подтверждая правоту государственного органа исходя из текста контракта, указывали на то, что обстоятельства исполнения конкретных контрактов не были и не могли быть предметом рассмотрения в том разбирательстве.

Вместе с тем, буквально через месяц после принятия последнего судебного акта по спору с Федеральным казначейством, уже Министерство финансов в своем письме от 7 ноября 2017 г. N 24-03-08/73293 указало, на то, что исходя из системного толкования Закона N 44-ФЗ, установленные заказчиком в контракте сроки приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги, а также сроки оформления результатов такой приемки не входят в срок исполнения основного обязательства, предусмотренного контрактом. Следовательно, при расчете пени не учитываются дни, потребовавшиеся заказчику для приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги, оформления результатов такой приемки. Но при одном условии — если иное не предусмотрено контрактом.

А вот предусмотрено это было в данном виде контрактов или нет, уже пришлось решать судам.

Практика по подобного рода делам, где основным спорным вопросом был именно срок подписания финального акта заказчиком (именно на этот период — с даты направления подписанного акта исполнителем заказчику по дату подписания акта самим заказчиком — начислялись пени) начала формироваться в середине 2018 года.

Однако на первых порах выводы в решениях Арбитражного суда г.Москвы расходились диаметрально. Один и тот же ответчик мог получить по аналогичным спорам прямо противоположные решения. Причем эти решения проходили по три инстанции. Порой в апелляции дела рассматривал один и тот же судебный состав, и в одном случае оставлял в силе решение о взыскании пени в полном объеме, а в другом – равно наоборот. То же самое происходило в первой инстанции.

До недавнего времени в кассационной инстанции такие дела также могли быть рассмотрены с кардинально разнящимся результатом. За 2018 год порядка трети аналогичных дел, прошедших все три инстанции, имели результатом удовлетворение исковых требований в полном объеме (по состоянию на июнь 2019 г., из почти шести десятков дел, прошедших все три инстанции, исковые требования были удовлетворены как минимум в 15 случаях; и, с учетом снижения размера неустойки по ст. 333 ГК РФ, было взыскано пени на сумму более 150 млн рублей).

И только летом 2019 года начала формироваться вполне устойчивая тенденция отказа в исковых требованиях на уровне кассационной инстанции. Так, по делу № А40-273620/2018, суд первой инстанции требования удовлетворил, а апелляция и кассация, напротив, в иске отказали. При этом в деле №А40-213493/2018 с участием тех же сторон и при аналогичных обстоятельствах удовлетворила требования государственного заказчика только апелляционная инстанция, а первая и кассационная инстанция пришли к выводу об отсутствии оснований для начисления пени.

А вот в деле № А40-261796/2018 Арбитражный суд Московского округа оказался единственной инстанцией, которая не согласилась с начислением пени, в то время как суды нижестоящих инстанций срок приемки работы включили в срок исполнения контракта.

Верховный Суд своей оценки подобного рода искам так и не дал, при этом попытки оспорить решения нижестоящих судов в Судебной Коллегии по экономическим спорам предпринимаются постоянно как государственным заказчиком, так и его оппонентами.

Но мнения судей Верховного суда также расходятся и не позволяют говорить о единстве практики, хотя судить об этом можно только по определениям об отказе в рассмотрении жалоб. Так, например, по делу № А40-230699/2017 суд первой инстанции принял позицию истца (гос.заказчика) и согласился с тем, что исполнитель должен был сдавать работу заблаговременно, удовлетворив иск в полном объеме. Суды вышестоящих инстанций это решение поддержали, а Верховный суд отказал в передаче дела для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам (определение от 20 февраля 2019 года).

Диаметрально противоположная ситуация сложилась по делу № А40-168700/2018, где истцу в иске отказано полностью, а срок приемки работ не включен в период исполнения контракта. Решение устояло в апелляционной и кассационной инстанциях, а в Верховный суд дело также не попало (определение от 08 августа 2019 года).

Но даже отсутствие однозначно выраженной позиции Верховного суда по данной категории дел не мешает заказчику ссылаться на определения об отказе в рассмотрении жалоб в судебных заседаниях по «успешным” делам, и, судя по картотеке дел арбитражных судов, иски по-прежнему предъявляются (и исчисляются уже даже не десятками).

Вместе с тем практика закономерно склоняется в пользу ответчиков. И не вполне понятно, почему такие споры вообще могли иметь не только место, но и своего рода ”успех”. Даже если предположить, что исполнитель нарушил контракт, в соответствии с ч. 1 ст. 777 ГК РФ, он несет ответственность перед заказчиком только, если не докажет, что такое нарушение произошло не по вине исполнителя. Очевидно, что исполнитель не может повлиять на сроки подписания акта заказчиком и вины его в том быть не может.

По мнению автора статьи, условия контрактов в рассматриваемых спорах вообще нарушены не были, поскольку обязательства исполнялись в срок в соответствии с контрактом и нареканий не имели, поэтому и санкций за несуществующие нарушения условий быть не может, однако, как показала практика, не всегда и не всем это очевидно.

Подрядчик обманул, а акт уже подписан

Компанию моего друга обманул подрядчик по сетевому продвижению: сделал треть от обещанного. Обман вскрылся уже после того, как подписали акт выполненных работ.

Я предложил другу судиться, но он отказывается: говорит, раз акт подписан, то невозможно доказать, что услуги фактически не были оказаны в полном объеме.

Как быть в такой ситуации?

Иван, в споре вы правы: подписанный акт не мешает вашему другу заявить в суде, что работа выполнена не целиком.

Как все это работает

Договор возмездного оказания услуг регулирует глава 39 ГК РФ : в ней сказано, что по всем вопросам, не урегулированным этой главой, к договорам применяются нормы главы 37 ГК РФ о подряде. По нормам договора подряда, можно оспорить акты выполненных работ, даже если стороны подписали их без замечаний. Это означает, что ваш друг может оспорить подписанный акт.

Такое право заказчика услуг подтверждено и в постановлениях президиума Высшего арбитражного суда РФ от 09.03.2011 № 13765/10 и от 22.04.2014 № 19891/13.

Не читая текст договора и не зная состав работ, сложно оценивать потенциальный успех таких исков в суд. Если ваш друг при подписании актов мог выявить не сделанную подрядчиком работу, но не приложил к этому никаких усилий — значит, он подписал акт без проверки сделанной работы. В таком случае оспорить его, скорее всего, не выйдет.

А вот если подрядчик скрыл недоделанную работу намеренно либо ее нельзя было выявить самостоятельно в момент принятия услуги, то оспорить акт можно.

Например, вы заказали у рекламной компании раздачу на улице вашей рекламы, а они вместо 8 часов работали 4 и половину листовок вообще выкинули в мусорную урну. Обнаружить это в момент принятия работ к оплате невозможно, а вот найти потом вашу рекламу случайно выброшенной — так бывает.

Еще пример: строители при постройке крыши «забыли» уложить гидроизоляцию. В момент принятия работ вы не можете проверить, сделано это или нет, поэтому такой вид работ называется «Скрытые работы».

Сначала читать, потом подписывать

Уведомите подрядчика

Первое, что нужно сделать, — отправить подрядчику заказное письмо. В письме напишите, что вы выявили недоработки, и потребуйте их устранить.

Пусть подрядчик ответит, что акты подписаны. Для вас важно зафиксировать сам факт, что вы нашли недостатки в работе и обратились к подрядчику.

Соберите доказательства

Вам нужно убедить суд, что объем фактически выполненных работ не соответствует объему, описанному в акте выполненных работ.

Из вашего вопроса непонятно, как вы сами выявили обман. Можно предположить, что раз обман выявили вы, то его смогут выявить и эксперты. Но это не всегда так. В договорах на оказание услуг, особенно в ИТ -сфере, результат работ обычно отсутствует в физическом выражении. Его нельзя измерить на контрольных весах, чтобы оспорить.

Экономическая коллегия Верховного суда РФ отметила, что акты выполненных работ — это, конечно, самые распространенные документы, которые фиксируют выполнение работ подрядчиком, но все же они не единственные.

Чтобы понять, есть ли перспективы для судебного спора, рекомендую обратиться к экспертам в области сетевого продвижения. Пусть они скажут, можно ли дать какую-то экспертную оценку фактически выполненного объема работ, учитывая, что уже прошло какое-то время.

В качестве доказательств можно попробовать использовать показания других компаний. Если работы подрядчика заключались в том числе в контактах с третьими лицами от вашего имени или в ваших интересах, они могут подтвердить, что какие-то работы не выполнялись.

Обращение в суд

Если удалось получить экспертное заключение о несоответствии актов выполненных работ фактически выполненным работам, обращайтесь в суд, установленный договором. Вы можете требовать от подрядчика или доделать всю работу, или вернуть вам часть денег за невыполненную работу, или возместить вам расходы на выполнение этих работ другим подрядчиком.

В целом нет ничего необычного в ситуации, когда заказчик обжалует уже подписанные акты выполненных работ. Так случается, особенно если подрядчик намеренно скрывал недостатки работ. Будьте готовы, что ответчик не признает вашу экспертизу и потребует провести еще одну.

К сожалению, несмотря на довольно однозначные позиции Высшего арбитражного суда и Верховного суда, некоторые суды считают подписанные акты выполненных работ достаточным доказательством. Так что однозначных гарантий вашей победы в суде дать нельзя, но возможность побороться точно есть.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.